對提升青海供電企業(yè)工程財務管理信息化應用水平的思考

耿靜

摘要：在市場經(jīng)濟中，供電企業(yè)的資金運動和財務管理具有較大的綜合性。它全面、系統(tǒng)地反映著企業(yè)經(jīng)營和管理的主要過程和主要方面，體現(xiàn)著從電力購入到電力銷售所形成的經(jīng)濟關系。本文以青海供電企業(yè)的財務管理為研究對象，探討了如何提升供電企業(yè)財務管理信息化的應用水平。

關鍵詞：供電企業(yè) 工程財務管理信息化 應用水平

2008年以來，青海電網(wǎng)企業(yè)全面推進SG-ERP企業(yè)經(jīng)營管理系統(tǒng)建設，經(jīng)過多年的信息化建設和持續(xù)創(chuàng)新，各供電企業(yè)財務信息系統(tǒng)從部門級發(fā)展到企業(yè)級，實現(xiàn)財務管理向營銷、生產(chǎn)、基建等核心業(yè)務前端的延伸，初步實現(xiàn)財務與業(yè)務信息共享，解決了長期以來“信息孤島”的問題。但是，對于工程基建財務信息化而言，仍然存在一些管理瓶頸和“信息孤島”的問題，需要深入思考和研究提出解決方案，解決工程財務管理中統(tǒng)計分析、財務決算編制、項目轉資等核心問題，必須通過信息化手段，才能降低項目管理成本，提高工作效率，提升財務管理水平。

一、工程財務信息化現(xiàn)狀

青海省各供電公司隸屬于青海電網(wǎng)企業(yè)，作為分公司管理，實行收支兩條線的財務管理模式。隨著省級電網(wǎng)企業(yè)全面推進SG-ERP企業(yè)經(jīng)營管理系統(tǒng)的建設步伐，各供電公司的財務信息化管理也邁上了新臺階。供電公司財務信息系統(tǒng)從部門級發(fā)展到企業(yè)級，實現(xiàn)了財務管理向營銷、生產(chǎn)、基建等核心業(yè)務前端的延伸，初步實現(xiàn)財務與業(yè)務信息共享，解決了長期以來“信息孤島”的問題。

雖然，供電公司財務信息化建設和應用達到歷史最好水平，但工程項目財務管理信息化應用水平卻仍然處于一個相對落后的階段，手工處理方式和“信息孤島”的現(xiàn)象依然存在，業(yè)務與財務集成和系統(tǒng)功能缺失問題始終困擾著供電公司工程財務管理水平的提升。問題主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）財務與業(yè)務系統(tǒng)集成性不強

目前，供電公司工程項目管理分別通過基建管控、財務管控、SAP及手工處理等方式進行管理。在工程項目管理過程中，項目概算、項目成本、在建狀態(tài)、工程進度、投資進度、資金支付、竣工結算、竣工決算等業(yè)務數(shù)據(jù)發(fā)生或存放在不同的業(yè)務系統(tǒng)中，還有一部分數(shù)據(jù)依賴手工整理，部分業(yè)務數(shù)據(jù)和業(yè)務流程無法實現(xiàn)關聯(lián)，使得供電公司工程項目整體流程和業(yè)務數(shù)據(jù)處于分散和散布管理狀態(tài)。例如：編制一個《在建工程統(tǒng)計報表》，業(yè)務人員必須從SAP系統(tǒng)、財務管控系統(tǒng)以及其他業(yè)務單據(jù)中逐個項目地抽掉統(tǒng)計，頻繁地切換系統(tǒng)進行查詢，才能完成一個工程項目數(shù)據(jù)統(tǒng)計?？上攵y(tǒng)計100個項目，甚至更多項目需要的手工勞動和時間，這給財務人員帶來了大量額外的工作負擔。同時，數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準確性也不高。這就是目前現(xiàn)有信息系統(tǒng)集成性不強、數(shù)據(jù)共享度不高帶來的弊端。

（二）財務與業(yè)務信息反映不完整

工程項目管理的三個系統(tǒng)及手工處理的部分流程，只是獨立反映各管理部門需要或關心的業(yè)務信息，而是沒有從公司管理角度來考慮業(yè)務，造成現(xiàn)有信息系統(tǒng)各模塊孤島運行，項目信息反映不完整、不全面。由于三個系統(tǒng)的開發(fā)商和技術架構不一樣，短時期內(nèi)無法實現(xiàn)業(yè)務流程和數(shù)據(jù)信息集成融合，因此，造成系統(tǒng)功能缺失，信息反映不完整。如：投資計劃管理、進度里程碑計劃管理、竣工決算編制管理、竣工決算流程審批管理、資金支付實時查詢管理等，這些具體的業(yè)務信息只能通過財務信息系統(tǒng)、業(yè)務信息系統(tǒng)或手工的方式來處理，數(shù)據(jù)信息很難實時采集。由于功能缺失、信息不完整，造成統(tǒng)計一個工程項目的概算、投資、進度、資金、成本等數(shù)據(jù)信息時，仍然擺脫不了手工補充統(tǒng)計的方式，也無法實現(xiàn)業(yè)務預警管理，發(fā)揮不了工程財務管控作用。

（三）系統(tǒng)功能設計與應用需求偏差大

目前，現(xiàn)有的管理信息系統(tǒng)還不能完全滿足工程財務管理的應用需求，系統(tǒng)功能與業(yè)務需求偏差大，造成財務人員仍不能擺脫繁瑣的手工操作。主要的功能缺陷有：項目數(shù)據(jù)集成、項目綜合查詢、項目統(tǒng)計分析、報表編制、項目稽核評價、項目決算編制、項目轉資等等，這些功能不能說完全沒有，但始終與實際工作需求差異較大，不能給財務人員帶來方便。究其原因，核心還是功能設計有缺陷、有弊端，不能充分發(fā)揮信息化的核心作用。

（四）工程竣工決算管理職能不到位

由于現(xiàn)有系統(tǒng)竣工決算管理的功能設計有缺陷，系統(tǒng)界面不友好，操作過于復雜，造成財務人員短時期內(nèi)很難掌握。加之，供電公司財務工程管理人員短缺，財務人員無法直接參與到工程決算的編制和管理工作中，所以只能依賴外部中介機構來完成，造成財務決算管理不到位。比如：根據(jù)業(yè)務現(xiàn)狀，手工編制一個項目的竣工決算需要十天/人，供電公司目前僅有一名工程財務管理人員，因此大部分工作精力只能放在日常會計核算方面，工程竣工決算編制和管理不得不依賴于中介機構來協(xié)助完成。長期以來，隨著新業(yè)務人員的接手和崗位的調整，業(yè)務人員對中介機構的依賴性越來越強，不僅對工程竣工決算的業(yè)務邏輯處理和過程處理不夠了解，更無能力對工程財務決算報告的準確性進行評價。因此，在工程項目管理中，留下了很多財務隱患，而且管理成本也很高。

二、提升工程財務信息化應用水平的必要性

（一）工程財務管理是供電企業(yè)財務管理的核心

青海電網(wǎng)企業(yè)實行收支兩條線管理模式以來，供電企業(yè)收入資金實現(xiàn)程序化流轉和管控，按日實時上劃省公司集中管理。所以，工程項目財務管理自然成為供電企業(yè)財務管理的核心業(yè)務，因為工程項目資金將占整個供電企業(yè)運營資金的80%以上，主要包括：電網(wǎng)基建、農(nóng)網(wǎng)改造、技術改造、小型基建、電網(wǎng)大修、房屋及設備維護等資金，而管理費用及工資資金所占比例不足20%。當然，工程項目領域也成為了供電企業(yè)資金風險防范和財務成本控制的關鍵環(huán)節(jié)。因此，當前解決工程財務信息系統(tǒng)功能障礙問題，不僅可以提高工作效率，而且對提升供電企業(yè)財務管理水平有著重要的意義。

（二）現(xiàn)有系統(tǒng)功能缺陷制約工程財務管理水平提升

目前，青海供電企業(yè)工程項目管理信息系統(tǒng)主要由SAP財務模塊和遠光GRIS財務管控系統(tǒng)構成，SAP財務模塊管理項目成本核算、發(fā)票校驗、供應商管理、項目轉資等業(yè)務，財務管控系統(tǒng)管理項目資金支付、成本賬務、報表統(tǒng)計等業(yè)務。但由于兩套系統(tǒng)集成度不高，無法直接實現(xiàn)工程項目成本集中管理和控制。因此，造成供電企業(yè)工程財務信息化應用水平較低，對工程項目信息統(tǒng)計、分析決策、控制管理還采用手工的方式進行處理，造成許多工程項目信息來源滯后、數(shù)據(jù)質量不高、決策統(tǒng)計分析不完整等問題突出，影響和制約著供電企業(yè)財務管理水平提升。

（三）信息化手段是提升工程財務管理水平的必然途徑

隨著國家電網(wǎng)公司SG-ERP信息化的建設和深化應用，青海供電企業(yè)已經(jīng)進入信息化時代，基本實現(xiàn)了以財務為核心的企業(yè)經(jīng)營管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了人、財、物、銷售、生產(chǎn)、基建等業(yè)務數(shù)據(jù)的共享。但是，由于工程項目管理工作分別在基建管控、財務管控和SAP等三個不同技術架構的系統(tǒng)完成，造成業(yè)務人員和財務人員工作量成倍增長，系統(tǒng)操作窗口不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)信息不共享，最終導致工作效率低下，管理成本高，工程財務管理水平提升緩慢。因此，如何優(yōu)化現(xiàn)有財務信息系統(tǒng)，已成為解決當前工程財務管理問題的重要課題。當然，目前也只能用信息化手段解決工程財務管理中存在的弊端，這樣才能深化應用財務信息系統(tǒng)，才能提升供電企業(yè)工程財務管理水平。

三、優(yōu)化思路與措施

（一）整合工程財務數(shù)據(jù)資源，實現(xiàn)數(shù)據(jù)集中管理

通過搭建一個工程財務輔助管理模塊，利用信息化技術手段，將SAP系統(tǒng)中物資成本數(shù)據(jù)、非物資成本數(shù)據(jù)、概算數(shù)據(jù)、財務管控系統(tǒng)中工程資金支付數(shù)據(jù)以及外圍的投資計劃、資金計劃、工程施工進度節(jié)點等數(shù)據(jù)及時歸集，形成一整套能完整反映工程項目基建狀態(tài)的財務數(shù)據(jù)體系，以便于項目的統(tǒng)籌管理。同時，供電企業(yè)基于該數(shù)據(jù)體系可以展開多維度、組合式或批量式查詢，并可以按業(yè)務對象（如：項目、成本類型、供應商等）穿透到其發(fā)生明細數(shù)據(jù)進行查詢，從而達到對各工程項目綜合分析、優(yōu)化資源配置、強化過程控制的工程全過程財務閉環(huán)管理目的，數(shù)據(jù)整合原理見圖1。

（二）利用信息手段，實現(xiàn)工程財務報表自動生成

利用工程財務輔助管理模塊，可以將系統(tǒng)中形成的工程項目綜合數(shù)據(jù)信息，按照實際工作需要，依據(jù)預設的工程財務基礎管理報表模板，由系統(tǒng)自動進行統(tǒng)計匯總運算，并生成多種工程財務管理基礎報表，如：《在建工程項目統(tǒng)計明細表》、《在建工程成本及資金支付明細表》、《在建工程項目信息統(tǒng)計表》、《投資計劃完成情況統(tǒng)計表》、《在建工程項目稽核評價對比表》等。同時，工程財務管理基礎表的統(tǒng)計工作操作快捷、數(shù)據(jù)準確，并為年終工程財務決算報表編制工作提供了有力的數(shù)據(jù)支撐。

（三）資金信息實時采集，提升工程資金支付管控能力

利用工程財務輔助管理模塊，可以有效地從財務管控管理系統(tǒng)中，將上個月關于工程項目的月度資金計劃付款執(zhí)行情況，通過集成接口自動抓取到工程財務管控模塊中，進行數(shù)據(jù)質量審核、驗證和分析。在資金支付控制時，系統(tǒng)會將數(shù)據(jù)與前期導入的工程WBS及工程成本情況相結合，業(yè)務人員可以通過在資金支付時的查詢進行及時控制管理。如：在系統(tǒng)中體現(xiàn)如下內(nèi)容：項目名稱、供應商名稱、本月計劃、已付款、計劃比率（本次+已付）/項目概算等，其中，計劃比率整體小于概算85%，以便于對資金的整體分析和及時管控。

（四）開發(fā)工程財務決算編制功能，實現(xiàn)工程財務決算自助編制

財務人員利用工程財務輔助管理模塊，可以有效地將前期系統(tǒng)中導入的各項成本業(yè)務數(shù)據(jù)，如：施工成本業(yè)務數(shù)據(jù)、服務成本業(yè)務數(shù)據(jù)、財務憑證業(yè)務數(shù)據(jù)、物資成本數(shù)據(jù)等，按照建筑工程、安裝工程、待攤基建支出、設備基座、不需轉資的設備等工程竣工轉資清單進行成本歸集。同時，按照工程竣工決算的要求，針對工程竣工轉資清單的資產(chǎn)明細，將待攤基建支出費用按多種分攤計算規(guī)則（如：按資產(chǎn)數(shù)量分攤、按資產(chǎn)價值比例分攤、按指定比例分攤等）進行設置，如：將待攤支出——法人管理費分攤到相應的建筑工程上，將安裝工程發(fā)生成本轉資成為竣工設備等等。如此，系統(tǒng)在后期操作中，按照竣工決算規(guī)則的參數(shù)設定，自動進行竣工決算處理，生成總部要求的16張財務竣工決算報表和相應的資產(chǎn)卡片信息，從而完成工程財務決算自助化操作。

（五）運用工程財務決策分析工具，實現(xiàn)智能化分析

通過工程財務輔助管理模塊，可以對項目數(shù)據(jù)進行深入挖掘和優(yōu)化分析，并以各種圖形對工程信息進行全面的分析和展示。此外，該系統(tǒng)還具備“一鍵式報告”自動生成功能，可以按照預設的統(tǒng)計報告模板，按月進行統(tǒng)計匯總，自動生成工程項目統(tǒng)計報告的管理功能，其業(yè)務架構體系見圖2。

四、預期成效

（一）系統(tǒng)功能增強，工作效率明顯提升

通過工程輔助管理模塊，實現(xiàn)對工程財務管理自動化管理，工程項目查詢和統(tǒng)計分析、統(tǒng)計報表的編制等管理效率和工作質量得到明顯提升。筆者以編制《在建工程統(tǒng)計明細表》為例：由于現(xiàn)有系統(tǒng)中，只能對單項工程項目進行工程成本查詢，無法同時對多個項目成本明細進行綜合查詢，也無法針對工程項目資金付款明細進行查詢，業(yè)務人員只能采取傳統(tǒng)的手工的方式進行工程成本和資金支付的綜合統(tǒng)計工作，工作量非常繁重。對于完成《在建工程項目統(tǒng)計表》編制工作，一個業(yè)務專責需要4-5天時間，在多個系統(tǒng)間大量的切換，逐個項目地進行手工匯總統(tǒng)計才能完成，由于數(shù)據(jù)量較大，統(tǒng)計的數(shù)據(jù)質量也難以保證。如果想進一步查詢統(tǒng)計并在附表中體現(xiàn)某項在建工程中項目法人管理費、生產(chǎn)準備費、前期費、成本列支明細及實際資金支付明細時，則對于一個工程項目，需要一天的時間才能完成，對于每年300個工程項目的某供電企業(yè)，這種工作效率顯然是難以接受的。在應用該系統(tǒng)后，用戶只需輕點統(tǒng)計按鈕，“一鍵式”即可完成所有項目的財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作，而且還可以按項目穿透到費用及成本明細進行單項工程財務數(shù)據(jù)的查詢匯總。整個《在建工程項目統(tǒng)計明細表》數(shù)據(jù)質量準確可靠，大大提升了工作效率。

（二）管理成本降低，經(jīng)濟效益明顯提升

通過工程輔助管理模塊，實現(xiàn)工程財務管理智能化、精細化，財務人員對工程業(yè)務處理的能力和素質得到明顯提高，有效降低了工程日常管理成本，提升了經(jīng)濟效益。例如：某供電公司在應用該系統(tǒng)前，手工編制一個項目的竣工決算，通常依賴中介機構2-3名專業(yè)人員花費10天左右的時間才能完成，而該公司每年的工程項目大致在300個左右，這種工作效率顯然難以達到公司的管理需求。此外，這種方式的管理成本也非常高，中介機構通常收取的決算編制服務費用比例比較高，許多工程項目收費比例甚至達到了6-7‰，這已遠遠超過了總部工程竣工決算2.5-4‰的標準比例。就該公司而言，每年編制工程竣工決算支付的服務費用達200多萬元?，F(xiàn)在，通過系統(tǒng)操作，財務人員用2天左右的時間，就可單獨完成竣工決算編制工作，不僅大大提升了工程竣工財務決算編制的及時性和準確性，而且還節(jié)省了大量的人力和財力資源。

（三）加強過程管控，工作質量明顯提升

通過工程輔助管理模塊，數(shù)據(jù)的有效采集并儲存系統(tǒng)中，并形成能完整反映整個工程業(yè)務狀態(tài)的一體化數(shù)據(jù)，從而有效加強了工程財務全過程的管控，財務人員的工作質量明顯提高。例如：利用該模塊前，編制一個《在建工程統(tǒng)計報表》，業(yè)務人員必須從SAP系統(tǒng)、財務管控系統(tǒng)以及其他業(yè)務單據(jù)中逐個項目地抽掉統(tǒng)計，頻繁地切換系統(tǒng)進行查詢，才能完成一個工程項目數(shù)據(jù)統(tǒng)計。由此可想而知，統(tǒng)計100個項目、甚至更多項目需要的手工勞動和時間，這給財務人員帶來了大量額外的工作負擔?，F(xiàn)在，通過系統(tǒng)操作，財務人員可以按業(yè)務需要，輕松從數(shù)據(jù)體系中提取完整準確的數(shù)據(jù)，編制各類報表，分析各類報告。

（四）實現(xiàn)工程竣工決算自助編制

通過系統(tǒng)應用，業(yè)務人員可以輕松地自主完成工程竣工決算的編制工作，整個業(yè)務流程操作簡單，清晰準確。經(jīng)過簡單培訓，財務人員可以輕松掌握和了解整個工程竣工決算的編制過程，擺脫了長期對中介機構的依賴性，同時業(yè)務能力得到大大提升。此外，由于竣工決算的整個業(yè)務步驟和分攤過程全部記錄在系統(tǒng)中，竣工決算過程也將更加透明、清晰、有效，也為日后項目的審計、評價、分析提供了良好的基礎。

（作者單位：國網(wǎng)青海省電力公司）