信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

田海紅

摘 要：近幾年我國(guó)城市化建設(shè)步伐不斷加快，城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作的重要性日益凸顯。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，在城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作中要加大對(duì)信息化技術(shù)的運(yùn)用，這樣能夠更加高效、快捷和方便的管理檔案資源，有效推動(dòng)城市規(guī)劃工作開(kāi)展。對(duì)此，本文試闡述信息化技術(shù)在城市規(guī)劃?rùn)n案管理中應(yīng)用的意義，并提出了具體可行的應(yīng)用對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；城市規(guī)劃?rùn)n案；管理

在我國(guó)城市化建設(shè)進(jìn)程中，城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作量與日俱增，工作難度也越來(lái)越大，為檔案管理員帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。將現(xiàn)代信息化技術(shù)應(yīng)用到城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作中，不僅能夠降低檔案管理員工作量，還可以將信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)出來(lái)，即真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的存儲(chǔ)所有檔案信息。因此，城市規(guī)劃?rùn)n案管理員要提高重視，充分認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)的重要性，在實(shí)際工作中利用好信息化技術(shù)，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的提升。

1 信息化技術(shù)在城市規(guī)劃?rùn)n案管理中應(yīng)用的意義

城市規(guī)劃關(guān)系著城市今后的發(fā)展，有利于城市建設(shè)中科學(xué)布局、統(tǒng)籌部署等各項(xiàng)工作的開(kāi)展。隨著我國(guó)城市化進(jìn)程逐步加快，城市建設(shè)與管理進(jìn)度也被帶動(dòng)起來(lái)，為做好城市的規(guī)劃和建設(shè)工作，就需要進(jìn)一步加強(qiáng)城市規(guī)劃?rùn)n案管理，為城市規(guī)劃提供完整、準(zhǔn)確和真實(shí)的資料[1]。當(dāng)前，信息化技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)中得到了充分應(yīng)用，推進(jìn)城市規(guī)劃?rùn)n案的信息化，有利于做好城市建設(shè)規(guī)劃資料的收集與保管工作，并科學(xué)的整合與匯編檔案資源，建設(shè)數(shù)字檔案館。如此一來(lái)，城市規(guī)劃?rùn)n案管理才能發(fā)展的更加規(guī)范化和網(wǎng)絡(luò)化。

2 城市規(guī)劃?rùn)n案的信息化和數(shù)字化

（一）城市規(guī)劃?rùn)n案的信息化

在城市規(guī)劃中應(yīng)用電子業(yè)務(wù)與電子政務(wù)后，城市規(guī)劃?rùn)n案信息的服務(wù)空間被進(jìn)一步拓寬，需要對(duì)檔案資源服務(wù)的方式與內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，要打破傳統(tǒng)檔案管理工作的思維局限，滿足社會(huì)發(fā)展需求，及時(shí)轉(zhuǎn)變管理理念，不斷完善服務(wù)方式，加大對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用。這樣有利于搭建網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的信息服務(wù)平臺(tái)，將城市規(guī)劃工作中形成的信息資料完整存儲(chǔ)下來(lái)，讓更多種類的檔案信息資源得到共享，為城市建設(shè)提供可靠的依據(jù)，因此，不僅要做好檔案資源建設(shè)，還要提高對(duì)信息化技術(shù)的利用率，將網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)最大限度體現(xiàn)出來(lái)，增強(qiáng)遠(yuǎn)程服務(wù)能力，讓城市規(guī)劃?rùn)n案覆蓋范圍更廣，檢索查閱更加方便。

（二）城市規(guī)劃?rùn)n案的數(shù)字化

在城市規(guī)劃?rùn)n案信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案數(shù)字化是其中的重要內(nèi)容?，F(xiàn)階段檔案數(shù)字化規(guī)模越來(lái)越大，檔案數(shù)字化也更加成熟和規(guī)范，并逐步實(shí)現(xiàn)了城市規(guī)劃?rùn)n案的數(shù)字化。隨著城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化對(duì)象日益豐富，改變了以往紙質(zhì)化檔案的現(xiàn)狀，擁有更高的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)[2]。此外，電子文件也有了更廣的應(yīng)用范圍，種類不斷增多，主要有文字處理、圖形圖像、視音頻及數(shù)據(jù)庫(kù)等文件類型，同時(shí)形式也更多，常見(jiàn)的有CAE、CAD、GIS、網(wǎng)頁(yè)及博客等。因此，在城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作中，要加大對(duì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，提升工作效率和水平。

在城市規(guī)劃?rùn)n案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)時(shí)，要將現(xiàn)實(shí)需要作為基礎(chǔ)，保障能夠提高工作效率，實(shí)現(xiàn)效益的增加。要遵循“有所為，有所不為”的原則，要有針對(duì)性、有層次和有重點(diǎn)的開(kāi)展城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化建設(shè)工作。要將數(shù)學(xué)模型引進(jìn)來(lái)，全面統(tǒng)計(jì)和分析所有檔案資料，根據(jù)檔案利用時(shí)間、目的、頻率、基數(shù)大小和所占比重進(jìn)行分類排隊(duì)，采用“常用先掃”、“現(xiàn)用現(xiàn)掃”、“以用定掃”等工作方法。

（三）檔案鑒定和數(shù)字化同步

在城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化建設(shè)中，地區(qū)經(jīng)濟(jì)實(shí)力、檔案總量、保密觀念及人員結(jié)構(gòu)的影響，相比于其他行業(yè)的信息化速度，城市規(guī)劃?rùn)n案工作比較落后。因此，為進(jìn)一步推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)，城市規(guī)劃?rùn)n案價(jià)值鑒定和數(shù)字化要同步開(kāi)展，這樣不僅可以落實(shí)高效、節(jié)約的理念，同時(shí)還能推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，不斷提高工作的效率。

（四）多種數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)同步

要根據(jù)“利用為本，急用先上”的思路，檔案目錄與全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)需要同步開(kāi)展。重點(diǎn)是要讓一般檢索需求得到滿足，做好檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)[3]。當(dāng)前，對(duì)大部分城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作而言，因?yàn)闊o(wú)法實(shí)現(xiàn)所有檔案的文件級(jí)目錄機(jī)檢，造成存在著檔案查閱不準(zhǔn)、不快及不完整等問(wèn)題。因此，在城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中，提高對(duì)文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的重視，將其作為基礎(chǔ)性工作來(lái)抓，讓城市規(guī)劃?rùn)n案有更高的查準(zhǔn)率和查全率。

（五）數(shù)字化加工與利用同步

在城市規(guī)劃?rùn)n案信息化建設(shè)中，主要任務(wù)是加大對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，保證檔案信息資源得到共享，因此需要將“互聯(lián)網(wǎng)+”作為主要信息技術(shù)手段。城市規(guī)劃?rùn)n案信息資源開(kāi)發(fā)與利用涉及眾多方面的內(nèi)容，如傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化、檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用、基礎(chǔ)信息庫(kù)建設(shè)、檔案信息資源的社會(huì)化服務(wù)及政務(wù)信息資源管理等。對(duì)此，可以研發(fā)數(shù)字化城市公開(kāi)信息查詢管理系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)完成對(duì)城市規(guī)劃信息的“一站式”查詢服務(wù)，并提供信息高度集中、利用快速便捷的城市規(guī)劃信息。

3 城市規(guī)劃?rùn)n案管理的信息化建設(shè)對(duì)策

（一）培養(yǎng)檔案管理信息化人才

為在城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作中更好的應(yīng)用信息化技術(shù)，就需要對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，在整體上提升檔案管理者素質(zhì)，讓檔案管理工作更加高效化和專業(yè)化。當(dāng)前，城市規(guī)劃?rùn)n案管理專業(yè)人才較少，需要培養(yǎng)更多高素質(zhì)的檔案管理人才，安排具備豐富信息學(xué)、城市學(xué)和管理學(xué)知識(shí)的人員負(fù)責(zé)城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作，并切實(shí)提升現(xiàn)有檔案管理者應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力[4]。此外，在信息化城市規(guī)劃?rùn)n案館建設(shè)過(guò)程中，還要培養(yǎng)檔案管理者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)與政治素質(zhì)，特別是要提高檔案服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理人才隊(duì)伍的最優(yōu)化。

（二）投入更多資金，抓好硬件設(shè)施建設(shè)

為提升城市規(guī)劃?rùn)n案的信息化水平，要投入更多資金，購(gòu)置必備的硬件設(shè)施，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。要抓好城市規(guī)劃?rùn)n案館內(nèi)部局域網(wǎng)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及市政務(wù)網(wǎng)建設(shè)，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，完善城市規(guī)劃?rùn)n案網(wǎng)站，這樣有利于提供更精確和可靠的城市規(guī)劃信息。要將城市規(guī)劃動(dòng)態(tài)和檔案管理有機(jī)結(jié)合起來(lái)，建立多層次、高技術(shù)的檔案服務(wù)管理體系，并健全城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷優(yōu)化并整合城市規(guī)劃信息資源。此外，為更好的服務(wù)于城市規(guī)劃工作，在連接外部因特網(wǎng)、開(kāi)通內(nèi)部局域網(wǎng)的過(guò)程中，還要加大對(duì)信息資源的安全防護(hù)，在正規(guī)廠家購(gòu)置先進(jìn)的硬件設(shè)備，并做好日常的更新與維護(hù)。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，隨著信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，有利于城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作的改革。因此，檔案管理人員要充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的作用，對(duì)數(shù)據(jù)信息與材料的收集范圍進(jìn)行拓展，豐富檔案管理內(nèi)容。此外，在城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)時(shí)，還要根據(jù)相應(yīng)的要求和標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)合理管理信息資源，防止出現(xiàn)遺漏和錯(cuò)誤，要加大對(duì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，整合現(xiàn)有的資源信息，為檔案的查閱提供便利，實(shí)現(xiàn)信息管理水平的提升。同時(shí)還要抓好檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，投入更多資金，購(gòu)置更加先進(jìn)的硬件設(shè)備，為信息化技術(shù)的應(yīng)用提供保障。只有這樣才能真正做好城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作，并更好的服務(wù)于城市規(guī)劃建設(shè)。

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