文/樂山職業(yè)技術(shù)學(xué)院 李飛虹 雷永

一、從意識形態(tài)上，深化對高?；n案管理的重視度

（一）加強檔案管理部門的服務(wù)功能認(rèn)知

檔案管理的根本以及核心任務(wù)是實現(xiàn)其應(yīng)有的服務(wù)功能。就當(dāng)前高?；n案管理工作而言，基本還停留在等待服務(wù)的階段，存在一定的滯后性。檔案管理部門缺少必要的自我宣傳工作，使得大部分教職工對檔案管理產(chǎn)生了一定的神秘感，不知道檔案室的基本功能所在，檔案管理的作用得不到應(yīng)有的發(fā)揮。因此，加強檔案管理部門的服務(wù)功能認(rèn)知勢在必行。高校檔案管理部門可通過展覽舉辦、板報宣傳、開展網(wǎng)絡(luò)校園等形式向廣大教職員工宣傳國家有關(guān)檔案的法律、法規(guī)，清晰化檔案管理的功能所在，從而發(fā)揮檔案管理應(yīng)有的作用。與此同時，檔案管理人員還應(yīng)加強自身的服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變工作方式即變被動服務(wù)為主動服務(wù)，以及時、快速的解決被服務(wù)者所需，實現(xiàn)檔案管理應(yīng)有的價值。

（二）加大宣傳力度，營造良好的外部環(huán)境

基建檔案管理歸屬于高校管理系統(tǒng)。除了必要的校園內(nèi)部學(xué)習(xí)，明確建檔重要性以外，形成各部門之間的建檔共識也是不可或缺的。只有各部門之間協(xié)同努力，才能真正意義上確立基建檔案管理工作的重要地位，和諧、積極、良好的外部環(huán)境是有效開展高校檔案管理工作的基礎(chǔ)。在此過程中，檔案管理部門應(yīng)加大宣傳力度，形成校領(lǐng)導(dǎo)以及全校師生正確的認(rèn)識，以促使他們更為積極、主動的配合相關(guān)工作的開展，從而形成高?；n案管理的良性循環(huán)。

二、完善高?；n案管理制度，實施有力的保障措施

（一）制定精細(xì)化的高校基建檔案管理方法

某種意義上講，《城建檔案管理規(guī)定》對于高校基建檔案管理具有一定的指導(dǎo)作用。然而，在實際管理過程中，并不適用于所有檔案資料的管理。因此，高?；n案管理部門應(yīng)依照本校的特色制定與其相符的檔案管理方法，減少人員工作強度的同時使得檔案能在利用范圍內(nèi)更為規(guī)范。區(qū)別于其他類別的檔案，較為大型或重點的建設(shè)項目，在城建檔案館有一份備案。因此，就高?；n案管理而言，管理部門可將大型或重點基建項目與一般性基建項目管理區(qū)別對待，只保留學(xué)校經(jīng)常利用的基建檔案。基建檔案分類管理法無疑較少了物力、財力的投入也使得基建檔案歸檔和可利用的效果更為明顯。

（二）優(yōu)化立卷制度

檔案管理部門立卷制度的實行，主要有三方面的優(yōu)越性：1.立卷使得部門職員的歸檔意識大大提高，擴(kuò)大了檔案的宣傳力度。2.立卷使得部門的責(zé)任感進(jìn)一步提升。3.基建部門立卷歸上來的質(zhì)量較高。對于那些非基建專業(yè)的檔案管理員來說，受外部環(huán)境的影響，其對該基建項目的認(rèn)識度相對檔案管理部門的職員更為深刻，加以檔案部門的檔案歸檔輔導(dǎo)，工作效率更高。與此同時，必要的立卷優(yōu)化也尤為重要。優(yōu)化立卷制度就是把檔案實體變“卷”為“件”進(jìn)行歸檔。這樣做的好處是：減少了基建圖紙的管理步驟，直接依照規(guī)定將圖紙裝進(jìn)圖紙柜即可；其次，以“件”為單位的檔案管理形式，更便于高校檔案部門立卷制度的實施。

（三）完善高校基建檔案交接制度

高?；n案交接制度是立卷制度實行的必要環(huán)節(jié)。完善的高?；n案交接制度有效的規(guī)范、指導(dǎo)了基建部門與檔案館之間的操作行為，使得檔案館對基建檔案的管理更為主動，從而有效地指導(dǎo)、監(jiān)督歸檔工作的開展。例如，在該制度中可指出，基建項目檔案應(yīng)在工程竣工后三個月內(nèi)進(jìn)行交接，明確該事件因由以及崗位責(zé)任人等。

（四）實行必要的保障措施

一切制度的實行必有其相應(yīng)的保障措施做基石，才能發(fā)揮其應(yīng)有的功效。高?；n案管理保障措施應(yīng)包括以下三個方面的內(nèi)容：

1.撥發(fā)必要的活動經(jīng)費。切實將基建檔案管理納入到高校建設(shè)項目當(dāng)中。合理調(diào)配校園各項資源，從長遠(yuǎn)的角度出發(fā)，適當(dāng)加大高校基建檔案管理方面的資金投入，撥發(fā)必要的活動經(jīng)費，并明確各類別檔案可供取用的范圍，采購必要的設(shè)備設(shè)施，如工作場所、計算機(jī)、檔案管理軟件、地圖柜、除濕機(jī)等，以為高校檔案管理創(chuàng)造良好的物質(zhì)環(huán)境。

2.進(jìn)行檔案管理部門考核。部門考核的目的是為了更好的督導(dǎo)職員的工作，一定意義上講，動力來源于壓力。在此過程中，檔案部門應(yīng)積極爭取領(lǐng)導(dǎo)層面的支持，部分重要性文件交由領(lǐng)導(dǎo)審核，把好檔案質(zhì)量關(guān)，適時的加強與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通，達(dá)成一種共識。年初階段，有檔案部門制定本年度的工作重點以及目標(biāo)，明確此過程中各崗位的責(zé)任人，并制定成書面文件，交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)予以審核。年終階段，則依照計劃標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，總結(jié)本年度的得失，從而指導(dǎo)下一階段的工作。

3.高校基建檔案管理部門參與到項目驗收過程中。高校基建檔案管理部門不僅是一個歸檔管理部門，同時還是一個檔案歸檔的監(jiān)督部門。事實證明，高校基建檔案管理部門參與到項目驗收過程中，便于檔案資料管理的同時提高了管理工作的質(zhì)量。當(dāng)工程項目較為繁多，檔案館一時無法完成現(xiàn)階段的驗收工作時，可采取檔案驗收完畢后付款的形式進(jìn)行工程管理。

三、注重提高高?；n案管理人員的素質(zhì)

（一）聘用綜合素質(zhì)高的任職人員

綜合素質(zhì)的高低決定了該項工作開展的成效，綜合素質(zhì)高應(yīng)包括以下三方面的品質(zhì)：

1.高尚的思想品德素質(zhì)。高尚的思想品德素質(zhì)包括：偉大的愛國情懷，積極、科學(xué)的世界觀和人生觀；熾烈的職業(yè)熱情，具有堅定的職業(yè)操守和原則，事業(yè)心和責(zé)任感強。只有這樣的職員才能更為深心的投入到本職工作當(dāng)中，將實現(xiàn)檔案管理成效視為自身的職業(yè)價值追求，力爭更好的完善自我，從而指導(dǎo)自己的每一項工作。檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守檔案管理法律法規(guī)，從自身認(rèn)知上提升工作能力，實現(xiàn)自己的價值。

2.深厚的文化素養(yǎng)。不同于其他類別的工作，檔案管理人員具備深厚的文化素養(yǎng)是其業(yè)務(wù)的客觀要求。很多檔案管理的工作，如收集、整理、編制等，都是通過文字記錄來實現(xiàn)的?，F(xiàn)代意義的文化素養(yǎng)還包括基本的科學(xué)技術(shù)知識。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化時代的到來，高?；n案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)。因此，作為一名現(xiàn)代合格的基建檔案管理人員，除了清晰、簡要的文字?jǐn)⑹瞿芰σ酝?，還應(yīng)熟練的掌握檔案管理信息系統(tǒng)知識，能夠進(jìn)行必要的文字信息和數(shù)據(jù)處理。

3.過硬的專業(yè)技能和素養(yǎng)。過硬的專業(yè)技能和素養(yǎng)是做好高校檔案管理工作的前提。作為一名資料管理者就要具備一定的判斷能力、分析能力、總結(jié)能力、表達(dá)能力等。在相關(guān)人員的聘用時期，應(yīng)注重把握任職人員的專業(yè)技術(shù)水平，以提供必要的人才基礎(chǔ)。高?；n案管理具有一定的枯燥、乏味性，受此環(huán)境的影響，人員更換頻率較高的不良現(xiàn)象時有出現(xiàn)。因此，選聘任職人員時要注意考察其職業(yè)操守以及意志力等方面的素質(zhì)。其次，校方領(lǐng)導(dǎo)層面要注意時刻把控在職人員的工作情緒，適當(dāng)?shù)臓I造輕松、愉悅的工作氛圍，以促使檔案管理人員更好將工作投注到相關(guān)工作當(dāng)中。

（二）適當(dāng)增加相關(guān)人員的在職培訓(xùn)機(jī)會

時代在變革，社會在進(jìn)步，與時俱進(jìn)，適當(dāng)增加相關(guān)人員的在職培訓(xùn)機(jī)會是非常重要的。在此過程中，校方可組織、開展多種形式的校內(nèi)、校外學(xué)習(xí)活動，如定期開展部門內(nèi)部的學(xué)習(xí)、交流活動，組織相關(guān)人員參與業(yè)內(nèi)的培訓(xùn)活動，進(jìn)行校園之間的工作交流活動等。必要的業(yè)務(wù)交流，使基建檔案管理人員始終保持在行業(yè)的最前端，從而推動本?；n案管理事業(yè)的發(fā)展。

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