科研物資信息化采購平臺(tái)的建設(shè)與實(shí)踐

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智能化的信息網(wǎng)絡(luò)體系能改變?nèi)藗兊纳a(chǎn)生活方式、工作學(xué)習(xí)方式、交往方式以及思維方式等，使人類社會(huì)發(fā)生極其深刻的變化[1-3]。信息化管理的精髓是信息集成，即將這種信息網(wǎng)絡(luò)體系與先進(jìn)的管理理念相融合，整合企業(yè)和科研的內(nèi)外部資源，提高企業(yè)和科研的效率、效益和競(jìng)爭(zhēng)力，其核心要素是數(shù)據(jù)的深度挖掘和數(shù)據(jù)平臺(tái)的建設(shè)[4-6]。

隨著我國(guó)科技、教育中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃的實(shí)施，教學(xué)規(guī)模與研究領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，教學(xué)科研所需儀器、試劑、耗材的種類、數(shù)量越來越多。傳統(tǒng)的物資采購以手工和紙質(zhì)媒介為基礎(chǔ)，采取各部門獨(dú)立記賬的封閉式管理，采購人員、管理人員很難全面掌握歷史數(shù)據(jù)和采購工作進(jìn)程，給采購計(jì)劃制定、領(lǐng)導(dǎo)決策帶來一定因難。此外，由于缺乏即時(shí)的信息共享，各部門之間不能有效溝通和對(duì)接，工作效率難以提升[7-9]。為了保障科研工作高效率、高質(zhì)量和持續(xù)地開展，實(shí)現(xiàn)科研物資的數(shù)字化管理，探索建立科研物資信息化采購平臺(tái)勢(shì)在必行。本文針對(duì)軍事醫(yī)學(xué)科學(xué)院(簡(jiǎn)稱“我院”)的科研常用物資，以化學(xué)試劑為例，設(shè)計(jì)了信息化采購平臺(tái)。

1 科研物資采購管理的舊有模式(以化學(xué)試劑為例)

1.1 化學(xué)試劑的特點(diǎn)

化學(xué)試劑是我院科研常用的消耗性物資，品種繁多、包裝規(guī)格不一、質(zhì)量級(jí)別繁雜且無統(tǒng)一的分類方法。根據(jù)組成不同，有無機(jī)試劑、有機(jī)試劑、生化試劑、同位素標(biāo)記試劑等；根據(jù)純度不同，有高純?cè)噭?、?yōu)級(jí)純?cè)噭⒎治黾冊(cè)噭?、化學(xué)純?cè)噭┑取Ｓ行┗瘜W(xué)試劑屬于管控物資，在采購時(shí)需要辦理相應(yīng)的許可證，例如易制毒化學(xué)品需要到公安部門辦理許可證，還有一些化學(xué)試劑需要到藥監(jiān)和環(huán)保部門辦理許可證后才能購買，相當(dāng)一部分化學(xué)試劑為有毒、有害或易燃易爆品的采購、運(yùn)輸、儲(chǔ)存和管理等環(huán)節(jié)等都有很高的要求。

1.2 化學(xué)試劑的傳統(tǒng)采購方式

1.2.1 集中采購、集中到貨、集中付款模式

化學(xué)試劑采購大多是科研院所按年度或季度制定采購計(jì)劃，申報(bào)給采購管理部門，由采購管理部門根據(jù)提交的計(jì)劃向各供應(yīng)商詢價(jià)，簽訂采購合同。供應(yīng)商將試劑送貨到采購管理部門，由采購管理部門按照各實(shí)驗(yàn)室提交的采購計(jì)劃將試劑分發(fā)至各實(shí)驗(yàn)室，統(tǒng)一支付給各供應(yīng)商。

1.2.2 分散采購、分散到貨、分散付款模式

國(guó)家對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的審批精確到實(shí)驗(yàn)室課題組一級(jí)，課題組長(zhǎng)或?qū)嶒?yàn)室負(fù)責(zé)人對(duì)經(jīng)費(fèi)擁有支配權(quán)?；瘜W(xué)試劑、實(shí)驗(yàn)室耗材及小儀器的采購越來越個(gè)性化，供應(yīng)渠道越來越多樣化，需求的時(shí)效性、對(duì)采購的效率要求也越高，因而分散采購、分散到貨、分散付款的趨勢(shì)越來越明顯。所謂分散采購就是以課題組為單位的采購方式，有些課題組長(zhǎng)指派專門的人員以課題組為單位進(jìn)行采購，甚至有些課題組長(zhǎng)更放權(quán)給具體科研人員，即誰使用誰采購，供應(yīng)商也直接將試劑送到課題組，然后集中到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。

1.3 傳統(tǒng)科研物資采購方式存在的問題

1.3.1 訂貨方式費(fèi)時(shí)耗力

不管是集中采購還是分散采購，都需要采購人員或科研人員通過翻閱各供應(yīng)商的商品目錄或通過搜索引擎或通過向其他人員、公司咨詢的方式查找到所需的化學(xué)試劑和相應(yīng)的供貨商，經(jīng)過電話詢價(jià)后以口頭、傳真、郵件或合同等形式進(jìn)行訂貨。這種方式不僅不能全面了解供應(yīng)商的信息，還需要大量翻閱各家供應(yīng)商的目錄，了解價(jià)格，采購成本高，效率低下。在集中采購時(shí)，由于化學(xué)試劑品種繁多、包裝規(guī)格不一、質(zhì)量級(jí)別繁雜，采購人員往往需要與需求人員多次溝通、確認(rèn)。如信息不夠完整，則有可能采購到并非所需的貨物。

1.3.2 采購過程不公開透明

由于沒有規(guī)范的信息共享平臺(tái)，用戶和產(chǎn)品潛在的供應(yīng)商不能實(shí)時(shí)了解采購項(xiàng)目的相關(guān)信息，不能實(shí)現(xiàn)采購過程的完全透明。一方面，可能導(dǎo)致采購價(jià)格偏高，尤其是分散采購的購買量小、物品零星，失去了批量和規(guī)模效應(yīng)的優(yōu)勢(shì)，很難享受到市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)帶來的好處；另一方面，由于采購程序和文件的簡(jiǎn)化，導(dǎo)致缺乏對(duì)實(shí)驗(yàn)室人員和供應(yīng)商有效的監(jiān)督和管理，采購過程中還可能出現(xiàn)隨意選取、人情關(guān)系、回扣等腐敗現(xiàn)象，損害了國(guó)家的利益。

1.3.3 數(shù)據(jù)處理功能弱

目前，采購管理人員大多使用傳統(tǒng)的Excel工具或單一功能的軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、匯總和統(tǒng)計(jì)，但是隨著數(shù)據(jù)的不斷增多，Excel工具表現(xiàn)出關(guān)聯(lián)性差，不易于查詢、更新及維護(hù)，數(shù)據(jù)的共享、對(duì)比、檢索、輸出等也有一定的困難。

因此，創(chuàng)新采購管理模式，推進(jìn)科研院校信息化采購勢(shì)在必行。信息化采購平臺(tái)的應(yīng)用，將有效解決以上問題，實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、透明化，提高工作效率和采購信息數(shù)據(jù)處理的能力，在提高采購資金使用效益的同時(shí)，也將大大提升科研院所采購管理水平。

2 科研物資信息化采購平臺(tái)的建設(shè)步驟

建設(shè)科研物資信息化采購平臺(tái)，就是將該行業(yè)的供應(yīng)商集中整合，實(shí)現(xiàn)在線管理，從而達(dá)到對(duì)采購支出的監(jiān)督和控制。其關(guān)鍵是建立以產(chǎn)品為核心的數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，使試劑使用人員、采購管理人員、供應(yīng)商、財(cái)務(wù)人員等可以實(shí)時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)的查詢及處理。

2.1 整合供應(yīng)商信息

建立產(chǎn)品數(shù)據(jù)平臺(tái)的第一步，就是將供應(yīng)商信息進(jìn)行整合，對(duì)所有供應(yīng)商進(jìn)行認(rèn)證，評(píng)價(jià)其資質(zhì)能力和供貨能力，包括供應(yīng)商資信情況、供貨能力、銷售能力、服務(wù)水平等。

2.2 對(duì)通過認(rèn)證的供應(yīng)商進(jìn)行招標(biāo)或遴選

對(duì)通過認(rèn)證的供應(yīng)商進(jìn)行招標(biāo)或遴選后，篩選出一批符合需求的供應(yīng)商入圍，并形成價(jià)格和服務(wù)協(xié)議。

2.3 形成產(chǎn)品目錄數(shù)據(jù)庫

將供應(yīng)商所生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)的產(chǎn)品目錄導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容應(yīng)包括產(chǎn)品的中英文名稱、CAS號(hào)、各供應(yīng)商的產(chǎn)品目錄號(hào)、產(chǎn)品的包裝規(guī)格、純度、單價(jià)、促銷信息、是否現(xiàn)貨及貨期、供應(yīng)商信息及聯(lián)系方式、生產(chǎn)廠家信息及聯(lián)系方式、產(chǎn)品的海關(guān)監(jiān)管條件、產(chǎn)品詳細(xì)說明、產(chǎn)品的物理化學(xué)性質(zhì)，儲(chǔ)存條件、運(yùn)輸條件等。對(duì)于管控物資，數(shù)據(jù)庫中應(yīng)設(shè)特別提示，同時(shí)根據(jù)需要制定產(chǎn)品排序規(guī)則。

2.4 確定信息化平臺(tái)用戶權(quán)限

信息化采購平臺(tái)的用戶包括試劑購買/使用者、采購管理部門、財(cái)務(wù)部門、供應(yīng)商，分別擁有各自的數(shù)據(jù)庫端口。試劑購買/使用者可在數(shù)據(jù)庫中查找自己所需購買的產(chǎn)品、比較優(yōu)劣，選定后加入購物車，購物車中的試劑可集中下訂單。訂單轉(zhuǎn)給相關(guān)供應(yīng)商，同時(shí)將該訂單備份給采購管理部門。采購管理部門對(duì)準(zhǔn)入數(shù)據(jù)庫的供應(yīng)商有審批權(quán)限，可登錄數(shù)據(jù)庫實(shí)時(shí)查看采購進(jìn)程，并在到貨后做登記錄入；財(cái)務(wù)部門則按約定的轉(zhuǎn)賬日期登錄數(shù)據(jù)庫，將各實(shí)驗(yàn)室同意支付的貨款分別支付給各供貨商。每個(gè)供應(yīng)商也擁有自己的端口，可隨時(shí)調(diào)整所生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)的產(chǎn)品信息，方便維護(hù)及更新數(shù)據(jù)庫。此外，可設(shè)立匿名登錄賬戶，廣泛接受各界的監(jiān)督。

2.5 制定合理的科研物資采購流程

以化學(xué)試劑耗材采購流程為例，根據(jù)用戶需求，確定信息化采購平臺(tái)的采購流程。化學(xué)試劑信息化采購流程見圖1。

具體流程為：采購人員檢索產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫，選定試劑后下訂單；供應(yīng)商收到訂單后，將試劑送到采購管理部門，由相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)到貨試劑做登記錄入；實(shí)驗(yàn)室采購人員看到到貨信息，去采購管理部門領(lǐng)取試劑。到貨記錄產(chǎn)生后，系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生應(yīng)付賬款及截止日期，課題組長(zhǎng)和采購管理部門均可看到。在截止日期前，如課題組長(zhǎng)對(duì)試劑質(zhì)量及應(yīng)付賬款無疑義，可直接同意支付；若課題組長(zhǎng)忘記支付，采購管理部門會(huì)征求課題組長(zhǎng)意見后安排付款；如課題組長(zhǎng)對(duì)試劑質(zhì)量或應(yīng)付賬款有疑問，可通過采購管理部門與供應(yīng)商進(jìn)行溝通；財(cái)務(wù)部門在截止日期將同意支付的賬款集中支付給各供應(yīng)商。這就是集中采購、集中到貨、集中付款的新模式。

圖1 化學(xué)試劑信息化采購流程

3 科研物資信息化采購平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)

3.1 大幅降低采購成本

客戶在購買產(chǎn)品時(shí)，除了貨幣成本，耗費(fèi)的時(shí)間、精力及體力，均應(yīng)計(jì)入總成本中。與傳統(tǒng)的采購方式相比，信息化采購平臺(tái)不僅大幅降低了貨幣成本，也降低了采購人員的時(shí)間、精力及體力成本。

信息化采購平臺(tái)整合了該行業(yè)中大部分具有相應(yīng)資質(zhì)的供應(yīng)商信息，試劑價(jià)格公開透明，供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)使采購方獲得的價(jià)格更低廉、合理，從而大大節(jié)省了采購貨幣成本。另外，采購人員可以通過信息化采購平臺(tái)快速查找到自己所需的試劑，并同時(shí)比較幾十家供應(yīng)商的信息，擇優(yōu)選擇最符合自己需要的試劑。相比過去翻看大量的產(chǎn)品目錄再電話詢價(jià)，通過平臺(tái)采購簡(jiǎn)單快捷，省時(shí)省力。

3.2 方便監(jiān)督管理

利用信息化采購平臺(tái)進(jìn)行化學(xué)試劑采購，全程公開透明，從供應(yīng)商準(zhǔn)入資質(zhì)審核到實(shí)驗(yàn)人員的采購需求及財(cái)務(wù)部門支付，全程均可進(jìn)行監(jiān)督與管理，這從根本上杜絕了腐敗現(xiàn)象的產(chǎn)生，達(dá)到陽光采購的目標(biāo)，也大大提高了科研經(jīng)費(fèi)的使用效益。此外，實(shí)驗(yàn)室的剩余試劑信息也可上傳至試劑數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)信息共享和試劑轉(zhuǎn)讓，減少實(shí)驗(yàn)室試劑的浪費(fèi)。

3.3 人性化設(shè)計(jì)簡(jiǎn)便易用

由圖1可見，信息化采購的流程簡(jiǎn)便快捷，不管是對(duì)科研人員，還是對(duì)采購管理人員或財(cái)務(wù)人員，操作都非常簡(jiǎn)單?？蒲腥藛T可同時(shí)將多個(gè)采購計(jì)劃加入購物車批量下訂單，采購管理人員只需在到貨時(shí)錄入各個(gè)產(chǎn)品的到貨信息即可，而財(cái)務(wù)人員只需在約定的日期將同意支付的款項(xiàng)轉(zhuǎn)給各供應(yīng)商，大大節(jié)省了財(cái)務(wù)部門的人力資源。

4 科研物資信息化采購平臺(tái)的建設(shè)目標(biāo)

信息化采購平臺(tái)是一個(gè)全員參與的系統(tǒng)工程項(xiàng)目，為了讓每一個(gè)參與人員快速上線，需采取“分步實(shí)施”的策略，制訂“近期”、“中期”和“遠(yuǎn)期”目標(biāo)。

4.1 近期目標(biāo)

對(duì)于管控物資均通過信息化采購平臺(tái)采購，同時(shí)在一段時(shí)間內(nèi)允許科研人員使用傳統(tǒng)采購模式，即線下方式采購非管控物資。但在報(bào)銷時(shí)，須登錄數(shù)據(jù)庫，找出所采購物資，由數(shù)據(jù)庫出示非管控物資驗(yàn)證單，憑非管控物資驗(yàn)證單到財(cái)務(wù)報(bào)銷。

4.2 中期目標(biāo)

管控物資及非管控物資、免稅貨物等全部由信息化采購平臺(tái)完成。

4.3 遠(yuǎn)期目標(biāo)

全面啟動(dòng)化學(xué)試劑供貨平臺(tái)的所有功能，同時(shí)逐步增加信息化采購平臺(tái)的產(chǎn)品種類，擴(kuò)大使用范圍，增加實(shí)驗(yàn)室耗材以及小型實(shí)驗(yàn)室儀器等。使化學(xué)試劑供貨平臺(tái)升級(jí)為消耗品信息化采購平臺(tái)，在全員的使用中不斷得到改進(jìn)和完善。

5 結(jié)語

科研物資采購的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化和信息化是一項(xiàng)緊迫的工作?；瘜W(xué)試劑信息化采購平臺(tái)的建設(shè)和使用，有助于科研人員在物資采購中正確決策、節(jié)約開支、降低采購成本，同時(shí)從根本上減少腐敗發(fā)生的概率。

但是新型信息化采購流程涉及到電子采購、工程技術(shù)、人員調(diào)配、公平效益、監(jiān)督管理等方方面面，其規(guī)模龐大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、因素眾多，是一項(xiàng)難度極大的系統(tǒng)工程。因此，實(shí)現(xiàn)科研物資的信息化采購還需要完成大量的工作。