醫(yī)療機(jī)構(gòu)如何加強(qiáng)醫(yī)療檔案管理的探討

文/四川省仁壽縣精神衛(wèi)生保健院 張丹

一、醫(yī)療檔案管理的重要性

醫(yī)療檔案是記錄醫(yī)院所有人員，特別是病人治療過程的原始憑證，是醫(yī)院在管理中不可缺少的信息資源。建立醫(yī)療檔案是對社會醫(yī)療保障制度的完善，加強(qiáng)檔案的管理不僅提高了百姓的就醫(yī)率和人們的健康素質(zhì)，也減少了重復(fù)用藥和看病的現(xiàn)象。做好檔案管理工作是醫(yī)院開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，是管理好醫(yī)院的重要因素，也是評價醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的重要依據(jù)。

二、醫(yī)療機(jī)構(gòu)在檔案管理方面存在的問題

不管是一些小型的還是大型的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，在檔案管理方面都存在著各類的問題：

（一）檔案歸檔不在同一范圍內(nèi)

有部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理者認(rèn)為，醫(yī)療機(jī)構(gòu)是個專業(yè)性很強(qiáng)的單位，只要將業(yè)務(wù)上所用到的資料收集保存起來就可以了。這種觀念著重于技術(shù)材料，而對其他的材料的隨意性就比較大。這種方式會使醫(yī)療檔案的資源處于混亂，甚至?xí)?yán)重影響醫(yī)療工作的開展。即便如此，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的技術(shù)材料在規(guī)范上也存在著不完整、不齊全的問題。

（二）過度分散的醫(yī)療檔案會直接影響它們價值的發(fā)揮

醫(yī)療機(jī)構(gòu)的技術(shù)材料一般都保存在醫(yī)務(wù)室或者病歷室，而一些蘊(yùn)藏著科學(xué)技術(shù)成果以及社會經(jīng)濟(jì)價值的材料大多會被相關(guān)部門存檔和整理。這種管理方式比較分散，不僅造成了醫(yī)療檔案的散失，也不利于醫(yī)療機(jī)構(gòu)各部門之間的聯(lián)系、開發(fā)、整合。創(chuàng)建一個統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，不但可以讓醫(yī)療資料更為統(tǒng)一，也有效地提高了醫(yī)護(hù)人員處理相關(guān)事件的工作效率。

（三）檔案資源不能有效地發(fā)揮好其真實(shí)價值

管理和歸檔文件所出現(xiàn)的問題，不僅不能有效地開發(fā)和利用檔案在信息資源上的工作，也降低了醫(yī)護(hù)人員在檔案保護(hù)工作中的熱情及積極性。所以，醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理者應(yīng)該加強(qiáng)管理工作的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，并加以改進(jìn)管理中所出現(xiàn)的各類問題。

三、加強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理檔案的措施

（一）提高醫(yī)療管理工作者的管理意識

平常人看來，檔案部門相對于內(nèi)外科等其他部門來說好像不是那么重要；但事實(shí)上，檔案管理工作無處不在，檔案管理工作者要管理整個醫(yī)療機(jī)構(gòu)的所有方面，例如人事方面的管理、基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)以及一些技術(shù)性的工作等等，這對醫(yī)療機(jī)構(gòu)整個的運(yùn)行和開展都極為重要。

（二）健全和完善醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作的人員制度

所有的醫(yī)療機(jī)構(gòu)都應(yīng)該建立一個檔案管理機(jī)構(gòu)，這個機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)管理醫(yī)院的所有檔案，并將這些檔案有效地保存和整合在一起。一些小型的醫(yī)療機(jī)構(gòu)所設(shè)的部門相對比較少，因此所用的醫(yī)療資料也相對不是很多，這種機(jī)構(gòu)有利于醫(yī)療管理工作的統(tǒng)一。醫(yī)療工作者應(yīng)該按照國家的法律規(guī)定，不但自身應(yīng)具有較高的醫(yī)療知識，在管理工作中，也應(yīng)該忠于職守，做好本職工作。

（三）完善和健全醫(yī)療檔案的工作制度，提高服務(wù)的質(zhì)量

從現(xiàn)狀來看，目前醫(yī)療檔案管理工作應(yīng)解決的問題是：

檔案文件的歸檔和相關(guān)制度。在醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作中，應(yīng)該著重于病歷和醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展這兩種檔案，病歷檔案的重要性不言而喻，而醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展的檔案是健全醫(yī)療設(shè)施，減輕人民治病困難的重要措施。這些文件資料不僅可以記錄各個醫(yī)療部門的工作，也可以反映出改革人民醫(yī)療保障的進(jìn)程。這些措施和制度都會促進(jìn)今后醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

檔案工作的相關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)。首先是認(rèn)真管理。醫(yī)療管理工作者在進(jìn)行檔案管理的時候，必須加強(qiáng)與各部門的密切聯(lián)系，嚴(yán)格實(shí)施責(zé)任制度。然后要規(guī)范管理。在整理檔案時，應(yīng)該根據(jù)文件的形式和內(nèi)容進(jìn)行劃分，并且要密切關(guān)注檔案的形成過程，保證文件的完整、真實(shí)和準(zhǔn)確性。

（四）規(guī)范醫(yī)療檔案的書寫，嚴(yán)格醫(yī)療檔案的歸檔時限

醫(yī)療檔案記錄著病人治病的過程，具有法律效力。要加強(qiáng)對病例書寫的管理，并定期抽查、評比，提高病例書寫的質(zhì)量，確保原始文件的完整和規(guī)范。病例檔案一旦書寫稍有馬虎、內(nèi)容模糊，可能會導(dǎo)致醫(yī)療糾紛。在病人結(jié)束治療后，要把有關(guān)病例收集完整后按照限定時間進(jìn)行歸檔，主治醫(yī)生要把關(guān)于病人所有的記錄納入醫(yī)療檔案中，不能未經(jīng)同意占為己有。

（五）改善醫(yī)療檔案存放的條件，保證資料的安全性及完整性

醫(yī)療管理部門應(yīng)該配有相應(yīng)的設(shè)備，比如消毒柜、空調(diào)、防磁柜、密集架等等，這些設(shè)備對于檔案的存在是及其關(guān)鍵的，要真正落實(shí)于行動，這也是為了更好地保護(hù)醫(yī)院和病人權(quán)益。

四、結(jié)束語

醫(yī)療檔案是醫(yī)院的資源和財富，檔案管理應(yīng)該受到各個醫(yī)療機(jī)構(gòu)的重視，它的價值不僅僅限于醫(yī)療的教學(xué)和科研，它已經(jīng)走向社會中的各個領(lǐng)域。醫(yī)療檔案管理體現(xiàn)了社會的發(fā)展和醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步，也顯示了檔案資源在當(dāng)今醫(yī)療管理中的重要地位。因此，檔案管理部門要切實(shí)做好相關(guān)的管理工作，細(xì)化工作內(nèi)容，提高工作質(zhì)量；醫(yī)護(hù)人員在檔案的形成中要做到恪盡職守，維護(hù)好醫(yī)院和病人的權(quán)益，提高自身的認(rèn)識?？傊訌?qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理，并充分發(fā)揮好它的價值，就可以有效地促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展。

[1]楊硯.醫(yī)療機(jī)構(gòu)如何加強(qiáng)醫(yī)療糾紛檔案管理[J].安徽衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2013,12(2):3-4.DOI:10.3969/j.issn.1671-8054.2013.02.002.

[2]鐘偉梅.如何加強(qiáng)新形勢下醫(yī)療檔案管理[J].蘭臺世界,2013,(z1):176-177.

[3]潘悅鵬.淺談醫(yī)療機(jī)構(gòu)如何加強(qiáng)醫(yī)療檔案管理[J].才智,2012,(17):344.

[4]王青.國內(nèi)醫(yī)療檔案管理過程中存在的問題及對策[J].管理學(xué)家,2013,(16):620-620.DOI:10.3969/j.issn.1674-1722.2013.16.537.