陳健民

(福建水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院, 福建永安366000)

計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用淺析

陳健民

(福建水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院, 福建永安366000)

如今計算機技術(shù)已經(jīng)在社會生活各個領(lǐng)域中得到廣泛的應(yīng)用,在人們?nèi)粘Ｉ?、工作與學(xué)習(xí)中起著越來越重要作用的工具和手段;而檔案資料的信息化管理在各個領(lǐng)域也得到充分的重視,如何把計算機技術(shù)充分應(yīng)用到檔案管理工作中,提高檔案工作管理水平,更好地提供利用、服務(wù)社會,并促進檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化、社會化的方向發(fā)展;在這發(fā)展過程中同時也不斷伴隨著一些問題的出現(xiàn),如何解決這些問題的工作也在同步開展;主要就是針對計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用進行探討。

計算機技術(shù); 檔案管理; 應(yīng)用研究; 現(xiàn)代化

隨著信息成為知識經(jīng)濟時代最為重要的資源,人們對法律、政策、科技等社會信息的掌握和運用需求日益增長。檔案資料作為忠實記錄人類活動痕跡、有機地融合著這些信息并有著憑證作用的史料載體,在人們?nèi)粘Ｉ钪邪l(fā)揮著越來越重要的作用,國家、社會對檔案工作也越來越重視。如2013年3月15日福建省人力資源和社會保障廳、福建省財政廳聯(lián)合發(fā)文《福建省解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫(yī)療保險的實施辦法》(閩人社文〔2013〕139號)后,各檔案管理部門通過為我省大量符合條件的相關(guān)人員提供原始檔案資料利用,給他們帶來實實在在的切身利益。用戶信息需求在制定檔案信息開發(fā)政策和服務(wù)模式時顯得尤為重要,如何利用計算機技術(shù)推進檔案管理信息化,更好地將檔案信息資源開發(fā)利用已成為檔案界研究的中心課題。

一、計算機技術(shù)在檔案管理中的重要作用

傳統(tǒng)的檔案管理一般僅以簡單的人工或輔助工具對檔案的實體進行管理,不夠重視檔案信息的開發(fā)利用,未將實體檔案資料同步數(shù)字化處理歸檔,這樣不方便人們的查閱利用且管理效率低下,已難以適應(yīng)新形勢的要求。計算機以系統(tǒng)管理、超大容量和運算快捷的特點改變了傳統(tǒng)管理模式的狀況,減少了大量簡單、重復(fù)的人工勞動,驟增的電子文件得到及時收集、有效管理與開發(fā)利用,大大提高了工作效率,實現(xiàn)了科學(xué)保管、有效利用的目的?？焖俚木W(wǎng)絡(luò)信息傳遞、復(fù)印、縮微、激光掃描等技術(shù),極大地方便人們對需求信息的獲取,也為檔案工作的創(chuàng)新提供了強有力的技術(shù)支持,減小了實體檔案因頻繁取出使用、外借造成的損壞或遺失可能性,徹底改變了檔案工作完全靠人工管理的歷史。

(一)檔案管理的信息化

檔案信息是社會信息系統(tǒng)中一種獨特的資源,具有一定的職能性、憑證性、史料性等特點,有著信息價值及憑證價值。計算機技術(shù)、信息技術(shù)迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用,還有數(shù)碼相機、掃描儀等電子數(shù)碼產(chǎn)品的普及應(yīng)用,為檔案的信息化科學(xué)管理和有效開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機。計算機技術(shù)以存儲量大、處理速度快、輸出形式多樣等特點進行檔案信息的科學(xué)管理,比傳統(tǒng)的人工管理模式更具有方便快捷的優(yōu)勢,可實現(xiàn)檔案信息資源共享,實現(xiàn)檔案安全管理并高效提供利用的目標(biāo)。隨著社會的發(fā)展,人們對檔案信息利用的要求越來越高,這必將促使檔案管理的信息化發(fā)展。

(二)儲存信息的海量化

國家機構(gòu)、社會組織以及個人形成的各種形式的檔案資料,許多檔案管理部門利用掃描、拍照等手段數(shù)字化后錄入計算機與實體檔案同步并行保管,特別是實現(xiàn)辦公自動化(行政機關(guān)中大都叫做電子政務(wù),企事業(yè)單位就大都叫OA)后產(chǎn)生了大量的電子文件,經(jīng)過鑒定整理歸檔后這些信息形成了一個龐大的信息源,傳統(tǒng)的檔案載體發(fā)生了質(zhì)的變化。而海量檔案信息資源必須系統(tǒng)地進行存儲管理,從而實現(xiàn)向社會提供高效率使用的初始目標(biāo),這些工作的完成則必須要借助計算機技術(shù)及設(shè)備等海量存儲、快速運算及復(fù)雜的邏輯判斷能力等來加以解決,甚至建成數(shù)字檔案館(室)或各種類型的計算機網(wǎng)站來實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理模式。

(三)檔案管理的自動化

傳統(tǒng)的實體檔案管理中,信息查閱利用只能通過人工操作,面對大量的電子文件涌現(xiàn),其管理的效率很難提高。計算機以強大的邏輯判斷能力,對文字與聲像等的處理具有相當(dāng)大的優(yōu)勢,能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,提高檔案信息的管理及利用效率。檔案管理編著過程中利用應(yīng)用軟件,可快速將需歸檔的電子資料根據(jù)檔案管理要求進行分類編錄儲存,原先凌亂的信息得到系統(tǒng)化的整理。采用自動化辦公模式后,還可將辦理完成的文件資料實時整理歸檔。利用相應(yīng)的管理軟件按不同的要求進行檢索利用,真正實現(xiàn)檔案信息管理、檢索等流程的自動化,方便信息資料提供利用。以前已開放的檔案信息使用只能到檔案管理部門單機檢索,現(xiàn)在只要已經(jīng)共享到開放性的網(wǎng)絡(luò)上的檔案信息資源,利用網(wǎng)絡(luò)在任何一個地方都能進行檢索,還可將不同文件進行比對使用,更高質(zhì)量地滿足不同的信息需求,實現(xiàn)真正意義上的資源共享。

二、計算機技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中的問題

(一)計算機網(wǎng)絡(luò)安全性過低

計算機技術(shù)應(yīng)用于檔案管理,在帶來方便同時也存在一定的安全隱患。首先計算機軟、硬件發(fā)生故障或損壞會造成保存的數(shù)據(jù)損壞丟失,其次網(wǎng)絡(luò)安全問題也影響著計算機技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用。雖然計算機用戶端有防火墻及殺毒軟件等安全防護措施,但對黑客、木馬病毒等惡意非法入侵防不勝防。而檔案又具有原始性、憑證性及真實性等特點,如果被惡意損壞或刪改,很難再進行修復(fù),致使檔案的安全性和可靠性受到威脅。

(二)檔案管理中對計算機技術(shù)的應(yīng)用認識不清

目前有的單位工作重點還是放在實體檔案管理上,僅把計算機當(dāng)作是簡單地給實體檔案編目著錄的輔助性工具,未同步建立與實體檔案相并行的檔案信息數(shù)據(jù)庫。檔案工作屬于信息管理服務(wù)范疇,除保管檔案實體延長其保存壽命維護歷史真實面貌外,更重要任務(wù)是開發(fā)檔案信息提供檔案信息服務(wù),隨著工作對象的拓展、工作手段的更新,檔案工作的現(xiàn)代化信息化管理才是發(fā)展方向。計算機在數(shù)據(jù)處理與信息管理方面又具有無與倫比的優(yōu)勢,為檔案的信息化建設(shè)提供強大的技術(shù)支持。充分使用計算機與互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù),實體檔案與數(shù)字化檔案的管理有機結(jié)合并進行有效開發(fā)利用,才能發(fā)揮它在檔案事業(yè)中的積極作用。

(三)工作人員素質(zhì)低

因為單位或個人不夠重視的原因,檔案管理人員僅愿意采用熟悉的傳統(tǒng)人工管理方式,滿足于會操作計算機,根本不重視檔案信息的開發(fā)利用,知識結(jié)構(gòu)老化,服務(wù)內(nèi)容、技能單一?！稒n案法》也規(guī)定要“采用先進技術(shù),實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”,如果僅憑原有的知識、技能、經(jīng)驗很難適應(yīng)新技術(shù)應(yīng)用的要求。檔案工作者的專業(yè)知識仍然是檔案信息化管理的基礎(chǔ),人員素質(zhì)的提高和培養(yǎng)是關(guān)鍵所在。

三、加強計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)對對策

(一)加強計算機信息存儲保管及利用的安全管理

針對檔案安全管理問題,我國檔案管理職能部門已經(jīng)相應(yīng)的在標(biāo)準(zhǔn)化以及科研方面作出大力度的支持,制定了一系列管理標(biāo)準(zhǔn)和安全防護技術(shù)措施來應(yīng)對安全威脅,比如可以采用最成熟和應(yīng)用最廣泛的技術(shù)平臺,選擇用身份認證技術(shù)、安全加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)限制等方式,支持分不同的角色控制信息數(shù)據(jù),采用橫向和縱向結(jié)合的矩陣權(quán)限控制模式保證各種信息安全,有效地保護和利用檔案信息資源;數(shù)據(jù)在傳輸過程和數(shù)據(jù)庫中采用高加密技術(shù)來保證數(shù)據(jù)的安全性,防止數(shù)據(jù)丟失或被破壞;日常中應(yīng)及時做好信息數(shù)據(jù)的安全備份工作。

(二)提高計算機技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用水平

1.充分認識計算機技術(shù)的作用

要形成利用計算機對檔案進行管理的意識,且相關(guān)部門要加大設(shè)備的投入。檔案信息化管理包括信息數(shù)字化、數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)化、管理模式自動化、提供利用便捷化等方面。計算機和網(wǎng)絡(luò)等領(lǐng)域技術(shù)發(fā)展十分迅速,系統(tǒng)軟、硬件將不斷被更新,系統(tǒng)的可擴充性及版本的兼容性,直接影響著應(yīng)用系統(tǒng)和用戶需求的發(fā)展和功能的提升。因此,應(yīng)當(dāng)重視所選用硬件、管理軟件等的高標(biāo)準(zhǔn)化程度和可擴展性,應(yīng)當(dāng)能很容易地適應(yīng)調(diào)整、擴充和刪減需求;另一方面,它還應(yīng)具有與其它系統(tǒng)的接口能力,利用各系統(tǒng)功能之長,進行優(yōu)勢互補,這樣才能為檔案的信息化管理營造出良好環(huán)境。

2.重視技術(shù)創(chuàng)新,提升管理水平

管理中所用的硬件設(shè)備及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品、應(yīng)用軟件應(yīng)選用先進及成熟的技術(shù)產(chǎn)品,應(yīng)遵循統(tǒng)一的國家規(guī)范公文格式和交換接口標(biāo)準(zhǔn),具有良好便捷的升級能力并不斷進行技術(shù)創(chuàng)新。檔案管理人員也需要有創(chuàng)新思維、重視創(chuàng)新管理,制定出可行的管理思想、管理方法來適應(yīng)新技術(shù)的發(fā)展,不斷地學(xué)習(xí)應(yīng)用新技術(shù),才能提升管理水平保證檔案的科學(xué)管理。

3.完善檔案管理的制度化

檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進設(shè)備的配置,還包括制度的現(xiàn)代化和質(zhì)量管理的標(biāo)準(zhǔn)化,各級各類檔案管理部門都應(yīng)該制定相關(guān)的規(guī)章制度進行有序規(guī)范,保證檔案管理在各個環(huán)節(jié)都做到有法可依、有章可循,保證檔案資料得到系統(tǒng)完整地收集、保管,提高檔案管理水平和安全地有效開發(fā)利用。

(三)重視人才的培養(yǎng)

要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,檔案管理者必須具備相適應(yīng)的管理能力,這就要求國家重視人才的培養(yǎng)。檔案工作人員在管理工作中,不僅要具備檔案專業(yè)知識,還要懂得現(xiàn)代化科學(xué)管理的內(nèi)涵和特點,要經(jīng)常參加專業(yè)技能和現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn),轉(zhuǎn)變舊的思想觀念自覺地不斷更新自身的知識結(jié)構(gòu),熟練掌握檔案專業(yè)新知識、新技術(shù)和培養(yǎng)創(chuàng)新性思維,有效利用現(xiàn)代工具開展工作,在創(chuàng)新中提高管理質(zhì)量和效率。

計算機管理檔案,不是各門類檔案簡單集中收集、錄入,而是一項實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程,是檔案工作人員的工作方向。隨著社會的發(fā)展,檔案存儲量及利用率也會隨之增加,未來計算機信息技術(shù)在檔案管理中一定會更廣泛、深層次地應(yīng)用,其地位會越來越重要。檔案工作人員要學(xué)習(xí)先進的管理知識、計算機應(yīng)用等現(xiàn)代化技術(shù)并熟練運用,不斷提高自身的素質(zhì),才能實現(xiàn)自動化、信息化的現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)。

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G270.7

A

1671-4733(2015)02-0078-03

10.3969/j.issn.1671-4733.2015.02.022

2015-03-15

陳建民(1974-),男,福建永安人,館員,研究方向為檔案管理,電話:13123058680。