文/上海電氣電站工程公司采購部 湯惠娟

一、研究背景

近年來隨著企業(yè)國內(nèi)外工程總承包業(yè)務的快速發(fā)展，檔案管理的必要性與重要性也日益突顯。EPC工程所形成的文件資料具有完整性、準確性、有序性、規(guī)范性等特點，這些文件是日后參考、借鑒的依據(jù)。然而，職能部門的資料文件，如采購合同是貫穿整個項目中間環(huán)節(jié)的有效文件，為項目執(zhí)行提供了極其重要的依據(jù)。

二、職能部門在檔案管理中的職責

作為項目采購合同的主要形成職能部門，按照工程總承包項目自身的特點和規(guī)律，采購部將采購檔案收集、整理工作落實到項目采購的各個發(fā)展階段。

（一）評標階段

招標文件、采購計劃、技術評審、業(yè)主、項目部與設計院各種往來函件、邀標／接標／開標記錄、技術澄清、評標報告、性能參數(shù)表、商務報價、商務評審、定標評審等。

（二）采購階段

供應商資格評審、采購合同評審、采購合同、因技術要求或設計范圍變動引起合同變動的相關評審及函件等。

（三）執(zhí)行階段

項目部對各供應商提供的設備使用情況的反饋、問題處理的匯總與協(xié)調(diào)記錄、驗收讓步申請等。

三、關于工程采購部采購合同（電子文件）發(fā)放的規(guī)定

（一）目的

為實現(xiàn)“無紙化”辦公、提高辦公效率，并且能夠更好地管理采購合同（電子文件），保證文件的有效性、安全性，對今后的采購合同（電子文件），以下簡稱“合同”的發(fā)放制定了本規(guī)定。

（二）適用范圍

采購部簽訂的采購合同及所有附件的發(fā)放。

（三）各部門職責

1.采購部：合同的形成、發(fā)放以及更新、回收；電子文檔網(wǎng)上發(fā)布及權限設置。

2.相關部門：嚴格控制合同的流轉，各部門指派一名人員做好合同的管理以及監(jiān)督工作。

（四）文件的發(fā)放控制

1.網(wǎng)上公布的合同均為pdf文件，設置閱讀權限。

2.自網(wǎng)上公布合同的同時，僅向重點部門發(fā)放紙版一份，即工程財務部門正本一份。

3.合同的所有附件分別公布在公司內(nèi)網(wǎng)，針對不同部門的人員開放。

4.如有需要，打印紙質(zhì)文件一套僅限現(xiàn)場商務人員使用，不得轉交其他人手里，如果有價格等重要信息外泄情況發(fā)生，需承擔相應的責任。

5.取消合同的作廢、變更處理的問題：

（1）取消作廢：紙版合同進行回收并加蓋作廢/參考章，電子文件則以最新發(fā)布的升版文件為準，前版文件自動視為作廢；

（2）更新：以最近一次發(fā)布的文件為最新版本，處理方式與“取消作廢合同”方式相同。

（五）文件的管理控制

1.文件控制：網(wǎng)上公布的pdf版為最終簽字版本，自公布之后即成為受控文件，每個文檔加密處理。

2.文件保存：目前簽字手續(xù)繼續(xù)用紙質(zhì)版，發(fā)布用pdf格式電子版，保存一份完整的紙版以作最終歸檔之用，電子版文件的保存期限同紙版。

四、做好電子文檔的立卷歸檔管理

按照紙質(zhì)文件的檔案管理標準，同時做好對應的電子文件檔案的歸檔工作。首先對電子文件進行審查，審查的重點是：檔案的內(nèi)容是否齊全；檢查有關責任者的簽字、蓋章手續(xù)是否完備；紙質(zhì)文件立卷歸檔的同時將其電子文件統(tǒng)一拷入光盤，以免被修改。

五、工程總承包職能部門電子檔案管理工作應注意的問題

工程總承包項目的檔案管理一直是一個具有挑戰(zhàn)的課題，貫穿了所有部門的職責，從實踐中看，各職能部門的電子檔案，其管理也是重中之重的，為整個項目的執(zhí)行提供了最有說服力的參考。所以，在工程總承包項目檔案管理中，職能部門特別要注意以下幾個問題；

1.做好日常文件的收集、整理、對產(chǎn)生的相應電子文件，務必做好加密工作，防止重要信息外泄。

2.要按照檔案法和行業(yè)有關檔案管理標準，制定本工程的檔案管理制度，明確各自的職責，制定必要的員工保密協(xié)議。

3.提高各檔案人員的業(yè)務素質(zhì)，做好必要的培訓工作。

4.要統(tǒng)一規(guī)定檔案分類辦法，對電子文件進行立卷歸檔，以保證整個工程總承包項目檔案管理的完整性、實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

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