高職院校檔案管理工作中存在的問題及對策

趙陽

摘要：高職院校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、技能掌握狀況以及實踐活動中逐漸形成的一種個體表現(xiàn)的記述。文中就當(dāng)前高職院校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀以及存在的問題，分析并提出了相應(yīng)的檔案管理工作改進措施，以期可以為我國教育事業(yè)盡一份力。

關(guān)鍵詞：高職院校;學(xué)生檔案;管理工作;問題及對策

中圖分類號：G71 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）027-0000-01

高職院校相對于普通高等院校，主要是以培養(yǎng)技術(shù)型人才為主要目標(biāo)。學(xué)校的職責(zé)主要使學(xué)生具備必要的理論知識和科學(xué)文化基礎(chǔ)，對所學(xué)技術(shù)熟練掌握和靈活應(yīng)用，著重培養(yǎng)學(xué)生的表達(dá)溝通能力，強化學(xué)生職業(yè)技能的培訓(xùn)。高職學(xué)生檔案是將學(xué)生在平日里的學(xué)習(xí)、技能活動等進行記錄，是對個人成長過程的一個完整體現(xiàn)，這不僅反映學(xué)生在校期間的表現(xiàn)優(yōu)劣等情況，也是學(xué)生所在學(xué)校校紀(jì)校風(fēng)的重要體現(xiàn)。因此，高職院校做好學(xué)生檔案管理的工作非常重要。

一、高職院校檔案管理工作的重要性

高職院校對學(xué)生檔案管理有助于學(xué)校對學(xué)生進行統(tǒng)一的常規(guī)管理。學(xué)生在入校之后，隨之會帶來一些自身的材料，比如成績單、每學(xué)期的表現(xiàn)評價等，將這些材料整理歸檔，給學(xué)校和老師提供了一個考核標(biāo)準(zhǔn)和重要的參考價值。學(xué)生的檔案是學(xué)生在校期間直接形成的一個文件，而非編造的，是一個學(xué)生在校期間的表現(xiàn)的最直接的反映。高職院校的學(xué)生檔案的建立也可以為用人單位對該校學(xué)生的入職等事項提供一個重要的參考依據(jù)[1]。

二、高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

在人們的傳統(tǒng)觀念中，檔案管理工作就是一項技術(shù)含量比較低的工作，它的功能就是將學(xué)生資料進行整理保存，因此學(xué)校的檔案管理工作發(fā)展通常都比較落后和緩慢。另外，高職院校普遍創(chuàng)辦的時間并不長，加之國家對學(xué)校學(xué)生檔案的重視程度不夠，因此，高職院校在檔案管理方面存在著諸多問題亟待解決。

（一）缺乏必要的檔案意識

由于檔案管理工作未引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師、學(xué)生的重視，檔案意識比較薄弱。學(xué)生在填寫自己檔案時候，往往都是敷衍了事，事后教師也不會進行核對等必要的工作。另外，大多數(shù)高職院校并未安排專職人員從事學(xué)校學(xué)生檔案管理工作，且從事此工作的人員業(yè)務(wù)水平也普遍偏低。

（二）缺乏完善的檔案管理制度

高職院校檔案管理工作未得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)人員的重視，缺乏系統(tǒng)的檔案管理制度。某些省市發(fā)布了一些檔案相關(guān)的文件資料，但在高職院校的大多檔案管理工作人員對國家檔案整理相關(guān)的法律、法規(guī)等重要文件沒有進行充分地學(xué)習(xí)和理解，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案材料不全面、內(nèi)容不完整等一系列問題。除此之外，為了避免個人隱私的泄漏，檔案的轉(zhuǎn)交是不允許本人遞交的，但通常高職院校的學(xué)生大多都是讓學(xué)生本人遞交，造成了泄密現(xiàn)象，有的檔案甚至出現(xiàn)材料改動的現(xiàn)象發(fā)生。

（三）高職院校檔案管理手段落后

隨著社會不斷發(fā)展，科技不斷進步，在信息化高速發(fā)展的時代，高職院校自從普遍建立以來，招生規(guī)模不斷擴大。隨著高職院校學(xué)生的增加，學(xué)生檔案材料的遞送數(shù)量也不斷加大。由于學(xué)生檔案存放時間較短，加之畢業(yè)之后的去向不一等，高職院校以相對落后的手工模式的檔案管理方式根本無法達(dá)到合理有序的進行檔案管理工作[2]。

三、改善高職院校檔案管理工作措施

高職院校的檔案管理工作和高職院校的建設(shè)息息相關(guān)。高校學(xué)生檔案從屬于人事檔案，大多數(shù)的人事檔案都始于學(xué)生檔案，因此，高職院校學(xué)生檔案的管理工作至關(guān)重要。

（一）加大檔案管理工作宣傳力度，強化檔案意識

為提高學(xué)校教師、學(xué)生的檔案工作的認(rèn)識，就要大力宣傳學(xué)生檔案的重要性，強調(diào)歸檔材料以及各種歸檔文件資料的重要性，只有這樣才能充分調(diào)動學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)生積極配和，形成高職院校檔案管理工作的良好局面。高職院校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將檔案管理工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃中，使廣大教職工了解檔案相關(guān)知識以及重要價值，調(diào)動他們的積極性，是教職工人員更多的自愿參與進學(xué)校學(xué)生檔案的收集、整理和保管等相關(guān)工作中。高職院校要樹立“檔案是鐵證”的理念，讓學(xué)校的每一個員工都認(rèn)識到檔案的管理關(guān)系到每一個畢業(yè)生的就業(yè)、工作等重要事宜，也對學(xué)校的名譽有很大影響。

（二）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強檔案管理團隊的建設(shè)

要想將學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作搞好，建立一支強大的檔案管理團隊勢在必行。檔案管理工作人員需要有過硬的專業(yè)知識、信息化技能以及強大的責(zé)任心和耐心。隨著高職教育形式迅猛發(fā)展，學(xué)生檔案管理工作也隨之發(fā)生變化，這就需要學(xué)校對檔案管理工作人員定期進行培訓(xùn)，使他們盡快掌握最新的現(xiàn)代化管理技術(shù)，用于學(xué)生檔案管理中。

（三）豐富學(xué)生檔案內(nèi)容，提高檔案利用價值

高職院校主要是以培養(yǎng)高等技能應(yīng)用型人才為主要目標(biāo)，學(xué)生檔案內(nèi)容也應(yīng)該注重實際。學(xué)生在校期間的各方面表現(xiàn)都應(yīng)該一一歸入個人檔案，保證學(xué)生檔案的全面、真實性，真實的反映出學(xué)生個體的成長經(jīng)歷，同時也對一些不良行為起到一定的遏制作用。比如，學(xué)生在校期間如果因考試作弊、打架等受過處分，后來因表現(xiàn)優(yōu)異處分撤銷等材料也應(yīng)該完全歸入學(xué)生檔案，以便于為就業(yè)單位提供一個全面真實的參考依據(jù)。

（四）完善檔案管理制度，實現(xiàn)檔案信息化管理

“沒有規(guī)矩，不成方圓”，高職院校應(yīng)該建立健全的檔案管理制度，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)部門應(yīng)該切實管理好檔案資料的收集、考核等工作。高職院校應(yīng)該逐步實現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化管理，運用計算機等現(xiàn)代化技術(shù)手段，將學(xué)生的檔案資料整理規(guī)范后錄入信息庫，并隨時錄入學(xué)生的的最新信息，定期對其進行維護和更新，以確保信息的完整、真實有效性。高職院校實現(xiàn)對學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范合理化有利于檔案管理工作朝著更好的方向發(fā)展[3]。

四、結(jié)語

總而言之，高職院校需要進一步加強對學(xué)生檔案的管理工作，應(yīng)該努力做到資料收集規(guī)范、歸檔及時有效等一系列相關(guān)事宜。合理運用現(xiàn)代科技手段對學(xué)生檔案進行整理保存，檔案管理工作人員要在思想、制度上充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，切實落實好本職工作，不斷促進高職院校教育事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻：

[1]董林旭.高職院校檔案管理工作存在的問題及對策[J].中華建設(shè)，2014，09：94-95.

[2]包鈺.高職院校檔案工作存在的問題及對策[J].才智，2016，20：36.

[3]劉靜.高職院校檔案管理工作存在的問題及對策[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2015，18：185+187.

作者簡介：趙 陽（1969-），男，山東德州人，學(xué)歷：大學(xué)，研究方向：技能鑒定及檔案管理，山東省德州職業(yè)技術(shù)學(xué)院職業(yè)技能鑒定所所長，一級實習(xí)指導(dǎo)教師、高級技師，從事技能鑒定工作實踐與研究，2012年該所被人力資源和社會保障部（人社廳函[2012]544號）授予全國首批“國家示范職業(yè)技能鑒定所”。