楊艷翠

梨樹(shù)縣委組織部干部檔案館

關(guān)于當(dāng)前企業(yè)檔案管理社會(huì)化問(wèn)題的分析

楊艷翠

梨樹(shù)縣委組織部干部檔案館

檔案信息是企業(yè)、政府運(yùn)行與發(fā)展的重要文件，在政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)等方面具有較高的利用價(jià)值。如今，為了適應(yīng)社會(huì)的快速發(fā)展，保證各大企業(yè)健康快速的發(fā)展，就必須要全面整合檔案信息資源，進(jìn)一步開(kāi)發(fā)并利用檔案信息，使企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)社會(huì)化。本文從企業(yè)檔案管理社會(huì)化的概念出發(fā)，淺要分析了企業(yè)檔案管理社會(huì)化的幾個(gè)問(wèn)題，以供參考。

企業(yè)；檔案管理；社會(huì)化；問(wèn)題

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，很多企業(yè)為了促進(jìn)發(fā)展，一方面采取有效的措施擴(kuò)大其銷量，但是另一方面就是企業(yè)正在不斷降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。所謂檔案管理社會(huì)化是現(xiàn)代化企業(yè)運(yùn)營(yíng)中采取的一種新的管理理念，此概念的提出，不僅能夠提高企業(yè)的管理水平，還能夠有效的降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值與效益。

一、企業(yè)檔案社會(huì)管理的概述

在上個(gè)世紀(jì)80年代，我國(guó)工業(yè)化企業(yè)實(shí)行了業(yè)務(wù)外包的管理機(jī)制，這一管理機(jī)制的實(shí)行可以全面整合企業(yè)外部的資源，在降低運(yùn)營(yíng)成本的基礎(chǔ)上有效的提高了其工作效率，從而提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。此時(shí)，社會(huì)化已經(jīng)被人們所關(guān)注，進(jìn)而產(chǎn)生社會(huì)化分工與社會(huì)化服務(wù)等。在企業(yè)檔案管理工作中同樣也將社會(huì)化的概念引進(jìn)來(lái)?，F(xiàn)如今，企業(yè)檔案管理社會(huì)化也就是企業(yè)在運(yùn)行過(guò)程中不斷節(jié)約運(yùn)營(yíng)成本，將部分企業(yè)檔案管理工作通過(guò)業(yè)務(wù)外包的方式細(xì)分給社會(huì)上一些專業(yè)的組織或者個(gè)人進(jìn)行工作，這樣企業(yè)就可以利用企業(yè)內(nèi)部的資源來(lái)創(chuàng)造更多的價(jià)值，提高企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，使企業(yè)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展。企業(yè)將部分檔案管理工作外包的內(nèi)容主要有：檔案數(shù)字加工、檔案庫(kù)房建設(shè)、檔案管理軟件開(kāi)發(fā)等。

二、企業(yè)檔案業(yè)務(wù)外包的需求

在社會(huì)的發(fā)展推動(dòng)下，各個(gè)行業(yè)都累計(jì)了非常多的檔案資料，這些檔案資料的收集、整理與保管工作量越來(lái)越大，同時(shí)行業(yè)對(duì)這些檔案的需求量也越來(lái)越大。在這種形勢(shì)下，僅僅依靠企業(yè)自身來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理顯然很難滿足檔案管理需求，這就需要企業(yè)將檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行外包。以下我們以房地產(chǎn)企業(yè)、生產(chǎn)企業(yè)和國(guó)企為例，來(lái)分析其各自的檔案業(yè)務(wù)外包需求。

1、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)對(duì)于檔案業(yè)務(wù)外包的需求

一般情況下，普通的房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)會(huì)將檔案分為多個(gè)類型，并具有不均衡性。在對(duì)某一項(xiàng)目進(jìn)行開(kāi)發(fā)的過(guò)程中往往會(huì)形成很多工程項(xiàng)目檔案，有時(shí)甚至?xí)^(guò)整個(gè)過(guò)程中檔案總量的80%以上。隨著現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展，房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)在對(duì)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的過(guò)程中不僅規(guī)模大，還有眾多單位參與。僅僅從開(kāi)發(fā)企業(yè)的檔案管理來(lái)看，檔案具有一定的復(fù)雜性。在這樣的情況下，開(kāi)發(fā)企業(yè)一般會(huì)根據(jù)實(shí)際情況來(lái)建設(shè)一個(gè)檔案室，然后安排相關(guān)專業(yè)的工作人員對(duì)這些檔案進(jìn)行全面管理，但是由于每年開(kāi)發(fā)企業(yè)的檔案信息都在增加，如果僅僅依靠相關(guān)專業(yè)人員在企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案進(jìn)行管理，那么就會(huì)導(dǎo)致其管理出現(xiàn)問(wèn)題，不利于開(kāi)發(fā)企業(yè)的正常發(fā)展。因此房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)很有必要將部分檔案信息采取業(yè)務(wù)外包的形式，將檔案管理體系的建設(shè)以及部分檔案管理分擔(dān)給外部資源，從而提高企業(yè)檔案管理水平。

2、生產(chǎn)企業(yè)對(duì)檔案業(yè)務(wù)外包的需求

所謂生產(chǎn)企業(yè)主要包括機(jī)械制造企業(yè)、食品加工企業(yè)等。生產(chǎn)企業(yè)在生產(chǎn)與管理過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生生產(chǎn)工藝檔案、產(chǎn)品質(zhì)量檔案以及設(shè)備檔案等。這些檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展中必不可少的檔案文件，只有將這一系列檔案管理完畢之后才會(huì)提高生產(chǎn)企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的優(yōu)勢(shì)與地位。從普通的生產(chǎn)企業(yè)來(lái)看，企業(yè)管理者為了降低其運(yùn)營(yíng)成本，一般都不會(huì)專門建立檔案室，也不會(huì)將其進(jìn)行分類管理，其檔案管理工作一般都是由企業(yè)中的財(cái)會(huì)人員或者文秘進(jìn)行管理。在生產(chǎn)型企業(yè)中，工作人員一般都會(huì)將生產(chǎn)工藝檔案以及設(shè)備檔案直接保存在生產(chǎn)車間的辦公室當(dāng)中，這就導(dǎo)致有些具有價(jià)值的檔案信息保存不久。因此生產(chǎn)企業(yè)必須要在企業(yè)內(nèi)部設(shè)立一個(gè)檔案管理部門，由專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行全面管理，或者采取業(yè)務(wù)外包的形式將部分檔案分給外部資源，從而加強(qiáng)檔案管理工作。

3、大型國(guó)企或者事業(yè)單位檔案管理的業(yè)務(wù)外包需求

在一些大型國(guó)企或者事業(yè)單位運(yùn)行過(guò)程中，管理者一般會(huì)將企業(yè)內(nèi)部的檔案信息全權(quán)交給行政部門，然后由行政部門根據(jù)我國(guó)現(xiàn)行的相關(guān)法律規(guī)定對(duì)其進(jìn)行全面管理。在國(guó)企或者事業(yè)單位內(nèi)部管理過(guò)程中，檔案管理工作一般都具有復(fù)雜性特點(diǎn)，政府一般都會(huì)采用“統(tǒng)一管理，分級(jí)執(zhí)行”的原則進(jìn)行管理，而大型國(guó)有企業(yè)一般都會(huì)在企業(yè)內(nèi)部設(shè)立專門的檔案管理部門，并安排相關(guān)專業(yè)的工作人員進(jìn)行管理。但是在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，國(guó)有企業(yè)的規(guī)模正在不斷擴(kuò)大，此時(shí)企業(yè)在運(yùn)行中產(chǎn)生的檔案信息也不斷增多，因此國(guó)有企業(yè)很有必要將業(yè)務(wù)外包給專業(yè)的檔案管理部門，這樣可以充分發(fā)揮企業(yè)員工的能力，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

三、企業(yè)檔案社會(huì)化管理的可行性分析

我國(guó)當(dāng)前對(duì)于企業(yè)檔案社會(huì)化管理的研究并不多，其社會(huì)化水平也較低，但是從當(dāng)前企業(yè)檔案發(fā)展現(xiàn)狀和社會(huì)實(shí)際情況來(lái)看，企業(yè)檔案的社會(huì)化管理是具有很大可行性的。具體主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

1、在現(xiàn)代化社會(huì)中，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)的檔案社會(huì)化管理提供了條件

由于信息時(shí)代的來(lái)臨，現(xiàn)在的世界技術(shù)信息已經(jīng)滲透到世界上的每一個(gè)角落。在企業(yè)的檔案管理中，利用信息技術(shù)，能更有效的交流合作，信息的發(fā)展為雙方的交流提供了更好更快的平臺(tái)。企業(yè)檔案的社會(huì)化管理能夠使企業(yè)及時(shí)有效的掌握檔案管理的內(nèi)容以及最新動(dòng)態(tài)。通過(guò)信息化的交流，社會(huì)機(jī)構(gòu)為企業(yè)檔案管理作出更大的貢獻(xiàn)，從而提高企業(yè)的效益，降低企業(yè)成本。

2、建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)以及中介服務(wù)市場(chǎng)，保證企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理社會(huì)化

從我國(guó)現(xiàn)行的企業(yè)管理法中我們可以看到，檔案管理機(jī)構(gòu)的主要任務(wù)屬于被委托者，必須要根據(jù)委托者的要求對(duì)企業(yè)中的檔案信息進(jìn)行管理，這樣也可以有效的規(guī)范檔案管理機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)行。目前，中介市場(chǎng)在社會(huì)發(fā)展中占有越來(lái)越重要的地位，其向社會(huì)服務(wù)的方式也逐漸趨于規(guī)范化，因此在實(shí)際工作中，通過(guò)中介服務(wù)于社會(huì)，有利于提高企業(yè)檔案管理工作水平及質(zhì)量。

3、企業(yè)檔案管理的社會(huì)化是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)的主要手段

隨著我國(guó)各種企業(yè)的逐漸壯大，企業(yè)的用工量和業(yè)務(wù)量的不斷攀升，企業(yè)的人力、物力資源已經(jīng)無(wú)法滿足企業(yè)的發(fā)展，如何解決繁重的企業(yè)檔案管理工作成為一個(gè)難題?，F(xiàn)在檔案管理機(jī)構(gòu)為企業(yè)檔案管理提供了便利，促進(jìn)企業(yè)的管理性發(fā)展，業(yè)務(wù)外包不僅能增強(qiáng)企業(yè)對(duì)檔案資料的需求，提高效率，更能增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，社會(huì)各大企業(yè)推行檔案管理社會(huì)化有利于在規(guī)范化檔案管理工作的過(guò)程中降低其運(yùn)營(yíng)成本，其作為一種新的管理理念，有利于提高企業(yè)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。目前我國(guó)的企業(yè)檔案管理社會(huì)化水平還很低，但是相信隨著檔案管理水平的提高和外包需求的增大，我國(guó)的企業(yè)檔案管理社會(huì)化事業(yè)將會(huì)得到快速發(fā)展。

[1]王麗華.探討企業(yè)檔案管理的社會(huì)化問(wèn)題[C].黑龍江交通科技,2012(5)219.

[2]史江,劉婷婷.企業(yè)檔案管理社會(huì)化問(wèn)題初探[C].檔案學(xué)訊,2010(5)80-95.