王存琴（南京科技職業(yè)學(xué)院，江蘇南京，210048）

高職院校院系教學(xué)秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀及對(duì)策探析

王存琴
（南京科技職業(yè)學(xué)院，江蘇南京，210048）

教學(xué)秘書是高職院校教學(xué)管理中的重要組成部分。本文從高職院校院系教學(xué)秘書崗位職責(zé)入手，結(jié)合教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀中的問題，提出工作建議。

高職院校；教學(xué)秘書；現(xiàn)狀

1 高職院校教學(xué)秘書崗位職責(zé)

在高職院校管理中，教學(xué)秘書的管理工作是由很多具體事務(wù)綜合而成的。教務(wù)管理工作內(nèi)容煩瑣、任務(wù)繁重、范圍廣泛，既要承擔(dān)本系的工作任務(wù)又要與學(xué)校相關(guān)職能部門做好溝通和聯(lián)絡(luò)。教學(xué)秘書在工作中不僅自身要接受嚴(yán)格的管理，還要為全系師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這樣才能順利開展工作。教學(xué)秘書工作面對(duì)的主要對(duì)象是系領(lǐng)導(dǎo)、老師、學(xué)生，要履行好基本職能，就要明確應(yīng)承擔(dān)的各項(xiàng)任務(wù)，具體來說高職院校教學(xué)秘書教務(wù)管理工作包括教務(wù)管理、考務(wù)管理、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控。

1.1 教務(wù)管理

1.1.1 課程管理

教學(xué)工作是大學(xué)的核心工作，教學(xué)質(zhì)量是高等教育的生命線，課程管理是教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)。系部承擔(dān)著專業(yè)課程的教學(xué)及人才培養(yǎng)工作，隨著學(xué)科及專業(yè)的不斷發(fā)展，專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)及社會(huì)需求不斷調(diào)整。課程管理同樣需要與時(shí)俱進(jìn)，課程體系的設(shè)置也在更新。教學(xué)秘書每學(xué)年都協(xié)助各專業(yè)負(fù)責(zé)人制訂本年度招生專業(yè)的人才培養(yǎng)方案。以本系為例，每學(xué)年9個(gè)專業(yè)的人才培養(yǎng)方案需要制訂、審核，根據(jù)各專業(yè)人才培養(yǎng)方案，須在教務(wù)系統(tǒng)中錄入理論和實(shí)訓(xùn)課程安排，經(jīng)核對(duì)后，確定課程表，并發(fā)放給任課教師和各個(gè)班級(jí)。

1.1.2 教學(xué)資料管理

學(xué)院制定的各種規(guī)章制度、教學(xué)管理文件、每年度教學(xué)工作計(jì)劃和工作總結(jié)、各種重要的教學(xué)會(huì)議等常規(guī)工作資料，這些都需要教學(xué)秘書整理歸檔。教學(xué)日志、學(xué)生成績登記表、實(shí)訓(xùn)記錄本、聽課記錄本、成績單、試卷、試卷分析表等教學(xué)資料也需教學(xué)秘書整理歸檔。此外，學(xué)籍管理也是教學(xué)秘書的工作之一，主要是負(fù)責(zé)學(xué)生的報(bào)到注冊(cè)、信息反饋；還有學(xué)生的各類信息采集、核對(duì)；學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)、統(tǒng)計(jì)等。為確保學(xué)生正常畢業(yè)，教學(xué)秘書要認(rèn)真做好畢業(yè)資格篩查工作，主要是對(duì)課程情況、英語取證情況、計(jì)算機(jī)取證情況、專業(yè)技能證書取證情進(jìn)行篩選。因我院試點(diǎn)實(shí)施學(xué)分銀行制度，教學(xué)秘書還需對(duì)學(xué)生的各類競賽、獎(jiǎng)勵(lì)、取證情況進(jìn)行審核、認(rèn)定，符合規(guī)定的存入學(xué)分銀行。學(xué)生自行進(jìn)行學(xué)分兌換后，通知學(xué)生核對(duì)，有問題反饋的再次進(jìn)行審核確認(rèn)。

1.1.3 教材管理

教學(xué)秘書還需配合教務(wù)處組織教材征訂事宜，認(rèn)真核對(duì)教材征訂匯總表，并及時(shí)處理出版社的回告，完成教材征訂工作。確保教材征訂不漏訂、不錯(cuò)訂，堅(jiān)決避免因教材征訂和發(fā)放錯(cuò)誤影響學(xué)生的正常上課。

1.1.4 工作量核算

為了調(diào)動(dòng)教師的教學(xué)積極性，提高教學(xué)質(zhì)量，作為教學(xué)秘書要嚴(yán)格按照學(xué)院的教師教學(xué)工作量化考核辦法，核算老師的年度工作量?；竟ぷ髁?、課時(shí)單價(jià)、超工作量上限、超課時(shí)、各種獎(jiǎng)勵(lì)（減免）課時(shí)等，這些都是關(guān)系教師的切身利益，必須仔細(xì)核實(shí)、核算。

1.2 考務(wù)工作

考務(wù)工作主要涉及日?？荚嚭蛯I(yè)技能（等級(jí)）考試。

1.2.1 日常考試的組織與成績?cè)嚲砉芾?/p>

日?？荚囀侨粘＝虒W(xué)的基本內(nèi)容。教學(xué)秘書在期中、期末考試之前須通知各教研室老師組卷；認(rèn)真做好本系期中、期末、補(bǔ)考、重修等考試的組織安排工作；待考試結(jié)束任課老師完成試卷批改（其他方式考核也給出成績）后，做好后期成績錄入管理和試卷入庫管理等后續(xù)工作，確保各項(xiàng)考試順利進(jìn)行。

1.2.2 專業(yè)技能（等級(jí)）考試的組織與管理

除日常課程考試外，學(xué)生還會(huì)參加諸如英語等級(jí)考試、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試、專轉(zhuǎn)本考試、專業(yè)技能考證、普通話等各類考證考試。作為教學(xué)秘書，要及時(shí)將相關(guān)考試信息傳達(dá)給輔導(dǎo)員和學(xué)生，提醒學(xué)生按時(shí)按要求進(jìn)行報(bào)名，確?？荚噲?bào)名成功。教學(xué)秘書還要做好考試的組織工作，包括對(duì)學(xué)生報(bào)名情況進(jìn)行資格審查，落實(shí)監(jiān)考人員，布置考場，與相關(guān)老師聯(lián)系溝通，做好證書的發(fā)放工作等。

1.3 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控

教學(xué)秘書每學(xué)期須協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)制定督導(dǎo)工作計(jì)劃，協(xié)調(diào)解決教學(xué)過程中的各類突發(fā)事件，保證教學(xué)秩序有序運(yùn)轉(zhuǎn)。堅(jiān)決避免發(fā)生教學(xué)事故，順利完成各項(xiàng)教學(xué)工作。

1.3.1 協(xié)助督導(dǎo)聽課

教學(xué)秘書要督促教研室按時(shí)上交教學(xué)進(jìn)程表，特別是外聘老師的進(jìn)程表，確保院系督導(dǎo)老師能及時(shí)查看并有重點(diǎn)地督導(dǎo)聽課。另外，教學(xué)秘書還要認(rèn)真做好本系日常教學(xué)過程中管理工作，確保所有調(diào)停課及時(shí)等級(jí)并錄入教務(wù)系統(tǒng)，隨時(shí)可查。

1.3.2 開展教學(xué)檢查

教學(xué)秘書開展教學(xué)檢查主要包括以下工作：1）協(xié)助督導(dǎo)處開展各類專項(xiàng)督導(dǎo)工作；2）認(rèn)真做好本系日常教學(xué)工作中的各項(xiàng)檢查工作，及時(shí)組織開展期初、期中、期末教學(xué)資料的檢查工作；3）平時(shí)經(jīng)常去查課，查看實(shí)訓(xùn)室情況；4）和輔導(dǎo)員、學(xué)生溝通教師的上課情況及時(shí)反饋給系領(lǐng)導(dǎo)；5）經(jīng)常和教研室老師溝通，了解和教學(xué)相關(guān)的問題、意見和建議；6）組織督導(dǎo)老師召開座談會(huì)，及時(shí)溝通督導(dǎo)過程中出現(xiàn)的情況，及時(shí)總結(jié)改進(jìn)，發(fā)揮系部的積極性和主動(dòng)性，以提高教學(xué)質(zhì)量。

1.3.3 開展評(píng)價(jià)活動(dòng)

教學(xué)秘書每學(xué)期都要按照文件通知要求落實(shí)學(xué)生評(píng)教、老師評(píng)學(xué)工作，把握教學(xué)過程中的整體情況。教學(xué)秘書結(jié)合督導(dǎo)考核情況，確認(rèn)上報(bào)教學(xué)質(zhì)量優(yōu)秀獎(jiǎng)名單；協(xié)助老師申報(bào)示范教師，組織開展示范教師的公開課和講座活動(dòng)。

2 教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀

目前高職院校擴(kuò)招了，規(guī)模上去了，但教學(xué)秘書的人員編制的配備并沒有跟上，教學(xué)秘書的工作量自然負(fù)荷沉重。

2.1 高職院校內(nèi)部管理的特殊性和復(fù)雜性

高等學(xué)校具有行政事業(yè)管理和學(xué)術(shù)管理的雙重特性。高等學(xué)校既有行政事業(yè)單位的特點(diǎn)，實(shí)行行政管理體制，類似政府機(jī)關(guān)的行政制度，又有學(xué)術(shù)薈萃的特點(diǎn)，各類學(xué)科專業(yè)的專家教授云集，從事教育、科研等工作。作為個(gè)體，往往身兼多個(gè)身份：專業(yè)帶頭人、課程負(fù)責(zé)人、專家教授、研究所職務(wù)、課題負(fù)責(zé)人、各類行政領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)，這樣就形成了內(nèi)部管理的特殊和復(fù)雜性。

2.2 二級(jí)教學(xué)管理未落到實(shí)處

傳統(tǒng)的高職院校教學(xué)管理模式根深蒂固，學(xué)校教務(wù)部門管得多管得死，系部無論大事小事都須請(qǐng)示匯報(bào)，經(jīng)教務(wù)部門批準(zhǔn)后方可實(shí)施，所謂的二級(jí)管理落得了個(gè)虛名。長期下來，學(xué)院還是習(xí)慣按照以往的教學(xué)管理模式，執(zhí)行教務(wù)處的通知和任務(wù)指令，缺少自己系部的主動(dòng)能控性。由于管理層次多，層層溝通，辦事路徑長，遇到問題，不能及時(shí)得到解決，反而使工作變得繁瑣冗長，降低了工作效率，也降低了管理的效率。

2.3 教學(xué)秘書工作量大，倦怠情緒明顯

教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的定位是教輔崗位，工作范圍廣泛，工作量大，每個(gè)系就設(shè)置了1個(gè)教學(xué)秘書崗位，各種跟教學(xué)相關(guān)的大事小事全包攬。實(shí)際上，教學(xué)秘書除了完成教務(wù)處和監(jiān)察督導(dǎo)處布置的各項(xiàng)常規(guī)工作和專項(xiàng)工作外，還要完成系領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)日常工作和臨時(shí)工作。教學(xué)秘書承上啟下、溝通左右，從教務(wù)處、督導(dǎo)處到系里每位老師，再到學(xué)生，都要做好溝通和交接工作。常常疲于應(yīng)付日常工作，極易產(chǎn)生倦怠情緒，失去工作熱情，降低工作效率。這樣的工作狀態(tài)，雖然并不影響教學(xué)秩序的正常運(yùn)行，但要在教學(xué)管理上有所創(chuàng)新，或者說要提高教學(xué)管理水平，就有較大的困難。

教學(xué)秘書工作事務(wù)繁雜，在一般人看來，教學(xué)秘書就是辦事員，所做工作似乎沒什么技術(shù)含量，實(shí)質(zhì)上這些事務(wù)性工作具體做起來卻是繁重的。以完成人才培養(yǎng)方案為例，一份課程表從專業(yè)負(fù)責(zé)人制修訂計(jì)劃開始，計(jì)劃本身從內(nèi)容到格式，需要多次更改，教學(xué)秘書也要多次審核，包括實(shí)踐和理論課程的周數(shù)是否吻合，課程代碼是否正確（課時(shí)、學(xué)分、教研室），學(xué)期開設(shè)是否正確，課時(shí)跟周數(shù)是否一致，總課時(shí)數(shù)是否達(dá)到學(xué)院要求等等；人才培養(yǎng)方案制訂后，在教務(wù)系統(tǒng)中錄入開課計(jì)劃，全系每個(gè)年級(jí)9-10份計(jì)劃，三個(gè)年級(jí)要錄入20多份計(jì)劃，含每門課的課程性質(zhì)、考試考查課選擇、周課時(shí)數(shù)、開設(shè)學(xué)期等信息；計(jì)劃錄完后進(jìn)行課程變更，每門課的具體課時(shí)數(shù)（講授、實(shí)驗(yàn)、上機(jī)和其他課時(shí)）；計(jì)劃變更完畢后由教研室主任核對(duì)，有問題反饋到教學(xué)處更改；接下來確定實(shí)踐環(huán)節(jié)的具體周次，如與外系周次沖突，要進(jìn)行協(xié)調(diào)；完成這些工作后才能進(jìn)行教學(xué)任務(wù)下發(fā)，進(jìn)行專業(yè)課安排，確定好任課老師后（含外聘老師），仍然錄入教學(xué)系統(tǒng)，系統(tǒng)中需新增外聘老師信息，向教務(wù)處溝通申請(qǐng)安排；編制好的課程表后，許多教師往往在課程表執(zhí)行前，甚至執(zhí)行后，要求按照個(gè)人的意愿進(jìn)行排課或更改，有時(shí)候更改一個(gè)課程安排，會(huì)連帶更改一系列課程安排，協(xié)調(diào)一群教師，這樣一項(xiàng)工作完成下來，往往需要1-2月的時(shí)間。其他的教務(wù)工作也有類似之處。

2.4 教學(xué)秘書理論業(yè)務(wù)水平待提升

教學(xué)秘書需要具備一定的教學(xué)管理知識(shí)、所在院系的專業(yè)知識(shí)、現(xiàn)代化辦公技術(shù)等。多數(shù)教學(xué)秘書不是管理專業(yè)出身，對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)和理解不深，以完成日常工作和領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)為目標(biāo)，憑經(jīng)驗(yàn)來決策工作，理論知識(shí)的相對(duì)欠缺，也就造成了研究意識(shí)的欠缺。教學(xué)秘書要在領(lǐng)會(huì)教學(xué)秘書的基本職責(zé)的基礎(chǔ)上，不斷充實(shí)提升自身業(yè)務(wù)水平，系統(tǒng)學(xué)習(xí)教學(xué)秘書理論知識(shí)并與實(shí)踐相結(jié)合，注重組織協(xié)調(diào)能力的培養(yǎng)與提高，從實(shí)際出發(fā)，找到正確快速高效的方法解決問題，保證教學(xué)管理工作又好又快地完成，提升工作效率。

2.5 教學(xué)秘書缺乏目標(biāo)的引領(lǐng)

很多教學(xué)秘書并不是管理專業(yè)出身，學(xué)習(xí)的是其他專業(yè)，工作后改行從事管理專業(yè)。這種現(xiàn)狀導(dǎo)致了這樣一種局面：一方面所學(xué)專業(yè)知識(shí)沒有得到歷練鞏固，加上長時(shí)間不使用，逐漸荒廢，更不用提深入學(xué)習(xí)來提升專業(yè)能力或拿出研究成果。就算有相近專業(yè)的教學(xué)、科研團(tuán)隊(duì)，以教學(xué)秘書的時(shí)間和精力，也并不能成為主要的骨干成員；另一方面，教學(xué)秘書目前從事的管理專業(yè)，因?yàn)闆]有得到過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，理論知識(shí)欠缺。沒有理論體系做支撐，教學(xué)秘書所總結(jié)研究的教育管理方面的成果，也只是停留在經(jīng)驗(yàn)管理的層次，要想有所提高，也存在困難。這是教學(xué)秘書面臨的比較尷尬的處境。沒有明確的目標(biāo)引領(lǐng)，這對(duì)學(xué)校提高學(xué)校管理質(zhì)量來說是非常不利的。如果沒有明確的職業(yè)規(guī)劃，沒有發(fā)展動(dòng)力，沒有未來，有的只是一年一年重復(fù)工作和突發(fā)事件處理，這種狀態(tài)會(huì)影響教師個(gè)人發(fā)展，影響教學(xué)秘書隊(duì)伍水平的提高，影響教學(xué)管理的水平和質(zhì)量。

3 高職院校教學(xué)秘書管理的建議和措施

3.1 提高重視度，準(zhǔn)確定位

教學(xué)秘書是教學(xué)管理中的重要組成部分，是教學(xué)管理環(huán)節(jié)中的重要樞紐。只有樞紐暢通了，管理的效率才能提高。不管是教學(xué)秘書自己，還是領(lǐng)導(dǎo)、老師們都要改變傳統(tǒng)觀念，重新準(zhǔn)確定位教學(xué)秘書工作。教學(xué)秘書崗位是教學(xué)輔助崗位，所有的大學(xué)都設(shè)置了教學(xué)秘書這個(gè)崗位。教學(xué)過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都需要教學(xué)秘書來聯(lián)絡(luò)，教學(xué)過程中的各個(gè)主體也都需要教學(xué)秘書來溝通，可以說沒有教學(xué)秘書，教學(xué)過程就無法順利有效地開展工作。教學(xué)秘書作為這樣的一個(gè)聯(lián)絡(luò)上下、溝通左右、繼前續(xù)后的重要樞紐，在高校的人才培養(yǎng)中發(fā)揮中重要的作用。

3.2 加強(qiáng)管理知識(shí)的學(xué)習(xí)

教學(xué)秘書很多不是管理專業(yè)出身，處理問題是憑借經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行的。新形勢下的教學(xué)管理和傳統(tǒng)的教學(xué)管理已經(jīng)發(fā)生了很大變化。教學(xué)秘書要在經(jīng)驗(yàn)管理的基礎(chǔ)上，接受管理方面理論知識(shí)的學(xué)習(xí)；在經(jīng)驗(yàn)管理的基礎(chǔ)上，總結(jié)出有規(guī)律的結(jié)論，融合在理論中，相輔相成，使教學(xué)管理水平得到提高。在大眾化教育階段的大背景下，隨著各種形式的發(fā)展，可能出現(xiàn)的各種新問題，這樣我們才有能力對(duì)教學(xué)管理中的問題做出正確的解決措施。不管是學(xué)校安排的培訓(xùn)還是自己利用個(gè)人業(yè)余時(shí)間，需要加強(qiáng)管理方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，有了理論的支撐，憑借既有的工作經(jīng)驗(yàn)，相信教學(xué)秘書的教學(xué)管理工作能更上一個(gè)臺(tái)階。

3.3 管理工作信息化

信息化已經(jīng)如此普及，在教學(xué)管理中已經(jīng)是必不可少的輔助工具了。在我校的教學(xué)管理中，還有些地方可以改進(jìn)，這樣可以減輕教學(xué)秘書繁瑣的工作。如每年工作量的計(jì)算，如此巨大的工作量，應(yīng)該用信息化方式來處理，而不是靠教學(xué)秘書查著課表，拿著計(jì)算器來統(tǒng)計(jì)。再如臨時(shí)調(diào)停課表，也可以在客戶端上增加一個(gè)菜單，老師自己申請(qǐng)的同時(shí)填入相關(guān)的課程信息，這樣不用全部集中到教學(xué)秘書處一個(gè)一個(gè)的手工錄入。當(dāng)然長期調(diào)課單也可以這樣來處理。

綜上所述，教學(xué)秘書是高職院校教學(xué)管理中的重要組成部分，高校教學(xué)秘書的工作是具體的、繁雜的，是教學(xué)管理工作的有力支撐點(diǎn)和著眼點(diǎn)。筆者認(rèn)為，當(dāng)下高職院校亟需解決的首要任務(wù)是如何促進(jìn)教學(xué)秘書能力的不斷提高，發(fā)揮在教學(xué)管理工作中的教學(xué)服務(wù)職能、教學(xué)協(xié)調(diào)職能、教學(xué)監(jiān)督職能和教學(xué)管理職能，使教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)任務(wù)順利完成，提升教學(xué)質(zhì)量。因此，正確認(rèn)識(shí)高職院校教學(xué)秘書的崗位職責(zé)，認(rèn)真分析高校教學(xué)秘書工作中出現(xiàn)與存在的問題，研究好的改進(jìn)對(duì)策對(duì)提升教學(xué)管理水平有著極其重要的意義，也值得我們作進(jìn)一步的探討。

[1]吳學(xué)翠.高職院校教學(xué)秘書崗位職責(zé)分析[J].輕工科技,2015(02) :137-138.

[2] 樊靜.略論高校兩級(jí)管理體制下教學(xué)秘書工作的定位[J].蘇州教育學(xué)院學(xué)報(bào),2012(2) :91-93.

[3]倪麗梅.高校教學(xué)秘書工作存在的問題與對(duì)策探析[J].科學(xué)文匯(上月詢) ,2011(01) :1-18.

[4]劉釗慧.淺談高校教學(xué)秘書工作存在的問題及對(duì)策分析[J].現(xiàn)代企業(yè)教育,2013 (08 ) : 87-88.

王存琴（1981.5—），女，漢族，江蘇南通市人，碩士，南京化工職業(yè)技術(shù)學(xué)院，講師，研究方向-教育管理研究。

Thoughts on the job duties and work of teaching secretaries in Higher Vocational Colleges

Wang Cunqin
（Nanjing science and technology Career Academy,Jiangsu Nanjing,210048）

Teaching secretary is an important part of teaching management in higher vocational colleges. This paper puts forward suggestions on the work of teaching secretaries in higher vocational colleges.

Teaching secretary， Higher Vocational Colleges，Present situation

G717

A