高科技時(shí)期人事檔案管理創(chuàng)新發(fā)展之路的分析

趙萬輝

[摘 要]針對(duì)高科技時(shí)期人事檔案管理創(chuàng)新發(fā)展之路的分析，介紹了人事檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的現(xiàn)狀，提出高科技時(shí)期計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用措施，提出了檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展之路的措施，如人事檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新、人事檔案管理與現(xiàn)代電子科技、人事檔案管理與縱向橫向系統(tǒng)和人事檔案管理與信息資源共享。

[關(guān)鍵詞]高科技時(shí)期；檔案管理；信息化；發(fā)展趨勢

高科技時(shí)期是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展時(shí)期，高科技是相對(duì)于常規(guī)技術(shù)和傳統(tǒng)技術(shù)說的，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展已經(jīng)打破了許多傳統(tǒng)的管理理念和應(yīng)用技術(shù)。傳統(tǒng)的人事檔案管理，是利用紙質(zhì)文件的記錄，把它裝訂成冊，為人事部門利用和掌握的資料。在高科技時(shí)期，這種傳統(tǒng)的人事檔案管理，已經(jīng)被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用代替，這是一種高科技時(shí)期的創(chuàng)新發(fā)展之路，但這種創(chuàng)新之路，并不是一個(gè)一成不變的概念，而是具有一種歷史的、發(fā)展的、動(dòng)態(tài)的性質(zhì)，在發(fā)展中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中發(fā)展。今天的高科技手段，一定會(huì)成為明天的常規(guī)科技和傳統(tǒng)科技技術(shù)。今天的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，將傳統(tǒng)的紙和筆代替，因此，從世界各國高科技的發(fā)展來看，高科技不是一個(gè)單項(xiàng)技術(shù)，而是科學(xué)、技術(shù)、工程最前沿的新技術(shù)群。這個(gè)群體的各種成分，互相影響，互相補(bǔ)充，互相促進(jìn)。同時(shí)，由于高科技是與高技術(shù)產(chǎn)業(yè)連結(jié)在一起的，因此它又是科學(xué)、技術(shù)、生產(chǎn)一體化的生產(chǎn)體系，并且受到市場的大力推動(dòng)。對(duì)于人事檔案管理創(chuàng)新發(fā)展之路也是如此，我們要在管理中要有創(chuàng)新管理，在原有思維上創(chuàng)新、在原有方法上創(chuàng)新、在原有理論上創(chuàng)新，適應(yīng)時(shí)代的步伐，使人事檔案管理創(chuàng)新發(fā)展之路發(fā)展下去，為人才的交流服務(wù)，為小康社會(huì)的建設(shè)服務(wù)。

1、人事檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的現(xiàn)狀

改革開放以來，我國人事檔案管理工作，經(jīng)歷許多考驗(yàn)，人才的流動(dòng)受到檔案工作的制約，使人才難以流動(dòng)，也正因?yàn)檫@個(gè)理由，在不同的單位都留下了一些有檔無人的現(xiàn)象，也使一些人的檔案成為不完成的檔案。但在高科技時(shí)代，人事檔案的管理工作，在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展中，已經(jīng)具備了一套完整、健全的檔案管理理論、方法、工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也形成了一個(gè)較強(qiáng)的、并且獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)，這些已經(jīng)成為檔案管理的基礎(chǔ)，高科技的發(fā)展，加速了檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。但在創(chuàng)新中也有一些問題。第一，是由于現(xiàn)實(shí)中的一些問題，阻礙了創(chuàng)新發(fā)展，雖然檔案管理經(jīng)過了半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展，但直至今天，我們還應(yīng)該說，檔案工作還是處在一個(gè)發(fā)展階段，所以，就會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的，各種各樣的問題也不奇怪，例如，工作方法老舊、社會(huì)對(duì)檔案管理的意識(shí)性不強(qiáng)、檔案管理部門工作效率低下，還有由于指導(dǎo)力不足、檔案管理事業(yè)專業(yè)人才較少等問題，凸現(xiàn)了人事檔案后繼無人的事實(shí)，當(dāng)然，這些問題不是一朝一日能解決的，但一定程度上卻阻礙了檔案管理發(fā)展。第二，是學(xué)習(xí)不努力，在高科技時(shí)期，不學(xué)習(xí)就會(huì)落后，作為檔案的管理者，本來就缺少專業(yè)檔案管理人才，許多的管理者大多是換崗，或其它原因來到檔案管理崗位上的，很多管理工作者都是以傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)工作，沒有更多的學(xué)習(xí)，也更沒有思考，他們只是日復(fù)一日的工作，把學(xué)習(xí)新技術(shù)都忘在腦后。第三，是人事檔案管理工作的實(shí)踐過程單一，實(shí)踐是檢驗(yàn)真理最好的辦法，可是在檔案管理中，學(xué)到的是最新理論，到實(shí)踐過程中，因?yàn)楦鞣N各樣的原因讓理論變的沒有意義，使從業(yè)者從實(shí)踐者又回到傳統(tǒng)中。

2、高科技時(shí)期計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用

在現(xiàn)代科技時(shí)期，必須要掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用。檔案管理是社會(huì)發(fā)展的記錄儀，也是社會(huì)信息的儲(chǔ)存庫，在大量的無序的信息，整理、歸檔、管理，是個(gè)反復(fù)而大工作量的工作，所以檔案管理工作者就必須熟練掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，有效利用現(xiàn)代科技提高工作效率。

2.1計(jì)算機(jī)技術(shù)與無紙化辦公

無紙化辦公，實(shí)現(xiàn)全無紙化辦公在檔案管理里，應(yīng)該是一個(gè)必然的趨勢，節(jié)能環(huán)保、高效辦公，都可以完全的有計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)。

2.2數(shù)字化管理與數(shù)字化技術(shù)

數(shù)字化管理，通過攝像及掃描設(shè)備，實(shí)現(xiàn)全數(shù)字化，將多年舊檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。第一，節(jié)省空間，不用堆積檔案。第二，方便查找和使用，在電腦里的檔案可以方便的進(jìn)行輸出，供查閱者使用。

2.3信息化使用與網(wǎng)絡(luò)化。

信息化使用，在當(dāng)今的信息時(shí)代里，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)基本普及，在網(wǎng)絡(luò)的世界里已難以區(qū)分國界，信息達(dá)到全球共享，所以將檔案管理加入到網(wǎng)絡(luò)的世界里“足不出戶，便知天下事”。利用網(wǎng)絡(luò)傳輸，也非常方便而且速度快捷，這必將大大提高各部門的行政工作效率。

2.4檔案管理與全能化查閱，

將傳統(tǒng)的紙質(zhì)、照片等儲(chǔ)存方式改變，以視頻、錄音等真實(shí)記錄，輔以文字說明，便有效的使查閱達(dá)到使用者的使用效果，全方位、多視角的理解查閱內(nèi)容。在文件歸檔的過程中，以省去了傳統(tǒng)中大量的人力資源，完全體現(xiàn)以人為本的理念。

2.5市場化經(jīng)營與檔案管理。

以傳統(tǒng)的檔案管理很難被社會(huì)熟知，更難為大多數(shù)公眾所提供方便，這樣就出現(xiàn)了資源的浪費(fèi)，和多部門的重復(fù)工作，利用市場經(jīng)營模式去進(jìn)行檔案管理，將多數(shù)資源面向大眾，做到資源共享，還可以增加一定的利潤效益，更好的發(fā)展本部門，這將達(dá)到雙贏。

3、檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展之路的發(fā)展措施

中國經(jīng)歷了十八大之前的十年高速發(fā)展，面對(duì)檔案管理，也迎來了高科技時(shí)期人事檔案管理創(chuàng)新發(fā)展之路。

3.1人事檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

要盡快建立、健全檔案電子館，實(shí)現(xiàn)單機(jī)客戶上傳、下載等，建立自己內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，建立等級(jí)查閱級(jí)別，將非保密性檔案資材實(shí)行全面開放式查閱，建立在線服務(wù)，將傳統(tǒng)的到檔案室查找、復(fù)印等過程簡化，實(shí)現(xiàn)信息零時(shí)間傳遞，更有效的保證了許多檔案及文件的時(shí)效性。

3.2人事檔案管理與現(xiàn)代電子科技

現(xiàn)代電子科技的使用，建立了多元化、全方位的檔案管理模式，利用和完善現(xiàn)代電子科技產(chǎn)品，將檔案管理從傳統(tǒng)的方式中解脫出來，真正達(dá)到檔案管理的意義，使檔案管理與現(xiàn)代電子同步。

3.3人事檔案管理與縱向橫向系統(tǒng)

人事檔案管理要建立縱向橫向系統(tǒng)，所謂縱向系統(tǒng)就是上兩級(jí)和下兩級(jí)，建立同樣模式和版式的上傳、下載方式，建立聯(lián)合目錄統(tǒng)一格式和編排，防止資源、人力、資金等浪費(fèi)，更好的使各檔案管理單位使用專業(yè)、人才。所謂橫向系統(tǒng)，就是達(dá)到資源共享，使橫向的各部門能第一時(shí)間查閱到相關(guān)檔案資料。

3.4人事檔案管理與信息資源共享

人事檔案管理要實(shí)行檔案管理產(chǎn)業(yè)，將傳統(tǒng)的檔案管理里中檔案管理人員的角色轉(zhuǎn)變，從一個(gè)保管者變?yōu)橐粋€(gè)信息的擁有者，將檔案信息共享化，檔案室也變成一個(gè)信息交流中心，完全體現(xiàn)出信息的重要性。建立反饋系統(tǒng)，在信息資源共享的時(shí)代里，建立、健全全方位、專業(yè)的信息是致關(guān)重要的，所以建立反饋系統(tǒng)，第一時(shí)間讓從事檔案管理人員，可以知道大眾的需求，以便更好的整理、更新信息。

4、結(jié)語

高科技時(shí)期，人事檔案管理創(chuàng)新發(fā)展之路，是利用信息化管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文件，它的創(chuàng)新，是高科技時(shí)期的需要，也是人事檔案管理工作的需要，因此，在高科技時(shí)期，要利用人事檔案管理創(chuàng)新發(fā)展之路，加速人事檔案信息化管理的發(fā)展和提高，盡快使人事檔案信息化管理，在人事部門得到廣泛的應(yīng)用，使人事檔案信息化管理工作，為在高科技時(shí)代得到更大的應(yīng)用，在人才交流和人才中發(fā)揮作用。

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