文/吉林省高速公路管理局通化管理分局 李衍秀 李宏

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展特別是信息技術(shù)的發(fā)展給社會各行業(yè)的發(fā)展創(chuàng)新帶來了極大便利，事業(yè)單位的檔案管理工作正是在這一背景下產(chǎn)生了對實(shí)現(xiàn)信息化的深刻要求。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化能夠提高管理效率，促進(jìn)事業(yè)單位辦公效率的提高，從而為整體單位工作的運(yùn)行提供保障。

當(dāng)前，以“無紙化”辦公為特征的現(xiàn)代辦公室工作改革步伐不斷加快，現(xiàn)代化的科技設(shè)備為檔案管理工作提供了硬件保障。作為開展事業(yè)檔案管理信息化管理改革的必要準(zhǔn)備，認(rèn)清我國事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀尤為重要。

長期以來我國的檔案管理工作沿著傳統(tǒng)的管理方式創(chuàng)造了很多成績，然而紙質(zhì)版的檔案既不容易保存其信息量又極為有限，在管理過程中也較不方便，給檔案整理、使用、更新、共享等帶來不便，影響檔案管理工作效率。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化有利于改善這些問題，能夠促進(jìn)檔案使用效率的大幅提升。

一、信息化檔案管理相比于傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢

（一）檔案保存對環(huán)境要求較低

傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案、人工錄入為主要特征的檔案管理工作由于紙張較薄，且在檔案存儲過程中容易受到包括溫度、濕度、天氣等在內(nèi)的自然環(huán)境的影響而產(chǎn)生問題，從而給檔案信息采集、檔案管理等工作帶來不便。然而電子版的事業(yè)單位檔案在存儲方面更加方便，只需要足夠的電子磁盤就能夠存儲大量的檔案數(shù)據(jù)，在存儲過程中對自然環(huán)境等的要求較低，同時在信息錄入過程中能夠增大信息量，增強(qiáng)檔案信息的準(zhǔn)確性和全面性。由于電子檔案所占空間極小，在管理過程中必然更加方便，同時由于其對環(huán)境依賴程度較低，也避免了一系列紙質(zhì)檔案管理可能出現(xiàn)的問題。因此，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化從檔案存儲的環(huán)節(jié)上有著強(qiáng)烈的必要性和可行性。

（二）檔案使用、查詢過程更加便利

檔案管理作為事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，其管理效率和管理水平不僅在很大程度上直接反映事業(yè)單位管理工作開展水平，更能對事業(yè)單位的管理工作整體帶來影響。在新時期如何更好地通過加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作提高檔案管理使用效率以為事業(yè)單位的其他管理工作提供堅實(shí)保障和信息支撐是檔案管理工作改革的題中之義。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在檔案查詢、檔案使用等方面存在極大不便，紙質(zhì)檔案的老化、變薄變脆、使用不便、目錄不清且查詢、使用手續(xù)過于復(fù)雜等問題都在很大程度上影響檔案的使用與查詢。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化通過電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)更加便捷有效的檔案使用和檔案查詢，從而為其他管理工作提供信息支持。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化改革途徑

事業(yè)單位檔案信息化管理改革是一項系統(tǒng)性極強(qiáng)的工作，筆者看來，為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化必須本著系統(tǒng)的原則從多個方面綜合著手。

（一）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化整體規(guī)劃

事業(yè)單位的檔案管理信息化改革是服務(wù)于事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展基本戰(zhàn)略的，因此在推動檔案管理工作信息化改革的過程中必須要非常重視整體規(guī)劃。通過加強(qiáng)對本單位實(shí)際情況的調(diào)查和科學(xué)論證，經(jīng)過民主科學(xué)討論制定符合本單位發(fā)展的切實(shí)可行的檔案管理信息化發(fā)展方向和發(fā)展計劃，從而推動檔案管理工作的協(xié)調(diào)發(fā)展，促進(jìn)事業(yè)單位整體管理工作的發(fā)展。在制定檔案管理整體規(guī)劃的過程中必須要重視規(guī)劃的可行性、可擴(kuò)展性、靈活性和實(shí)用性，真正實(shí)現(xiàn)通過規(guī)劃推動整體管理工作前進(jìn)的目的。

在加強(qiáng)規(guī)劃的同時還要針對電子檔案的特征建立一個行之有效的檔案信息網(wǎng)站，以網(wǎng)頁的形式為相關(guān)需要檔案信息的人和單位提供信息服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)將互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理相結(jié)合的效果。實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上查詢、查找和電子檔案、電子文件資料的歸檔、下載、瀏覽等需要在網(wǎng)站建設(shè)過程中十分重視網(wǎng)站操作系統(tǒng)的升級能力、再開發(fā)能力和更新能力，同時要選取更加專業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備，從而為檔案管理工作提供有力的技術(shù)保證。

（二）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化的技術(shù)保證

加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化的技術(shù)保證需要不斷加快實(shí)現(xiàn)信息資源數(shù)字化發(fā)展。信息資源數(shù)字化是檔案管理信息化的核心和關(guān)鍵，是通過電子檔案的方式對檔案原件進(jìn)行有效保存和保護(hù)的重要手段。加強(qiáng)檔案信息的電子化進(jìn)程從而建立一個運(yùn)行有效、系統(tǒng)完備、操作規(guī)范、查找便利的檔案全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)實(shí)際情況將相關(guān)信息隨時在檔案網(wǎng)站上發(fā)布，以為人們提供便捷、優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

（三）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化的人員保障

加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化的人員保障就是要通過加強(qiáng)對現(xiàn)有人員的技術(shù)培訓(xùn)提高其檔案管理信息化技術(shù)，通過加強(qiáng)對新招入人員門檻的限制提高其基本素質(zhì)。事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理工作的開展水平，在由紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變過程中加強(qiáng)檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高其思想素質(zhì)和專業(yè)水平能夠?yàn)闄n案管理信息化提供有力的人員保障。

[1]項靜瑤.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].科技信息,2008,10,(10):214-216.