檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用與創(chuàng)新構(gòu)架

趙曉蕾

摘要：在社會主義市場經(jīng)濟快速發(fā)展的大前提下，電建企業(yè)在國民經(jīng)濟中的地位顯著提高，為了提升我國整體經(jīng)濟競爭實力，電建企業(yè)必須結(jié)合實際發(fā)展狀況不斷進行內(nèi)部制度和發(fā)展策略改革，為企業(yè)和國民經(jīng)濟的發(fā)展提供動力保障。檔案管理是企業(yè)管理工作中的重要內(nèi)容，在企業(yè)的發(fā)展建設過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，企業(yè)要想獲得快速發(fā)展必須結(jié)合實際發(fā)展狀況不斷尋求檔案管理的優(yōu)化管理措施，為企業(yè)的發(fā)展建設提供動力保障。

關(guān)鍵詞：檔案管理 電建企業(yè) 檔案管理 作用 方法

1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

當前，企業(yè)檔案管理工作正出在一個創(chuàng)新、改革、轉(zhuǎn)型的重要階段，同時也是一個面臨著無限機遇而又充滿了挑戰(zhàn)的階段。我國市場經(jīng)濟形態(tài)正經(jīng)歷著由計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟逐步轉(zhuǎn)變的過程。改革開放三十年以來，中國發(fā)生了翻天覆地的巨變，人民生活水平大幅度提高，各項社會事業(yè)也得到了長足的發(fā)展。我國企業(yè)檔案管理工作也逐漸步入了從計劃經(jīng)濟時代建立的檔案制度向著現(xiàn)代化社會檔案管理制度轉(zhuǎn)變的時期。計劃經(jīng)濟時代的企業(yè)檔案管理工作主要內(nèi)容體現(xiàn)為國有企業(yè)的檔案工作，尤其是生產(chǎn)型企業(yè)的相關(guān)檔案管理工作。我國改革開放后，社會事業(yè)蓬勃發(fā)展，而企業(yè)的檔案管理工作也由以前計劃經(jīng)濟時的傳統(tǒng)檔案管理制度向新經(jīng)濟條件下的現(xiàn)代化檔案管理制度過渡。在許多大中型企業(yè)中，部分傳統(tǒng)的檔案機構(gòu)被撤消或重組，企業(yè)檔案管理工作人員隊伍被精簡，企業(yè)檔案管理工作不再沿著既定的方向繼續(xù)發(fā)展，而破產(chǎn)轉(zhuǎn)制企業(yè)大量出現(xiàn)，企業(yè)形式多樣化程度增強，企業(yè)組織形式的繁多，民營經(jīng)濟也在蓬勃發(fā)展，這樣的狀況又為企業(yè)檔案管理工作提供了更為廣闊的發(fā)展舞臺。

2 檔案管理的特點及社會價值

檔案管理的過程可以有效地反映企業(yè)人力資源的學歷、德才以及受獎勵和財務狀況等狀況，是以個體人力資源的實際狀況為主的文字資料?？傊?，檔案管理是收集、整理、歸檔和保存人力資源實際情況的全部活動的總稱。檔案管理是我國企業(yè)管理制度中的重要分支，它可以全面地反映人力資源在學校、家庭以及以往工作單位的實際表現(xiàn)和發(fā)展情況。檔案管理的內(nèi)容具有較高的機密性，任何人和企業(yè)事業(yè)單位不能任意泄露人力資源的檔案資料；檔案還具有流動性的特點，它與人力資源的出去保持一致，每個人的檔案內(nèi)容都會隨著時間和所做的社會活動量的增加而增加。

檔案的實際特點直接決定了其基本的社會價值。檔案管理工作的主要負責人是黨和國家，是黨和國家管理工作中必不可少的重要組成部分。伴隨著市場化經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)越來越注重檔案管理工作的重要性，在選拔人力資源的過程中更加注重檔案的考察，它作為建設資源主要能力和基本信息的載體，在社會發(fā)展建設過程中發(fā)揮著重要的組織和優(yōu)化市場資源的作用。

3 檔案管理在企業(yè)發(fā)展建設中的作用

3.1 維護企業(yè)的權(quán)益

在實際發(fā)展建設過程中，檔案管理工作可以有效維護企業(yè)的權(quán)益。企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)關(guān)系著企業(yè)未來的發(fā)展建設，無論是企業(yè)的著作權(quán)還是商業(yè)機密等信息均與企業(yè)的發(fā)展建設有直接關(guān)系。企業(yè)檔案管理工作在一定程度上能夠保護企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機密不被外界盜取，是企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)和其他權(quán)益的法律保障。由此可見合理有效的檔案管理工作是有效解決企業(yè)競爭過程中知識產(chǎn)權(quán)問題的重要手段，出現(xiàn)糾紛問題有檔案資料在手，企業(yè)必能夠獲得勝利。筆者所在公司借助檔案管理工作維護自身權(quán)益的案例有：公司在咸陽市政府市政規(guī)劃中，需要劃出一塊土地，但是土地的歸屬權(quán)有爭議，公司最終通過保存在城建局的檔案文件保護了自己的權(quán)益。

3.2 維護企業(yè)檔案的安全性

在實際發(fā)展建設過程中，有的企業(yè)為了獲取更高的經(jīng)濟效益，不顧法律制度的約束非法盜用其他企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)，導致企業(yè)檔案信息泄露，從而影響企業(yè)的發(fā)展建設。因此，企業(yè)必須加強企業(yè)檔案管理工作的管理力度，從根本上提高企業(yè)管理工作的安全性，在做好保密工作的同時，減少檔案泄露和丟失等問題，從而保障企業(yè)的快速發(fā)展。

3.3 實現(xiàn)資源的共享

檔案管理工作在企業(yè)的發(fā)展建設過程中還具有保存和利用檔案資料的作用，進而實現(xiàn)企業(yè)建設資源的共享。檔案管理將企業(yè)發(fā)展建設過程中的所有信息，包括文字、圖片以及實物等進行了收集和存儲，為企業(yè)的發(fā)展建設提供了資源保障，通過檔案管理可以進一步實現(xiàn)企業(yè)資源的共享。另外，檔案管理工作還能簡化企業(yè)各項工作的程序，為提高企業(yè)的經(jīng)濟效益打下堅實的基礎。

4 創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作的方法

近兩年，根據(jù)陜西省財政廳、陜西省人力資源和社會保障廳《關(guān)于解決未參保超齡原“五七工”、“家屬工”基本生活保障問題的通知》文件，公司依據(jù)保存的檔案文件中的相關(guān)信息，認定了一批符合規(guī)定條件的“五七工”及“家庭工”，在其繳納了規(guī)定的費用后，為她們爭取到了養(yǎng)老補貼，減輕了她們的生活壓力。由此可見，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理是滿足企業(yè)職工需求的重要保障。筆者結(jié)合多年工作經(jīng)驗，從檔案管理的觀念、體系和管理方式的創(chuàng)新上，對創(chuàng)新檔案管理工作的方法做了簡單介紹。

4.1 創(chuàng)新觀念

電建企業(yè)必須從全體職工對檔案管理工作的認識著手，全面提高企業(yè)檔案管理工作水平。第一，企業(yè)應該引導工作人員管好檔案，合理利用檔案信息。伴隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，我國經(jīng)濟體制進行全面的改革和創(chuàng)新，企業(yè)必須結(jié)合實際發(fā)展狀況不斷優(yōu)化和重新組排企業(yè)內(nèi)部的各項資源。另外，隨著生產(chǎn)技術(shù)水平的提高，企業(yè)檔案管理工作人員必須充分了解現(xiàn)代社會對檔案管理工作的實際要求，采用先進的管理技術(shù)和管理理念不斷優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作，為企業(yè)的發(fā)展建設提供動力保障。第二，企業(yè)還應該引導全體員工正確認識檔案的實際價值。眾所周知，企業(yè)檔案管理是企業(yè)發(fā)展資產(chǎn)的重要組成部分，在企業(yè)發(fā)展艱澀過程中產(chǎn)生的科技成果和會計檔案等均屬于全體職工勞動指揮的成果，是企業(yè)取得成就的重要表現(xiàn)形式。

4.2 改革創(chuàng)新體制

為了使電建企業(yè)的檔案管理工作符合現(xiàn)代社會發(fā)展的實際需求，企業(yè)還應該在不斷發(fā)展建設過程中采取有效措施建立和完善檔案管理工作體制，為促進電建企業(yè)檔案管理工作的順利開展打下堅實的基礎。在實際發(fā)展過程中，企業(yè)檔案管理工作理念應該與時代發(fā)展的要求保持一致，檔案管理工作的步伐也應該與企業(yè)發(fā)展的步伐保持同步，因此，企業(yè)必須結(jié)合實際發(fā)展狀況改革落后的檔案管理工作體制，從機構(gòu)建設和制度更新上著手，不斷創(chuàng)新電建企業(yè)檔案管理工作。因此，企業(yè)必須拓展檔案管理工作的范疇，將傳統(tǒng)單一的檔案管理工作轉(zhuǎn)化為大規(guī)模的檔案、資料、統(tǒng)計以及信息等為一體的管理工作。另外，改革創(chuàng)新檔案管理體制的同時，企業(yè)還應該注重管理工作效益的提升；最后，創(chuàng)新檔案管理制度還要求企業(yè)結(jié)合實際發(fā)展狀況，明確管理制度上的各項標準和條例，并具有針對性地完善其內(nèi)容，為企業(yè)的發(fā)展建設提供動力保障。

4.3 管理創(chuàng)新

創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作還要求企業(yè)注重管理工作的創(chuàng)新。企業(yè)的發(fā)展建設與檔案管理的水平有直接關(guān)系，在實際發(fā)展建設過程中，企業(yè)不僅要提高管理工作的標準，還應該結(jié)合實際發(fā)展狀況不斷強化和創(chuàng)新檔案管理水平，為企業(yè)的發(fā)展建設提供安全保障。近幾年，隨著科技的發(fā)展，我國辦公自動化的水平越來越高，絕大部分企業(yè)已經(jīng)摒棄了傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公的形式均采用了計算機和信息技術(shù)辦公手段。這就要求企業(yè)檔案管理工作人員熟悉并牢固地掌握現(xiàn)代科學技術(shù)和計算機應用技術(shù)，保障自身具備基本的計算機文字處理能力和軟件辦公能力，并且善于運用現(xiàn)代管理技術(shù)不斷強化檔案管理工作力度，在提高檔案管理工作安全性和機密性的同時，為企業(yè)的發(fā)展建設提供動力保障。

5 結(jié)束語

伴隨著經(jīng)濟的發(fā)展，科學技術(shù)取得飛速發(fā)展，信息技術(shù)逐漸應用于各行各業(yè)，并在行業(yè)的發(fā)展建設過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。電建企業(yè)在融合信息技術(shù)等先進發(fā)展手段后，檔案管理工作因此面臨著全新和發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。為了滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的實際需求，企業(yè)必須高度重視內(nèi)部檔案管理工作效益的提升，在保障企業(yè)經(jīng)濟效益的同時，為實現(xiàn)企業(yè)的現(xiàn)代化管理和提高企業(yè)檔案管理水平打下堅實的基礎。

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