文書(shū)檔案管理

◎張秀華

文書(shū)檔案管理

◎張秀華

文書(shū)檔案管理工作在各個(gè)領(lǐng)域都尤為重要，因?yàn)槲臅?shū)檔案管理涉及到事業(yè)單位的人事機(jī)密問(wèn)題。隨著時(shí)代的發(fā)展，以往文書(shū)檔案管理方法的弊端逐漸顯露，文書(shū)檔案管理的方法跟不上時(shí)代的節(jié)奏，有時(shí)候甚至出現(xiàn)文件泄露等狀況，為事業(yè)單位帶來(lái)了很大的損失。因此，克服文書(shū)檔案管理傳統(tǒng)方法的弊端，進(jìn)行文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新非常有必要。本文仔細(xì)分析了文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀，強(qiáng)調(diào)了文書(shū)檔案管理的重要性，還針對(duì)文書(shū)檔案管理的改革提出了幾點(diǎn)要求，希望對(duì)文書(shū)檔案管理日后的發(fā)展有參考意義。

一般單位文書(shū)檔案記載的內(nèi)容很多，主要包括單位人員的人事檔案、單位活動(dòng)的資料、單位往年的業(yè)績(jī)表、單位的工作計(jì)劃等。這些文件對(duì)單位都有非常重要的作用，一般在做決策時(shí)某些文書(shū)檔案可以用來(lái)做參考，甚至決定決策的方向。因此，做好文書(shū)檔案管理工作尤其重要，以往的文書(shū)檔案管理方法存在很多弊端，為了能讓單位更好的適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，單位必須進(jìn)行文書(shū)檔案管理方法的創(chuàng)新，使重要的文書(shū)檔案更加保密，而且還要照顧到文書(shū)檔案的完整性，謹(jǐn)防文書(shū)檔案遺失。

文書(shū)檔案管理的重要意義

做好文書(shū)檔案的管理工作對(duì)事業(yè)單位具有重要意義。文書(shū)檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的一個(gè)重要部分，文書(shū)檔案記載著事業(yè)單位的各類(lèi)信息，這些信息有的相當(dāng)重要，關(guān)系著事業(yè)單位的機(jī)密。一般工資做重大決策之時(shí)都會(huì)參考事業(yè)單位的文書(shū)檔案，因?yàn)槲臅?shū)檔案能夠?yàn)槭聵I(yè)單位發(fā)展提供關(guān)鍵性的信息。如果一不小心泄露或者丟失了文書(shū)檔案，那么就會(huì)給事業(yè)單位帶來(lái)不可估量的損失，有的事業(yè)單位還可能因此負(fù)上法律責(zé)任。因此，做好文書(shū)檔案的管理工作對(duì)事業(yè)單位本身的發(fā)展非常重要。另外，做好文書(shū)檔案的管理工作可以為員工提供一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的工作環(huán)境，還可以鍛煉管理團(tuán)隊(duì)的能力，激發(fā)員工的工作熱情，對(duì)事業(yè)單位的人才管理也起著不可替代的作用。

積極進(jìn)行文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新對(duì)事業(yè)單位發(fā)展具有重要意義。時(shí)代在不斷發(fā)展，這也對(duì)文書(shū)檔案的管理工作提出了越來(lái)越高的要求，對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新可以促進(jìn)事業(yè)單位整體競(jìng)爭(zhēng)力的上升，把事業(yè)單位的發(fā)展推向一個(gè)更高的平臺(tái)。另外，文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新可以克服管理工作以往的弊病，徹底地解決文書(shū)檔案管理的滯后問(wèn)題，提高文書(shū)檔案的保密性和穩(wěn)定性。信息化時(shí)代的到來(lái)，為文書(shū)檔案的管理提供了一個(gè)很好的平臺(tái)，相關(guān)工作人員應(yīng)該借著信息化這股東風(fēng)將文書(shū)檔案的管理工作做得更好。

當(dāng)前文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

在新時(shí)代的背景下，文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀堪憂(yōu)，經(jīng)調(diào)查，文書(shū)檔案管理主要存在以下幾大問(wèn)題。

事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的體制并不完善。文書(shū)檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，包括很多環(huán)節(jié)，主要包括文書(shū)檔案的分類(lèi)存檔、文書(shū)檔案的收藏、文書(shū)檔案的使用等工作。文書(shū)檔案的分類(lèi)非常重要，這關(guān)系到文書(shū)檔案使用時(shí)的便捷性問(wèn)題。文書(shū)檔案的收藏也很重要，信息化時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，文書(shū)檔案除了收藏在檔案室外，還需要電腦存檔，以防丟失。現(xiàn)有的文書(shū)檔案管理出現(xiàn)了一個(gè)非常奇怪的問(wèn)題，很多事業(yè)單位非常重視文書(shū)檔案的收藏，卻很少將文書(shū)檔案拿出來(lái)利用，這是文市檔案管理非常忌諱的一個(gè)問(wèn)題。

文書(shū)檔案的管理人員素質(zhì)低下。很多事業(yè)單位的文書(shū)管理人員的素質(zhì)沒(méi)有達(dá)到文書(shū)檔案管理的基本要求，例如，有些管理人員分類(lèi)不明確，有些管理人員不懂在電腦上進(jìn)行文書(shū)管理，還有些管理人員沒(méi)有保密意識(shí)，隨便將事業(yè)單位的網(wǎng)站分享給外人，造成文書(shū)信息丟失。因此，文書(shū)檔案的管理人員是問(wèn)世檔案管理工作的關(guān)鍵部分，如果管理人員的素質(zhì)遲遲得不到提升，對(duì)整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展都會(huì)造成不良影響。

文書(shū)檔案的管理方法跟不上時(shí)代的節(jié)奏。有的事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理還采用以前傳統(tǒng)的檔案室管理，沒(méi)有將信息化引入到文書(shū)檔案管理工作中去。信息化時(shí)代的到來(lái)決定了文書(shū)檔案管理向信息化發(fā)展的必然性，一些事業(yè)單位不順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，一定會(huì)逐漸失去市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，被時(shí)代淘汰。

事業(yè)單位不重視文書(shū)檔案管理，沒(méi)有針對(duì)文書(shū)檔案的管理工作的好壞制定管理制度。有的事業(yè)單位沒(méi)有把文書(shū)檔案的管理擺在一個(gè)重要的位置，人為文書(shū)檔案的管理只是一項(xiàng)微不足道的工作，這種思維是非常不科學(xué)的。還有的事業(yè)單位安排了工作人員進(jìn)行文書(shū)檔案的管理，但是并沒(méi)有制定科學(xué)合理的工作獎(jiǎng)懲制度，一旦文書(shū)檔案工作出現(xiàn)了漏洞，事業(yè)單位不知道應(yīng)該向誰(shuí)追究責(zé)任。而且文書(shū)管理做得好，事業(yè)單位也沒(méi)有相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度，這嚴(yán)重打擊了管理人員的工作積極性。

提高文書(shū)檔案管理水平的措施

完善文書(shū)檔案管理的體制。事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有文書(shū)檔案管理體制進(jìn)行完善，促進(jìn)文書(shū)檔案管理優(yōu)化升級(jí)。首先，在文書(shū)檔案管理的分類(lèi)方面，相關(guān)工作人員一定要對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行精確的分類(lèi)，不能粗糙將文書(shū)檔案只分為幾大基本類(lèi)型，相關(guān)工作人員在分類(lèi)時(shí)應(yīng)該在對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行基本分類(lèi)之后，在在大類(lèi)下面分出小類(lèi)。不管文書(shū)檔案使用電腦存檔分類(lèi)還是收藏在事業(yè)單位專(zhuān)用的檔案室，這個(gè)問(wèn)題都非常重要。其次，在文書(shū)檔案管理的收藏方面，事業(yè)單位一定要注意檔案室的環(huán)境，謹(jǐn)防潮濕，并且，事業(yè)單位一定要將文書(shū)檔案輸入電腦進(jìn)行加密存檔，一旦發(fā)生意外，文書(shū)檔案還有備份的可以調(diào)出來(lái)。最后，事業(yè)單位一定要注重文書(shū)檔案使用，文書(shū)檔案只收藏不使用的話(huà)，對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)就是一堆廢紙。實(shí)際上，文書(shū)檔案的使用價(jià)值是非常大的，當(dāng)事業(yè)單位遇到難以解決的問(wèn)題時(shí)，文書(shū)檔案上的信息可以給事業(yè)單位提供很多參考意見(jiàn)，促進(jìn)事業(yè)單位的順利發(fā)展。

對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)。事業(yè)單位在選擇文書(shū)檔案的管理人員之時(shí)一定要嚴(yán)格要求，提高管理人員的整體素質(zhì)。事業(yè)單位在正式聘用管理人員之前，要對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括文書(shū)管理工作的內(nèi)容、文書(shū)管理工作的方法、文書(shū)管理工作出現(xiàn)漏洞應(yīng)該才去的應(yīng)急措施，只有提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，文書(shū)管理工作才有可能做得更好。針對(duì)文書(shū)管理人員的權(quán)責(zé)問(wèn)題，事業(yè)單位應(yīng)該分配到各個(gè)部門(mén)，部門(mén)應(yīng)該具體分配到人，以免出現(xiàn)推諉現(xiàn)象。

將文書(shū)檔案管理與信息化接軌?，F(xiàn)在是信息化時(shí)代，文書(shū)檔案的管理工作必須與信息化接軌，跟上時(shí)代的節(jié)奏。文書(shū)檔案管理工作與信息化接軌的方式一般是對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行信息化管理，但是給予網(wǎng)絡(luò)本身的開(kāi)放性，文書(shū)檔案的信息化管理必須注重以下問(wèn)題：第一，構(gòu)建安全的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)外在系統(tǒng)。文書(shū)檔案的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備一定要保證安全性。另外，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的中心機(jī)房選址非常重要，要對(duì)多方面的環(huán)境進(jìn)行仔細(xì)的推敲，不能選擇潮濕的地方，也不能夠選擇電磁干擾性很強(qiáng)的地方。第二，防范網(wǎng)絡(luò)病毒。網(wǎng)絡(luò)病毒給文書(shū)檔案管理帶來(lái)了嚴(yán)重地威脅，因此，事業(yè)單位的計(jì)算機(jī)須安裝殺毒軟件，使用防火墻技術(shù)。防火墻可以檢查網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)的安全性，監(jiān)控計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)

行狀態(tài)。殺毒軟件可以進(jìn)行病毒查殺，及時(shí)阻止危險(xiǎn)病毒的入侵，從而確保整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。第三，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時(shí)進(jìn)行維護(hù)，以防出現(xiàn)安全隱患。對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行定期維護(hù)可以及時(shí)地發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中存在的一些不易發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，并立即采取有效的保護(hù)措施，延長(zhǎng)計(jì)算機(jī)的使用壽命。

制定科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度。事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)文書(shū)檔案管理工作引起重視，意識(shí)到文書(shū)檔案對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要作用。另外，針對(duì)文書(shū)檔案的管理工作，事業(yè)單位應(yīng)該建立講科學(xué)的責(zé)任制，這一點(diǎn)非常重要。因?yàn)榭茖W(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度可以帶動(dòng)員工的工作積極性，而不科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度直接打擊了員工的工作積極性。一個(gè)事業(yè)單位如果沒(méi)有科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度，那么整個(gè)事業(yè)單位的管理工作都會(huì)亂套。另外，科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度可一維護(hù)事業(yè)單位的基本利益，一旦事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題，事業(yè)單位可以依據(jù)制度將責(zé)任追究到部門(mén)或者個(gè)人，不會(huì)出現(xiàn)不知道找誰(shuí)追究責(zé)任的現(xiàn)象。而且，這種做法也可以對(duì)員工起到威懾作用，讓員工對(duì)自己的工作更加的重視，促進(jìn)事業(yè)單位更快更好地發(fā)展。

文書(shū)檔案管理工作本身具有復(fù)雜性，這使得事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作的難度增加。以往文書(shū)檔案的管理人員素質(zhì)低下、管理方法不先進(jìn)、管理制度不完善，這些問(wèn)題都嚴(yán)重阻礙了文書(shū)檔案管理的發(fā)展，也嚴(yán)重阻礙了工資的整體發(fā)展。針對(duì)這些問(wèn)題，事業(yè)單位應(yīng)該采取一定的措施，例如完善文書(shū)檔案管理的體制、提高文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)、建立健全獎(jiǎng)懲制度、將文書(shū)檔案管理腿上信息化道路等，這些措施都有利于文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新，也有利于事業(yè)單位的穩(wěn)定健康發(fā)展。

（作者單位 ：長(zhǎng)春市固體廢棄物管理處）