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淺析信息化時(shí)代學(xué)校評(píng)估與檔案管理工作*

郭未艾

(菏澤學(xué)院辦公室，山東菏澤274015)

摘要：學(xué)校評(píng)估是對(duì)一所高校綜合辦學(xué)能力的評(píng)估，檔案管理在一個(gè)學(xué)校中有著舉足輕重的地位，所以學(xué)校評(píng)估包含著對(duì)檔案管理評(píng)估。我們可以通過檔案管理的一些細(xì)節(jié)問題來評(píng)估檔案管理的水平，同時(shí)也能折射出高校的管理水平。因此通過對(duì)學(xué)校評(píng)估以及檔案管理工作的分析，可以探討信息化時(shí)代學(xué)校評(píng)估與檔案管理模式的改變。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；學(xué)校評(píng)估；檔案管理

由于社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)已進(jìn)入信息化社會(huì)，而大量的現(xiàn)代管理實(shí)踐也證明，任何有依據(jù)的決策和管理都是以信息為基礎(chǔ)的。人類發(fā)展的歷程中會(huì)形成大量的信息資源，而這些信息資源通過整理歸納就成為了檔案信息，檔案信息具有真實(shí)性、可靠性、權(quán)威性。檔案信息是人類發(fā)展的憑證，同時(shí)也是推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的重要因素。所以，我們要高度重視檔案管理工作，積極探索并提升檔案管理水平。

學(xué)校評(píng)估是以這所學(xué)校的檔案管理為基礎(chǔ)的，而這所學(xué)校的檔案也是學(xué)校評(píng)估的重要依據(jù)，由此可見學(xué)校檔案管理工作和學(xué)校評(píng)估工作有著密切的關(guān)系，學(xué)校檔案管理往往在評(píng)估的過程中，得到一定的發(fā)展和完善。一個(gè)學(xué)校的發(fā)展史以及整個(gè)教育教學(xué)工作，都可以憑借這所學(xué)校的檔案資料得以體現(xiàn)，所以我們要正確認(rèn)識(shí)學(xué)校檔案資料的歷史地位，只有這樣，學(xué)校才可以在評(píng)估中搶占主動(dòng)。

一、檔案及檔案管理

人們?cè)诂F(xiàn)實(shí)生活中會(huì)產(chǎn)生各種各樣的信息，而檔案就是這些信息最原始的記錄，它往往反映人們最真實(shí)的生活。人類文化可以通過檔案進(jìn)行翻閱查詢，同時(shí)檔案也是人類發(fā)展的見證，我們可以把檔案說成是人類歷史的糧倉(cāng)，因?yàn)闄n案為人類研究歷史，總結(jié)過去的經(jīng)驗(yàn)提供了可靠的材料依據(jù)。我們有大量的歷史檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，當(dāng)然就必須有專門的人員進(jìn)行歸納整理，檔案管理就是指檔案工作人員通過對(duì)檔案信息、類別、屬性等各方面信息進(jìn)行歸納整理，同時(shí)還具有對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行開發(fā)利用以及全面的維護(hù)工作。

二、傳統(tǒng)意義上的學(xué)校評(píng)估與檔案管理

(一)學(xué)校評(píng)估是對(duì)學(xué)校綜合實(shí)力的評(píng)估

學(xué)校評(píng)估對(duì)一個(gè)學(xué)校來說是一件大事，涉及到學(xué)校的各個(gè)方面，是對(duì)學(xué)校綜合辦學(xué)實(shí)力的評(píng)估。學(xué)校的綜合實(shí)力往往體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面是硬件，例如：學(xué)校的占地面積、學(xué)校的教學(xué)設(shè)施、學(xué)校的活動(dòng)場(chǎng)所、師生的休閑運(yùn)動(dòng)場(chǎng)所等等；另一方面就是學(xué)校的軟件，例如：學(xué)校的師資隊(duì)伍建設(shè)、學(xué)校的教學(xué)研究成果、學(xué)校的科研成果、學(xué)校的管理制度措施等等。學(xué)校的綜合辦學(xué)實(shí)力的評(píng)估往往是依靠這兩個(gè)方面進(jìn)行的。

(二)檔案是承載學(xué)校綜合辦學(xué)實(shí)力的載體

檔案從硬件和軟件方面對(duì)學(xué)校綜合辦學(xué)實(shí)力進(jìn)行印證。硬件方面，如為了印證學(xué)校占地面積，應(yīng)有土地所有權(quán)證；為了印證教學(xué)活動(dòng)場(chǎng)所，應(yīng)有房屋產(chǎn)權(quán)證明；為了印證教學(xué)設(shè)施設(shè)備，應(yīng)有設(shè)備資料清單及相關(guān)資料。軟件方面，為了印證師資隊(duì)伍建設(shè)，就應(yīng)有教師檔案、教師培養(yǎng)方案、教師分類統(tǒng)計(jì)表、高等教育統(tǒng)計(jì)表等；為了印證教學(xué)改革，就應(yīng)有教學(xué)改革的方案、實(shí)踐資料、課題、成果等檔案資料。

(三)學(xué)校評(píng)估也是對(duì)檔案管理工作的一次評(píng)估

學(xué)校評(píng)估過程中的方方面面的資料都應(yīng)該是檔案管理所應(yīng)涉及的資料。所以說學(xué)校評(píng)估不僅是學(xué)校綜合辦學(xué)實(shí)力的評(píng)估，也是對(duì)學(xué)校檔案管理工作的一次評(píng)估。檔案分類、編目是否合理，在評(píng)估過程中受到一次全面檢驗(yàn)，如果檔案管理工作存在缺陷，在評(píng)估中就會(huì)暴露無遺，評(píng)估也是整改檔案管理工作的一次機(jī)會(huì)。

(四)在學(xué)校評(píng)估過程中要利用好檔案資料

評(píng)估過程中，要反反復(fù)復(fù)使用檔案資料，還有可能幾個(gè)條目同時(shí)指向一份檔案資料，也就是說這份檔案資料可以印證多個(gè)評(píng)估條目。這一過程中必須做好檔案資料的“熟悉”、“尋找”、“調(diào)出”、“利用”、“保護(hù)”、“歸還”工作。對(duì)于多個(gè)條目需要一份檔案資料印證的情況，應(yīng)在條目概述中定向指定到最重要條目的資料中，譬如A1、B2、C3條目都需要這份檔案資料來印證，就要看這幾個(gè)條目中最重要的，如果說是A1條目最重要，這份檔案資料就應(yīng)該屬于A1這個(gè)條目，B2、C3條目也需要這份檔案資料，就應(yīng)該在這兩個(gè)條目的概述中列出這份資料，并且注明“見A1”即可。

三、信息時(shí)代的學(xué)校評(píng)估與檔案管理

時(shí)代在前進(jìn)，學(xué)校評(píng)估與檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)。評(píng)估方式在改變，檔案管理的模式也要改變。我們要認(rèn)知的檔案管理信息化是源于高科技的產(chǎn)物，它主要是通過網(wǎng)絡(luò)信息化和檔案管理相結(jié)合的方式，通過高速度大容量的軟件系統(tǒng)對(duì)檔案工作進(jìn)行管理，這是一種新型的人力資源信息管理模式。在現(xiàn)在這個(gè)信息高度發(fā)展的社會(huì)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用為檔案信息化管理提供了保障，我們應(yīng)積極將信息技術(shù)與檔案管理工作緊密結(jié)合起來，促進(jìn)檔案信息化工作快速發(fā)展。

(一)學(xué)校評(píng)估的改變

根據(jù)教育部門相關(guān)文件的要求，逐步建立學(xué)校電子信息檔案，充分利用網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化媒介，實(shí)現(xiàn)資源共享。與傳統(tǒng)檔案相比較，電子信息檔案有諸多的優(yōu)點(diǎn)，例如：我們?cè)趯?duì)某一文件進(jìn)行錄入時(shí)，可以在辦理過程中隨時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行歸檔，在我們不隨時(shí)進(jìn)行歸檔的時(shí)候，我們可以在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，這種電子信息檔案最突出的優(yōu)勢(shì)就是便于查詢。就是因?yàn)楸阌诓樵儯趯W(xué)校評(píng)估過程中才要使用電子檔案調(diào)取資料的方式。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，足不出戶就可以了解學(xué)校的整體情況，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和電子聲像技術(shù)的不斷提高，還能直接查看學(xué)校的實(shí)況，甚至學(xué)校的一個(gè)角落、一個(gè)教室都能看得很清楚。檔案管理工作中很多數(shù)據(jù)可以共享，便于使用時(shí)查詢。

(二)檔案管理的應(yīng)變

評(píng)估對(duì)檔案管理提出了更高的要求，建立和完善電子檔案勢(shì)在必行。為有效利用學(xué)校電子檔案，必須指導(dǎo)學(xué)校建設(shè)好電子檔案管理平臺(tái)。學(xué)校要從公用經(jīng)費(fèi)中安排專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)安裝專業(yè)軟件管理系統(tǒng)，推動(dòng)學(xué)校電子檔案建設(shè)。

學(xué)校要在督導(dǎo)評(píng)估中加強(qiáng)對(duì)電子檔案建設(shè)的指導(dǎo)。一是加快電子檔案建設(shè)速度，對(duì)沒有電子檔案的部門，摸清底數(shù)，分期分批進(jìn)行建設(shè)。二是選用適合學(xué)校規(guī)模、適合學(xué)校管理需要的軟件，要具備能夠通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程督導(dǎo)監(jiān)控學(xué)生基本情況的功能。三是不斷地總結(jié)和推廣成功的經(jīng)驗(yàn)，加快實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案資料管理和教育督導(dǎo)評(píng)估信息的數(shù)字化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)化傳輸。

要加強(qiáng)相關(guān)知識(shí)技能培訓(xùn)，提高教師應(yīng)用信息技術(shù)手段管理和利用檔案的能力和水平。逐步推行應(yīng)用電子技術(shù)手段管理學(xué)校檔案，使檔案管理工作走上現(xiàn)代化軌道，為教育改革發(fā)展提供務(wù)實(shí)、高效的服務(wù)。

(三)掌握計(jì)算機(jī)操作的技能，建立信息網(wǎng)絡(luò)

當(dāng)今社會(huì)信息飛速發(fā)展，在檔案管理方面組件由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔模式向電子化信息模式轉(zhuǎn)變，這已經(jīng)成為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)不可或缺的一部分，而檔案管理人員作為學(xué)校檔案的管理者，就必須具備現(xiàn)代化信息等一些比較超前的意識(shí)，這就體現(xiàn)在學(xué)校檔案管理人員要具備一定的計(jì)算機(jī)操作技能，通過計(jì)算機(jī)操作建立起學(xué)校各個(gè)部門的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，有效地提高檔案信息的采集、檢索等工作效率。我們通過計(jì)算機(jī)將傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔輸入電腦備份，這樣除了可以能夠節(jié)約紙質(zhì)文檔所增加的儲(chǔ)存空間，還可以快速高效地檢索所需要的檔案，這些都是檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)，這種優(yōu)點(diǎn)可以使我們?cè)诓樵兾臋n的時(shí)間由原來的十幾分鐘甚至半個(gè)多小時(shí)縮短為幾分鐘，在查閱檔案的時(shí)候還可以更加直觀真實(shí)地感受檔案信息。同時(shí)，我們還可以借助于監(jiān)視器、多媒體電腦技術(shù)等一系列高科技的手段，使檔案信息可以在現(xiàn)代化機(jī)器設(shè)備中快捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，這樣就使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的效果。檔案管理手段的現(xiàn)代化成為學(xué)校管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化的有力支柱。

綜上所述，檔案管理的信息化，使學(xué)校評(píng)估的信息化成為可能，學(xué)校評(píng)估的信息化使檔案管理信息化走上正軌，只有使用現(xiàn)代化的技術(shù)，掌握現(xiàn)代化的信息，我們學(xué)校的檔案管理與評(píng)估工作才能做到更好。

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(責(zé)任編輯：袁宗建)

On School Assessment and Archives Management in the Information Age

GUO Wei-ai

(The Central Office of Heze University，Heze Shandong 274015； China)

Abstract：The school assessment is a comprehensive school running ability assessing for a university and also for the archives management because of its pivotal role in a school.The assessing of the archives management details can reflect the management level of the school.By analyzing the school evaluation and archives management，the paper discusses the ways of changing school evaluation and archives management modes.

Key words：the information age； school assessment； archives management

作者簡(jiǎn)介：郭未艾(1973-)，女，山東菏澤人，助理館員，研究方向：檔案管理。

*收稿日期：2015-03-06

文章編號(hào)：1673-2103(2015) 03-0140-03

中圖分類號(hào)：G278.6

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A