淺談提高地質(zhì)檔案管理工作的重要性及方法

蘇曉萌

[摘 要]地質(zhì)檔案資料數(shù)據(jù)在生態(tài)文明建設(shè)中起著重要的信息支撐作用，其管理工作涉及收集、記錄、鑒定、整理、存儲、歸檔、統(tǒng)計等方方面面，以安全性和保密性為原則。如何使得這一信息系統(tǒng)充分服務(wù)于經(jīng)濟社會建設(shè)與提高人民生活水平的現(xiàn)代化進程，提高管理水平與服務(wù)質(zhì)量，具有重要的現(xiàn)實意義。

[關(guān)鍵詞]地質(zhì)檔案；保管質(zhì)量；開發(fā)利用

有效管理地質(zhì)檔案是國土資源部的信息的載體，在國家大力倡導(dǎo)生態(tài)文明的今天，其更為我們學(xué)習(xí)探索如何開發(fā)利用以及保護自然資源提供了重要基礎(chǔ)，特別是地質(zhì)數(shù)據(jù)在研究地球科學(xué)、勘探、開采礦產(chǎn)資源、預(yù)防自然災(zāi)害、保護地球環(huán)境、促進經(jīng)濟社會發(fā)展等方面，更是建設(shè)的重要依據(jù)，因此為了更好的存檔利用這些重要的地質(zhì)數(shù)據(jù)，使得在經(jīng)濟發(fā)展、社會進步的同時，能兼顧自然保護的要求，務(wù)必做好地質(zhì)檔案的管理工作。

1、建立健全相關(guān)管理體系

作為一項綜合的復(fù)雜的系統(tǒng)工程，地質(zhì)檔案的管理工作必須置于合理的完善的管理體系框架。通過一系列與具體實際相適應(yīng)的管理原則，輔之下級單位制定的具體的管理措施，使得日常地質(zhì)檔案管理工作有章可循，做到標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，不僅如此，借完善的管理體系，無論是收集、建檔和使用過程，都可以保證資料的完整性，充分做好地質(zhì)檔案的安全性、保密性工作。為建立健全這樣的管理體系，需做到以下幾點。

第一，規(guī)范申請歸檔或者轉(zhuǎn)移相關(guān)檔案的時限要求。這樣可以敦促相關(guān)單位的項目團隊可以再項目結(jié)束之后，及時的收集整理資料并予以提交，同時接收的檔案管理部門也可以及時按照有關(guān)規(guī)定，規(guī)范化的統(tǒng)一歸檔，大大提高工作效率。

第二，有效區(qū)分借閱者提出的資料所屬類別。這樣做的好處有很多，比如講如果調(diào)閱非涉密文件，就可以在檔案室直接借閱使用，但是，如果是涉密文件，則必須出示相關(guān)借閱手續(xù)，方可辦理。又比如說，某些下屬單位人員抑或別的單位人員要借閱人事檔案資料，就必須出示帶有相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)簽字的介紹信。

第三，保證文件在日常的管理的出入方式的規(guī)范性。如果需要對外界發(fā)布信息，那么檔案室應(yīng)根據(jù)需要統(tǒng)一發(fā)布，保證數(shù)據(jù)的管理者和相關(guān)技術(shù)施工單位處于統(tǒng)一節(jié)奏，便于管理，切實做到地質(zhì)檔案資料的保密性。

2、提高文件管理質(zhì)量

地質(zhì)檔案管理工作是以服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展、提高人民生活水平為宗旨的，服務(wù)的質(zhì)量的好壞，與文件管理和記錄規(guī)范性密切相關(guān)。為了切實履行檔案管理人員的管理責(zé)任，有必要定期在業(yè)務(wù)的培訓(xùn)中心舉辦檔案管理人員的進修培訓(xùn)學(xué)習(xí)，授以先進的必要的地質(zhì)檔案管理的技術(shù)前沿應(yīng)用能力。另外一方面，打鐵更需自身硬，相關(guān)管理人員應(yīng)該主動提高自己，牢記自身保管檔案的責(zé)任，在崗位中不斷提高完善自己，做好理論和實際相結(jié)合，以此強化自己管理能力，要有強烈的使命感和緊迫感。

3、做好檔案的安全性和保密性工作

檔案管理工作者應(yīng)該牢記工作使命，在宣傳資料保管安全觀的同時，自身積極踐行，自覺保證資料的安全性，其中關(guān)鍵是按照文件管理與控制中的“八防”要求，即適當(dāng)保存記錄、及時發(fā)現(xiàn)彌補漏洞、保證管理工作的安全性、強化安全的意識，保證沒有噪音、沒有事故和沒有其他安全隱患。

同時，檔案管理工作者必須對文件管理過程中的基礎(chǔ)工作的保密性要求予以高度重視，多渠道做好保密性工作的宣傳教育，使得所有管理者認(rèn)清自身的義務(wù)，以及相關(guān)的法律責(zé)任。

最后，根據(jù)秘密地質(zhì)資料的管理規(guī)則以及密室隱藏文件的規(guī)定，當(dāng)確定資料文件的保密等級后，及時的確定標(biāo)簽，使得數(shù)據(jù)信息的機密性一目了然。在最大化利用數(shù)據(jù)信息的同時，兼顧了工作的保密性。

4、加快升級硬件設(shè)施

隨著計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日益普及，傳統(tǒng)檔案資料借用各類應(yīng)用軟件，將以電子檔案的形式予以重新存檔，文件檔案的管理工作要適應(yīng)潮流，對保管工作升級換代，不僅包括計算機硬件與相關(guān)管理軟件的引進，還應(yīng)包括一系列配套設(shè)施，如儲存室濕度計、空調(diào)、除濕機和其他防護的設(shè)備，為此我們必須加大硬件的投資，確保文件管理的安全性。

另一方面，對于傳統(tǒng)的檔案資料，充分注意文件存儲空間的建設(shè)完善，這不僅涉及保管地點，更涉及到很多其他的附屬的建筑物，諸如辦公室、復(fù)印室和閱覽室等。如果因為辦公用房緊張，則僅有的文件空間將全部用于檔案存儲，將無法顧及其他附屬必要的附屬工作，一旦絕版文件在外借工程中損壞或者丟失，將造成文件管理不可挽回的損失。

5、充分開發(fā)利用檔案

作為檔案管理工作的最后的環(huán)節(jié)，檔案的開發(fā)利用更是地質(zhì)勘探單位的檔案的工作的根本目的所在。嚴(yán)格按照檔案資料，提供必要信息，解決好相關(guān)工作人員在實際的工作中遇到的困難，進一步提高工作效率。同時也為資料利用單位人員提供充分依據(jù)，方便其在此基礎(chǔ)上開展工作，創(chuàng)造更多的經(jīng)濟價值。

繼黨中央提出市場在資源配置中起決定性作用之后，對諸多經(jīng)濟活動信息以及涉及的地質(zhì)檔案資料的查閱將日益重要，建立健全完善的檔案信息系統(tǒng)迫在眉睫，特別是一些地勘單位的記錄資料不滿足現(xiàn)存的管理標(biāo)準(zhǔn)。為此，作為文件管理者必須不斷進行二次加工和資料匯總編輯，切實提高工作質(zhì)量，以人為本，根據(jù)用戶的潛在需求，及時的更改服務(wù)項目，使得地質(zhì)檔案管理工作具有充分前瞻性。

總之，在保密性與安全性的原則下，建立健全檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范管理指標(biāo)，提高服務(wù)質(zhì)量，充分挖掘地質(zhì)檔案的利用價值，我們就可以物盡其用，使得地質(zhì)檔案資料在我國經(jīng)濟建設(shè)中發(fā)揮其應(yīng)有的經(jīng)濟社會效益。

參考文獻：

[1]都蕾，姜麗麗.論檔案管理在地質(zhì)調(diào)查研究中的應(yīng)用[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2010，（12）.

[2]姚淑梅，趙志杰，孫瑩.小議加強地勘單位地勘科技檔案信息化建設(shè)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2011，（34）.

[3]姚淑梅，孫瑩，趙志杰.地勘單位科技檔案管理工作之若干問題探討[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2011，（29）.