王冬梅

〔摘要〕隨著計算機技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)及多媒體技術(shù)的快速發(fā)展與普遍應用，建立數(shù)字檔案館已成為國家信息基礎設施的重要組成部分，在我國，高校是數(shù)字檔案館建設的最活躍機構(gòu)，高校擁有豐富的人才和技術(shù)資源，為數(shù)字檔案館的建設提供了人才和技術(shù)支持。本文借鑒國內(nèi)外數(shù)字檔案館建設的理論和經(jīng)驗，對我國高校數(shù)字檔案館建設進行理論與實踐探索。

〔關(guān)鍵詞〕高校；數(shù)字檔案館；檔案信息資源

中圖分類號：G2786文獻標識碼：A文章編號：10084096（2014）06008504

數(shù)字檔案館建設是一項復雜、龐大的系統(tǒng)工程，技術(shù)含量高。在我國，高校是數(shù)字檔案館建設的最活躍機構(gòu)，高校擁有豐富的人才和技術(shù)資源，為數(shù)字檔案館建設提供了人才和技術(shù)支持。本文借鑒國內(nèi)外數(shù)字檔案館建設的理論和經(jīng)驗，對我國高校數(shù)字檔案館建設進行理論與實踐探索。

一、數(shù)字檔案館建設的必要性

信息是戰(zhàn)略資源，數(shù)字檔案是國家信息資源的一個重要組成部分。隨著計算機技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)及多媒體技術(shù)的快速發(fā)展與普遍應用，為數(shù)字檔案館建設提供了快速的發(fā)展空間，世界發(fā)達國家把數(shù)字檔案做為本國重要的戰(zhàn)略資源建立自己的數(shù)字檔案館，我國把數(shù)字檔案做為國家信息基礎設施的重要組成部分，積極倡導數(shù)字檔案館的建設。

近年來，國家各級檔案部門對檔案工作的信息化提出了建設性的意見和要求，檔案信息化建設已成為目前及今后時期檔案工作的中心?！度珖鴻n案信息化建設實施綱要》中提出，要“適應國家信息化建設和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國家信息化的總格局，檔案工作以檔案網(wǎng)絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息化資源開發(fā)利用為目標，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化的進程?！睓n案工作如何適應信息化帶來的文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡化、文件儲存數(shù)字化、文件管理動態(tài)化的發(fā)展要求和趨勢，如何實現(xiàn)檔案信息化建設與辦公自動化建設的有效銜接，如何使檔案信息資源與公共信息平臺的信息實現(xiàn)對接，如何使檔案信息資源得到有效和快捷地利用，已成為檔案工作面臨的新的課題和挑戰(zhàn)。

一、數(shù)字檔案館的起源與發(fā)展歷程

數(shù)字檔案館20世紀90年代初最早出現(xiàn)在美國，此后加拿大、英國等發(fā)達國家陸續(xù)建設了自己的數(shù)字檔案館。較早出現(xiàn)的杰斐遜數(shù)字檔案館，是由美國維吉尼亞大學圖書館負責設計，它主要收藏記載了杰斐遜總統(tǒng)歷史活動的文本信息，是一個小型的、初級形態(tài)的數(shù)字檔案館。而1996年出現(xiàn)的因特網(wǎng)檔案館，是由美國因特網(wǎng)檔案館機構(gòu)設計建造，其所收藏的數(shù)字檔案已不僅僅局限于文本信息，而是囊括了與美國歷史有關(guān)的文本、圖像、音頻和多媒體數(shù)據(jù)，是一個大型的、綜合性的數(shù)字檔案館。早期出現(xiàn)的數(shù)字檔案館具有兩個基本特征：一是要有原文數(shù)據(jù)庫；二是要有檢索系統(tǒng)和分類檢索途徑。數(shù)字檔案館的增速也較快，1992年在因特網(wǎng)上的數(shù)字檔案館只有兩家，截止2003年已由1997年的19家增長到72家。在我國，國家檔案局等有關(guān)部門從2001年開始，積極籌備和啟動數(shù)字檔案館的試點單位和建設項目，確定了深圳市檔案館作為我國數(shù)字化檔案館＼[1＼]的第一個試點，青島市海軍檔案館為檔案數(shù)字化信息中心試點，目前數(shù)字檔案館的意識已被公眾普遍接受，有條件的個體或群體檔案館都在積極進行數(shù)字檔案館的實質(zhì)性工作。

數(shù)字檔案館伴隨著信息技術(shù)的進步和快速發(fā)展而發(fā)展起來，經(jīng)歷了不同的發(fā)展階段，每個階段都是信息技術(shù)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。

（1）檔案館自動化階段。20世紀80年代，人們逐漸意識到計算機能夠在檔案領(lǐng)域發(fā)揮獨特的作用，于是提出了檔案館自動化的概念，檔案館自動化就是利用計算機來收集、整理、編目、鑒定、數(shù)據(jù)庫查詢、檔案借閱、統(tǒng)計以及庫房管理等等。20世紀90年代以后，國內(nèi)自動化管理軟件實現(xiàn)了商品化，有數(shù)十種軟件的用戶超過100家，有的軟件用戶達到500家以上。

（2）電子檔案館階段。隨著檔案館自動化技術(shù)的成熟與網(wǎng)絡的興起，檔案信息的來源和服務范圍已突破本館的收藏范圍和讀者范圍的限制，人們就提出了一種基于現(xiàn)有局域網(wǎng)絡，實現(xiàn)電子信息資源共享的電子檔案館。

（3）無墻檔案館、無紙檔案館、網(wǎng)上檔案館和虛擬檔案館。這些稱謂的檔案館，雖然未冠之以數(shù)字檔案館，其實質(zhì)就已經(jīng)具備了數(shù)字檔案館的功能和特征。

二、數(shù)字檔案館的功能與特征

1數(shù)字檔案館的功能

在詞典中，“功能”是指事物或方法所發(fā)揮的有利的作用、功效。檔案館具有積累和管理檔案財富、傳播檔案信息為社會服務、提供原始憑證維護歷史真實面貌、承擔宣傳教育和科學管理等基本功能。檔案館的功能隨著檔案館的產(chǎn)生而出現(xiàn)，并隨著檔案館的發(fā)展而發(fā)展。

數(shù)字檔案館是在傳統(tǒng)檔案館的基礎上發(fā)展而來的，因此，除具備檔案館的基本功能外，還應具備以下功能：

（1）檔案保護功能。對館藏的紙介檔案、圖像、音頻檔案、實物等實體檔案進行數(shù)字化處理并加以存儲，確定了數(shù)字檔案館作為保存人類文化遺產(chǎn)方面的作用及功能，實現(xiàn)了對實體檔案的保護功能。

（2）資源整合功能。可以對連接眾多的檔案信息資源庫進行整合，還融合了其他一些信息資源，提供綜合的公共信息訪問服務，提供查詢者所需要的信息，是各種綜合信息的完整結(jié)合。

（3）多層次管理功能。主要體現(xiàn)在檔案信息獲取和檔案數(shù)字化、檔案信息存儲和管理、檔案信息檢索和查詢、檔案信息發(fā)布和傳播、檔案信息的安全和權(quán)限管理等方面。

2數(shù)字檔案館的特征

隨著信息技術(shù)的進步，數(shù)字檔案館的特征也是一個動態(tài)的發(fā)展過程。數(shù)字檔案館具備以下基本特征：第一，以互聯(lián)網(wǎng)為平臺。通過計算機網(wǎng)絡將檔案組織機構(gòu)群體連接在一起。第二，融多學科為一體。主要體現(xiàn)在它融管理學、計算機技術(shù)、信息網(wǎng)絡技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)字安全技術(shù)和人工智能等多學科為一體。第三，開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)。實現(xiàn)檔案信息的采集、傳輸、存儲和應用功能。第四，具有檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。檔案信息資源數(shù)據(jù)庫包括檔案目錄信息數(shù)據(jù)庫、檔案信息全文數(shù)據(jù)庫、照片檔案信息庫和多媒體信息庫等。第五，具有網(wǎng)絡檢索和分類檢索途徑。不受時間和地理位置限制，為使用者提供查詢服務。

根據(jù)以上特征，我們可以辨別以下幾種不是數(shù)字檔案館：（1）數(shù)字檔案館就是將館藏檔案數(shù)字化，這只是數(shù)字檔案館建設的前期準備。（2）數(shù)字檔案館就是將檔案信息資源上網(wǎng)，這只是單項技術(shù)的使用，同時忽略了對整個檔案信息資源的整合工作。（3）數(shù)字檔案館就是網(wǎng)絡化的檔案管理信息系統(tǒng)，這僅是數(shù)字檔案館的必要條件。

3數(shù)字檔案館的內(nèi)涵界定

根據(jù)數(shù)字檔案館上述的功能和特征，我們界定了數(shù)字檔案館的基本內(nèi)涵。數(shù)字檔案館是指檔案信息內(nèi)容以數(shù)字二進制編碼的數(shù)字方式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，以高速寬帶通信網(wǎng)絡為技術(shù)設施，為管理和決策提供優(yōu)質(zhì)信息服務的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。

在建立館藏紙質(zhì)檔案、照片檔案和聲像等檔案數(shù)字資源庫建設和整合的同時，加強對網(wǎng)絡檔案信息資源的搜集和開發(fā)利用，建成一個超大規(guī)模的數(shù)字檔案信息資源庫群。

3正確處理數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的關(guān)系

傳統(tǒng)檔案館的核心是以檔案實體為主體，數(shù)字檔案館是以數(shù)字資源建設為核心。

數(shù)字檔案館獨具自身的特色和優(yōu)勢。第一，在檔案資源的建立上，數(shù)字檔案館利用先進的技術(shù)手段能夠高效、快捷地收集檔案資料，為豐富館藏創(chuàng)造了條件。第二，在檔案資源的利用上，數(shù)字檔案館可以發(fā)揮網(wǎng)絡優(yōu)勢，在網(wǎng)絡可及的范圍內(nèi)，發(fā)布數(shù)字檔案信息，實現(xiàn)檔案信息資源共享；而傳統(tǒng)檔案館在開發(fā)利用手段上限制了檔案信息價值的發(fā)揮。第三，在檔案信息的加工上，數(shù)字檔案館可以利用先進技術(shù)手段對電子全文信息進行快速檢索整理，加工成編研成果，建立數(shù)字信息資源庫，在網(wǎng)上發(fā)布，快速有效地實現(xiàn)檔案利用價值。第四，在檔案資源的保護上，通過對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，代替原件使用，保護了實體檔案；如果檔案原件遭到毀滅性破壞，異地保存的數(shù)字化檔案可代替原件使用，并可根據(jù)數(shù)字化檔案進行仿真、再造，使損失降到最低程度；數(shù)字檔案還可以對模糊褪變檔案材料的字跡進行恢復，或者對污損殘缺照片檔案進行修復。第五，在檔案利用上，同一份檔案資源可不受時間、地理位置和份數(shù)的限制，同時可提供多人查詢使用＼[2＼]。

但是，數(shù)字檔案館并不能完全取替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案館的功能。第一，在檔案資源的管理上，檔案實體、電子文件并存，仍然需要按傳統(tǒng)方式加以管理。第二，在檔案業(yè)務建設上，數(shù)字檔案館涉及幾乎所有檔案館的傳統(tǒng)業(yè)務，包括整理、存儲、檢索、保管、利用、鑒定和統(tǒng)計等。第三，在檔案實體的作用上，傳統(tǒng)檔案館所體現(xiàn)的人文價值、歷史真跡和真憑實據(jù)的法律作用是數(shù)字檔案館取代不了的。第四，在檔案的安全上，數(shù)字檔案館仍存在很多不安全因素，電子設備、存儲載體及數(shù)字技術(shù)的更新速度對數(shù)字檔案信息的可識別性和有效性造成了嚴重威脅，同時信息與載體的分離性、依賴性、非直讀性、脆弱性、信息共享與不安全性、信息易改性等削弱了檔案數(shù)字信息的證據(jù)作用＼[3＼]。

因此，數(shù)字檔案館在稟承傳統(tǒng)檔案館的功能和作用的同時需由傳統(tǒng)檔案館作為補充，二者共同構(gòu)成了信息時代檔案信息資源體系。

三、高校數(shù)字檔案館的實踐性探索

在我國，高校數(shù)字檔案館建設走在前列，南京大學、上海交通大學等高校已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字檔案館的建設，從地域看，南方高校比北方高校起步早，建設步伐快。東北財經(jīng)大學從2007年著手數(shù)字檔案館的探索和籌備工作， 2007年建立了東北財經(jīng)大學檔案館網(wǎng)站， 2007年底，購進由南京大學開發(fā)的“南大之星”網(wǎng)絡版檔案管理系統(tǒng)并正式使用。2008年制定了《東北財經(jīng)大學檔案信息化實施方案》，《東北財經(jīng)大學電子檔案管理辦法夠得著的》，并幾易其稿，數(shù)字檔案館的建設工作步入了軌道，2012年檔案館搬遷新館，基礎設施得到很大改善，學校也在積極為數(shù)字檔案館的建設創(chuàng)造條件，正在加緊“數(shù)字東財”的建設，我校數(shù)字檔案館建設的籌備基礎工作，及數(shù)字檔案館建設的總體思路及探討工作從未停止過，我校的數(shù)字檔案館建設將進入健康、快速的發(fā)展階段。

1高校數(shù)字檔案館建設的目標

根據(jù)《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，高校檔案信息化建設的總體目標是：以檔案信息資源建設為核心，以檔案網(wǎng)絡建設為基礎，以計算機管理為手段，以檔案信息資源開發(fā)利用網(wǎng)絡化為目標，確保具有保存價值的電子文件檔案信息的真實性、完整性、安全性和有效性，更好地為學校、師生和社會需要提供方便、快捷的服務。

以校園網(wǎng)為基礎，加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設，尤其是檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫建設和電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設、照片檔案信息數(shù)據(jù)庫建設、多媒體數(shù)據(jù)庫建設，使館藏檔案數(shù)字化；依托校園辦公自動化和檔案管理軟件，實現(xiàn)電子文件全文的實時管理、在線接收及數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作；實現(xiàn)檔案信息服務網(wǎng)絡化、檔案信息管理法制化。

3數(shù)字檔案館的工作準備

（1）網(wǎng)絡設施建設。依托校園自動化辦公網(wǎng)絡，改造局域網(wǎng)，購置交換機、防火墻、路由器，提高網(wǎng)絡化建設速度。

（2）基礎設施建設。加快數(shù)字檔案館基礎設施建設，添加數(shù)字檔案館支撐軟件和設備，檔案管理系統(tǒng)開發(fā)可采用以下方式：一是外包或整體外包研發(fā)模式。二是自主開發(fā)模式。三是混合實施模式。硬件設施應配備服務器和配套磁盤陣列、光盤塔和大功率UPS。

數(shù)字檔案館建設是一項長期、復雜的實踐工程，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計算機及相關(guān)設備淘汰貶值速度加快，檔案信息形態(tài)及內(nèi)容也呈現(xiàn)出復雜性和多樣性，不會有一步到位的理想狀態(tài)。因此，配備數(shù)字化基礎設施時：第一，采取成熟技術(shù)。不要盲目追求新技術(shù)，盡量采用成熟設備和主流設備。第二，實施分步建設。數(shù)字資源建設是一項繁鎖和艱巨的任務，需要一段過渡的時間，在這段時間里，對基礎設施功能完備性要求并不高。所以建設初期，主要考慮具備與其他環(huán)節(jié)相適應的數(shù)字化加工能力就可以了，以后隨著數(shù)字化工作的不斷推進，再使基礎設施得以逐步完善，避免了設備的閑置浪費，減少了技術(shù)淘汰所帶來的設備貶值，使資金達到最佳的使用狀態(tài)，用同樣的資金換來性能更優(yōu)質(zhì)的基礎設施。第三，采用高低搭配。對于關(guān)鍵環(huán)節(jié)的設備要選用性能較好、價格高的，而非關(guān)鍵環(huán)節(jié)的設備則可適當降低一些要求＼[4＼]。

（3）全面了解館藏情況。在數(shù)字化前，要全面了解和掌握館藏檔案類型、數(shù)量、形態(tài)和狀態(tài)，處理好數(shù)字化進行和檔案利用的關(guān)系，為了不影響正常的檔案利用，還要了解檔案利用頻率和利用價值等基本情況。

（4）做好館藏檔案數(shù)字化方案。全文數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案館建設的重要內(nèi)容，因此，要根據(jù)實際館藏情況，實行分步驟的全文數(shù)據(jù)庫建設工作。

以我校為例，我校于2007年使用網(wǎng)絡版檔案管理軟件，校園辦公自動化正在籌備階段，本著新帳不欠老帳逐漸還的原則，根據(jù)檔案網(wǎng)絡版軟件使用時間和校園辦公自動化運行時間將全文數(shù)據(jù)庫建設工作分為三個階段：一是對2007年以前的館藏檔案通過掃描主要做成圖形文件。由于掃描量大，本著邊建設邊使用的原則，數(shù)字化的順序按照經(jīng)常查閱的文件、珍貴檔案、瀕危檔案及檔案價值的高低來確定。二是對2007年以后到校園辦公自動化正式運行之前產(chǎn)生的檔案，做成文本文件，實現(xiàn)檔案全文數(shù)據(jù)庫建設。三是對校園辦公自動化實現(xiàn)后產(chǎn)生的檔案，建立檔案信息接收中心，在線接收檔案的同時直接完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。

（5）做好相關(guān)制度和安全保障體系建設。根據(jù)國家各級檔案部門的有關(guān)規(guī)定制定電子文件歸檔與管理的各項規(guī)章制度，實行電子檔案和紙質(zhì)檔案歸檔雙軌制，通過各種管理制度建設確保數(shù)字檔案館的規(guī)范化、法制化進程。采取切實有效的技術(shù)手段和管理措施，確保檔案信息安全和網(wǎng)絡安全。

4數(shù)字檔案館的具體工作實施

（1）檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設。利用檔案管理軟件，以人工錄入方式先將案卷及文件目錄級檔案全部錄入電腦，實現(xiàn)館藏檔案文件級目錄全部機檢和查詢。

（2）實現(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫建設。對于館藏紙制檔案數(shù)字化制作一般采取兩種方式：第一種方式是人工錄入，或通過掃描進行（OCR）字符識別，制成文本文件。人工錄入雖然占據(jù)空間小，但錄入的工作量大，差錯率大且核對困難。采用OCR字符識別的準確率低，因為紙質(zhì)檔案有手寫體，也有的字跡模糊不清或者非文字形式等，收效低。第二種方式是將檔案原文由掃描儀制成圖形文件，這種方式差錯率相對較低，圖像掃描也保留了檔案的紙色、印章、批注等原貌，使利用者可以得到更多的啟發(fā)。在實際工作中最好是兩種方式結(jié)合使用。，掃描過程中還要做好掃描參數(shù)的優(yōu)化設置，使圖像文件所占用存儲空間的大小要適中，并確保圖像清晰完整。

實現(xiàn)辦公自動化后的電子檔案可以通過電子文件格式標準化轉(zhuǎn)換中心直接轉(zhuǎn)換成PDF格式電子全文。

（3）照片數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設。隨著數(shù)字技術(shù)在攝像領(lǐng)域的應用，近幾年的照片檔案基本是數(shù)字化，應集中精力對其他館藏照片檔案全部數(shù)字化。同時通過采集、接收和征集等形式建設多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。

（4）開發(fā)檔案服務信息平臺。建立檔案資源信息的采集平臺、傳輸平臺、存儲平臺和應用平臺，為社會、學校、個人查詢和利用檔案創(chuàng)造便利條件。要充分利用現(xiàn)代管理與傳媒手段，尤其是網(wǎng)上信息發(fā)布技術(shù)，為用戶提供方便、快捷的信息服務，以充分發(fā)揮檔案作用，實現(xiàn)檔案價值。

5數(shù)字檔案館建設仍需加強

（1）切實加強宣傳力度。檔案的數(shù)字化建設是新生事物，需要各方的配合和支持。尤其需要一定的人力、物力和財力的支持。因此，需要加強宣傳，提高廣大師生尤其是黨員干部對數(shù)字檔案館的認識。

（2）加強檔案隊伍建設。館以才興，要開創(chuàng)檔案信息化工作的新局面，還需大力加強人才隊伍建設。一是配備具有較強能力的計算機專業(yè)人員，專門負責數(shù)字檔案館建設的技術(shù)服務工作。二是加強對專兼職檔案人員的業(yè)務培訓，特別是檔案管理系統(tǒng)軟件使用和操作培訓，提高專兼職檔案人員運用檔案信息化技術(shù)的能力。

（3）完善檔案制度建設。根據(jù)《檔案法》及國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，與我校檔案工作實際相結(jié)合，及時修訂各項檔案規(guī)章制度，加快推進檔案信息化制度建設。我校已實行電子檔案和紙質(zhì)檔案歸檔雙軌制，要通過各種管理制度建設確保電子檔案與紙制檔案的一致性，完善電子文件的整理、保真、保管、保密和定期歸檔等制度建設。

（4）建立安全保障體系。增強檔案信息安全和網(wǎng)絡安全意識，檔案信息既要最大限度地網(wǎng)絡化開放，又要堅持檔案保密的原則，加強計算機網(wǎng)絡和檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控，實行密鑰管理，嚴格身份認證，實現(xiàn)內(nèi)部局域網(wǎng)與一切外部網(wǎng)物理隔離。各種數(shù)據(jù)庫備份要制度化和規(guī)范化，根據(jù)國家《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求：“至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第3套，異地保存。”以保障檔案信息的安全性、保密性和可靠性。

四、結(jié)束語

隨著社會的發(fā)展、技術(shù)的進步，數(shù)字檔案館的建設在實踐中會不斷地涌現(xiàn)新情況、新問題和新技術(shù)，我們要用發(fā)展的眼光在實踐中不斷地挖掘和探索數(shù)字檔案館新的內(nèi)涵，因此，數(shù)字檔案館建設的理論與實踐探索仍然不會停止。

參考文獻：

[1]蔡盈芳企業(yè)數(shù)字檔案館結(jié)構(gòu)研究[J]檔案學研究，2008，（1）：29-30

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[3]畢成鋼數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的關(guān)系[J]信息管理導刊，2002，（3）：19-21

[4]王保國數(shù)字檔案館建設中的若干關(guān)系[J]中國檔案，2004，（11）：25-26

[5]方艷平數(shù)字檔案館建設的障礙性因素分析[J]湖北檔案，2009，（3）：19-21

[6]尹清軼吳雁平，數(shù)字檔案館建設理論研究熱遭遇實踐冷遇的思考[J]檔案管理，2009，（6）：51-52

（責任編輯：楊全山）

（3）全面了解館藏情況。在數(shù)字化前，要全面了解和掌握館藏檔案類型、數(shù)量、形態(tài)和狀態(tài)，處理好數(shù)字化進行和檔案利用的關(guān)系，為了不影響正常的檔案利用，還要了解檔案利用頻率和利用價值等基本情況。

（4）做好館藏檔案數(shù)字化方案。全文數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案館建設的重要內(nèi)容，因此，要根據(jù)實際館藏情況，實行分步驟的全文數(shù)據(jù)庫建設工作。

以我校為例，我校于2007年使用網(wǎng)絡版檔案管理軟件，校園辦公自動化正在籌備階段，本著新帳不欠老帳逐漸還的原則，根據(jù)檔案網(wǎng)絡版軟件使用時間和校園辦公自動化運行時間將全文數(shù)據(jù)庫建設工作分為三個階段：一是對2007年以前的館藏檔案通過掃描主要做成圖形文件。由于掃描量大，本著邊建設邊使用的原則，數(shù)字化的順序按照經(jīng)常查閱的文件、珍貴檔案、瀕危檔案及檔案價值的高低來確定。二是對2007年以后到校園辦公自動化正式運行之前產(chǎn)生的檔案，做成文本文件，實現(xiàn)檔案全文數(shù)據(jù)庫建設。三是對校園辦公自動化實現(xiàn)后產(chǎn)生的檔案，建立檔案信息接收中心，在線接收檔案的同時直接完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。

（5）做好相關(guān)制度和安全保障體系建設。根據(jù)國家各級檔案部門的有關(guān)規(guī)定制定電子文件歸檔與管理的各項規(guī)章制度，實行電子檔案和紙質(zhì)檔案歸檔雙軌制，通過各種管理制度建設確保數(shù)字檔案館的規(guī)范化、法制化進程。采取切實有效的技術(shù)手段和管理措施，確保檔案信息安全和網(wǎng)絡安全。

4數(shù)字檔案館的具體工作實施

（1）檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設。利用檔案管理軟件，以人工錄入方式先將案卷及文件目錄級檔案全部錄入電腦，實現(xiàn)館藏檔案文件級目錄全部機檢和查詢。

（2）實現(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫建設。對于館藏紙制檔案數(shù)字化制作一般采取兩種方式：第一種方式是人工錄入，或通過掃描進行（OCR）字符識別，制成文本文件。人工錄入雖然占據(jù)空間小，但錄入的工作量大，差錯率大且核對困難。采用OCR字符識別的準確率低，因為紙質(zhì)檔案有手寫體，也有的字跡模糊不清或者非文字形式等，收效低。第二種方式是將檔案原文由掃描儀制成圖形文件，這種方式差錯率相對較低，圖像掃描也保留了檔案的紙色、印章、批注等原貌，使利用者可以得到更多的啟發(fā)。在實際工作中最好是兩種方式結(jié)合使用。，掃描過程中還要做好掃描參數(shù)的優(yōu)化設置，使圖像文件所占用存儲空間的大小要適中，并確保圖像清晰完整。

實現(xiàn)辦公自動化后的電子檔案可以通過電子文件格式標準化轉(zhuǎn)換中心直接轉(zhuǎn)換成PDF格式電子全文。

（3）照片數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設。隨著數(shù)字技術(shù)在攝像領(lǐng)域的應用，近幾年的照片檔案基本是數(shù)字化，應集中精力對其他館藏照片檔案全部數(shù)字化。同時通過采集、接收和征集等形式建設多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。

（4）開發(fā)檔案服務信息平臺。建立檔案資源信息的采集平臺、傳輸平臺、存儲平臺和應用平臺，為社會、學校、個人查詢和利用檔案創(chuàng)造便利條件。要充分利用現(xiàn)代管理與傳媒手段，尤其是網(wǎng)上信息發(fā)布技術(shù)，為用戶提供方便、快捷的信息服務，以充分發(fā)揮檔案作用，實現(xiàn)檔案價值。

5數(shù)字檔案館建設仍需加強

（1）切實加強宣傳力度。檔案的數(shù)字化建設是新生事物，需要各方的配合和支持。尤其需要一定的人力、物力和財力的支持。因此，需要加強宣傳，提高廣大師生尤其是黨員干部對數(shù)字檔案館的認識。

（2）加強檔案隊伍建設。館以才興，要開創(chuàng)檔案信息化工作的新局面，還需大力加強人才隊伍建設。一是配備具有較強能力的計算機專業(yè)人員，專門負責數(shù)字檔案館建設的技術(shù)服務工作。二是加強對專兼職檔案人員的業(yè)務培訓，特別是檔案管理系統(tǒng)軟件使用和操作培訓，提高專兼職檔案人員運用檔案信息化技術(shù)的能力。

（3）完善檔案制度建設。根據(jù)《檔案法》及國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，與我校檔案工作實際相結(jié)合，及時修訂各項檔案規(guī)章制度，加快推進檔案信息化制度建設。我校已實行電子檔案和紙質(zhì)檔案歸檔雙軌制，要通過各種管理制度建設確保電子檔案與紙制檔案的一致性，完善電子文件的整理、保真、保管、保密和定期歸檔等制度建設。

（4）建立安全保障體系。增強檔案信息安全和網(wǎng)絡安全意識，檔案信息既要最大限度地網(wǎng)絡化開放，又要堅持檔案保密的原則，加強計算機網(wǎng)絡和檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控，實行密鑰管理，嚴格身份認證，實現(xiàn)內(nèi)部局域網(wǎng)與一切外部網(wǎng)物理隔離。各種數(shù)據(jù)庫備份要制度化和規(guī)范化，根據(jù)國家《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求：“至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第3套，異地保存?！币员Ｕ蠙n案信息的安全性、保密性和可靠性。

四、結(jié)束語

隨著社會的發(fā)展、技術(shù)的進步，數(shù)字檔案館的建設在實踐中會不斷地涌現(xiàn)新情況、新問題和新技術(shù)，我們要用發(fā)展的眼光在實踐中不斷地挖掘和探索數(shù)字檔案館新的內(nèi)涵，因此，數(shù)字檔案館建設的理論與實踐探索仍然不會停止。

參考文獻：

[1]蔡盈芳企業(yè)數(shù)字檔案館結(jié)構(gòu)研究[J]檔案學研究，2008，（1）：29-30

[2]于麗娟國外數(shù)字檔案館建設概況[J]中國檔案，2003，（3）：23-24

[3]畢成鋼數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的關(guān)系[J]信息管理導刊，2002，（3）：19-21

[4]王保國數(shù)字檔案館建設中的若干關(guān)系[J]中國檔案，2004，（11）：25-26

[5]方艷平數(shù)字檔案館建設的障礙性因素分析[J]湖北檔案，2009，（3）：19-21

[6]尹清軼吳雁平，數(shù)字檔案館建設理論研究熱遭遇實踐冷遇的思考[J]檔案管理，2009，（6）：51-52

（責任編輯：楊全山）

（3）全面了解館藏情況。在數(shù)字化前，要全面了解和掌握館藏檔案類型、數(shù)量、形態(tài)和狀態(tài)，處理好數(shù)字化進行和檔案利用的關(guān)系，為了不影響正常的檔案利用，還要了解檔案利用頻率和利用價值等基本情況。

（4）做好館藏檔案數(shù)字化方案。全文數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案館建設的重要內(nèi)容，因此，要根據(jù)實際館藏情況，實行分步驟的全文數(shù)據(jù)庫建設工作。

以我校為例，我校于2007年使用網(wǎng)絡版檔案管理軟件，校園辦公自動化正在籌備階段，本著新帳不欠老帳逐漸還的原則，根據(jù)檔案網(wǎng)絡版軟件使用時間和校園辦公自動化運行時間將全文數(shù)據(jù)庫建設工作分為三個階段：一是對2007年以前的館藏檔案通過掃描主要做成圖形文件。由于掃描量大，本著邊建設邊使用的原則，數(shù)字化的順序按照經(jīng)常查閱的文件、珍貴檔案、瀕危檔案及檔案價值的高低來確定。二是對2007年以后到校園辦公自動化正式運行之前產(chǎn)生的檔案，做成文本文件，實現(xiàn)檔案全文數(shù)據(jù)庫建設。三是對校園辦公自動化實現(xiàn)后產(chǎn)生的檔案，建立檔案信息接收中心，在線接收檔案的同時直接完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。

（5）做好相關(guān)制度和安全保障體系建設。根據(jù)國家各級檔案部門的有關(guān)規(guī)定制定電子文件歸檔與管理的各項規(guī)章制度，實行電子檔案和紙質(zhì)檔案歸檔雙軌制，通過各種管理制度建設確保數(shù)字檔案館的規(guī)范化、法制化進程。采取切實有效的技術(shù)手段和管理措施，確保檔案信息安全和網(wǎng)絡安全。

4數(shù)字檔案館的具體工作實施

（1）檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設。利用檔案管理軟件，以人工錄入方式先將案卷及文件目錄級檔案全部錄入電腦，實現(xiàn)館藏檔案文件級目錄全部機檢和查詢。

（2）實現(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫建設。對于館藏紙制檔案數(shù)字化制作一般采取兩種方式：第一種方式是人工錄入，或通過掃描進行（OCR）字符識別，制成文本文件。人工錄入雖然占據(jù)空間小，但錄入的工作量大，差錯率大且核對困難。采用OCR字符識別的準確率低，因為紙質(zhì)檔案有手寫體，也有的字跡模糊不清或者非文字形式等，收效低。第二種方式是將檔案原文由掃描儀制成圖形文件，這種方式差錯率相對較低，圖像掃描也保留了檔案的紙色、印章、批注等原貌，使利用者可以得到更多的啟發(fā)。在實際工作中最好是兩種方式結(jié)合使用。，掃描過程中還要做好掃描參數(shù)的優(yōu)化設置，使圖像文件所占用存儲空間的大小要適中，并確保圖像清晰完整。

實現(xiàn)辦公自動化后的電子檔案可以通過電子文件格式標準化轉(zhuǎn)換中心直接轉(zhuǎn)換成PDF格式電子全文。

（3）照片數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設。隨著數(shù)字技術(shù)在攝像領(lǐng)域的應用，近幾年的照片檔案基本是數(shù)字化，應集中精力對其他館藏照片檔案全部數(shù)字化。同時通過采集、接收和征集等形式建設多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。

（4）開發(fā)檔案服務信息平臺。建立檔案資源信息的采集平臺、傳輸平臺、存儲平臺和應用平臺，為社會、學校、個人查詢和利用檔案創(chuàng)造便利條件。要充分利用現(xiàn)代管理與傳媒手段，尤其是網(wǎng)上信息發(fā)布技術(shù)，為用戶提供方便、快捷的信息服務，以充分發(fā)揮檔案作用，實現(xiàn)檔案價值。

5數(shù)字檔案館建設仍需加強

（1）切實加強宣傳力度。檔案的數(shù)字化建設是新生事物，需要各方的配合和支持。尤其需要一定的人力、物力和財力的支持。因此，需要加強宣傳，提高廣大師生尤其是黨員干部對數(shù)字檔案館的認識。

（2）加強檔案隊伍建設。館以才興，要開創(chuàng)檔案信息化工作的新局面，還需大力加強人才隊伍建設。一是配備具有較強能力的計算機專業(yè)人員，專門負責數(shù)字檔案館建設的技術(shù)服務工作。二是加強對專兼職檔案人員的業(yè)務培訓，特別是檔案管理系統(tǒng)軟件使用和操作培訓，提高專兼職檔案人員運用檔案信息化技術(shù)的能力。

（3）完善檔案制度建設。根據(jù)《檔案法》及國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，與我校檔案工作實際相結(jié)合，及時修訂各項檔案規(guī)章制度，加快推進檔案信息化制度建設。我校已實行電子檔案和紙質(zhì)檔案歸檔雙軌制，要通過各種管理制度建設確保電子檔案與紙制檔案的一致性，完善電子文件的整理、保真、保管、保密和定期歸檔等制度建設。

（4）建立安全保障體系。增強檔案信息安全和網(wǎng)絡安全意識，檔案信息既要最大限度地網(wǎng)絡化開放，又要堅持檔案保密的原則，加強計算機網(wǎng)絡和檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控，實行密鑰管理，嚴格身份認證，實現(xiàn)內(nèi)部局域網(wǎng)與一切外部網(wǎng)物理隔離。各種數(shù)據(jù)庫備份要制度化和規(guī)范化，根據(jù)國家《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求：“至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第3套，異地保存?！币员Ｕ蠙n案信息的安全性、保密性和可靠性。

四、結(jié)束語

隨著社會的發(fā)展、技術(shù)的進步，數(shù)字檔案館的建設在實踐中會不斷地涌現(xiàn)新情況、新問題和新技術(shù)，我們要用發(fā)展的眼光在實踐中不斷地挖掘和探索數(shù)字檔案館新的內(nèi)涵，因此，數(shù)字檔案館建設的理論與實踐探索仍然不會停止。

參考文獻：

[1]蔡盈芳企業(yè)數(shù)字檔案館結(jié)構(gòu)研究[J]檔案學研究，2008，（1）：29-30

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[4]王保國數(shù)字檔案館建設中的若干關(guān)系[J]中國檔案，2004，（11）：25-26

[5]方艷平數(shù)字檔案館建設的障礙性因素分析[J]湖北檔案，2009，（3）：19-21

[6]尹清軼吳雁平，數(shù)字檔案館建設理論研究熱遭遇實踐冷遇的思考[J]檔案管理，2009，（6）：51-52

（責任編輯：楊全山）