文/福建省婦幼保健院 林瑩

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育對(duì)衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員整個(gè)職業(yè)生涯發(fā)展的重要性不言而喻，繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理是繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育工作的重要環(huán)節(jié)，我院繼續(xù)教育檔案管理工作面臨涉及人員多，層面廣，來(lái)源多樣化等問(wèn)題，如何規(guī)范繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理，提高繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案質(zhì)量值得探討。

PDCA即Plan（計(jì)劃）、Do（實(shí)施）、Check（查核）、Action（處置），是從事持續(xù)改進(jìn)所應(yīng)遵行的基本步驟。在質(zhì)量管理中，PDCA循環(huán)得到了廣泛的應(yīng)用，并取得了很好的效果，因此有人稱PDCA循環(huán)是質(zhì)量管理的基本方法。把繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理過(guò)程看成是一個(gè)無(wú)限循環(huán)的過(guò)程,不斷將影響繼教檔案管理工作的信息反饋到新工作的開始中去并加以克服和解決，循環(huán)、持續(xù)、穩(wěn)定地推進(jìn)繼教檔案管理工作。

一、繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理現(xiàn)狀及原因分析

（一）管理制度缺失

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理涉及臨床、行政多個(gè)科室多個(gè)部門，目前尚未有完善的管理制度，造成了檔案管理分工不明確，責(zé)任不清，檔案收集難度大，保管歸還無(wú)序，利用效率低等問(wèn)題。同樣的，由于沒(méi)有明確的制度要求，各個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)繼教檔案采取的保管方式各不相同，有的是職能科室統(tǒng)一管理，有的是個(gè)人保管，職能科室負(fù)責(zé)審核，這些都導(dǎo)致了繼教檔案管理的無(wú)序和混亂。

（二）對(duì)重要性認(rèn)識(shí)不足

一是領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案不是能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的資源，加上一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為對(duì)繼教檔案管理就是日常事務(wù)性的收集整理審核，都未能給予足夠的重視。二是大多數(shù)衛(wèi)生技術(shù)人員覺(jué)得獲得學(xué)分憑證的唯一目的就是晉升需要，對(duì)繼教檔案更是沒(méi)有清晰的概念。在參加繼教活動(dòng)過(guò)程中做不到實(shí)時(shí)搜集，及時(shí)整理，經(jīng)常是等到年終需上交時(shí)才想起，導(dǎo)致學(xué)分丟失檔案不完整，上交繼教檔案時(shí)經(jīng)常拖欠，給職能科室造成管理難題；部分人員在晉升至高級(jí)職稱后，甚至覺(jué)得繼教檔案已經(jīng)沒(méi)有用處無(wú)關(guān)緊要。在繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項(xiàng)目備案檔案方面，更是由于沒(méi)有明確的責(zé)任和反饋機(jī)制，主辦科室極少能做到主動(dòng)報(bào)備，職能科室需要隨時(shí)跟蹤項(xiàng)目舉辦情況，督促檔案歸檔，不僅耗費(fèi)管理人力，也容易造成檔案缺失。

（三）檔案質(zhì)量問(wèn)題

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案是衛(wèi)生技術(shù)人員參與繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育活動(dòng)的原始記錄，必須真實(shí)、準(zhǔn)確反映實(shí)際情況，這要求個(gè)人在收集登記過(guò)程中做到字跡清晰、資料完整、文件齊全。而在實(shí)際工作中，由于尚未推行電子化管理，學(xué)分需由個(gè)人填寫，即使通過(guò)集中培訓(xùn)講解等方式，仍不能有效解決填寫隨意、不清，甚至錯(cuò)誤等問(wèn)題；另一方面由于學(xué)分獲得途徑多，種類復(fù)雜，造成學(xué)分真實(shí)性大打折扣，直接影響檔案可靠性和真實(shí)性。

二、PDCA循環(huán)在繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理的應(yīng)用

（一）Plan階段：提高認(rèn)識(shí)，制定計(jì)劃，完善制度，規(guī)范管理

一方面在思想認(rèn)識(shí)上做好充分準(zhǔn)備，檔案管理部門應(yīng)加大宣傳，提高院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視；發(fā)揮檔案作用，利用檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)；將檔案管理納入醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育發(fā)展規(guī)劃。在全院通過(guò)開展講座等方式，將檔案管理概念灌輸給各級(jí)衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員，從思想上轉(zhuǎn)變和深化認(rèn)識(shí)，形成院領(lǐng)導(dǎo)、職能科室、各級(jí)衛(wèi)生技術(shù)人員對(duì)檔案管理的一致重視，能夠積極主動(dòng)支持并配合職能科室做好檔案管理工作。另一方面在規(guī)章制度上做好切實(shí)保障，建立健全繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理制度，制訂完善醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)檔案管理實(shí)施辦法，明確個(gè)人及職能科室在繼教檔案管理中的職責(zé)，減少管理的隨意性?？蓪n案工作的“三納入”、“四同步”管理(即納入計(jì)劃規(guī)范、管理制度、部門負(fù)責(zé)人及專兼職人員職責(zé)范圍；與布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收鑒定各項(xiàng)工作同步)列入醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育管理規(guī)章制度。

（二）Do階段：全員動(dòng)員，積極配合，對(duì)照計(jì)劃，貫徹執(zhí)行

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育形式多樣，涉及醫(yī)院多項(xiàng)工作，包括外出開會(huì)學(xué)習(xí)、進(jìn)修、論文發(fā)表等等，應(yīng)將以上工作統(tǒng)一歸口，有利于統(tǒng)籌安排，科學(xué)管理。針對(duì)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案中存在的問(wèn)題，如要求不明，填寫不清，可以通過(guò)全院性的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)形式，集中培訓(xùn)講解并印發(fā)繼教檔案制度要求給個(gè)人，人人參與學(xué)習(xí)。同時(shí)，由科室指定繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)本科室繼教檔案初審工作，配合職能科室。還可將繼教檔案管理的內(nèi)容納入全院知識(shí)競(jìng)賽題庫(kù)，以考促記，以考促用，務(wù)必使大家熟悉檔案管理的具體內(nèi)容和程序。

探索信息化管理道路，一借鑒其他省份做法，建立繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理電子平臺(tái)，對(duì)現(xiàn)有繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案采取錄入整理方式，實(shí)現(xiàn)檔案的電子數(shù)據(jù)歸檔和入庫(kù)的電子化認(rèn)證。后續(xù)的繼續(xù)教育活動(dòng)，采取IC卡實(shí)時(shí)記錄，及時(shí)高效收集繼教檔案信息，職能科室可以實(shí)時(shí)監(jiān)控衛(wèi)生技術(shù)人員參加繼教活動(dòng)情況，督促學(xué)習(xí)，管理到位。二建立繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項(xiàng)目申報(bào)審查電子平臺(tái)，跟蹤繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項(xiàng)目舉辦完成情況，提高繼教檔案管理效率。

（三）Check階段：嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)口，做好審核工作

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案審核是繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育管理的重要環(huán)節(jié)，職能科室對(duì)照繼教檔案管理制度與要求，定期審核。審核內(nèi)容包括繼教檔案的產(chǎn)生時(shí)間是否重復(fù)；地點(diǎn)與會(huì)議通知是否吻合；學(xué)分?jǐn)?shù)是否與參會(huì)期限一致等，審核標(biāo)準(zhǔn)為真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、高質(zhì)。對(duì)不真實(shí)的檔案給予剔除，對(duì)不完整的檔案退回要求補(bǔ)充，對(duì)不準(zhǔn)確的表達(dá)予以修正，對(duì)達(dá)不到質(zhì)量要求的檔案由職能科室配合個(gè)人找出原因予以改進(jìn)。對(duì)審核合格的檔案蓋章確認(rèn)，收錄歸檔，做到一人一卷、分類排序、裝訂整潔、材料完整。

2006年開始，福建省繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育委員會(huì)組織驗(yàn)證小組赴各單位對(duì)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育學(xué)分開展實(shí)地驗(yàn)證工作。在職稱晉升方面，醫(yī)院科教科配合人事科在年度審核的基礎(chǔ)上，做好任職周期內(nèi)的繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育學(xué)分檔案的再次審核鑒定，作為任職資格評(píng)審材料的一部分交至福建省衛(wèi)生計(jì)生委職稱改革辦公室。2002年開始，職改辦委托省衛(wèi)生計(jì)生委科教處介入衛(wèi)生系列高級(jí)職務(wù)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案材料審查，審查成員包括科教處、省繼教辦以及省屬醫(yī)療衛(wèi)生單位負(fù)責(zé)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育工作的有關(guān)同志。上級(jí)部門對(duì)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案的全面審查，進(jìn)一步強(qiáng)化了檔案意識(shí)，有利于繼教檔案的進(jìn)一步規(guī)范。

（四）Action階段：肯定有效措施，找出存在問(wèn)題，進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)

一方面是對(duì)已被證明的有成效的措施，要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，制定成工作標(biāo)準(zhǔn)，以便以后的執(zhí)行和推廣。另一方面是總結(jié)問(wèn)題，處理遺留問(wèn)題。所有問(wèn)題不可能在一個(gè)PDCA循環(huán)中全部解決，遺留的問(wèn)題會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)進(jìn)下一個(gè)PDCA循環(huán)，如此，周而復(fù)始，螺旋上升。職能科室應(yīng)對(duì)年度繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理結(jié)果和原因進(jìn)行分析、討論和總結(jié)，將結(jié)果、改進(jìn)措施和下一步的建議一同上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)。院領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)匯報(bào)制定下一階段具體措施，包括改進(jìn)和保留、建立標(biāo)準(zhǔn)等。形成由下向上，再由上向下的反饋系統(tǒng)，也為下一個(gè)階段的提高打下了基礎(chǔ)。

三、結(jié)語(yǔ)

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理是醫(yī)院管理的一部分，將PDCA循環(huán)理論應(yīng)用于繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理，加強(qiáng)管理的規(guī)范化、制度化，積極發(fā)揮繼教檔案的作用和價(jià)值，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育工作的開展，提高醫(yī)院整體管理水平具有重要的作用。

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