新時期開展檔案信息化的具體做法和研究

文/吉林省四平市鐵東區(qū)山門鎮(zhèn)財政分所 杜愛民

一、開展檔案信息化的成功經(jīng)驗

（一）把檔案信息化納入全區(qū)信息化建設(shè)的總體目標(biāo)

我區(qū)信息化建設(shè)開創(chuàng)初期，即將檔案信息化納入全區(qū)信息化建設(shè)的總體目標(biāo)，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程。為檔案管理配強專業(yè)設(shè)備、專業(yè)軟件，開展檔案人員的計算機操作培訓(xùn)，并開發(fā)了帶有檔案管理模塊的辦案信息系統(tǒng)。在每兩年召開的信息化工作會議中，始終把檔案信息化作為信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，專題回顧，認(rèn)真展望，使加強檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識深入人心。

（二）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)初具規(guī)模

近年來，我區(qū)在辦公用房緊張的情況下，始終高度重視檔案管理工作，專門建設(shè)了檔案管理的專用庫房。整個檔案庫房設(shè)計引入了先進的檔案管理理念，管理系統(tǒng)采用自動化的密集架管理系統(tǒng)，庫房的溫度、濕度控制均可由樓宇管理信息集成系統(tǒng)（BMS）直接控制；并配備了專用空調(diào)設(shè)備，保持檔案保存要求的恒溫、恒濕條件。整個基礎(chǔ)設(shè)施的不斷加強，為我區(qū)檔案信息化建設(shè)的進一步發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。

（三）檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)初呈網(wǎng)絡(luò)化

我區(qū)的檔案按照國家有關(guān)規(guī)定，主要分為六類：個人人事檔案、專業(yè)技術(shù)人員檔案、會計檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、榮譽檔案。目前，我區(qū)的文書檔案歸檔軟件采用神夾軟件，采用B/S構(gòu)架，實行文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化目錄級管理，基建檔案的研發(fā)工作也已進入實戰(zhàn)階段。上述二類檔案的實現(xiàn)，初步構(gòu)建我區(qū)立體化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理應(yīng)用體系，為深入應(yīng)用、檔案信息資源開發(fā)打下了良好的應(yīng)用基礎(chǔ)。

（四）檔案信息化配套機制初步完善

1．制定了較為完善的規(guī)章制度。為了加強院檔案信息化工作，先后制訂并實施了我院訴訟檔案立卷歸檔暫行規(guī)定等文件制度，保證了檔案信息化工作持續(xù)、健康、穩(wěn)步的向前發(fā)展。

2．形成了全員參與的工作局面?；n案歸檔軟件的開發(fā)和應(yīng)用，改變過去少數(shù)人參與歸檔的局面，使檔案信息化成為全員參與的工作。檔案信息化的質(zhì)量直接由內(nèi)勤、采購員、工程人員等參與人員決定，而且環(huán)環(huán)相扣，責(zé)任更加明確，促使人人參與。

3．形成了與技術(shù)部門相互依托的銜接機制。檔案室和技術(shù)部門在開展信息化建設(shè)的過程中，客觀上存在著技術(shù)上、工作上相互依托、優(yōu)勢互補的關(guān)系。檔案部門和技術(shù)部門通過多年合作，基本實現(xiàn)了所有檔案的案卷級目錄機檢、部分檔案的文件級目錄機檢和部分檔案的全文機檢，積累了大量的電子信息，也積累了電子檔案生成、整理、移交、歸檔、利用等實踐經(jīng)驗，為我區(qū)檔案管理的高效優(yōu)質(zhì)運行提供了技術(shù)保障。

二、當(dāng)前開展檔案信息化建設(shè)的主要不足

（一）軟件開發(fā)多頭現(xiàn)象還比較嚴(yán)重

存在以下現(xiàn)象：一是上級機關(guān)開發(fā)的軟件往往不能滿足下級機關(guān)的實際工作需要，單靠行政手段予以推廣。而下級機關(guān)為滿足本單位的工作需要自行開發(fā)軟件，其個性有余，共性不足，缺乏標(biāo)準(zhǔn)。二是一個單位運用多套系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)錄入，技術(shù)上難以解決數(shù)據(jù)整合，造成操作人員重復(fù)勞動，檔案信息收集整理困難重重。存在上述現(xiàn)象的原因：一是缺乏詳細明確的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)和實施細則，使軟件開發(fā)工作混亂無序。二是缺乏權(quán)威機構(gòu)牽頭，造成軟件開發(fā)重復(fù)和浪費。就檔案信息化建設(shè)而言，要圍繞全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和原則來開展工作，要嚴(yán)格遵照權(quán)威機構(gòu)的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)軟件、建立數(shù)據(jù)庫。

（二）部門重視程度存在不平衡

業(yè)務(wù)部門對檔案信息化建設(shè)的態(tài)度還存在可有可無的想法，在軟件開發(fā)過程中部分同志還存在等和靠的想法，不肯在提供需求和測試中付出太多精力。技術(shù)部門的軟件開發(fā)隊伍不夠穩(wěn)定，人力不充分，不能及時解決系統(tǒng)使用中發(fā)現(xiàn)的不足，及時加以完善。檔案管理部門因人員、經(jīng)費等原因，只能忙于日常工作，難以在宏觀上積極引導(dǎo)。

（三）復(fù)合型人才不足

目前，既懂技術(shù)，又懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才不多，信息化建設(shè)往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。就檔案信息化建設(shè)而言，要選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、掌握基本的計算機管理知識，能準(zhǔn)確提供軟件開發(fā)需求，與計算機專業(yè)人員能熟練溝通、有豐富的實踐經(jīng)驗和較強的事業(yè)心的檔案管理干部。

（四）檔案信息安全保障體系還有待完善

要加強對計算機檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；檔案信息要轉(zhuǎn)存到檔案專用服務(wù)器，實行物理隔離。要有數(shù)據(jù)異地備份。在利用檔案信息資源和信息化處理過程中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生。

三、對今后開展檔案信息化建設(shè)的展望

（一）總體規(guī)劃，分步實施

國家檔案局2002年發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設(shè)為核心、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、信息法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系，是一個很復(fù)雜的系統(tǒng)工程，絕非輕而易舉。需要資金，需要人才。我們要科學(xué)地進行檔案信息化建設(shè)首先必須對其有一個基本正確地的認(rèn)識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。我們要認(rèn)真分析研究，按照上級和院信息化總體目標(biāo)和階段要求，著手調(diào)研、制定未來的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，使檔案信息化與院信息化保持同步發(fā)展。同時，要清醒地認(rèn)識到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細、周全的實施方案，分批分階段地實現(xiàn)。

（二）突出重點，務(wù)求實效

當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的重點應(yīng)放在電子文件的管理上。這樣有利于把數(shù)字檔案信息資源建設(shè)前移至文件形成部門。對庫藏檔案的數(shù)字化要防止急于求成、片面追求結(jié)果、淡化過程、對困難估計不足的傾向。國家檔案局2002年發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》后，為加快檔案信息化建設(shè)的進程，對于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要在引進成熟軟件的基礎(chǔ)上，主要做好與現(xiàn)有辦公軟件的數(shù)據(jù)接口工作。對于檔案的信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要充分利用辦案軟件全區(qū)推廣的契機，進一步做好需求調(diào)研工作，積極探索出基層院業(yè)務(wù)檔案信息化的新路。

（三）規(guī)范流程，強化服務(wù)

檔案信息化首要前提是檔案管理工作自身流程的規(guī)范化，對于不適應(yīng)、不符合的堅決予以整改。要引進國際、國內(nèi)檔案管理的先進方法，同時要轉(zhuǎn)變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”上升到“服務(wù)”的理念。明確信息資源關(guān)鍵在于利用，否則再好的信息化技術(shù)手段都是“擺設(shè)”。要先從服務(wù)做起，充分發(fā)揮局域網(wǎng)的快速、便捷的效能，建立內(nèi)部的檔案應(yīng)用服務(wù)平臺；也要未雨綢繆，結(jié)合《電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)的頒布，提前考慮檔案信息化的公眾服務(wù)等功能的設(shè)計，真正發(fā)揮檔案信息化的效應(yīng)。

（四）多方籌措，加強保障

1．機制保障。要將檔案信息化作為院信息化領(lǐng)導(dǎo)小組工作會議的常設(shè)議題，進行專項研究落實。要把檔案信息化工作的指標(biāo)要求納入文明處室的考核范圍，明確檔案信息化工作作為各部門業(yè)務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，處長負(fù)第一責(zé)任，各方齊抓共管，共同推進。

2．經(jīng)費保障。要積極爭取區(qū)財政支持，以財力立項、信息化資助項目等多種形式申請經(jīng)費。同時，在每年院信息化專項資金中，確定一定的比例投入檔案信息化工作，確保此項工作健康、穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。

3．人才保障?？沙浞掷谩叭瞬鸥叩亍焙蛯嵭蟹诸惞芾淼膬?yōu)勢，適時引進檔案專業(yè)人才，為檔案信息化提供必要的人力資源和智力支持。

檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然趨勢，是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能力的不可缺少的手段。但是檔案信息化是一個艱苦的、長期的過程，對檔案信息化建設(shè)應(yīng)有理性的思考。檔案部門應(yīng)以檔案信息化為契機，進一步加強基礎(chǔ)工作，改革檔案工作管理體制與運行機制，切實把檔案信息化建設(shè)落在實處。