人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性策略研究

吳道國

[摘 要]加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，是保證檔案安全的重要策略，是提高檔案管理水平的重要方式，也是發(fā)揮檔案作用的重要手段。今后在實(shí)際工作中，需要采取相應(yīng)的措施推動(dòng)人事檔案管理信息化建設(shè)，堅(jiān)持信息化建設(shè)思想、創(chuàng)造良好的建設(shè)氛圍、實(shí)現(xiàn)人事檔案一體化管理，并重視管理軟件的研究與開發(fā)，建立專業(yè)的人事檔案管理隊(duì)伍。

[關(guān)鍵詞]人事檔案管理；信息化建設(shè)；一體化管理；管理軟件

1.引言

人事檔案管理是每個(gè)單位不可忽視的一項(xiàng)重要策略。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，推動(dòng)人事檔案管理的信息化建設(shè)成了一種趨勢，這樣不僅有利于確保檔案資料的完整性和安全性，還有利于檔案信息的查詢和資源共享，對提高整個(gè)人事檔案管理水平，充分發(fā)揮人事檔案的重要作用具有現(xiàn)實(shí)意義。下面將探討分析人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性，并提出相應(yīng)的建設(shè)策略，希望能夠?yàn)閷?shí)際工作提供指導(dǎo)與參考。

2.人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

人事檔案管理信息化是隨著信息技術(shù)的發(fā)展而出現(xiàn)的趨勢，在現(xiàn)代社會(huì)，推動(dòng)人事檔案管理信息化建設(shè)是十分必要的，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，它在人們?nèi)粘Ｉ畹倪\(yùn)用越來越廣泛，在人事檔案管理的運(yùn)用也不例外，這樣能夠更為有效的進(jìn)行人事檔案管理，還能夠推動(dòng)管理工作的開放化、社會(huì)化進(jìn)程，為人事檔案管理提供技術(shù)支持。因此，加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代的要求，是整個(gè)社會(huì)發(fā)展的趨勢，必須重視該項(xiàng)工作。

2.2保證檔案安全的策略。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的管理方式盡管能夠起到一定的作用，但不利于保證檔案資料的安全性，容易受到火災(zāi)、水災(zāi)、病蟲害的影響。并且一旦出現(xiàn)丟失或者燒毀現(xiàn)象，則無法恢復(fù)。而運(yùn)用信息化管理手段，將人事檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，能夠確保人事檔案信息資料的安全，方便以后的查閱和使用。

2.3提高管理水平的方式。利用信息技術(shù)的支持，能夠?qū)⑷耸聶n案信息資料進(jìn)行數(shù)字化處理，有利于對檔案資料進(jìn)行查閱和管理。同時(shí)也方便人事檔案信息資料的共享，推動(dòng)人事檔案管理方式的不斷完善。還可以簡化工作流程，方便人事檔案信息的查詢，減少管理人員的工作量，加快人事檔案信息更新速度，節(jié)約資源，促進(jìn)人事檔案管理水平的提高.

2.4發(fā)揮檔案作用的手段。在人事檔案管理過程中，通過運(yùn)用信息化管理方式，對資料的查詢、更新、修改都可以在電腦上進(jìn)行，有利于確保信息資料的完整性，使人事檔案更有價(jià)值，為單位考查工作人員的綜合情況提供相應(yīng)的依據(jù)，從而促進(jìn)檔案更好的發(fā)揮作用。

3.人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

正因?yàn)榧訌?qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)具有上述重要作用，因而今后應(yīng)該重視該項(xiàng)工作，采取相應(yīng)的措施，推動(dòng)信息化建設(shè)進(jìn)程，具體來說，筆者認(rèn)為可以采取以下策略。

3.1堅(jiān)持運(yùn)用信息化建設(shè)的思想。在人事檔案信息化建設(shè)趨勢的影響下，檔案管理部門必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，堅(jiān)持運(yùn)用信息化建設(shè)的方針指導(dǎo)人事檔案管理工作。注重對信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，管理人員應(yīng)該具有創(chuàng)新思想，注重管理手段和方式的創(chuàng)新，注重對先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用；堅(jiān)持從本單位的實(shí)際情況出發(fā)，在管理實(shí)踐中逐步提高對信息化技術(shù)的應(yīng)用水平，堅(jiān)持循序漸進(jìn)原則，加強(qiáng)技術(shù)研究，完善管理內(nèi)容和管理系統(tǒng)，對存在的問題及時(shí)采取措施改進(jìn)，推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)的步伐。

3.2創(chuàng)造良好的信息化建設(shè)氛圍。完善管理規(guī)章制度，健全獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，引進(jìn)高素質(zhì)的管理人員，營造良好的工作氛圍，調(diào)動(dòng)廣大工作人員的積極性和主動(dòng)性，掌握相應(yīng)的技術(shù)措施。同時(shí)注重對管理人員的培訓(xùn)，提升他們的管理技能，推動(dòng)信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

3.3實(shí)現(xiàn)人事檔案的一體化管理。推進(jìn)信息化建設(shè)的過程中，需要重視對整個(gè)過程的管理，對人事檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，確保檔案信息資料的安全，做好對檔案信息的備份與管理，運(yùn)用科學(xué)的管理手段加強(qiáng)電子檔案管理水平。同時(shí)，要重視利用信息技術(shù)加強(qiáng)人事檔案整個(gè)過程的管理，包括建檔、歸檔、查詢、借閱、盤點(diǎn)、處理、轉(zhuǎn)出等程序，實(shí)現(xiàn)對檔案信息接收、傳送、傳輸、使用的一體化管理方式，提高檔案管理工作水平，促進(jìn)人事檔案作用的充分發(fā)揮。

3.4重視管理軟件的研究與開發(fā)。人事檔案管理信息化建設(shè)必須以信息化平臺(tái)為依托，將其作為管理的操作平臺(tái)。因此，管理人員和技術(shù)人員需要加強(qiáng)研究工作，重視對管理軟件的研究與開發(fā)，為信息化管理的順利推進(jìn)創(chuàng)造良好的條件。同時(shí)注重對管理軟件的更新，不斷完善管理系統(tǒng)。加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，做好檔案信息資料的存儲(chǔ)，為查閱和調(diào)取提供方便。另外還要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的安全水平，建立完善的安全管理制度，采用相應(yīng)的安全技術(shù)，提高檔案信息服務(wù)水平，不斷促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。

3.5建立專業(yè)人事檔案管理隊(duì)伍。注重對高素質(zhì)管理人員的引進(jìn)工作，加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，人事檔案管理人員不僅需要掌握管理程序和規(guī)章制度，還應(yīng)該熟練的掌握管理技術(shù)的應(yīng)用，能夠勝任信息化建設(shè)的節(jié)能要求。同時(shí)，單位要注重對管理人員的培訓(xùn)，不斷提高管理人員的專業(yè)技術(shù)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，通過訪問、進(jìn)修、學(xué)習(xí)等方式學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和管理技術(shù)，推動(dòng)信息化建設(shè)進(jìn)程。同時(shí)，管理人員還需要嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，樹立良好的職業(yè)道德，避免出現(xiàn)弄虛作假的現(xiàn)象發(fā)生，推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，提高人事檔案管理水平。

4.結(jié)束語

綜上所述，加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)具有重要的作用，今后在實(shí)際工作中，應(yīng)該以信息化建設(shè)為指導(dǎo)方針，并采取相應(yīng)的措施，推動(dòng)人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，確保檔案信息資料的完整和安全，使其在實(shí)際工作中更好的發(fā)揮作用。

參考文獻(xiàn)：

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