淺談高校檔案工作的重要性及幾點(diǎn)建議

白曉春

[摘 要]高校檔案分為黨群類檔案、人事檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案等。各類檔案都是不可缺少的因素，需要成功的管理經(jīng)驗(yàn)有效管理辦法，以滿足信息時(shí)代對(duì)高校檔案的要求。

[關(guān)鍵詞]教學(xué)檔案；人事檔案；基建檔案；學(xué)生檔案；科研檔案；檔案信息化；開放利用

高校檔案是在從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的文件材料，記載著學(xué)校的教育及成長歷史，它是一所高校這一鮮活生命的學(xué)和肉，沒有它，一所高校就是一副干癟的空架子。沒有它，人們無從了解到這個(gè)學(xué)校的輝煌業(yè)績和寶貴經(jīng)驗(yàn)，沒有它也沒有這所學(xué)校的更好發(fā)展，做好這一項(xiàng)檔案工作，不僅影響學(xué)校的發(fā)展，也影響社會(huì)的進(jìn)步。

那么，根據(jù)高校檔案信息形成的規(guī)律，可把高校檔案分為黨群類檔案、人事檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案等。因?qū)W校的類別不同檔案分類也有所不同，各類檔案都是不可缺少的因素，它們緊密地結(jié)合在一起，相互促進(jìn)，使檔案事業(yè)在不斷進(jìn)步的社會(huì)環(huán)境中得以順利發(fā)展。

一、下面著重介紹高校檔案中的幾個(gè)重要組成部分及其作用

1、教學(xué)檔案是高校師生在進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)，教學(xué)管理過程中的歷史記錄和真實(shí)反映。第一、它是提高教學(xué)質(zhì)量和提高教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。在日常教學(xué)活動(dòng)中，各種工作的不足和問題都會(huì)在相關(guān)的教學(xué)記錄上有所體現(xiàn)，因此，分析這些教學(xué)記錄，可以發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)而推動(dòng)教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的提升。第二、它是進(jìn)行教學(xué)改革和教學(xué)研究的重要依據(jù)。它記載了長期的教學(xué)活動(dòng)情況、科研情況以及教學(xué)管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等，當(dāng)教學(xué)活動(dòng)或教學(xué)管理需要做出新的決策時(shí)，教學(xué)檔案可以提供針對(duì)性的參考，可及時(shí)有效制定出符合本單位實(shí)際的相關(guān)政策。第三、在教學(xué)評(píng)估環(huán)節(jié)，專家主要通過查閱教學(xué)檔案資料來掌握相關(guān)具體情況的。所以它是教學(xué)評(píng)估工作的重要依據(jù)。教學(xué)檔案的管理和利用水平直接反映了學(xué)校的辦公水平和能力。

2、人事檔案來源于人事、人力資源管理活動(dòng)，又為其服務(wù)，反映教師學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、社會(huì)活動(dòng)等內(nèi)容，以教師個(gè)人為單位保存?zhèn)洳榈脑加涗?。人事檔案又是使用干部的重要依據(jù)。隨著新的形勢(shì)下工資制度的出臺(tái)，健全每一個(gè)人的人事檔案中的工資數(shù)據(jù)至關(guān)重要，每一年的崗變、薪變體現(xiàn)出了每一個(gè)教職工的成長。

3、高?；n案是建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料。第一、它真實(shí)得記載了學(xué)校內(nèi)各類建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招標(biāo)圖、施工以及使用過程中維護(hù)等實(shí)際經(jīng)過的詳細(xì)資料。第二、對(duì)高校的續(xù)建和發(fā)展具有參考作用，技術(shù)人員通過查閱歷史資料，在新建、擴(kuò)建、改建等工程圖紙的設(shè)計(jì)工作中汲取精華，去其糟粕，建設(shè)過程不走彎路，節(jié)省時(shí)間，提高效率。第三、在建設(shè)過程中可以重復(fù)利用。

4、學(xué)生檔案詳實(shí)記錄了學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)成績、考核、行為表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況等方面內(nèi)容，通過這些記錄，我們可以了解學(xué)生情況，不僅對(duì)就業(yè)提供一個(gè)信息咨詢平臺(tái)，也對(duì)治校興學(xué)，提高學(xué)校管理水平有舉足輕重的作用。學(xué)生檔案管理還包括招生、計(jì)劃、就業(yè)這三大模塊，三者是一個(gè)不可分割的整體。

5、科研檔案是各類教改項(xiàng)目及科研課題的立項(xiàng)申請(qǐng)書、實(shí)施計(jì)劃、成果以及獲獎(jiǎng)的申報(bào)材料和獎(jiǎng)狀，教師發(fā)表的教學(xué)研究的論文目錄等。她可以促進(jìn)學(xué)校的學(xué)術(shù)研究，同時(shí)也活躍學(xué)校的學(xué)術(shù)氛圍，使教學(xué)水平更上一層樓。

黨群類檔案、設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案就不一一贅述，各類檔案在高校檔案中都占有非常重要的位置，缺一不可，互相依存。需要綜合運(yùn)用各種知識(shí)與技能，去尋求成功的管理經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律，有效管理和開發(fā)檔案資源，最大限度地滿足信息時(shí)代對(duì)高校檔案的要求。

二、本人對(duì)于完善高校檔案管理提出幾點(diǎn)建議

1、提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的足夠重視，使其成為檔案工作的直接監(jiān)督人。

2、按標(biāo)準(zhǔn)要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購置必備的檔案裝具，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施。

3、對(duì)于檔案工作人員，要提高他們的綜合素質(zhì)，掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，做好日常檔案管理工作的同時(shí)，還能夠進(jìn)行新技術(shù)的日常使用，維護(hù)和更新。

4、建立健全切實(shí)可行的檔案管理制度。

（1）建立檔案工作目標(biāo)責(zé)任制。

高校檔案工作僅靠檔案管理部門來抓，力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。明確高校主管領(lǐng)導(dǎo)是檔案工作一級(jí)責(zé)任人，各職能部門和院系部負(fù)責(zé)人是二級(jí)責(zé)任人，各單位兼職檔案人員是具體執(zhí)行人，學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查，使高校檔案工作形成一種有人管，有人做，有人查的良好機(jī)制。

（2）收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則，遵循教學(xué)檔案的自然形成規(guī)律，按歸檔范圍分類收集，必須保證歸檔教學(xué)文件材料收集的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、系統(tǒng)性。

（3）各系部、處室要建立相應(yīng)的檔案收集、歸檔、移交制度，檔案室統(tǒng)一保管。對(duì)永久、長期保存的檔案應(yīng)定期向上級(jí)檔案部門進(jìn)行移交，為了避免檔案丟失、改動(dòng)、必須建立、健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入、接收、查閱、借閱有登記。

5、加快檔案信息化與數(shù)字化。

檔案信息化就是在檔案管理活動(dòng)中應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程；數(shù)字化主要是科學(xué)選定檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將檔案全文數(shù)字化，還要對(duì)數(shù)字化檔案的相關(guān)信息進(jìn)行采集，就得要改善檢索功能，利用先進(jìn)的檢索技術(shù)，將檔案著錄與標(biāo)引完成，在檢索時(shí)使檔案信息的查找更加準(zhǔn)確與便捷。

6、改革檔案的服務(wù)化方式，容許一定的檔案開放利用。

將以往的被動(dòng)式服務(wù)改為主動(dòng)式服務(wù)，將一般可以公開和保密期滿的檔案信息資源向?qū)W生、教師、社會(huì)開放，允許相關(guān)人員在履行規(guī)定的手續(xù)后，進(jìn)行開發(fā)利用。

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