文書檔案管理中存在的問題與解決對策

王華

[摘 要]文書檔案管理是單位管理工作中的一個重要內(nèi)容，文書檔案管理的好與壞直接關(guān)系到單位檔案資料的完整性，所以一定要引起重視。本文綜述了文書檔案管理的特點存在的問題、完善文書檔案管理的對策等內(nèi)容，目的在于給各單位的文書檔案管理提供啟迪。

[關(guān)鍵詞]文書檔案管理；特點；問題；對策

文書檔案是反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動，如黨群管理、財務(wù)管理、人事管理等。而且文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉(zhuǎn)化而成，對于單位管理工作具有重要意義。因此，要加強對文書檔案的管理，保證單位各項工作可以順利的實施，加強文書檔案管理工作需要提高領(lǐng)導(dǎo)對這項工作的重視程度，而且要做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作和搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接。

1、文書檔案管理的特點分析

文書檔案具有一些明顯的特點，主要表現(xiàn)在以下方面：首先，文書檔案管理的重點在于收集、保存資料，記載“歷史”。文書檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過程記載、文件、書報、物品存檔為管理對象，管理手段主要就是用載體（主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)）記錄下來，并分門別類地存放在擋案室中；其次，與文書檔案直接產(chǎn)生聯(lián)系的主要是文書工作。文書工作包括文件的收集、登記、運轉(zhuǎn)、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。文書工作的全過程也是檔案的形成過程。而檔案工作是在文書工作的基礎(chǔ)上對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和提供利用。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎(chǔ)，檔案主要來自于文書；再次，文書檔案內(nèi)容豐富，載體多樣。文書檔案是單位工作各方面的真實記錄和反映，涉及黨群管理、行政管理、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案等方面，形成了檔案內(nèi)容的豐富多彩。

2、文書檔案管理中存在的問題

2.1文書工作與檔案工作銜接方面的問題

文書工作與檔案工作既有聯(lián)系又有區(qū)別，既有統(tǒng)一又有分工。在現(xiàn)實工作中，文書工作和檔案工作應(yīng)相互配合，形成一個分體式的管理體系。實際工作中，文書和檔案實行的是分塊管理制，這是一種有效的、比較科學(xué)的管理制度。但是，這種體制在某種程度上卻拉大了文書工作和檔案工作的距離。文書人員檔案意識淡薄，檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在銜接過程中出現(xiàn)了許多脫節(jié)之處。目前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，即公文的格式和處理辦法方面存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象。

2.2文書檔案管理人員不足

一些單位缺乏專職檔案員，檔案員往往由文秘人員兼任，他們要負責(zé)辦公室的收發(fā)文、文字綜合、后勤保障、信息宣傳、檔案管理等等方面的工作，投入到檔案管理上的精力十分有限，存在收集范圍不明確、收集工作不及時、材料真?zhèn)尾环置?、收集合力不強勁等方面的問題。另外，一些檔案員對檔案資料的收集普遍存在不到位、不完整現(xiàn)象。正是因為檔案員的素質(zhì)參差不齊，主觀上又對檔案工作缺乏能動力，就使得很多單位在文書檔案的收集工作存在很大的漏洞。

2.3領(lǐng)導(dǎo)不重視文書檔案管理

檔案工作在機關(guān)單位辦公室眾多職能當中的地位不高。在一些領(lǐng)導(dǎo)的心目中，檔案工作是說起來重要、做起來卻次要的工作。他們把檔案工作想象得很簡單，“不就是收集整理一下文件，再建立一些檔案目錄嘛”。而且，檔案工作投入大，見效慢，看不見明顯的經(jīng)濟效益，只要求單位的文件保存好了，工作需要的時候能夠提供參考就行。

3、完善文書檔案管理的對策分析

3.1搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好壞直接影響檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在文書部門規(guī)范處理文件基礎(chǔ)之上的。文書人員要有較強的檔案意識，做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件材料的質(zhì)量關(guān)。

3.2提高對文書檔案管理的重視

提高單位文書檔案工作的應(yīng)有地位，轉(zhuǎn)變觀念，而且要提高檔案管理人員的素質(zhì)。不斷提高領(lǐng)導(dǎo)及員工們對檔案工作的認識，努力爭取單位領(lǐng)導(dǎo)和員工對檔案工作的理解、重視、關(guān)心和支持，力爭使檔案工作能夠納入到單位的總體工作規(guī)劃和全年工作重點中去，加大檔案設(shè)施的投入，不斷向規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化方向邁進。在工作中變被動提供有關(guān)檔案工作資料為主動參與領(lǐng)導(dǎo)決策需要，提高檔案服務(wù)的主觀能動性與前瞻性。另外，科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對檔案工作提出了新的更高的要求，檔案管理人員要充分發(fā)揮接受新知識、學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)的積極性和主觀能動性，堅持素質(zhì)教育、終生教育的理念，不斷確定新的學(xué)習(xí)目標、任務(wù)和要求努力為領(lǐng)導(dǎo)和員工提供方便、快捷、高效的服務(wù)。

3.3做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作

收集、鑒定、保管、統(tǒng)計工作是文書檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)和前提條件，因此，不僅要善于收集的本單位與上下級形成的有關(guān)紅頭文件及各種材料，更要善于收集整理本機關(guān)在公務(wù)活動中形成的鮮活和生動的，能揭示細節(jié)的檔案資料，用心整合檔案資源，對其進行分析、篩選、研究和綜合整理，積極推進檔案信息功能的發(fā)揮，不斷豐富綜合檔案的資源建設(shè)。要努力把握不同時期機關(guān)工作的重點任務(wù)，明確主題，找準位置，自覺以服務(wù)大局來安排和考慮檔案工作，形成服務(wù)大局的強大合力。

4、結(jié)語

總而言之，文書檔案管理對于單位的日常管理意義重大，但是在實際工作中，這項工作的重要性很容易被忽視，所以說要想改變文書檔案管理的現(xiàn)狀就要從改變領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的認識開始，只有對這項工作足夠的重視才能促使這項工作做的更好，而完善的文書檔案管理又有助于單位的綜合管理。

參考文獻：

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[2]王春紅，任連柱.縣級基層單位聲像檔案的管理現(xiàn)狀及對策[J].牡丹江教育學(xué)院學(xué)報.2006（05）