高校檔案信息化管理初探

[摘 要]隨著科學技術的飛速發(fā)展，人類社會進入了信息時代，數(shù)字化、網(wǎng)絡化作為信息時代的主要特征，給社會發(fā)展的各個領域帶來了深刻的影響，檔案信息化管理勢在必行。本文分析了檔案信息化的定義，檔案信息化管理的必要性，闡述了檔案信息化面臨的主要問題，并提出了相應的策略。

[關鍵詞]檔案信息化；高校檔案管理；電子檔案

由于社會信息化的發(fā)展，社會對檔案信息資源的需求日益增長，利用方式也發(fā)生著巨大變化。如何滿足社會需求、提供有效的檔案信息服務，加快檔案信息化建設的步伐是必由之路。

一、檔案信息化概述

檔案信息化就是在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡技術，對檔案信息資源進行配置、管理、開發(fā)和提供利用服務的過程。具體地講，就是依托現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫技術，網(wǎng)絡技術等信息技術原理，采用計算機、掃描儀等信息設備，按照一定的技術標準和規(guī)范對檔案文獻進行加工、整理，使之以數(shù)字化的形式有效地組織起來，并且能夠方便、有效地提供給人們利用的過程。

檔案信息化可以從以下幾方面理解：一要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化；二要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；三要實現(xiàn)檔案信息資源的共享；四要引發(fā)檔案管理模式的變革。

二、高校檔案管理的作用與檔案信息化管理的必要性

（一）高校檔案管理的作用

1、在教育評估方面的作用

開展高等教育評估是提高高校教育質量的一項重要舉措。然而，評估教育質量與檔案利用密不可分。豐富系統(tǒng)的檔案材料，全面準確的檔案信息，是高校開展教育評估工作的基礎和依據(jù)。

2、在教學改革中作用

高等教育體制改革、教學改革、高校教職工隊伍管理改革是普遍的、越來越深化的、涉及我國長遠發(fā)展的重大活動。不管改革從哪一方面下手，進行到何種程度，取得何種成果，都與高校檔案和高校檔案管理水平密切相關。比如，全國教育資源的整合配備，高等教育發(fā)展規(guī)劃的制訂，某些高校撤并、重新組合，乃至某一高校的專業(yè)增加或更新；課程設置、教學計劃安排、師資隊伍建設、教學管理等方面改革，都是形成檔案與利用檔案之過程。而上述改革都需要在依靠檔案信息和檔案數(shù)據(jù)，在總結經(jīng)驗基礎上的方案論證、修改，以確保改革穩(wěn)步推進和最終成功。

3、在科學研究工作中的作用

高校為培養(yǎng)出社會急需、專業(yè)對口、就業(yè)率高的人才，離不開科研工作。一所高校能否具備高精尖科學研究水平，也是衡量該校教育水平、教育質量的重要標準。高?？茖W研究工作首先得力于本?？萍紮n案的利用?？茖W技術是第一生產(chǎn)力?？萍紮n案是具有潛在利用價值的生產(chǎn)力要素。充分發(fā)掘利用高?？萍紮n案資源，將高?？萍紮n案中的先進科技成果，直接為發(fā)展高?？茖W研究工作，為積累高?？萍紝嵙?，為國家科技發(fā)展、經(jīng)濟建設和社會進步服好務，與企業(yè)合作，走出一條產(chǎn)學研良性互動廣闊大道，都依賴于高?？萍紮n案價值全面、系統(tǒng)與深入發(fā)揮。

（二）檔案信息化管理的必要性

1、高校檔案信息化管理是信息時代發(fā)展的需求

2008年9月1日，由國家教育部和國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的《高等學校檔案管理辦法》明確規(guī)定了高校檔案信息化建設與數(shù)字化校園建設同步進行的重要性。高校檔案信息化管理是響應無紙化辦公模式的推廣，響應數(shù)字化校園建設，適應信息化時代的要求。在信息時代，高校如何充分利用信息技術來提高檔案管理的工作效率，創(chuàng)新高校檔案管理工作模式，是高校檔案管理工作者應當解決和關注的問題，促進高校檔案信息化管理，對于實現(xiàn)高校的長遠發(fā)展有著十分重要的意義。

2、有利于檔案永久保存

近年來，高校發(fā)展規(guī)模越來越大，形成的檔案數(shù)量和門類日益增多，過去以紙質檔案為主的管理模式已經(jīng)難以適應高校發(fā)展的新要求。越來越多的紙質檔案，不僅整理裝訂的過程中需要大量的人力物力，儲存起來要占用很多庫房，還會受儲存環(huán)境、蟲蝕及火災等諸多因素的影響，很多檔案難以做到永久保存。只有運用現(xiàn)代信息技術，建立以硬盤、光盤等多種載體的多元化、信息化、網(wǎng)絡化管理新模式，才能確保檔案信息的完整與安全。

3、有利于檔案信息資源的高效利用

有效查詢和利用檔案信息，是檔案管理的核心目的。實現(xiàn)檔案信息化管理，將極大提高檔案信息的利用效率和價值。如果實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上共享，檔案利用者將不受時間和空間的限制，只需要一臺聯(lián)網(wǎng)的計算機，即可進入高校檔案管理系統(tǒng)，查詢自己權限范圍之內(nèi)的所需要的檔案信息，這將使得檔案編研、檔案查閱、利用等工作變得更為方便快捷，能更好地發(fā)揮檔案管理在現(xiàn)代高校建設中的重要作用。

4、有利于科學歸檔和建檔

傳統(tǒng)的檔案歸檔方法，往往是今年歸去年的檔，時間拖得比較長，難免會造成資料的損壞或遺失，檔案的信息化管理，校內(nèi)各有關部門可隨時在檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)上傳送或編輯、錄入檔案，這樣檔案管理人員就有更充足的時間進行數(shù)據(jù)整理、篩選、分析和歸檔，既保證了檔案質量，又避免了因時間延誤等原因造成的檔案的不完整。

三、高校檔案信息化管理的主要問題

（一）缺乏檔案信息化管理意識和技能

有些高校對于檔案信息化管理的重視程度不夠，不了解檔案信息化管理的重要性，相應地學校層面對于檔案信息化就缺少資金和政策上的支持，導致檔案管理人員積極性不高；同時也存在一些檔案管理人員沒有認識到檔案信息化管理的優(yōu)勢，仍然墨守成規(guī)，停留在傳統(tǒng)紙質管理的模式下。另一方面，檔案管理人員更新緩慢，既懂計算？機網(wǎng)絡技術又懂檔案管理的專業(yè)人員很少，缺乏檔案信息化管理所需的技能。

（二）信息安全問題和保密問題

檔案信息化管理都是電子檔案的形式，其一，電子文件易復制、易篡改，在檔案的形成、傳輸、存儲的過程中，計算機網(wǎng)絡自身的一些問題可能會導致信息的流失，如一些系統(tǒng)故障、軟件錯誤、病毒、人為惡意破壞等；其二，紙質檔案上的單位蓋章和領導簽字具有法律效力，其真實性、合法性比較容易鑒別，而電子檔案由于其易復制、易修改的特點，其真實性、合法性的鑒別受一定條件的制約。在實際工作中，加強計算機、網(wǎng)絡安全保障體系尤為重要，同時還得依靠傳統(tǒng)紙質文件作為原始憑證。高校檔案信息中包含可公開提供給師生瀏覽查閱的資料性檔案信息，也包含涉及機密和按照相關規(guī)定不能公開的信息，可公開查閱的信息在校園網(wǎng)上師生通過普通注冊就可以瀏覽，機密信息根據(jù)保密級別一方面以紙質存檔，另一方面可存于計算機但是必須使用特殊密碼或者賬號進行查詢。因此要對檔案進行嚴格分類，切實做好信息安全保護工作。

四、高校檔案信息化管理的對策

（一）提高高校師生檔案信息化意識，加強檔案信息化管理的人才隊伍建設

要加強對高校師生的現(xiàn)代檔案概念、檔案的利用價值和作用以及檔案法律法規(guī)等的宣傳力度，使廣大師生對檔案信息化建設有全面深入的了解，充分認識檔案信息在實際工作和學習中的重要作用。要做好對各部門專兼職檔案員及全校師生電子文件歸檔辦法、如何利用檔案方面的培訓，讓全校師生有機會切實參加到檔案信息化建設之中，提供豐富有價值的信息資料，并能夠充分利用檔案信息平臺，推進學校的檔案信息化管理。

知識經(jīng)濟時代，人才是最重要的資源。檔案信息化建設本身又是最具有知識經(jīng)濟時代特征的新興領域，具有獨特的專業(yè)特點，因而人才無疑是最重要的建設源，是保證檔案信息化建設持續(xù)發(fā)展的關鍵之一。高等院校是檔案信息化專業(yè)人才的培養(yǎng)基地，具有較強的師資力量，較高的科研水平和完備的教學設施。應以高等院校為中心，培養(yǎng)檔案信息化建設需要的人才。如根據(jù)檔案信息化建設的需要，進行課程改革；在教學計劃中增加信息技術和信息化課程的比重；檔案研究生教育中增設檔案信息化研究方向。通過專業(yè)方向上的變化和課程體系改革，使高等院校的檔案學專業(yè)成為檔案信息化高端研究型人才、宏觀層次人才、管理型人才和技術性人才的搖籃，為檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供人才支持。最后，建立制度化、多元化的檔案信息化繼續(xù)教育體系。面對檔案信息化建設的緊迫形勢，大部分在職人員沒有時間和機會到高校進行系統(tǒng)學習。根據(jù)這一情況，可以采取專題講座、實習培訓、現(xiàn)場研討等繼續(xù)教育方式，具有時聞短、效率高、內(nèi)容?！?、形式靈活的特點。是在職檔案人員學潮新知識、新技術，掌握新技能、新方法，探討新情況、新聞題，及時提高信息素養(yǎng)，培養(yǎng)信息技能的有效途徑。檔案信息化人才建設是一個漸進過程，人才培育制度和人才管理政策必須與時俱進、適時調整，以適應人才狀況的變化和信息化建設發(fā)展的需要。

（二）提高技術支撐，建立完善的電子檔案管理利用和安全保障體系

隨著信息網(wǎng)絡技術的廣泛應用，信息失密、病毒泛濫、系統(tǒng)癱瘓等現(xiàn)象屢見不鮮，信息安全問題日益突出，成為世界各國面臨的共同挑戰(zhàn)。應對檔案信息安全采取的措施主要有：第一，設計信息安全模式。放眼國內(nèi)外關于信息安全模式有很多種，如多級安全模式，多邊安全模型，信息技術安全性評估通過準則等等。這些摸型和標準具有不同的特點，適用于不同的情況和領域，為構建檔案信息安全保障體系提供了依據(jù)、參考和借鑒。第二，構建各類安全防護體系?？梢詮膸讉€方面進行，如網(wǎng)絡安全防范體系建設，數(shù)據(jù)安全防范體系建設，計算機系統(tǒng)安全防范體系建設，病毒防護體系建設以及安全防范管理制度建設等。同時在建設這些體系的過程中還要做好系統(tǒng)的安全評估工作，以便從總體上把握目前自身的信息化程度和水平，構建動態(tài)的、整體的信息安全防護體系，從兩為下一步發(fā)展打姆基礎。第三，采取一些行之有效茲技術手段應對某些輿體的技術問題。除了信息加密技術、信息確認技術、訪問控制技術、備份復制技術等，對一些具體的信息安全問題應采取有針對性的技術手段。如運用電子簽名法技術對電子商務中的電子文件信息內(nèi)容翡安全進行規(guī)范，明確了數(shù)據(jù)毫文的法律效力，從麗實現(xiàn)了電子文件在傳遞和使用中的安全性和可控性。第四，建立有效的管理體系。各種技術措施雖然可以為網(wǎng)絡、計算機、存儲設備、系統(tǒng)服務、應用程序等軟硬件系統(tǒng)建立“硬件”防護體系，德要餿他髑真正起作用，還需要管理這樣的“軟件”防護體系與之協(xié)同工作。第五，完善檔案信息內(nèi)容安全保障的法規(guī)體系。

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作者簡介：羅丹（1982-），女，漢族，湖北，碩士，教育技術學，上海師范大學檔案館，檔案管理