文書檔案管理的信息化建設(shè)分析

郝　影

(黑龍江省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，哈爾濱 150080)

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文書檔案管理的信息化建設(shè)分析

郝影

(黑龍江省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，哈爾濱 150080)

摘要：文書檔案管理工作是檔案工作中的重要組成部分。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的手工登記、人工查詢的檔案管理模式無法滿足社會(huì)發(fā)展的需求，文書檔案管理的信息化建設(shè)具備很多傳統(tǒng)的管理方式所不具備的優(yōu)勢(shì)，已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的必然。文章闡述了傳統(tǒng)文書檔案管理存在的問題和文書檔案管理信息化建設(shè)的必要性，對(duì)現(xiàn)存的問題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：文書檔案；檔案管理；信息化建設(shè)；數(shù)據(jù)庫(kù)完善

1傳統(tǒng)文書檔案管理存在的問題

1)文檔的使用缺乏時(shí)效性：傳統(tǒng)的文檔管理模式下，如果想要借閱文書檔案就必須要到文書檔案室去辦理手續(xù)，需要進(jìn)行繁瑣的登記，查找文檔耗費(fèi)時(shí)間較長(zhǎng)。如果是在當(dāng)?shù)剡€好，而異地的工作人員查閱文檔的難度更大。很多文檔只有一份，所以當(dāng)多個(gè)使用者同時(shí)想借閱的時(shí)候，就會(huì)產(chǎn)生矛盾，信息得不到充分的共享，文檔的價(jià)值得不到充分的體現(xiàn)。

2)文檔不宜長(zhǎng)久保存：傳統(tǒng)的文書檔案大多是以紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行保管的，紙質(zhì)文件非常容易損壞，不利于長(zhǎng)久保存，不少檔案資料年代久遠(yuǎn)，具有十分重要的價(jià)值。但是，文檔在使用和翻閱的過程中，會(huì)不可避免地發(fā)生損壞，這對(duì)于文書檔案的管理十分不利，一些珍貴的檔案一旦損毀將難以再生，給文書檔案管理工作帶來巨大的損失，無法彌補(bǔ)。

3)文檔管理工作復(fù)雜：傳統(tǒng)的文檔管理模式下，借閱文書檔案要進(jìn)行詳細(xì)的登記，歸還的程序同樣比較復(fù)雜。 由于文書檔案的種類繁多，形式多樣，整理歸類比較麻煩，不方便長(zhǎng)久地使用。文書檔案涉及的部門特別多，需要專門的人員對(duì)檔案進(jìn)行分類存放、審查和編目，工作量比較大。

2文書檔案信息化建設(shè)的必要性

2.1　提高文書檔案利用率

文書檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理可以有效避免重要文書檔案在收集和借閱過程中的損壞及丟失。更重要的是可以在單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)文書檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享，方便多人同時(shí)借閱，有效提高了文書檔案的二次利用率。

2.2　提高工作效率

實(shí)施文書檔案管理信息化后，自動(dòng)分類存儲(chǔ)、自動(dòng)形成檢索目錄，立卷和檢索都可以通過計(jì)算機(jī)輕松完成，不但提供了快捷的歸檔管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，避免了立卷人憑借自己的經(jīng)驗(yàn)和理解立卷，導(dǎo)致案卷質(zhì)量參差不齊的問題。有效緩解了人力不足，節(jié)省了辦公經(jīng)費(fèi)，極大地提高了相關(guān)部門的工作效率，更好地發(fā)揮文書檔案的利用價(jià)值。

2.3　提高文書檔案資料傳輸速度與安全性

在文檔管理工作中，很多時(shí)候工作人員會(huì)對(duì)檔案資料進(jìn)行私存，或者是文檔的傳遞管理不嚴(yán)格，造成檔案資料的損壞或者是丟失，這都為檔案管理工作的順利進(jìn)行造成了不可避免的麻煩。通過信息化建設(shè)可以有效避免這個(gè)問題，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行跨空間短距離的傳輸，不但提高了文檔傳遞效率，同時(shí)也增強(qiáng)了文件的安全系數(shù)。

3文書檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

文書檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題主要包括3個(gè)方面：

3.1　重視程度不夠

就目前文書檔案管理現(xiàn)狀看，大部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)工作缺乏應(yīng)有的重視和長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，始終無法從戰(zhàn)略高度去認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義和作用，人力物力投入明顯不足，不能針對(duì)社會(huì)發(fā)展的需要對(duì)原有工作制度進(jìn)行調(diào)整完善，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)規(guī)范化、合理化、科學(xué)化程度不高，信息軟件應(yīng)用雜亂等問題，使其不能滿足信息化背景下檔案管理工作的需要，阻礙了文書檔案管理工作信息化建設(shè)更深層次的發(fā)展[1]。

3.2　信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一不完善

主要表現(xiàn)在信息化建設(shè)軟件缺乏必要的通用性和適應(yīng)性；計(jì)算機(jī)與輔助設(shè)施型號(hào)等各方面匹配上缺乏統(tǒng)一性；文書資料歸檔缺乏統(tǒng)一和完善的分類編碼和檢索程序。

3.3　存在嚴(yán)重的安全隱患

文書檔案管理信息化建設(shè)主要是建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在很強(qiáng)的不安全性，再加上檔案具有很強(qiáng)的保密性質(zhì)，這就對(duì)環(huán)境的安全性要求更為嚴(yán)格。文件以及電子檔案數(shù)據(jù)的安全，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下易受到網(wǎng)絡(luò)黑客以及不良程序的攻擊，在文檔保存以及傳遞過程中也極易受到病毒和木馬等感染，而造成文檔資料受損或者缺失，這些是最重要的環(huán)境安全問題。

4文書檔案信息化建設(shè)的實(shí)施策略

文書檔案信息化建設(shè)的實(shí)施策略主要有4個(gè)：

4.1　樹立檔案管理意識(shí)

在文書檔案信息化建設(shè)中，每個(gè)工作人員都面臨著傳統(tǒng)觀念的轉(zhuǎn)變,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須占領(lǐng)制高點(diǎn)，拓寬大視野，認(rèn)清文書檔案信息化發(fā)展的重要性，切實(shí)把文書檔案信息化提到戰(zhàn)略高度來思考。文書檔案管理人員也要樹立現(xiàn)代檔案管理、利用意識(shí)，認(rèn)清面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，增強(qiáng)緊迫感和責(zé)任感，努力用現(xiàn)代化管理手段去管理文書檔案,加快實(shí)現(xiàn)文書檔案工作從傳統(tǒng)的館藏模式向檔案信息中心過渡，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。

4.2　轉(zhuǎn)變檔案管理方式

文書檔案管理工作傳統(tǒng)模式主要是人工搜集、整理、歸檔等，而文檔資料的載體為紙質(zhì)、錄像以及圖片等，整個(gè)工作程序比較繁瑣，并且工作量巨大。想要有效實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化建設(shè)，首先要做的就是要轉(zhuǎn)變檔案管理方式，以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)進(jìn)行文檔資料的搜集整理，并建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源的重復(fù)利用和資源共享。另外，單位領(lǐng)導(dǎo)必須要增強(qiáng)信息化建設(shè)思想意識(shí)，加大人力、物力、財(cái)力投入力度，尤其要保證硬件設(shè)施的完備，建立完善的檔案管理工作體系，加大日常工作管理力度，將檔案管理工作逐漸由手工轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒⒆詣?dòng)化管理。

4.3　提高工作人員專業(yè)能力

要求工作人員不但要具備檔案管理相關(guān)知識(shí)，同時(shí)更要具備高超的計(jì)算機(jī)技能，熟練掌握信息化技術(shù)各項(xiàng)知識(shí)。為此，單位一方面要為員工提供學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，讓員工熟練掌握文書檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，以滿足信息化建設(shè)的需求。另一方面，可以通過競(jìng)聘的方式，擇優(yōu)選拔具有檔案管理學(xué)、檔案學(xué)以及目錄學(xué)等專業(yè)知識(shí)的人才。此外，檔案管理工作的信息化建設(shè)，不但要求工作人員具有檔案與計(jì)算機(jī)知識(shí)與技能，同時(shí)還需要其他員工與部門的支持，將日常檔案資料等通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行保存、傳遞等，為后期檔案管理工作的順利進(jìn)行提供更多幫助。

4.4　建立完善數(shù)據(jù)庫(kù)

建立完善數(shù)據(jù)庫(kù)是文書檔案資料共享的前提，檔案一般都具有很強(qiáng)的保密性，是承載歷史信息和公文信息的載體。通過檔案管理中心建立完善數(shù)據(jù)庫(kù)，可以為文書檔案管理信息化建設(shè)提供更多技術(shù)支持。通過局域網(wǎng)以及內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立，可以真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化與共享化。通過信息檢索等可以更及時(shí)便捷地為人們提供有價(jià)值有幫助的信息資料。另外，通過數(shù)據(jù)庫(kù)可以幫助檔案管理人員更快捷地對(duì)已入檔資料進(jìn)行修改整理，能夠更有效地提升檔案管理工作效率。

5結(jié)語

檔案管理工作是影響單位正常運(yùn)行的重要部分，在信息網(wǎng)絡(luò)背景下對(duì)文書檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，是社會(huì)發(fā)展的需要，更是檔案管理部門持續(xù)發(fā)展的必然。我們需要堅(jiān)持不懈的對(duì)此方面工作進(jìn)行研究，并針對(duì)存在的問題積極尋找解決措施，不斷提高文書檔案管理工作的信息化建設(shè)水平，提升文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]王希元.中等教育學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題及對(duì)策[J].檔案與建設(shè),2011(07):14-15.

[作者簡(jiǎn)介]郝影(1982-)，女，黑龍江佳木斯人，館員。

[收稿日期]2015-06-09

中圖分類號(hào)：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：C

文章編號(hào)：1007-7596(2015)08-0159-02