電子文件形成與歸檔功能需求描述

王麗梅

[摘 要]電子文件形成與歸檔功能需求主要是對(duì)收文管理模塊、發(fā)文管理模塊和文件歸檔管理模塊功能需求的具體描述。本文對(duì)此進(jìn)行分析。

[關(guān)鍵詞]電子文件；形成；歸檔；需求描述

一、收文管理模塊功能需求描述

（一）收文管理各工作流程的具體描述

1.簽收。即由文秘部門對(duì)收到后的電子文件履行接收手續(xù)的過(guò)程。系統(tǒng)應(yīng)具備既可以接收上級(jí)或下級(jí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸來(lái)的電子文件.也可以將掃描文件引入收文系統(tǒng)的功能，具有對(duì)文件進(jìn)行自動(dòng)壓縮處理的功能。

2.登記。即由文秘部門對(duì)簽收后的電子文件進(jìn)行收文登記的過(guò)程。系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)收文自動(dòng)編收文號(hào)、銷號(hào)、補(bǔ)號(hào)的工作，并形成電子版收文登記。文秘人員登記時(shí)應(yīng)填寫收文批辦單中的來(lái)文單位、來(lái)文標(biāo)題、來(lái)文日期、來(lái)文字號(hào)、收文日期、收文編號(hào)等項(xiàng)內(nèi)容。

3.審核。即由文秘部門對(duì)經(jīng)過(guò)登記的需要辦理的公文進(jìn)行審核的過(guò)程。審核重點(diǎn)是：是否由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定等。審核通過(guò)后文件進(jìn)入擬辦環(huán)節(jié)。審核如不通過(guò)，則退回電子文件登記人員，由其將此收文退給發(fā)文單位。

4.批辦。即由單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)擬辦后的電子文件如何辦理提出指示意見的過(guò)程。主批人應(yīng)簽署姓名與日期，并且填寫批辦單中的批辦意見項(xiàng)。批辦環(huán)節(jié)結(jié)束后，文件如需辦理，進(jìn)入承辦流程；文件如只需要閱知，不需要辦理，則返回文秘部門，文件不需要?dú)w檔。

5.承辦。即由業(yè)務(wù)部門對(duì)批辦后的電子文件進(jìn)行辦理的過(guò)程。包括對(duì)公文的執(zhí)行、辦理或撰文答復(fù)等。承辦人員需要填寫批辦單中的承辦意見項(xiàng)內(nèi)容。根據(jù)需要，來(lái)文可以直接形成轉(zhuǎn)發(fā)文，不需要業(yè)務(wù)部門重新起草。

（二）收文管理模塊的必備功能

為保證電子文件的真實(shí)、完整、有效，收文管理模塊必須具備以下功能：

1.對(duì)電子文件收文工作流程進(jìn)行跟蹤的功能。

2.能夠自動(dòng)記錄各程序的操作者、運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)間及辦理情況等。

3.自動(dòng)提示相關(guān)工作人員的待辦事項(xiàng)。

4.系統(tǒng)可以自動(dòng)采集并填制電子文件登記表中的相關(guān)內(nèi)容。

二、發(fā)文管理模塊功能需求描述

（一）發(fā)文管理等工作流程的具體描述

1.草擬。即由業(yè)務(wù)部門起草電子文件的草稿的過(guò)程，它是發(fā)文流轉(zhuǎn)的起始環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)部門進(jìn)行草擬工作時(shí)，既要填寫發(fā)文稿紙中的文件標(biāo)題、主題詞、附件、擬稿單位、擬稿人、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、密級(jí)、保密期限、定密依據(jù)、緩急程度等項(xiàng)內(nèi)容，這些項(xiàng)目是對(duì)文件自身內(nèi)容、特征的記錄。

2.部門領(lǐng)導(dǎo)審核。即由草擬文件的業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件草稿的內(nèi)容、形式等進(jìn)行審核、把關(guān)的過(guò)程。設(shè)置此項(xiàng)目主要是為了便于分清工作責(zé)任，實(shí)現(xiàn)工作流程的順利操作。

3.簽發(fā)。即由單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)經(jīng)審核通過(guò)后的修改稿進(jìn)行簽發(fā)的過(guò)程。簽發(fā)人需要對(duì)電子文件修改稿的最終版及發(fā)文稿紙中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行檢查、修改，并在發(fā)文稿紙中的簽發(fā)人項(xiàng)簽名和填寫意見。簽發(fā)人通過(guò)后，形成電子文件定稿，進(jìn)入復(fù)核環(huán)節(jié)；簽發(fā)人末通過(guò)，則退給審核人，由審核人修改或由審核人退給部門審核人修改直至通過(guò)為止。

4.復(fù)核。即由文秘部門對(duì)經(jīng)簽發(fā)后的定稿進(jìn)行復(fù)核的過(guò)程。此過(guò)程主要檢查電子文件格式是否正確，簽發(fā)流程是否完備等。復(fù)核人員應(yīng)在發(fā)文稿紙個(gè)的復(fù)核人項(xiàng)簽名和填寫意見。復(fù)核如末通過(guò)，應(yīng)退給有關(guān)部門或人員進(jìn)行修改或補(bǔ)充。

5.發(fā)布。即由文秘部門對(duì)登記后的電子文件定稿向各印發(fā)機(jī)關(guān)以電子文件或紙質(zhì)文件的形式發(fā)行的過(guò)程。文秘部門在發(fā)布環(huán)節(jié)應(yīng)填寫發(fā)文稿紙中的印制人員、校對(duì)人員、印制份數(shù)項(xiàng)。

另外，從保證電子文件質(zhì)量出發(fā)，應(yīng)當(dāng)在《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的發(fā)文程序之外增設(shè)文件積累環(huán)節(jié)。

（二）發(fā)文管理模塊的必備功能

1.能夠自動(dòng)記錄電子文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)的時(shí)間和過(guò)程，能夠打印記錄內(nèi)容，并自動(dòng)提示每位工作人員的待辦事項(xiàng)。

2.可以記錄并顯示電子文件的歷次修改痕跡或歷次修改稿。

3.工作流程是不可逆的，即電子文件流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)后，上一環(huán)節(jié)的人員不能再對(duì)其進(jìn)行修改。

4.電子簽章和電子簽名應(yīng)有安全保障措施。

5.檔案部門應(yīng)具有對(duì)電子文件的流轉(zhuǎn)、歸檔等過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控的權(quán)力。

6.系統(tǒng)可以自動(dòng)采集并填寫《電子文件登記表》中的相關(guān)內(nèi)容。

三、文件歸檔管理模塊功能需求描述

（一）文件歸檔管理模塊的功能要求

1.系統(tǒng)中辦理完畢的公文可以實(shí)施在線歸檔。

2.設(shè)置歸檔處理單。歸檔處理單的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括文件標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、責(zé)任者、主題詞、形成時(shí)間、承辦部門、密級(jí)、歸檔時(shí)間、歸檔責(zé)任人、歸檔號(hào)、保管期限、是否限制利用等12項(xiàng)內(nèi)容系統(tǒng)能夠自動(dòng)填寫的項(xiàng)目應(yīng)由系統(tǒng)完成。

3.系統(tǒng)應(yīng)在檔案部門設(shè)置預(yù)歸檔庫(kù)。業(yè)務(wù)部門可以隨時(shí)對(duì)本部門辦結(jié)庫(kù)中的電子文件鑒定、預(yù)歸檔后按類別保存在此庫(kù)中。

（二）電子文件歸檔的程序

1.電子文件形成或辦理部門對(duì)本部門辦結(jié)庫(kù)中的電子文件進(jìn)行鑒定。鑒定的內(nèi)容包括：審核電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性、操作日志等，核對(duì)其內(nèi)容和簽章，保證與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件一致；鑒別電子文件的價(jià)值，確定其存舍；根據(jù)電子文件的價(jià)值劃分其保管期限；確定限制利用的電子文件。

2.填寫歸檔處理單。經(jīng)鑒定應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件由形成或辦理部門負(fù)責(zé)填寫歸檔處理單中的文件標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、責(zé)任者、主題詞、形成時(shí)間、承辦部門、密級(jí)、歸檔責(zé)任人、保管期限、是否限制利用等項(xiàng)內(nèi)容。

3.給予歸檔標(biāo)識(shí)。即賦予電子文件歸檔號(hào)，并將歸檔號(hào)填寫在歸檔處理單中。歸檔號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)排序，部門兼職檔案員根據(jù)需要可自主修改和重新排序。

4.調(diào)整歸檔的電子文件。此項(xiàng)工作是由檔案部門對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行調(diào)整，包括是否屬于歸檔范圍，保管期限是否劃分準(zhǔn)確，歸檔號(hào)是否正確等內(nèi)容。檔案部門如對(duì)某部門歸檔文件有修改意見，可以自行修改，或?qū)⑽募嘶?，由該部門兼職檔案人員進(jìn)行修改后再重新預(yù)歸檔。

5.歸檔。即由檔案部門將符合歸檔要求的電子文件存入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙萱.電子檔案管理應(yīng)注意的幾個(gè)問題[J].機(jī)電兵船檔案，2010（04）.

[2]楊凌燕.電子檔案管理要嚴(yán)把“四關(guān)”[J].云南檔案，2011（02）.