淺析檔案管理信息化建設(shè)

范悅

[摘 要]隨著科技信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域里得到了廣泛的應(yīng)用，信息化管理開始登上歷史舞臺。信息化管理的應(yīng)用極大的提高了管理效率，更快、更好的推動(dòng)了企業(yè)的發(fā)展。檔案管理信息化是信息化管理的重要組成部分，檔案管理的信息化建設(shè)也關(guān)系著各企事業(yè)單位的發(fā)展。本文對檔案管理信息化的內(nèi)容及必要性進(jìn)行簡單的介紹，分析目前在檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，并探討加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的主要措施。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化建設(shè)；問題；措施

引言

檔案管理信息化已經(jīng)廣泛應(yīng)用于目前的檔案管理工作當(dāng)中，而加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)是保障檔案管理效率的重要基礎(chǔ)。在目前的檔案管理信息化建設(shè)中還存在人才缺乏、技術(shù)缺失、管理體系不完善等諸多問題，影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。因此，探討檔案管理信息化建設(shè)的措施勢在必行。

1.檔案管理信息化的主要內(nèi)容及必要性

1.1檔案管理信息化的主要內(nèi)容

檔案管理信息化主要是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)處理、管理檔案信息資源，并為檔案信息資源提供信息化的服務(wù)。檔案信息管理的主要內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面：一、將檔案信息管理向數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化的方向推進(jìn)；二、實(shí)現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、存儲及利用一體化，對電子檔案的歸檔及管理，電子信息資源的標(biāo)識、查詢及管理等進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)；三、通過對檔案信息的管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度共享。

1.2檔案管理信息化的必要性

實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，加強(qiáng)對檔案管理的信息化建設(shè)是我國檔案管理的必然趨勢。首先，檔案管理的信息化可以有效的提高檔案管理工作的效率，減輕檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，在進(jìn)行檔案管理的過程中，避免文檔的存積；其次，檔案管理信息化可以方便對文檔的補(bǔ)漏，檔案管理人員僅僅需要對檔案進(jìn)行歸檔，在計(jì)算機(jī)上對相關(guān)信息進(jìn)行檢索，即可以方便的找出檔案管理中的問題，及時(shí)的補(bǔ)漏；再者，檔案的信息化管理可以有效的實(shí)現(xiàn)信息的開放性及共享性，提高工作的效率；另外，檔案管理的信息化可以緩解檔案供需之間的矛盾，有效的提升檔案信息的質(zhì)量；最后，目前高科技文件的大量開發(fā)與利用，增強(qiáng)了檔案載體的多元性及內(nèi)容的創(chuàng)新性，因此，對管理手段的要求也逐漸的提高，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不足以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)勢在必行。

2.檔案管理信息化建設(shè)中的主要問題

2.1對檔案管理信息化的認(rèn)識程度不足

對檔案管理信息化的認(rèn)識程度不足是檔案管理信息化建設(shè)中面臨的重要問題之一。首先，檔案管理信息化作為一種新的檔案管理手段，在管理方式及管理理念上與傳統(tǒng)的檔案管理有些許的差異。在實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案管理向信息化管理的過程中，檔案管理人員不能夠正視這一轉(zhuǎn)變；其次，檔案管理信息化建設(shè)需要資金及時(shí)間投入，很多檔案管理部門人員認(rèn)為必要性不大，從而影響了檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

2.2缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才

專業(yè)的檔案信息化管理人才缺乏是檔案管理信息化建設(shè)中的主要問題。這一問題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，檔案信息化管理是結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為一體的管理，對從事信息化管理的人員要求相對比較高，不僅需要具備檔案管理方便的經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)的素質(zhì)，而且要具備一定的技術(shù)能力及管理能力。而目前，具備全面能力及素質(zhì)的人才極度缺乏；其次，目前從事檔案信息化管理的人員不僅技術(shù)能力不足，管理經(jīng)驗(yàn)缺乏，而且人員的穩(wěn)定性不足，對于工作內(nèi)容剛剛熟悉，便離職或調(diào)離崗位，從而導(dǎo)致檔案信息化管理人員不能夠滿足應(yīng)有的需求；再者，檔案管理人員對檔案信息化管理的認(rèn)識程度不足，不能夠嚴(yán)格的按管理的要求來進(jìn)行檔案管理，使得檔案信息化管理不能夠有效的開展。

2.3缺乏資金支持

檔案信息化管理的過程中資金投入不足也是影響檔案管理信息化建設(shè)的重要因素。首先，檔案信息化管理所需的資源及設(shè)備需要大量的資金支持，而在當(dāng)前很多單位和部門的缺乏檔案建設(shè)資金來源，使用其它經(jīng)費(fèi)來進(jìn)行建設(shè)也只能起到非常小的作用；其次，有些單位雖然有相關(guān)的經(jīng)費(fèi)，但是相對于檔案管理信息化建設(shè)來講，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠滿足檔案信息化管理的要求，導(dǎo)致在相關(guān)設(shè)備的采購中，不能夠?qū)⒃O(shè)備配備齊全，或者設(shè)備達(dá)不到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)，影響檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。

2.4檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)缺失

檔案管理信息化建設(shè)過程中技術(shù)缺失也是管理中面臨的重要問題之一。檔案信息化管理的中所需要的技術(shù)相對比較專業(yè)，檔案信息化管理人員相關(guān)的設(shè)備及硬件設(shè)施使用不夠明確，導(dǎo)致很多設(shè)備的應(yīng)用功能得不到有效的發(fā)揮。加之，對于檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)指導(dǎo)及技術(shù)管理缺乏，導(dǎo)致在實(shí)際應(yīng)用的過程中不能夠達(dá)到檔案管理信息化所應(yīng)有的作用。這種技術(shù)缺失及技術(shù)指導(dǎo)的缺乏，也嚴(yán)重影響著檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.5檔案管理信息化的管理體系不完善

檔案管理信息化的管理體系不完善也是檔案管理信息化建設(shè)中的重要問題。一方面，檔案信息化管理中沒有完善的質(zhì)量控制及標(biāo)準(zhǔn)體系，導(dǎo)致檔案信息化管理的效果不能夠得到有效的檢驗(yàn)，無法實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的效果；另一方面，檔案管理信息化建設(shè)中缺乏有效的開發(fā)利用體系。導(dǎo)致對檔案的管理不到位，無法有效的進(jìn)行信息的檢索及信息化管理的發(fā)展方向。

3.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的主要措施

3.1強(qiáng)化對檔案管理信息化的思想認(rèn)識

加強(qiáng)對檔案管理信息化的思想認(rèn)識是檔案管理信息化建設(shè)的主要措施之一。首先，加強(qiáng)對檔案管理信息化的相關(guān)宣傳及培訓(xùn)，明確檔案信息化管理的重要性及必要性，提高檔案信息化管理工作人員對管理模式轉(zhuǎn)變的認(rèn)識；其次，強(qiáng)化對各單位領(lǐng)導(dǎo)人員的責(zé)任意識培養(yǎng)，使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員能夠積極帶動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)。

3.2加強(qiáng)檔案管理信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)對檔案管理信息化人才隊(duì)伍建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的重要措施。首先，各單位加大對檔案信息化管理專業(yè)人才的引進(jìn)，使大量具備技術(shù)能力、管理能力及檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人才加入到檔案管理信息化建設(shè)的隊(duì)伍中來；其次，加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，使得現(xiàn)有的檔案管理人員能夠掌握檔案信息化管理的能力及技術(shù)；再者，提高對檔案信息化管理人員的管理力度，避免人員流失而影響建設(shè)工作的開展。

3.3加大對檔案管理信息化的資金投入

加大對檔案管理信息化的資金投入是保障檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。一方面，政府部門要在經(jīng)費(fèi)的供給中列入檔案建設(shè)的相關(guān)部分，確保各單位有專門的資金支持檔案管理信息化建設(shè)工作的開展；另一方面，各單位要充分的利用經(jīng)費(fèi)，按要求進(jìn)行相關(guān)設(shè)備及軟件的配備，保障檔案管理信息化建設(shè)具備相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。

3.4加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)指導(dǎo)

加強(qiáng)對方案管理信息化建設(shè)的技術(shù)指導(dǎo)能夠有效的保障檔案信息化管理工作的開展。首先，對檔案管理信息化建設(shè)所需的技術(shù)進(jìn)行梳理，明確技術(shù)要求及標(biāo)準(zhǔn)；其次，聘請相關(guān)的人員或利用部門具有相當(dāng)技術(shù)水平的人員對其它人員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，確保對相關(guān)的硬件設(shè)備、軟件知識能夠有效的掌握，對檔案信息化管理中的相關(guān)應(yīng)用能夠全面的了解并掌握。

3.5建立完善的檔案信息化管理體系

建立完善的檔案信息化管理體系是開展相關(guān)工作的基礎(chǔ)。首先，要建立完善的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系，對檔案信息化管理的工作標(biāo)準(zhǔn)及目標(biāo)要求進(jìn)行明確的規(guī)定，以保障檔案信息化管理能夠有方向的指導(dǎo)和必要的約束；其次，建立完善的開發(fā)利用體系，對檔案資料的存儲及信息咨詢服務(wù)等一系列流程進(jìn)行有效的規(guī)范，開發(fā)有效的信息技術(shù)及檢索工具，提高信息化管理的技術(shù)水平，從而在有效實(shí)現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理。

4.結(jié)束語

本文介紹了檔案管理信息化的主要內(nèi)容，明確了檔案管理信息化建設(shè)的必要性，并對當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行了分析，探討了檔案管理信息化建設(shè)的有效措施，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的高效發(fā)展提供了保障。

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