干部人事檔案整檔工具創(chuàng)新芻議

文/福建省永定縣教育局檔案室 賴曉文

作為檔案服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案的收集整理至關(guān)重要①。檔案整理的基本要求：認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊②。整檔工具的任何創(chuàng)新，應(yīng)該符合上述要求；節(jié)約時(shí)間，則是完成整檔任務(wù)的基本保證。這里專門討論小件整檔工具的創(chuàng)新。

工欲善其事，必先利其器。近二十年干部人事檔案管理經(jīng)歷，筆者對(duì)整檔工具偶有感悟，歸納為“五大發(fā)明”（對(duì)整檔工具的五個(gè)小發(fā)明或革新），分別是穿引鉤、目錄條章、考核表專用袋、分類專用架（櫥）、電子目錄表。

一、檔案裝訂專用穿引鉤（摒棄直形針）

直形針即“丨”形，為免刺彎變形多用鋼質(zhì)，其鋒利容易刺損檔案繩，且穿繩效率低下；鉤形針（穿引鉤）即倒“し”形（口形盡量壓偏），鐵線制成（鉤形口大小應(yīng)略小于打孔機(jī)的孔針直徑），制作簡(jiǎn)易，借助膠鉗即可自行制作，穿繩效率高，且不損傷檔案繩。其根本區(qū)別在于：鉤形針采用拖尾順穿式，是針尖直接無(wú)障礙首先穿過檔案孔道，再自然牽引尾部鉤住的檔案繩（鉤住中段）過孔，故穿引比較輕松；直形針采用裹頭強(qiáng)穿式，是針尖被檔案繩裹挾成團(tuán)狀而勉強(qiáng)擠穿孔道，故穿引相當(dāng)吃力、費(fèi)勁、損材。為方便把持、防變形，穿引鉤的針尖可轉(zhuǎn)折纏扭為雙線形，仍然比直形針裹頭更為細(xì)小、順滑。鉤形針穿孔，檔案員“百穿不厭”，且不耗材；直形針穿孔，檔案員容易疲勞，且易傷手、損材。兩種針形，優(yōu)劣自見。

二、目錄登記專用目錄條章（摒棄大量的傳統(tǒng)抄寫）

就是用“蓋印”法代替?zhèn)鹘y(tǒng)的“抄寫”法。采用專業(yè)電子刻章（電子字體、傳統(tǒng)長(zhǎng)條章形），即把所有常用的檔案材料目錄名稱刻制成符合目錄紙相應(yīng)橫格大小的長(zhǎng)條形印章，使用黑色的號(hào)碼機(jī)高級(jí)油墨，逐條仔細(xì)印在目錄紙上。“蓋印”法比傳統(tǒng)鋼筆抄寫更為整齊（不同的抄寫員筆跡不同、濃淡不一）、完整（抄寫員有時(shí)會(huì)隨意簡(jiǎn)略抄寫目錄名稱，偷工減料）。而且又因字體統(tǒng)一，更顯美觀。因都是黑色，也能與原有鋼筆抄寫的目錄基本和諧銜接，更能與下文所述的新錄用人員電子打印目錄相結(jié)合，渾然天成。最重要的是，這種“蓋印”方法大大節(jié)約了上目錄的時(shí)間，時(shí)間節(jié)約了70%以上；大大提高了上目錄的準(zhǔn)確率，基本杜絕了涂改現(xiàn)象，“寫”錯(cuò)率基本為零（只要不抓錯(cuò)條章：認(rèn)準(zhǔn)條章側(cè)面自行標(biāo)示的關(guān)鍵詞即可）?！吧w印”比“抄寫”的勞動(dòng)強(qiáng)度小得多，相當(dāng)程度上把檔案員從煩重的抄寫勞動(dòng)中解放出來(lái)。操作注意：1.蓋印壓力輕重適度、油墨均勻，做到不模糊、不透紙；2.序號(hào)、材料制成時(shí)間（年月日）都是簡(jiǎn)單的阿拉伯?dāng)?shù)字，仍舊用鋼筆抄寫，盡量寫得與印章字體相同；3.與時(shí)俱進(jìn)，不斷刻制新出現(xiàn)的材料的目錄名稱；4.名稱怪異、數(shù)量極少的個(gè)別目錄，可以仍然使用鋼筆抄寫，也盡量寫得與印章字體相同；這種少量目錄的抄寫，不會(huì)對(duì)檔案室的整檔質(zhì)量大局造成沖擊，依本室經(jīng)驗(yàn)，影響面在0.5%以下?！吧w印”法，省時(shí)、準(zhǔn)確、美觀，瑕不掩瑜。

三、個(gè)人年度考核表專用袋

體制例外專門設(shè)計(jì)制作的考核表專用工具袋③。個(gè)人年度考核表是頁(yè)數(shù)最多、利用率最高的材料，傳統(tǒng)的裝冊(cè)保管難以適應(yīng)整理和利用的需求。按老方法整理（抄目錄、打孔、拆繩、裝訂），確實(shí)占用了最多時(shí)間，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出其他材料的整理。設(shè)計(jì)靈感來(lái)自干部人事檔案的“重復(fù)多余材料袋”。大樣同干部檔案袋（正袋），但袋面印刷內(nèi)容、樣式作了修改；都有平式袋底（保證裝材的寬裕度），制袋紙張由厚改為薄，同于“重復(fù)多余材料袋”的80克牛皮紙。此袋正面上方是“年度考核表專用袋”字樣，姓名以下五大行（十小行），每行九列，共45×2個(gè)空格（即工齡的最大值取四十五年，上下兩格，略窄的上格填年度，寬的下格打勾或作說明）。專用袋可裝在檔案正袋內(nèi)，也可單列管理，比較靈活，實(shí)現(xiàn)檔案正冊(cè)、正袋“瘦身”。所謂“目錄”，在專用袋的正面就一目了然，整理、利用也快捷方便?？旖?，是指一本考核表收集之后，整理時(shí)只需在袋面上填好年度、打好勾即可，耗時(shí)大約四秒鐘，而傳統(tǒng)的上目錄一般不少于三十秒。方便，是指檢索、利用時(shí)，年度下面是否已打勾就知道當(dāng)時(shí)考核表是否及時(shí)上交存檔；若有，輕松取出，利用完畢又有序裝回，無(wú)需翻閱檔案目錄紙和拆、裝檔案繩。檔案紙張“三邊齊”修理，免了；上目錄、打孔、裝繩，免了。綜合起來(lái)，每份年度考核表的整理、利用可以省時(shí)近五分鐘。對(duì)于一個(gè)檔案袋數(shù)動(dòng)輒逾千近萬(wàn)的大型干部人事檔案室來(lái)說，效益之大可想而知。另外，年度考核表的時(shí)效特征允許當(dāng)事人退休以后清空，清空的專用袋粘貼新面紙（表格）又可供新錄用人員再使用，不浪費(fèi)。專用袋的使用，使年度考核表的整理耗時(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)少于名列第二的工資表的整理，“最費(fèi)時(shí)”變“最省時(shí)”。因其高效，專用袋受到了市級(jí)干部檔案主管部門的好評(píng)，并向全市推廣。

四、檔案分類專用架（櫥）

架、櫥是一、二級(jí)流水關(guān)系（流水作業(yè)的終端是標(biāo)準(zhǔn)檔案箱），各自貼有一套相同的標(biāo)簽系列（姓氏，大型人事檔案室多按姓氏分類編號(hào)）。架，用于單次單種材料收集、分類，容量較小，架形簡(jiǎn)單（多層長(zhǎng)架，中間無(wú)間隔），利于少量新收材料的高速分類、上架，甚至可以發(fā)動(dòng)各單位的檔案材料移交經(jīng)辦人自覺按標(biāo)簽簡(jiǎn)單、快速放置材料，減少檔案員的勞動(dòng)量。櫥，用于轉(zhuǎn)移“架”上最近一年（或半年）收集的歷次材料，從“架”上轉(zhuǎn)移對(duì)“櫥”，時(shí)對(duì)材料進(jìn)行相對(duì)細(xì)分（按四角號(hào)碼把每個(gè)姓氏材料分為十個(gè)小類），隨時(shí)準(zhǔn)備整理歸箱入冊(cè)。櫥，容量數(shù)倍于“架”，櫥形為抽屜式，利于對(duì)從“架”上逐次轉(zhuǎn)來(lái)的較多材料按步就班進(jìn)行有序的防護(hù)保管，兩年（或一年）一次進(jìn)入終端——裝箱入冊(cè)。這樣，既為檔案材料作了初步整理，又為檔案的的緊急利用贏得了時(shí)間，有力保障了隨時(shí)盡快地為領(lǐng)導(dǎo)提供任何特定個(gè)人檔案的信息查閱服務(wù)和檔案轉(zhuǎn)遞服務(wù)。檔案服務(wù)時(shí)，只需從三個(gè)地方找齊材料：檔案箱（已整理入冊(cè)的檔案成品）、材料專用櫥（細(xì)分類中的中期材料）、材料專用架（按姓氏放置的最新材料）。架、櫥的設(shè)計(jì)制造，投入了一定的精力、財(cái)力，卻創(chuàng)造了超量?jī)r(jià)值。

五、新錄用人員專用電子目錄表

《干部檔案管理部門職責(zé)》要求“積極推廣、應(yīng)用干部現(xiàn)代化管理技術(shù)”④。本室設(shè)計(jì)了不少在檔案整理工作中實(shí)用化的專門電子表格，電子目錄表格就是其中一種，也是為了摒棄傳統(tǒng)“抄寫”的目錄登記方式。特用于新錄用人員時(shí)，其學(xué)生檔案初始整理成干部檔案（干部檔案誕生）的環(huán)節(jié)。在電子表格上依標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)表格樣式設(shè)計(jì)模仿目錄表格，制成專用電子目錄表。在相應(yīng)空格輸入材料題目名稱，再用電腦打印機(jī)打印而成紙質(zhì)目錄。逐年補(bǔ)充新材料時(shí)，使用上文推薦的字體相同的目錄條章直接“蓋印”。這樣，打印的目錄、“蓋印”的目錄就渾然一體?！半p印”字體、顏色高度統(tǒng)一，既整齊又美觀，非傳統(tǒng)抄寫的字體凌亂、濃淡不一所能比擬。以電子目錄催生干部檔案，有如戰(zhàn)斗中“首發(fā)命中”。

這五種工具，為本室節(jié)約了極其大量的整檔時(shí)間。工具的創(chuàng)新，直接在整檔環(huán)節(jié)勻出大量時(shí)間，為檔案管理環(huán)節(jié)其他方面的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、全面創(chuàng)新提供了廣闊的空間。小件工具的創(chuàng)新，與干部人事檔案整理的基本要求是相向而行的。雖屬雕蟲小技，但確實(shí)節(jié)約了整檔時(shí)間、解放了檔案員的勞動(dòng)。君子善假于物也。愿檔案諸君多努力，共迎檔案工具大創(chuàng)新，從而大大提高檔案整理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案員自身的解放。

注釋：

①彭玉萍.提升企業(yè)檔案服務(wù)能力的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2012,15.

②中央組組織部.干部檔案整理工作細(xì)則[Z].1991.

③中共中央組織部.干部人事檔案工作目標(biāo)管理檢查驗(yàn)收細(xì)則(干部檔案正袋內(nèi)有正冊(cè)、重復(fù)多余材料袋)[Z].1998.

④中共中央組織部.干部檔案管理部門職責(zé)(第八條)[Z].1998.