◎馬英哲

檔案的起源及其基本屬性分析

◎馬英哲

對(duì)于檔案管理者而言，如何對(duì)檔案的屬性進(jìn)行分析研究是做好新形勢(shì)下檔案管理工作的重中之重，從現(xiàn)實(shí)經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，檔案管理的屬性可以分為知識(shí)屬性和信息屬性，對(duì)此，本文分析研究了檔案的起源及其基本屬性。

檔案的基本屬性 檔案的起源 知識(shí)屬性信息屬性 檔案屬性 屬性

檔案既有它的本質(zhì)屬性，也有一般的屬性。知識(shí)屬性和信息屬性，是檔案的兩個(gè)重要屬性。知識(shí)和信息是檔案的內(nèi)容，載體是檔案的形式，二者的統(tǒng)一就構(gòu)成了檔案這一事物。

一、檔案的起源

檔案是人類(lèi)歷史發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。人類(lèi)社會(huì)隨著生產(chǎn)的發(fā)展，文字的發(fā)明，人們開(kāi)始利用文字記事，交流思想和傳遞信息。因此，檔案大約產(chǎn)生于原始社會(huì)向奴隸社會(huì)的過(guò)渡時(shí)期。我國(guó)歷史悠久，文獻(xiàn)典籍浩如煙海，我國(guó)的檔案，歷史久遠(yuǎn)，數(shù)量浩瀚，內(nèi)容豐富，價(jià)值珍貴，是舉世少有的。我國(guó)早在3000多年前的殷商時(shí)代，就已經(jīng)有了檔案。河南安陽(yáng)小屯村出土的甲骨文，是我國(guó)公認(rèn)的最早的文字記錄檔案。在陜西西安市西郊斗門(mén)鄉(xiāng)花園村發(fā)掘了一批甲骨文，根據(jù)有關(guān)專家考證，這批甲骨文，比殷商時(shí)代甲骨文要早1200年以上。因此，如果這項(xiàng)研究能夠最后被證實(shí)的話，我國(guó)最早的檔案就不是在3000多年前，而是在4500年至5000年之前就有了。

二、檔案的知識(shí)屬性

知識(shí)，是人類(lèi)的認(rèn)識(shí)成果，它來(lái)源于人們的社會(huì)實(shí)踐，是人的主觀世界對(duì)于客觀世界的概念和反映。檔案是人類(lèi)認(rèn)識(shí)世界和改造世界的記錄，是知識(shí)的一種載體。檔案是人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄，它真實(shí)地反映了人類(lèi)社會(huì)的各個(gè)歷史時(shí)期在政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、外交、科學(xué)技術(shù)、文化藝術(shù)、教育和衛(wèi)生等各個(gè)方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，是古往今來(lái)人們積累起來(lái)的知識(shí)寶庫(kù)。

知識(shí)是有繼承性的，前人的知識(shí)后人要繼承。檔案是人類(lèi)知識(shí)的結(jié)晶，是后人學(xué)習(xí)和借鑒前人知識(shí)的重要工具。人類(lèi)以前人的終點(diǎn)作為自己的起點(diǎn)，才能夠不斷進(jìn)步和發(fā)展。檔案始終可以充當(dāng)人類(lèi)社會(huì)向前發(fā)展的起點(diǎn)線。檔案是人類(lèi)積累知識(shí)的一種手段，它對(duì)于人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的記錄，是日積月累、年復(fù)一年、始終不斷地進(jìn)行著的。檔案的這種形成和存在特點(diǎn)，決定了它具有積累、存儲(chǔ)知識(shí)的職能和傳播知識(shí)的職能。檔案是人們獲得知識(shí)的重要途徑之一，還是人們進(jìn)行知識(shí)再生產(chǎn)的一種重要資源。

三、檔案的信息屬性

檔案是一種信息。什么是信息？目前國(guó)內(nèi)外還沒(méi)有統(tǒng)一的解釋?！掇o?！分械慕忉屖牵骸靶畔⑹侵笇?duì)消息接受者來(lái)說(shuō)預(yù)先不知道的報(bào)道”。信息論的創(chuàng)始人維納對(duì)于信息的解釋是：“信息是人們?cè)谶m應(yīng)外部世界并且使這種適應(yīng)及作用外部世界的過(guò)程中，同外部世界進(jìn)行交換的內(nèi)容和名稱?！币馑际钦f(shuō)，信息就是事物存在的方式或運(yùn)動(dòng)狀態(tài)以及這種方式或狀態(tài)的直接或者是間接的表述。而按照這個(gè)定義，檔案無(wú)疑就是一種信息。檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的文字、圖形、聲音等形態(tài)的歷史記錄，是客觀事物存在和發(fā)展的反映，通過(guò)它人們可以了解事物發(fā)展變化的狀態(tài)和過(guò)程。檔案信息，就是記錄在檔案中的數(shù)據(jù)、情況、知識(shí)和消息。紙張、膠片、磁帶等是檔案信息賴以存在的載體。檔案信息作為整個(gè)信息的一個(gè)組成部分，它具有其它信息一樣的共性。它有可擴(kuò)充性，隨著時(shí)間的發(fā)展和變化，檔案信息可以進(jìn)行加工使之精練和濃縮。還有可代替性，利用檔案信息，可以減少人力、物力和財(cái)力的消耗?？蓚鬏斝允侵笝n案信息可以通過(guò)各種形式進(jìn)行傳播，可分享性是指檔案信息可以供人們享用而信息不會(huì)被磨損和丟失，檔案部門(mén)不會(huì)因?yàn)闄n案信息被利用而失掉了檔案信息的所有權(quán)。檔案信息除了具有信息的一般特征外，還具有自己的特殊性，主要是原生性和廣泛性。

1.檔案信息的原生性。這是檔案信息的產(chǎn)生特征，信息按其形成特征可分為原生性信息和派生性信息。檔案是人們進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)所形成的第一手材料，是事物發(fā)生、發(fā)展和變化的原始記錄，它是沒(méi)有經(jīng)過(guò)處理的原始信息。它可以作為其它信息進(jìn)行再加工的原材料，而產(chǎn)生出情報(bào)、圖書(shū)、資料等派生性信息。檔案信息的原生性，決定了檔案信息與其它信息的不同地位。

2.檔案信息的真實(shí)性。這是檔案信息的價(jià)值特征，檔案是歷史真跡，記載了當(dāng)事人的印章、簽字、筆跡等。它是最原始、最真實(shí)、最具體地反映事物的本來(lái)面貌，是令人信服的真憑實(shí)據(jù)。檔案信息真實(shí)性決定了檔案信息的特殊價(jià)值——憑證作用。

3.檔案信息的廣泛性。我國(guó)著名科學(xué)家錢(qián)學(xué)森曾經(jīng)說(shuō)過(guò)：“從系統(tǒng)工程的技術(shù)角度來(lái)看，情報(bào)資料、圖書(shū)、文獻(xiàn)和檔案都是一種信息，這種系統(tǒng)工程的目的是信息的儲(chǔ)存，信息的檢索和提取，信息的傳輸和顯示，所以這整個(gè)技術(shù)可以稱之為信息系統(tǒng)工程?！睓n案工作就是由檔案信息的收集、加工、傳遞、提供、存貯等一系列的信息工作所組成，形成信息工作系統(tǒng)的有機(jī)過(guò)程，它具有信息工作的一般特征。當(dāng)然，檔案信息也具有自己的個(gè)性，所以才稱其為檔案工作。

當(dāng)今時(shí)代是信息的時(shí)代，交流與溝通信息，是做好一切工作的重要環(huán)節(jié)和方面。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的全面進(jìn)步，全國(guó)人民正在努力為實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國(guó)夢(mèng)而奮斗，信息也早已經(jīng)成為人們從事各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐的第一需要。檔案工作者，明確認(rèn)識(shí)檔案的信息屬性，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源成為全面建成小康社會(huì)的宏偉目標(biāo)，是當(dāng)前頭等大事。

（作者單位：吉林省通榆縣醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦中心）

（責(zé)任編輯 張雅楠）