對檔案數(shù)字化加工過程質(zhì)量控制探究

陳茜

摘 要：信息時(shí)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，給檔案數(shù)字化建設(shè)提供了重要的技術(shù)基礎(chǔ)支持。本文將針對檔案數(shù)字化加工過程質(zhì)量的控制進(jìn)行闡述，從當(dāng)前檔案數(shù)字化發(fā)展中出現(xiàn)的問題分析，并提出相應(yīng)解決措施。希望能夠?qū)n案數(shù)字化建設(shè)提供一定的幫助。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化加工；質(zhì)量控制；改進(jìn)措施

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息化浪潮的發(fā)展，各類檔案機(jī)構(gòu)也開始向信息化管理轉(zhuǎn)變了，試圖結(jié)束信息技術(shù)的力量來進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，從而更好的進(jìn)行檔案查詢、存儲與利用。就目前的檔案數(shù)字化發(fā)展現(xiàn)狀來說，各類檔案機(jī)構(gòu)都處在摸索的階段，其中也有部分成功了，但是從檔案管理整體來說還是有所擔(dān)憂的。檔案數(shù)字化的質(zhì)量對于檔案數(shù)字化的建設(shè)來說非常重要，質(zhì)量的好壞將直接影響到檔案機(jī)構(gòu)對檔案的資源管理、檔案利用情況，所以說，我們必須加強(qiáng)對檔案質(zhì)量的管理。那么，怎樣才能夠在快速發(fā)展的檔案數(shù)字化中保證數(shù)字化的質(zhì)量？如何提高數(shù)字化資源的利用也是我們所要面對的問題。

1 質(zhì)量控制的內(nèi)涵和意義

何為質(zhì)量控制？其指的是人們?yōu)榱舜_定實(shí)行的某一事物或者是服務(wù)能夠滿足規(guī)定的要求而必須進(jìn)行的有計(jì)劃的系統(tǒng)活動(dòng)，為了使“產(chǎn)品”達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)所采取的一系列措施。檔案數(shù)字化建設(shè)過程當(dāng)中檔案數(shù)字化的質(zhì)量的好壞會(huì)直接影響到檔案信息的服務(wù)質(zhì)量與檔案機(jī)構(gòu)的整體形象。

在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中采取質(zhì)量控制能夠有效的為檔案數(shù)字化建設(shè)提供出一套具體的完整的管理計(jì)劃，從而進(jìn)行規(guī)范性的操作，保證檔案的數(shù)字化加工中每一步都是科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹＿@樣對于提高檔案數(shù)字化加工的整體質(zhì)量水平起到了重要的推動(dòng)作用。

2 檔案數(shù)字化加工過程質(zhì)量控制的重要性

2.1 檔案數(shù)字化質(zhì)量的直接反映

檔案信息化建設(shè)工作情況可以說是通過數(shù)字化質(zhì)量來反映出來的。在目前社會(huì)上，檔案工作并沒有得到很大的認(rèn)同，因?yàn)闄n案工作并不能夠直接給人民群眾帶來價(jià)值，所以檔案工作非常容易被人們誤解與忽視。如果說檔案的數(shù)字化質(zhì)量再出現(xiàn)問題的化，那么在社會(huì)上必然會(huì)造成跟大的誤解，這對于檔案工作的打擊也會(huì)是非常沉重的。

2.2 直接影響到檔案數(shù)字化的建設(shè)

檔案數(shù)字化建設(shè)也可以說是信息化建設(shè)，檔案數(shù)字化建設(shè)就是通過信息技術(shù)來積累數(shù)字檔案資源。這也就對數(shù)字資源的質(zhì)量有很高的要求了，如果因?yàn)閿?shù)字資源的錯(cuò)誤問題造成多次返工重新操作的化會(huì)對檔案數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程帶來很大的阻礙，也會(huì)嚴(yán)重影響到檔案信息化的建設(shè)，最終影響到檔案信息資源的管理與利用。

3 檔案數(shù)字化加工過程質(zhì)量控制存在的問題

3.1 發(fā)展過程不明確

檔案的數(shù)字化建設(shè)從一開始就是處于摸索階段，我們沒有足夠的經(jīng)驗(yàn)?zāi)脕斫梃b。所以很多檔案機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的工作當(dāng)中很多步驟都沒有足夠的科學(xué)理論依據(jù)的。而檔案的數(shù)字化建設(shè)是在相應(yīng)號召，倉促開展的一項(xiàng)工作，有著走一步是一部的被動(dòng)思想。這樣一來，投資巨大，但是效果卻并不明顯，這對于檔案數(shù)字化的質(zhì)量來說也是得不到保障的。

3.2 數(shù)字化信息缺乏挑選整理

多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的時(shí)候并沒有對信息資源做出評估，而是將原本的檔案資源全部數(shù)字化處理。在理論上來說，這樣整理出來的信息資源是比較多，但是從實(shí)際上來看確實(shí)會(huì)造成很多浪費(fèi)的。原因是在檔案館中的信息資源儲藏量較大，有很多利用率非常之低的或者是需要銷毀的部分，如果沒有對資源進(jìn)行整合挑選就直接錄入的化就會(huì)造成很大的浪費(fèi)，大量資源的數(shù)字化會(huì)嚴(yán)重影響到檔案數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程，這對于檔案信息的開發(fā)利用也是會(huì)造成阻礙的。

3.3 缺少控制，造成返工現(xiàn)象

檔案的數(shù)字化加工過程可以說是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，每一步都息息相關(guān)，上下環(huán)節(jié)相扣，上一環(huán)節(jié)的輸出可能就是下一環(huán)節(jié)的輸入，每一環(huán)節(jié)的質(zhì)量都是相互影響的。所以，建設(shè)環(huán)節(jié)數(shù)量越多，那么數(shù)字換建設(shè)的質(zhì)量出現(xiàn)的問題可能性也就越大，需要進(jìn)行控制的關(guān)鍵點(diǎn)也就越多，工作難度也就越大。在數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程中，因?yàn)槿鄙倏刂扑斐傻馁|(zhì)量問題比比皆是，如對檔案進(jìn)行掃描的時(shí)候掃描質(zhì)量就會(huì)影響到掃描圖片的處理質(zhì)量，掃描不全或者是掃描不清晰就算經(jīng)過經(jīng)驗(yàn)再豐富，技術(shù)再高超的人員也無能為力，最終只能是重新掃描。還有可能出現(xiàn)的問題就是檔案目錄庫的建設(shè)，目錄庫的建設(shè)對后續(xù)檔案查詢檢索來說是非常重要的，但是，現(xiàn)在很多檔案機(jī)構(gòu)卻依然存在的數(shù)據(jù)目錄不全，信息不準(zhǔn)確的情況。這對于檔案數(shù)字化信息來說會(huì)嚴(yán)重影響到檔案的查詢、共享與利用，如果進(jìn)行返工，又會(huì)是一個(gè)很大的工程，也會(huì)帶來很大人力物力財(cái)力的損失。

4 檔案數(shù)字化過程質(zhì)量控制的改進(jìn)措施

將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工主要分為以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)連接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收以及數(shù)據(jù)備份等。在這幾個(gè)環(huán)節(jié)的工作當(dāng)中，數(shù)據(jù)的質(zhì)量從頭貫穿到尾，所以在以后的檔案工作中必須制定出一套合理可行的質(zhì)量控制計(jì)劃，然后根據(jù)計(jì)劃一步一步開展工作，持續(xù)控制質(zhì)量。

4.1 統(tǒng)籌安排，做好計(jì)劃

檔案數(shù)字化的加工使用的技術(shù)就是通過計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用，對傳統(tǒng)紙質(zhì)、聲像材料進(jìn)行掃描、處理轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可以識別的信息，在進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入，之后存儲起來。信息數(shù)字化處理的原則就是為了讓人們能夠更加快速、方便、準(zhǔn)確的找到需要的信息，從而進(jìn)行利用。

數(shù)字化加工工作的順利進(jìn)行首要步驟就是要做好前期的準(zhǔn)備工作，從源頭開始對數(shù)字化加工質(zhì)量進(jìn)行把控。而這對計(jì)算機(jī)等設(shè)備的硬件和軟件都有一定要求，如掃描儀、相機(jī)設(shè)備，圖片處理軟件等。這些事實(shí)現(xiàn)質(zhì)量控制的最基本要求。

4.2 加強(qiáng)質(zhì)量意識，強(qiáng)化數(shù)據(jù)加工規(guī)范

對檔案數(shù)字化加工提出規(guī)范性加工對于檔案的數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量的提高具有十分關(guān)鍵的作用，它能夠從最基礎(chǔ)部分的工作開始按照國家標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范將數(shù)字化建設(shè)發(fā)展為有標(biāo)準(zhǔn)、有規(guī)范的方向上去，能夠有效保障檔案信息的數(shù)字化質(zhì)量。

規(guī)范性加工必須滿足以下要求：數(shù)字化信息加工所按照的技術(shù)、格式以及工作標(biāo)準(zhǔn)都必須按照國家或者國際上的規(guī)定來執(zhí)行，包括網(wǎng)絡(luò)上部分信息的整合，這樣一來就不會(huì)造成因?yàn)榧夹g(shù)或者格式不同帶來無法轉(zhuǎn)化而造成的資源浪費(fèi)了。另外，還要提高信息的存儲傳輸效率、可擴(kuò)展性，這樣對于以后檔案信息的修改處理以及更新都會(huì)有很大的幫助。

4.3 建立并完善檔案數(shù)字化制度體系

為了更好的開展檔案數(shù)字化加工工作，除了進(jìn)行規(guī)范化的開展以外還需要根據(jù)不同檔案機(jī)構(gòu)以及數(shù)字化加工目標(biāo)制定出適應(yīng)工作開展的制度體系，可以從管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范、工作規(guī)章制度等角度出發(fā)。檔案的制度化體系制定需要我們從宏觀角度考慮問題，保證全員都能夠準(zhǔn)守。

4.4 強(qiáng)化培訓(xùn)，提高工作人員綜合素質(zhì)

檔案數(shù)字化加工主要涉及到的技術(shù)主要有掃描、圖像處理、存儲、數(shù)據(jù)庫以及檔案基礎(chǔ)知識這些技術(shù)。這樣一來就對從事檔案工作的人員的綜合素質(zhì)提出了一定的要求。工作人員的素質(zhì)對于工作的開展有著非常大的影響。所以就要求檔案機(jī)構(gòu)能夠加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)，使其能夠掌握相關(guān)的知識技能，這樣對以后的檔案工作的開展也是具有非常大的幫助的。

5 結(jié)語

檔案數(shù)字化加工工作是一項(xiàng)長期的工作，檔案機(jī)構(gòu)必須加大對檔案數(shù)字化加工過程中的質(zhì)量控制力度，切實(shí)每一步每一個(gè)環(huán)節(jié)都能夠?qū)①|(zhì)量控制落實(shí)到位，這樣才能夠有效的保障檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開展，從而為檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化現(xiàn)代管理化發(fā)展打下堅(jiān)持基礎(chǔ)。

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