Excel軟件在免費(fèi)孕前優(yōu)生健康檢查項(xiàng)目報(bào)表中的應(yīng)用

李新艷 孫曉如 曹 揚(yáng) 周培瑩 徐 寧 張 磊 王京玲 許豪勤，＊

1.江蘇省計(jì)劃生育科學(xué)技術(shù)研究所（南京，210036）；2.江蘇省衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)科技處

江蘇省免費(fèi)孕前優(yōu)生健康檢查項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱(chēng)項(xiàng)目）已經(jīng)由2010年5個(gè)試點(diǎn)發(fā)展到全省13個(gè)地級(jí)市全面覆蓋，共有100個(gè)縣（市、區(qū)）項(xiàng)目點(diǎn)，2013年參加免費(fèi)孕前健康檢查人數(shù)＞65萬(wàn)［1］。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，基層工作人員除了要完成服務(wù)對(duì)象的孕前檢查、檔案填寫(xiě)外，還要將服務(wù)結(jié)果按月，以固定的格式填寫(xiě)工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表上報(bào)。工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表中涵蓋服務(wù)人群健康檢查主要指標(biāo)結(jié)果的正?；虍惓Ｐ畔ⅲ瑸樯霞?jí)部門(mén)了解孕前人群的健康情況和孕前健康檢查的服務(wù)情況提供了詳細(xì)數(shù)據(jù)［2］。因此孕前健康檢查工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表的準(zhǔn)確性和及時(shí)性在項(xiàng)目實(shí)施中顯得尤為重要。然而，工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表中各數(shù)據(jù)之間存在各種邏輯關(guān)系，數(shù)據(jù)的合理性要求非常高，我們每月收集、審核統(tǒng)計(jì)報(bào)表的工作量大，任務(wù)繁瑣而復(fù)雜。在實(shí)際工作中，我們利用Excel工具通用性強(qiáng)、操作簡(jiǎn)單、易學(xué)易用［3］，除了眾所周知的數(shù)據(jù)錄入［4］外，還有大量的工具、函數(shù)可以使用等優(yōu)勢(shì)，將其引入到省、市收集、審核項(xiàng)目報(bào)表中進(jìn)行數(shù)據(jù)收集和質(zhì)量控制，節(jié)省了人力，確保了報(bào)表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

1 資料與方法

1.1 資料

2012年1～8月份江蘇省開(kāi)展的第3批11個(gè)國(guó)家試點(diǎn)縣區(qū)的項(xiàng)目報(bào)表，包括優(yōu)生項(xiàng)目技術(shù)服務(wù)工作月統(tǒng)計(jì)報(bào)表和優(yōu)生項(xiàng)目妊娠結(jié)局月統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

1.2 工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表收集整理

1.2.1 利用Excel公式、函數(shù)形成固定模板。使用Excel引用公式，完成下一級(jí)所有單位報(bào)表在上一級(jí)單位的自動(dòng)匯總。利用Excel中SUM、AVERAGE、IF等函數(shù)工具［5］，對(duì)報(bào)表中各種邏輯關(guān)系進(jìn)行校對(duì)。所有的公式、函數(shù)完成后形成固定模板發(fā)送給11個(gè)項(xiàng)目縣（市、區(qū)）使用。

1.2.2 縣（市、區(qū)）、市、省逐級(jí)收集工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表。工作月統(tǒng)計(jì)報(bào)表是以加密電子郵件的形式自項(xiàng)目點(diǎn)（縣／區(qū)）上報(bào)至市，再經(jīng)市級(jí)匯總后上報(bào)省級(jí)。采用將Excel報(bào)表置于文件夾內(nèi)即自動(dòng)匯總的方法，將所有報(bào)表的數(shù)據(jù)自動(dòng)匯總到匯總表中。具體方法為給每縣（市、區(qū)）上報(bào)的報(bào)表文件指定文件名，并將所有區(qū)縣的報(bào)表文件存放在指定命名為“報(bào)表自動(dòng)匯總”文件夾中，建立匯總工作簿和匯總分表與各個(gè)縣（市、區(qū)）報(bào)表文件的鏈接關(guān)系。通過(guò)建立函數(shù)關(guān)系，利用Excel中的“拖拉”功能就可以將表中某單元格中的引用公式填充到數(shù)據(jù)區(qū)的其他單元格。通過(guò)模板收取各縣（市、區(qū)）報(bào)表，只要報(bào)表名稱(chēng)不改變，就可以使所有報(bào)表的數(shù)據(jù)自動(dòng)匯總。

1.3 工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表審核

1.3.1 運(yùn)用Excel SUM函數(shù)對(duì)免費(fèi)孕前項(xiàng)目報(bào)表中技術(shù)服務(wù)報(bào)表和妊娠結(jié)局報(bào)表進(jìn)行合計(jì)數(shù)值的驗(yàn)證。將計(jì)算的數(shù)值與合計(jì)數(shù)值相減或者利用IF函數(shù)都可以得出合計(jì)值是否正確的結(jié)論。在單元格中輸入“＝計(jì)算數(shù)值－合計(jì)數(shù)值”或者“＝if（計(jì)算數(shù)值＝合計(jì)數(shù)值，0，－1）”這兩種函數(shù)返回值，若為0即表明報(bào)表中合計(jì)計(jì)算正確，否則需要再次核實(shí)合計(jì)數(shù)值是否相加錯(cuò)誤。

1.3.2 運(yùn)用Excel函數(shù)對(duì)項(xiàng)目報(bào)表中檢查項(xiàng)目數(shù)值進(jìn)行邏輯校對(duì)。在工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表中易發(fā)生的錯(cuò)誤有：①某項(xiàng)檢驗(yàn)人數(shù)大于參加檢查人數(shù)；②只有女性檢查的項(xiàng)目檢查人數(shù)大于參與檢查的女性人數(shù)。通過(guò)IF函數(shù)可達(dá)到自動(dòng)檢驗(yàn)審核的目的。例如核查白帶常規(guī)檢查人數(shù)的方法：在報(bào)表后空白列單元格內(nèi)可以輸入“＝女性檢查人數(shù)－白帶常規(guī)檢查人數(shù)正常值－白帶常規(guī)檢查人數(shù)異常值”。在此數(shù)值后一列輸入“＝if（前一列數(shù)值大于或等于0，0，－1）”。當(dāng)出現(xiàn)異常數(shù)值時(shí)，即提示工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表中出現(xiàn)邏輯錯(cuò)誤。

1.3.3 運(yùn)用檢驗(yàn)項(xiàng)目異常率對(duì)項(xiàng)目報(bào)表中檢查項(xiàng)目數(shù)值進(jìn)行核查?；诿赓M(fèi)孕前健康檢查項(xiàng)目是一項(xiàng)面對(duì)健康人群的篩查項(xiàng)目，其篩查出的患有疾病的異常人群比例應(yīng)與體格檢查的數(shù)值相符。因此，可以通過(guò)計(jì)算檢查項(xiàng)目的異常率來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)核查。檢查項(xiàng)目異常率計(jì)算方法為：在報(bào)表后空白列單元格輸入“＝ROUND（常規(guī)體格檢查人數(shù)異常值／（常規(guī)體格檢查人數(shù)異常值＋常規(guī)體格檢查正常值）＊100，2）”。在此數(shù)值后一列輸入“＝if（前一列數(shù)值小于50，0，－1）”。

2 結(jié)果

2.1 效率提高

用該種方法加快了工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表收集的速度，提高了審核的效率。在試行的8個(gè)月中，11個(gè)項(xiàng)目縣（市、區(qū)）工作報(bào)表的上報(bào)收集、匯總核查僅需要60分鐘。

2.2 基層上報(bào)數(shù)據(jù)質(zhì)量提高［6］

未加入Excel各種公式、函數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)質(zhì)控前四個(gè)月11個(gè)項(xiàng)目縣（市、區(qū)）共收集表格34 713項(xiàng)，其中數(shù)值不一致的1158項(xiàng)，存在邏輯錯(cuò)誤的46項(xiàng)，合格率為96.53%。加入Excel中各種公式、函數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)質(zhì)控后四個(gè)月11個(gè)項(xiàng)目縣（市、區(qū)）共收集表格36 540項(xiàng)，其中數(shù)值不一致的5項(xiàng)，存在邏輯錯(cuò)誤的3項(xiàng)，合格率為99.98%。詳見(jiàn)表1。

表1 未加入EXCEL工具核查之前報(bào)表錯(cuò)誤情況

3 討論

作為江蘇省省級(jí)信息員，每月需要收集全省100個(gè)項(xiàng)目區(qū)縣報(bào)表。若同樣采用自動(dòng)匯總的方法將100個(gè)縣（市、區(qū)）Excel報(bào)表全部置于文件夾內(nèi)將大大提高工作效率，縮短報(bào)表收集匯總時(shí)間。存入后若縣（市、區(qū)）報(bào)表數(shù)據(jù)有變動(dòng)，變動(dòng)后的數(shù)據(jù)仍然會(huì)自動(dòng)更新入?yún)R總表內(nèi)。

因?yàn)閳?bào)表中囊括的信息量特別大，需要邏輯核查的數(shù)值也特別多，靠人力來(lái)審核校驗(yàn)數(shù)值的正確性和邏輯性可能會(huì)漏判或錯(cuò)判，借助Excel條件格式中突出顯示單元格規(guī)則，對(duì)所設(shè)定全區(qū)域中有錯(cuò)誤的數(shù)值突出顯示，可以避免上報(bào)中出現(xiàn)的錯(cuò)誤。

Excel SUM函數(shù)的加入，讓報(bào)表中的求和變得更簡(jiǎn)單快捷。不僅可以完成一個(gè)縣（市、區(qū)）所有檢查人數(shù)的求和，也可以完成各市所有縣（市、區(qū)）所有檢查相關(guān)數(shù)值的求和。孕前檢查項(xiàng)目報(bào)表中多次運(yùn)用求和公式，避免了口算或者計(jì)算器計(jì)算的失誤，使報(bào)表數(shù)值更加準(zhǔn)確。此外，在報(bào)表中加入各種邏輯核查，也大大減少了錯(cuò)誤的發(fā)生率。在加入邏輯校驗(yàn)后，類(lèi)似“參加?jì)D科超聲常規(guī)檢查人數(shù)大于女性檢查人數(shù)”等常見(jiàn)女性專(zhuān)項(xiàng)檢查數(shù)據(jù)報(bào)送錯(cuò)誤的發(fā)生率均明顯降低，提高了工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送的質(zhì)量。

綜上所述，將Excel各種工具、函數(shù)應(yīng)用到項(xiàng)目報(bào)表中進(jìn)行數(shù)據(jù)自動(dòng)匯總和質(zhì)量控制。不僅可以完成報(bào)表所有數(shù)值的準(zhǔn)確快速錄入，還能及時(shí)反饋質(zhì)控信息、及時(shí)改正報(bào)表中存在的問(wèn)題，提高了完成工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表匯總和審核的效率，保證了上報(bào)的工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表質(zhì)量。

［1］ 洪浩，王京玲，蔡雋，等.提質(zhì)提速 創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu) 推進(jìn)免費(fèi)孕前優(yōu)生項(xiàng)目全覆蓋［J］.中國(guó)計(jì)劃生育學(xué)雜志，2013，21（4）：223－224.

［2］ 辛?xí)阅龋蹑骆?，馬立廣，等.孕前優(yōu)生信息化服務(wù)模式的探索研究［J］.中國(guó)計(jì)劃生育學(xué)雜志，2013，21（4）：227－230.

［3］ 李勇."Excel鏈接"在報(bào)表匯總中的應(yīng)用［J］.商業(yè)經(jīng)濟(jì)，2004，（3）：123.

［4］ 冉煉志.用Excel建立醫(yī)院日?qǐng)?bào)表和日?qǐng)?bào)數(shù)據(jù)庫(kù)［J］.中國(guó)醫(yī)院統(tǒng)計(jì)，2013，20（3）：213－214.

［5］ 鄒漢華.運(yùn)用中文Excel的強(qiáng)大數(shù)據(jù)計(jì)算功能進(jìn)行成本費(fèi)用分?jǐn)偟膰L試［J］.管理與技術(shù)，2000，（4）：46－49.

［6］ 彭孝武.水梅.方盛.電腦文件夾內(nèi)Excel血防報(bào)表自動(dòng)匯總技巧［J］.熱帶病與寄生蟲(chóng)學(xué)，2012，10（1）：53－54.