關于醫(yī)院文書檔案管理工作的思考

姝婧

[摘 要]文書檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，文書檔案管理工作直接影響醫(yī)院整體工作的服務質量和服務水平。因此，文書檔案管理工作必須做好，認真分析醫(yī)院文書檔案的影響因素包括領導是決定因素，檔案人員的素質是關鍵，軟硬件環(huán)境至關重要，合理的激勵機制是保證，以此采取相應措施就可以有效地做好醫(yī)院文書檔案管理工作。

[關鍵詞]醫(yī)院；文書檔案；管理工作；思考

文書檔案是醫(yī)院檔案重要組成部分，也是醫(yī)院檔案資源體系建設的重要構成部分，文書檔案是保存醫(yī)院歷史發(fā)展真實軌跡的原始史料。文書檔案工作做好了，醫(yī)院整個發(fā)展歷史可根據(jù)需要活生生地展示在人們的眼前，將重現(xiàn)歷史發(fā)展的當時畫面。沒有文書檔案的醫(yī)院就是一所沒有歷史的醫(yī)院。可見文書檔案管理的好壞，對醫(yī)院是否有其發(fā)展歷史具有十分重要的作用，必須引起醫(yī)院領導層的高度重視。采取有效措施改變醫(yī)院目前文書檔案管理存在的不足，提升管理水平。。

一、文書檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院文書檔案管理大多歸屬黨辦（院辦）領導，不少醫(yī)院已經建有檔案室，也有些醫(yī)院只設有兼職檔案人員工作崗位，主要負責文書檔案的管理工作。據(jù)調查研究發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院檔案除了文書檔案外還有業(yè)務等檔案，歷來受到醫(yī)院領導的重視。但是，要做好文書檔案并不是一件容易的事情。據(jù)了解目前很多醫(yī)院文書檔案工作做得并不好。主要表現(xiàn)在，文書檔案管理水平較低，利用計算機輔助檔案管理程度不高，受條件限制，還達不到上級要求的規(guī)范化管理水平，文書檔案的收集仍不齊全，不能滿足醫(yī)院對文書檔案管理工作的真正要求。

二、文書檔案管理工作分析

長期以來，醫(yī)院文書檔案基本上都是由辦公室人員兼管，很少有專職檔案人員。而且，文書檔案工作相對辦公室其他工作其重要性顯得較弱，受重視程度相對不足，導致醫(yī)院文書檔案管理水平不高，表現(xiàn)在：文書檔案管理經費不足，硬件條件較差，數(shù)字化水平較低，檔案材料的收集不足，資源體系建設規(guī)模偏小等。這一現(xiàn)象必須得到有效遏抑，其可選擇的有效途徑為：

（一）領導重視是決定性因素

雖然辦公室是文書檔案管理部門，由于公辦室事務繁雜，中心工作往往不是檔案工作，而為領導服務、接待、文案和我、醫(yī)院內外部的協(xié)調工作。在這種情況下，只有領導重視文書檔案工作，文書檔案管理不論從經費、設備、人員、保管環(huán)境等資源才能有效調配，工作才有保障，才能出成績?；诖?，上級檔案業(yè)務部門必須加大檔案工作重要性的宣傳工作，制訂單位歸檔文件規(guī)范化管理方案等法規(guī)性文獻，定期組織力量對各單位歸檔文件開展年度檢查。對檢查合格、良好或優(yōu)秀的單位進行通報表揚，對檢查不合格的單位也要進行通報批評并定期整改，營造良好文書檔案歸范化管理制度化的良好氛圍，并引導單位領導重視文書檔案工作的開展。

（二）檔案人員的素質是關鍵

文書檔案要真正做好，最關鍵的因素是人，是從事文書檔案工作的專兼職檔案人員。但是，如果檔案人員的崗位素質差，從業(yè)能力弱，最終必然導致文書檔案管理水平低下。隨著科學技術的發(fā)展，利用計算機管理檔案已經成為現(xiàn)實，從文書檔案形成的原始文件的制作到形成正式歸檔文件，全部應用計算機完成，文書檔案的載體也由單一的紙質檔案變成現(xiàn)在的電子檔案與紙質檔案并存的狀況，有的單位，還購置了檔案管理軟件，使文書檔案的管理更加現(xiàn)代化，基于此，對檔案人員的要求就相對更高，不僅要求檔案人員懂得文書檔案管理的知識，還要掌握現(xiàn)代化管理手段。如果檔案人員不具備文書檔案管理知識，也不懂策代化檔案管理操作技術，是不可能做好文書檔案工作的，可見檔案人員的素質是做好文書檔案工作的關鍵。為此，各單位要為檔案工作人員創(chuàng)造條件在職進修，參加在崗繼續(xù)教育學習和培訓，其目的就是要熟練掌握歸檔文件的科學整理方法和熟練掌握現(xiàn)代化操作技能，能夠按照上級檔案業(yè)務部提出的歸檔文件歸檔整理規(guī)則，全面實現(xiàn)歸檔文件的規(guī)范化管理。

（三）配齊軟硬件設備是條件

要順利按照規(guī)范化要求做好醫(yī)院文書檔案工作，配備足夠的軟硬件設備是開展文書檔案科學學管理工作的基本條件，按照上級檔案業(yè)務部門提出的規(guī)范化檔案管理要求，沒有完備的軟硬件工作環(huán)境是不可想象的。因此，為了將醫(yī)院文書檔案工作按照規(guī)范化要求做好，檔案人員一定要爭取單位領導和各方面的重視，配足文書檔案所需要的軟硬件設備條件，為做好文書檔案工作奠定堅實的工作基礎。

（四）制訂科學的激勵機制是保證

文書檔案要真正做好，單位上制訂出相關的制度很有必要，為了更好地激發(fā)檔案人員的工作積極性，對工作做得好的能給予獎勵，對工作責任心不強，工作不到位的檔案人員也有一定的約束，最好的辦法就是出臺相應可行的激勵機制才是做好文書檔案工作的保證。

四、醫(yī)院文書檔案管理措施

要做好醫(yī)院文書檔案工作，必須采取有效措施，其一必須加大專職檔案人員的培訓力度，選擇覺悟高，掌握現(xiàn)代管理技巧的專業(yè)技術人才，建設一支素質高，能力強的專兼職檔案員工作隊伍；其二、醫(yī)院要加入對文書檔案管理經費的投入，確保文書檔案管理軟硬件齊全；第三，要嚴格按照歸檔文件整理規(guī)則對文書檔案進行規(guī)范化整理工作，特別是要嚴格按照省檔案局等業(yè)務部門制定的歸檔文件規(guī)范化年度檢查提出的標準執(zhí)行。對照標準一項一項過關，凡是不符合要求的要立馬整改。值得注意的是，不論是開始整理時，還是整理過程中，必須注意請有經驗的專家前來指導文書檔案的整理工作，也可以到文書檔案規(guī)范化整理工作做得好的單位取經，借鑒兄弟單位成功的經驗，幫助本單位做好文書檔案的整理工作。在歸檔文件整理工作完畢時，及時根據(jù)自查情況向省檔案局申報三級或以上省級檔案規(guī)范化單位。

五、結語

醫(yī)院文書檔管理工作近幾年來得到較迅速的發(fā)展，也取得了較好的成績，雖然醫(yī)院的文書檔案管理是常規(guī)基礎性工作，但是也是一項復雜的工作。不僅需要做好文書檔案工作，更要立足檔案做好全院包括醫(yī)院臨床一線科室、醫(yī)技室和職各職能部門的服務工作。

參考文獻：

[1]馬春榮.加強醫(yī)院文書檔案管理工作的幾點看法[J]辦公室業(yè)務，2012年第11期.P41.