◎趙艷敏

略論檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查與檔案的統(tǒng)計(jì)整理

◎趙艷敏

檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查與檔案統(tǒng)計(jì)管理工作對(duì)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有不可或缺的重要作用，如何加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查與檔案統(tǒng)計(jì)管理工作，使其為全面建成小康社會(huì)，實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國夢(mèng)服務(wù)，對(duì)此，文中對(duì)于檔案的統(tǒng)計(jì)調(diào)查以及檔案的統(tǒng)計(jì)資料的整理進(jìn)行了分析研究。文中對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的任務(wù)、方法及檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行了研究，以便于能夠?yàn)榻窈蟮臋n案管理工作提供幫助。

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目前，全國正在進(jìn)行全面建成小康社會(huì)，加快推進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化發(fā)展的關(guān)鍵階段，正在為了完成黨的十八大提出的以中國夢(mèng)為主要目標(biāo)的國民經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展而不斷的努力，并且開展了迎接國慶六十五周年活動(dòng)。完成全面建成小康社會(huì)的目標(biāo)，總結(jié)幾十年來的工作經(jīng)驗(yàn)，編史修志，籌辦博物館，展覽館等等工作，都需要我們提供更多的檔案為他們服務(wù)。我們應(yīng)當(dāng)堅(jiān)決貫徹執(zhí)行“進(jìn)一步提高檔案工作水平，積極開展檔案資料的利用工作，為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)”的方針，力求在較短的時(shí)期內(nèi)，從現(xiàn)有的基礎(chǔ)上把我們的業(yè)務(wù)水平提高一步，更好地發(fā)揮檔案資料的作用，為社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)做出更多的貢獻(xiàn)。為此，我們應(yīng)該加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查與檔案統(tǒng)計(jì)整理工作，使其為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步提供幫助。

一、檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查分析

1.檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的主要任務(wù)。檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的主要任務(wù)是根據(jù)管理的目的和要求，采用科學(xué)的方法，有計(jì)劃、有組織地搜索和統(tǒng)計(jì)資料的過程。檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的基本任務(wù)是取得各種原始數(shù)據(jù)和資料，對(duì)其中的有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行核算。根據(jù)管理工作的需要進(jìn)行定期調(diào)查和不定期調(diào)查、普遍調(diào)查和專門調(diào)查，為統(tǒng)計(jì)資料的整理和統(tǒng)計(jì)分析奠定基礎(chǔ)。

2.檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的方法分析。檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的方法根據(jù)我們?cè)跈n案統(tǒng)計(jì)管理過程的現(xiàn)實(shí)情況，可以分為以下幾個(gè)方面：

（1）按照組織形式，分為統(tǒng)計(jì)報(bào)表和專門調(diào)查。統(tǒng)計(jì)報(bào)表是按照上級(jí)主管部門頒發(fā)的統(tǒng)一表格，由各級(jí)檔案部門根據(jù)一定的原始記錄和核算資料，按照規(guī)定的時(shí)間和程序，自下而上地提供統(tǒng)計(jì)資料的一種調(diào)查方式。專門調(diào)查是為了特定的目的而專門組織的調(diào)查；（2）按照調(diào)查范圍，分為全面調(diào)查和非全面調(diào)查。全面調(diào)查是對(duì)調(diào)查對(duì)象中的所有單位和所有數(shù)據(jù)進(jìn)行全面搜集。普查就是一種全面的調(diào)查，非全面調(diào)查只是對(duì)象中的部分單位進(jìn)行調(diào)查，局限于特定的范圍或方面。重點(diǎn)調(diào)查、典型調(diào)查和抽樣調(diào)查都屬于非全面調(diào)查。重點(diǎn)調(diào)查是在調(diào)查對(duì)象中，選擇一部分重點(diǎn)單位作為樣本進(jìn)行調(diào)查，主要適用于那些反映主要情況或基本趨勢(shì)的調(diào)查。典型調(diào)查是從眾多的調(diào)查研究對(duì)象中，有意識(shí)地選擇若干個(gè)具有代表性的典型單位進(jìn)行深入、周密、系統(tǒng)的調(diào)查研究。進(jìn)行典型調(diào)查的主要目的不在于取得總體數(shù)值，而在于了解與有關(guān)數(shù)字相關(guān)的生動(dòng)具體情況。抽樣調(diào)查是從全部調(diào)查對(duì)象中，抽選一部分單位進(jìn)行調(diào)查，并據(jù)此對(duì)全部調(diào)查對(duì)象進(jìn)行估計(jì)和推斷的一種調(diào)查方法。抽樣調(diào)查的目的在于取得反映總體情況的信息資料，因此，也可以起到全面調(diào)查的作用；（3）按照調(diào)查時(shí)間的連續(xù)性，分為經(jīng)常性調(diào)查和一次性調(diào)查兩種。經(jīng)常性調(diào)查是隨著調(diào)查對(duì)象的變化，連續(xù)不斷的進(jìn)行調(diào)查。而一次性調(diào)查是調(diào)查被研究的現(xiàn)象在某一時(shí)間點(diǎn)上的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，可以按照檔案管理工作的需要，按照一定的時(shí)間間隔定期或者不定期地進(jìn)行，但是在時(shí)間上是不連續(xù)的；（4）按照取得資料的方法，有直接觀察法、報(bào)告法和采訪法等。直接觀察法是調(diào)查人員到現(xiàn)場(chǎng)直接對(duì)調(diào)查對(duì)象進(jìn)行觀察、登記。報(bào)告法是報(bào)告單位利用各種原始記錄和核算資料，向上級(jí)有關(guān)單位提供統(tǒng)計(jì)資料的方法，比如說統(tǒng)計(jì)報(bào)表。而采訪法是根據(jù)被調(diào)查者的答復(fù)來搜集調(diào)查資料的方法。

二、檔案統(tǒng)計(jì)資料的整理

檔案統(tǒng)計(jì)資料的整理，是對(duì)統(tǒng)計(jì)調(diào)查得來的資料、數(shù)據(jù)進(jìn)行分組匯總，使之更加條理化、系統(tǒng)化，以反映統(tǒng)計(jì)對(duì)象的總體特征。包括統(tǒng)計(jì)資料的審核、統(tǒng)計(jì)分組、統(tǒng)計(jì)匯總和填寫統(tǒng)計(jì)表等工作步驟。

1.統(tǒng)計(jì)分組。統(tǒng)計(jì)分組是指根據(jù)檔案工作內(nèi)在的特點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)研究的需要，將統(tǒng)計(jì)總體按照一定的標(biāo)志區(qū)分為若干組成部分的一種統(tǒng)計(jì)方法。其目的是把同質(zhì)總體中的具有不同性質(zhì)的單位分開，把性質(zhì)相同的單位合在一起，保持各組內(nèi)統(tǒng)計(jì)資料的一致性和組間資料的差異性，以便于能夠進(jìn)一步運(yùn)用各種統(tǒng)計(jì)方法研究檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量表現(xiàn)和數(shù)量關(guān)系，從而正確地認(rèn)識(shí)檔案工作的本質(zhì)及其規(guī)律，并做出正確的評(píng)價(jià)。分組標(biāo)志是統(tǒng)計(jì)分組的關(guān)鍵，分組標(biāo)志選擇的是否正確，關(guān)系到能否揭示檔案工作現(xiàn)象本質(zhì)以及能否實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)研究的目的。所謂分組標(biāo)志，是統(tǒng)計(jì)分組賴以劃分資料的標(biāo)準(zhǔn)或依據(jù)。分組標(biāo)志主要有品質(zhì)標(biāo)志和數(shù)量標(biāo)志兩種。

2.按品質(zhì)標(biāo)志分組。這是按照事物的質(zhì)量或性質(zhì)差異進(jìn)行分組，比如將檔案館按照類型分組，利用者按職業(yè)分組等。按照品質(zhì)標(biāo)志分組能直接反映事物性質(zhì)的差異，給人以具體、明確的印象，這種分組標(biāo)志具有相對(duì)穩(wěn)定性。

3.按數(shù)量標(biāo)志進(jìn)行分組。這方面按照事物的數(shù)量標(biāo)志去分組。在進(jìn)行數(shù)量標(biāo)志分組時(shí)，要注意數(shù)量界限必須能夠反映各組的質(zhì)量差別，這樣才能揭示現(xiàn)象在量變中質(zhì)的變化。在檔案工作中，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分組：一是對(duì)檔案管理的對(duì)象進(jìn)行分組，即對(duì)檔案實(shí)體、設(shè)備、檔案人員、檔案機(jī)構(gòu)等進(jìn)行分組，比如按照檔案館類型、檔案類型、館藏檔案數(shù)量、全宗類別或全宗群分組；二是對(duì)檔案管理活動(dòng)進(jìn)行分組，對(duì)檔案工作的各項(xiàng)業(yè)務(wù)及其工作過程進(jìn)行分組，比如按照要求量（調(diào)卷數(shù)）、工作效果（檢索效率）、工作方式（服務(wù)方式）等進(jìn)行分組；三是對(duì)檔案利用者進(jìn)行分組，比如按照職業(yè)、文化水平、年齡、性別、利用目的進(jìn)行分組。

（作者單位：吉林省通榆縣草原打井隊(duì)）

（責(zé)任編輯 張雅楠）