檔案管理工作過程中存在的問題及解決策略

李小瑩

摘 要：在現(xiàn)代企業(yè)的管理中，檔案管理工作的重要性逐漸顯現(xiàn)出來。其不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)提高必要的信息資源，同時(shí)還能夠?yàn)槠髽I(yè)的戰(zhàn)略性發(fā)展提高必要的信息支持。尤其在當(dāng)前企業(yè)生產(chǎn)或者經(jīng)營項(xiàng)目日益多元化的趨勢下，檔案管理工作所面對(duì)的信息量逐漸龐雜，其工作量以及重要性也更為凸顯。文章對(duì)當(dāng)前檔案管理工作中存在的突出問題進(jìn)行了淺要的說明，包括收集、歸納與整理、保管以及人員管理等幾大方面。然后在此基礎(chǔ)上提出了具有針對(duì)的解決措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；解決策略

受到日益激烈的市場競爭的影響，我國大多數(shù)企業(yè)朝著規(guī)?；⒍嘣较虬l(fā)展。檔案管理工作存在著信息種類多、信息量龐雜、較強(qiáng)的分散性以及周期長等特點(diǎn)。面對(duì)上述管理形勢，需要對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中存在的不足進(jìn)行剖析，進(jìn)而摸索出有效地改進(jìn)措施，幫助企業(yè)在檔案管理工作更好地服務(wù)于企業(yè)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

1 檔案管理工作中存在的主要問題

對(duì)于大多數(shù)的檔案管理工作來說，主要存在著以下問題：（1）檔案收集方式單一，難以保證全面性。在當(dāng)前的企業(yè)檔案收集環(huán)節(jié)，大多還是依靠簡單的各部門整理匯總相關(guān)資料，然后提交給檔案管理部門這一操作方式。其中缺乏現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，還是單純依靠人工操作和約束，難以保證檔案收集資料的全面性；（2）檔案歸納與整理主要依靠人工，效率較低。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案管理的工作量也隨著加大。很明顯，當(dāng)前主要依靠人工的檔案歸檔與整理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠滿足需求，其不僅無法提高工作效率，同時(shí)還加大了企業(yè)在相關(guān)人力方面的成本投入；（3）檔案保管粗略，缺乏精細(xì)化管理。在檔案的保管過程中，管理較為粗略，僅為簡單的清潔、除菌操作，沒有將現(xiàn)代化的精細(xì)化管理融入其中；（4）檔案管理人員綜合素質(zhì)較低，難以滿足現(xiàn)代化需求?？v觀當(dāng)前大部分的檔案管理工作，其涉及人員大多在專業(yè)技能上有所缺失，綜合化程度也較低。

2 完善檔案管理工作的策略

（一）重視檔案收集工作，確保實(shí)現(xiàn)全面化

在檔案管理中，收集工作是最為基礎(chǔ)性的環(huán)節(jié)。在檔案收集工作中，首先要對(duì)歸檔范圍進(jìn)行明確。機(jī)械制造企業(yè)要根據(jù)自身的生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)確定文件資料的歸檔范圍，檔案管理人員要嚴(yán)格按照規(guī)定開展收集工作。其次，在收集工作要保證檔案的完整性、全面性和準(zhǔn)確性。在這方面要充分借助當(dāng)前先進(jìn)的電子信息技術(shù)，通過自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化以及網(wǎng)絡(luò)化的辦公渠道來確保收集工作的精細(xì)化程度。通過上述現(xiàn)代化的技術(shù)手段，能夠構(gòu)建完善的信息集成網(wǎng)絡(luò)，借助于局域網(wǎng)的力量能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)檔案收集工作的高效化以及整體性發(fā)展。另外，在檔案收集工作中，應(yīng)當(dāng)盡量改變以往的紙質(zhì)文件資料保存的狀況，取而代之一電子資料的形式。這種文件存儲(chǔ)方式不僅能夠節(jié)省空間，還便于收集，還便于檔案管理中后期的整理、歸類、修改和查詢工作，同時(shí)還能夠延長保存期?？梢姡ㄟ^電子文件形式進(jìn)行檔案收集是必然的趨勢。

（二）完善檔案歸類及整理工作

在檔案歸類中要確保檔案分類科學(xué)、合理、有序。為了進(jìn)一步完善檔案歸類管理，企業(yè)檔案管理部門要在“精”字多下功夫，追求細(xì)節(jié)化，將檔案歸類工作中涉及的工作內(nèi)容以及工作目標(biāo)進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)督，對(duì)其細(xì)化、具體化分析，確保落實(shí)，此外，還要明晰職責(zé)，落實(shí)責(zé)任制度，將精細(xì)化管理推行到各個(gè)環(huán)節(jié)和各個(gè)角落。具體有以下工作：首先，設(shè)置專門的檔案歸類工作小組，對(duì)小組成員進(jìn)行明確的分工。其次，遇到問題要及時(shí)召開專題會(huì)議進(jìn)行討論，及時(shí)解決歸類中遇到的突發(fā)以及難以應(yīng)付的任務(wù)。再者，制定詳細(xì)的檔案歸納工作標(biāo)準(zhǔn)與工作要求。為了提供檔案歸類工作的精細(xì)化程度，檔案管理部門需要明確各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容、流程以及方法等。

檔案整理工作是整個(gè)檔案工作中的重點(diǎn)，其同時(shí)是工作量最大、最龐雜的一個(gè)環(huán)節(jié)。當(dāng)整理檔案資料時(shí)，要確保熟練掌握整理中各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，包括組卷、裝訂、編目以及信息化等各個(gè)步驟，要以“件”為單位對(duì)資料文件進(jìn)行裝訂、歸類、排列、編號(hào)、編目、入庫以及計(jì)算機(jī)錄入等。另外在文件整理過程中要遵循以下原則：參照文件的主題及特點(diǎn)，要盡量維護(hù)各個(gè)文件間的系統(tǒng)性，對(duì)各個(gè)的價(jià)值加以區(qū)分，為后期的保管與應(yīng)用提供方便。另外，還需要從各個(gè)方面做到所整體的檔案資料完備無缺，一旦發(fā)現(xiàn)破損，要及時(shí)給與及修復(fù)，要及時(shí)復(fù)制那些字跡模糊文件。在電子檔案整理工作中，要做好備份工作。此外，針對(duì)機(jī)械制造業(yè)當(dāng)前繁雜的管理內(nèi)容，要積極開發(fā)出適合自身的檔案整理軟件系統(tǒng)，借助于計(jì)算機(jī)的精密技術(shù)來實(shí)現(xiàn)管理的完善化。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案保管工作的精細(xì)化管理

在檔案的存儲(chǔ)以及應(yīng)用過程中，會(huì)出現(xiàn)一定程度的損毀。另外，在電子檔案存儲(chǔ)中還要應(yīng)對(duì)各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的影響。所以，檔案保管工作就顯得尤為重要。為了更好的實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理，需要對(duì)保管工作加以完善。具體來說，可以從以下方面促進(jìn)精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)：首先，要建立健全檔案庫房管理體制。其中主要為安全制度、清潔衛(wèi)生制度以及檢查維護(hù)制度等，在制度制定的基礎(chǔ)上要強(qiáng)化執(zhí)行力。其次，要建立完善的預(yù)防和預(yù)警體系。對(duì)于紙質(zhì)檔案來說，要從檔案保管場所的設(shè)計(jì)、硬件實(shí)施的配備、檔案紙張與字跡要求等多個(gè)方面加以約束，從而實(shí)現(xiàn)有效預(yù)防各類損害檔案資料現(xiàn)象的發(fā)生。對(duì)于電子檔案來說，需要建立網(wǎng)絡(luò)預(yù)警體系，從網(wǎng)絡(luò)安全布防上著手，杜絕各類危急事件的出現(xiàn)。再者，要保證檔案保管場所的環(huán)境衛(wèi)生狀況，只有為檔案資料提供一個(gè)通風(fēng)、干燥、整潔的保管場所，才能夠避免各種發(fā)霉、蟲害等損傷文件資料狀況的發(fā)生。

（四）全面提升檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

在檔案管理中，工作人員是一切工作的基礎(chǔ)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分給與檔案管理工作充分的重視，投入相當(dāng)?shù)木?、?cái)力來對(duì)現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行思想意識(shí)的提升和專業(yè)技能的培訓(xùn)。如拓展訓(xùn)練、技能培訓(xùn)等方式。另外，還要完善現(xiàn)有檔案管理部門的組織架構(gòu)，要實(shí)行責(zé)任制度，將現(xiàn)代化的管理理念引入到人員管理中。在激發(fā)工作人員積極性方面，需要引入先進(jìn)的人力資源管理辦法，如績效考核制度、獎(jiǎng)懲制度、培訓(xùn)制度等。這不僅能夠提高工作人員對(duì)自身工作的重視度、積極性，同時(shí)還能夠良好的工作狀態(tài)的形成，有利于提升工作人員的綜合素質(zhì)。

3 結(jié)論

綜上所述，檔案管理工作在主要環(huán)節(jié)，如收集、歸納與整理、保管以及人員管理上存在一定的不足。本文從這幾方面出發(fā)，提出了具有針對(duì)性的完善措施，以期能夠全面提升檔案管理的綜合水平，從而更好地促進(jìn)檔案在企業(yè)發(fā)展中的實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的價(jià)值，更好地為企業(yè)的戰(zhàn)略性發(fā)展提供信息基礎(chǔ)。

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