文/嘉興市交通工程建設(shè)管理處 陳碧霞

近年來，交通工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理越來越引起人們的重視，中央和地方都出臺(tái)了相應(yīng)的規(guī)章制度來規(guī)范檔案管理。國家檔案局的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、《關(guān)于發(fā)布〈國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法〉》等都是重要的指導(dǎo)性文件。因此，我國的交通工程建設(shè)檔案管理取得了一定的成績，檔案管理對工程維護(hù)、管理、運(yùn)行的作用也開始顯現(xiàn)。當(dāng)然，檔案管理中還不可避免地存在著一些問題。這些問題的存在阻礙了檔案管理水平的整體提升，因此，下一步要針對這些問題采取措施，重點(diǎn)在檔案管理意識(shí)的增強(qiáng)、人員素質(zhì)的提升、管理制度的完善和管理技術(shù)的更新上下功夫。

一、交通工程建設(shè)檔案管理的職責(zé)及重要性

（一）交通工程建設(shè)檔案管理的職責(zé)

交通工程建設(shè)檔案是工程項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備、建設(shè)過程和建設(shè)成果的真實(shí)記錄。①因此，交通工程建設(shè)檔案管理通常包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容，一是在工程準(zhǔn)備階段，要有可行性研究報(bào)告、環(huán)評(píng)報(bào)告、經(jīng)濟(jì)及社會(huì)效益調(diào)查報(bào)告等文件。二是在工程審批階段，要做好基建計(jì)劃請示文件、建設(shè)用地批件等。三是在工程施工階段，合同書、施工圖等。四是在竣工驗(yàn)收階段，包括驗(yàn)收報(bào)告、驗(yàn)收會(huì)議原始記錄等?？傊瑱n案管理的基本職責(zé)就是要收集交通工程建設(shè)項(xiàng)目從開始準(zhǔn)備到驗(yàn)收竣工之間的相關(guān)資料，既為當(dāng)前的管理，也為后續(xù)的項(xiàng)目運(yùn)行提供依據(jù)。

（二）交通工程建設(shè)檔案管理的重要性

交通工程建設(shè)檔案是工程建設(shè)的原始記錄，是對工程建設(shè)整個(gè)過程的真實(shí)記載，又是檢驗(yàn)工程質(zhì)量、結(jié)算工程建設(shè)投資、交付使用、建立固定資產(chǎn)的重要依據(jù)，它還是新建工程投入運(yùn)營、使用、管理、維修、養(yǎng)護(hù)、確保生產(chǎn)能力的參考依據(jù)。②由此可見，檔案管理不是簡單的文字、圖片記錄，而是通過文字、圖片等形式來再現(xiàn)交通工程建設(shè)的全過程，在工程建設(shè)的過程中，檔案是督促提升工程建設(shè)管理的依據(jù)，在工程建設(shè)完畢之后，檔案是工程維護(hù)、運(yùn)營的重要依據(jù)。而一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題，檔案又是查明責(zé)任的重要依據(jù)。交通工程建設(shè)檔案管理的重要性由此可見一斑。

二、交通工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）取得的成就

經(jīng)過努力，交通工程建設(shè)檔案管理取得了一定的成績，比如施工單位的檔案意識(shí)在增強(qiáng)，檔案管理開始在規(guī)范化的道路上發(fā)展，檔案管理在作用開始發(fā)揮等。從檔案意識(shí)來看，工程建設(shè)檔案工作普遍得到建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等參與工程建設(shè)的各類單位的高度重視，參建單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員的檔案意識(shí)普遍增強(qiáng)。③檔案意識(shí)的增強(qiáng)是做好檔案管理的第一步，從這方面看，檔案管理有了較好的開端。從檔案管理的規(guī)范化程度來看，中央和地方都出臺(tái)了相應(yīng)的管理規(guī)范和依據(jù)，并加大了對工程建設(shè)檔案管理的監(jiān)管力度，交通工程建設(shè)檔案管理規(guī)范化程度顯著提升。從檔案管理的作用發(fā)揮來看，檔案管理基本滿足了工程建設(shè)的需要。

（二）存在的問題

1.交通工程建設(shè)檔案管理意識(shí)有待進(jìn)一步增強(qiáng)。在看到交通工程建設(shè)檔案管理取得成績的同時(shí)，還要看到當(dāng)前存在的問題，其中首要的問題便是檔案意識(shí)的問題。經(jīng)過多年的努力，在檔案管理部門、交通部門的規(guī)范之下，施工單位的檔案意識(shí)確實(shí)增強(qiáng)了。但是，還是要看到，很多單位并沒有充分地認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，而是迫于政府部門的規(guī)范和要求，被動(dòng)地開展檔案管理工作。在有些單位和有些領(lǐng)導(dǎo)看來，檔案管理是可有可無的工作，甚至是徒勞無功的工作，花費(fèi)了時(shí)間和精力，但是沒有什么成績，對工程建設(shè)沒有什么幫助。在這樣的觀念之下，工程建設(shè)檔案管理工作是很難搞好的。

2．交通工程建設(shè)檔案管理人員素質(zhì)有待提升。交通工程建設(shè)檔案管理存在的問題還包括人員素質(zhì)不高的問題。檔案管理人員應(yīng)該具有較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質(zhì)和現(xiàn)代管理技術(shù)，精通檔案業(yè)務(wù)，能科學(xué)地制定政策和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃。④從當(dāng)前來看，在交通工程建設(shè)檔案管理中，管理人員的素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。部分檔案管理人員并不具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，而檔案管理也不被認(rèn)為是很重要的工作，而是什么人都可以從事的工作。甚至，有些人員并沒有經(jīng)過適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)而直接進(jìn)入檔案管理崗位，這樣，檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性就會(huì)受到影響。

3.交通工程建設(shè)檔案管理制度有待進(jìn)一步完善。交通工程建設(shè)檔案管理是一項(xiàng)專門的工作，需要相應(yīng)的責(zé)任人員。而當(dāng)前交通工程建設(shè)檔案管理因?yàn)楣芾碇贫炔煌晟?，而出現(xiàn)了一些問題。制度不完善表現(xiàn)為沒有明確的檔案管理崗位和責(zé)任人員，對檔案管理沒有考核，檔案管理不是實(shí)時(shí)進(jìn)行，而是在工程即將完工時(shí)突擊補(bǔ)檔案。當(dāng)然，這并不是在每個(gè)施工單位都存在。但部分單位存在的這些問題已經(jīng)使檔案管理存在的問題暴露出來了，檔案管理制度不完善，檔案管理就只能是一項(xiàng)被動(dòng)的工作，需要應(yīng)付檢查時(shí)突擊完成，不能成為一項(xiàng)常態(tài)化的工作，自然，檔案管理的作用也不能發(fā)揮出來。

4．交通工程建設(shè)檔案管理技術(shù)需要更新。檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化是檔案管理發(fā)展的一個(gè)趨勢，而要實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化就需要不斷地引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，用現(xiàn)代信息技術(shù)來提升檔案管理的水平。從當(dāng)前來看，交通工程建設(shè)管理的服務(wù)意識(shí)還不強(qiáng)，沒有充分認(rèn)識(shí)檔案管理對于工程建設(shè)的重要性，制定出來的檔案規(guī)范化程度不夠，查閱起來效率也不高。一些現(xiàn)代信息技術(shù)沒有充分地運(yùn)用到檔案管理中來，主要還是采用傳統(tǒng)的手工作業(yè)，而手工作業(yè)在應(yīng)對圖片等資料時(shí)效果并不好，而且也不利于交通工程建設(shè)檔案的運(yùn)用。

三、新形勢下做好交通工程建設(shè)檔案管理的對策

（一）增強(qiáng)交通工程建設(shè)檔案管理意識(shí)

新形勢下要做好交通工程建設(shè)檔案管理，首先就要增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。檔案不是過程的簡單記載，檔案管理也不是可有可無的瑣碎的事務(wù)性工作，而是一項(xiàng)關(guān)系到交通工程建設(shè)質(zhì)量、工程后期維護(hù)和運(yùn)行等的關(guān)鍵性的工作。充分認(rèn)識(shí)到了檔案管理的重要性，才能在工程建設(shè)中高度重視檔案管理工作，加大對檔案管理的人力、物力、財(cái)力投入力度，為檔案管理水平的穩(wěn)步提升夯實(shí)基礎(chǔ)。

（二）提升交通工程建設(shè)檔案管理人員素質(zhì)

在充分認(rèn)識(shí)檔案管理重要性、增強(qiáng)檔案意識(shí)的同時(shí)，還要提升檔案管理人員的素質(zhì)。首先是將那些真正精通檔案管理業(yè)務(wù)的人員安排到檔案管理職位上去，而不是將那些不具備工程建設(shè)其他技能的人員安排到檔案管理職位上。同時(shí)，還要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，在加強(qiáng)普通的檔案管理知識(shí)、技能培訓(xùn)的同時(shí)，每新開一個(gè)建設(shè)工程，都要進(jìn)行專門的培訓(xùn)活動(dòng)，向管理人員傳遞工程的背景資料、工程概況等。必要的時(shí)候，也可以將管理人員派送出去學(xué)習(xí)，培養(yǎng)學(xué)習(xí)型的檔案管理人員和學(xué)習(xí)型的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

（三）健全交通工程建設(shè)檔案管理制度

無規(guī)矩不能成方圓。在交通工程建設(shè)檔案管理中也是一樣的，建設(shè)單位要根據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī)、地方政府的相關(guān)規(guī)定，制定本單位的檔案管理規(guī)范和管理制度。管理制度的重點(diǎn)在于明確檔案管理崗位、崗位職責(zé)、工作標(biāo)準(zhǔn)、考核辦法等。有了這些規(guī)定，不管是什么人到檔案管理崗位上來，工作都有據(jù)可循，檔案管理工作不會(huì)因?yàn)橐粋€(gè)管理人員的調(diào)離而出現(xiàn)問題。更為重要的是，有了完善的管理制度，檔案管理工作才能夠有條不紊地開展，建設(shè)單位施工的全過程，也是檔案管理的過程，檔案管理不是一個(gè)時(shí)點(diǎn)的工作，而是全程的工作。而且完善的檔案管理制度，還能夠提高檔案的規(guī)范化程度，這對于發(fā)揮檔案的作用是非常重要的。

（四）引入先進(jìn)檔案管理技術(shù)

檔案管理的一個(gè)發(fā)展趨勢就是信息化。檔案管理的信息化是指在管理作為信息重要載體的檔案時(shí)，全面的應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、圖文技術(shù)等對檔案信息資源進(jìn)行安排、管理與配置并最終實(shí)現(xiàn)資源共享的過程。⑤在交通工程建設(shè)檔案管理中，因?yàn)闄n案本身涉及因素的復(fù)雜性，更是要引入現(xiàn)代信息技術(shù)來提升檔案管理的水平。在工程施工中，涉及到大量的數(shù)據(jù)、圖片等，這些運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)處理起來效率更高、效果也更好。因此，站在服務(wù)工程建設(shè)的大局上，要關(guān)注檔案管理發(fā)展的新趨勢、新方向，及時(shí)更新檔案管理技術(shù)，提升檔案管理水平。

四、結(jié)語

檔案管理是交通工程建設(shè)管理的一個(gè)非常重要的方面，既與工程施工的過程有關(guān)，也與工程施工完成后的維護(hù)和運(yùn)營有關(guān)。在充分認(rèn)識(shí)工程建設(shè)檔案管理重要性的同時(shí)，理清當(dāng)前檔案管理中存在的問題。這些問題的才能在并不是對已有檔案管理的全面否定，而是指出了下一步的發(fā)展方向。找到了問題，就要針對這些問題，提出建設(shè)性的改進(jìn)措施。檔案管理的規(guī)范化、信息化是一個(gè)趨勢，為此，要提升檔案管理人員的素質(zhì)，健全檔案管理制度，還要充分地運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)。檔案管理工作的改進(jìn)是一個(gè)持續(xù)性的過程，不可能一蹴而就，要做長遠(yuǎn)打算，穩(wěn)扎穩(wěn)打，穩(wěn)步推進(jìn)。

注釋：

①馬秀蘭,王庭瑞.交通工程建設(shè)檔案:使命與責(zé)任[J].檔案與建設(shè),2006(6):56.

②康薇.淺談工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理[J].中國公路,2012(S1):270.

③魏敏.關(guān)于加強(qiáng)工程建設(shè)檔案管理的思考[J].山西建筑,2007(27):220.

④張記銘.淺析檔案管理現(xiàn)代化[J].黑龍江對外貿(mào)易,2010(5):105.

⑤周廣華.檔案管理的發(fā)展趨勢——檔案管理的信息化[J].電子制作,2013(16):124.