盧曉茜

【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院檔案；信息化；數(shù)字化；管理建設(shè)

中圖分類號：G275 文獻標識碼：B DOI：10.3969/j.issn.10031383.2014.06.037

檔案信息數(shù)字化，就是指利用計算機信息技術(shù)對檔案材料進行收集、歸檔和加工，從而使檔案信息轉(zhuǎn)化為電子形式的二次文獻，以供使用者利用的過程。檔案信息數(shù)字化管理的主要內(nèi)容有兩項，一是對檔案館（室）現(xiàn)藏檔案文件通過多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等進行數(shù)字化處理后，使紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，從而在計算機系統(tǒng)上提供利用服務(wù)；二是將各種需要形成檔案的活動進行數(shù)字信息如電子文檔、數(shù)碼照片拍攝等，并把形成的電子文件進行歸檔和收集，從而形成電子檔案。雖然我國醫(yī)院檔案信息數(shù)字化建設(shè)從20世紀90年代就已經(jīng)開始并經(jīng)過了長期的發(fā)展，但仍存在一些問題，值得檔案管理工作人員思考并加以解決。

1 檔案信息管理開發(fā)與利用對醫(yī)院生存與發(fā)展的重要意義

醫(yī)院檔案是醫(yī)院重要的信息資源，在知識經(jīng)濟發(fā)展時代，醫(yī)院應(yīng)加強開發(fā)與利用檔案信息資源服務(wù)于社會各個層面，應(yīng)該積極加大開發(fā)與利用醫(yī)院檔案信息，探索市場經(jīng)濟規(guī)律，將醫(yī)院檔案信息管理作為醫(yī)院發(fā)展的指導和重要任務(wù)，促使醫(yī)院快速穩(wěn)定發(fā)展。

醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)與利用能滿足市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，有效提高醫(yī)院的經(jīng)濟效益。在當代知識經(jīng)濟發(fā)展的形勢下，醫(yī)院要想獲得更高的經(jīng)濟效益，僅依賴醫(yī)院現(xiàn)有的條件是行不通的，需要結(jié)合醫(yī)院的檔案信息進行指導和決策，根據(jù)市場經(jīng)濟變化情況，積極開發(fā)與利用檔案信息資源，才能對醫(yī)院的發(fā)展提出更有效的決策，促進醫(yī)院的經(jīng)濟發(fā)展，并提升醫(yī)院的綜合服務(wù)實力[1]。

開發(fā)與利用醫(yī)院的檔案信息資源也是社會主義精神文明建設(shè)的重要內(nèi)容，醫(yī)院檔案信息資源是經(jīng)濟發(fā)展中的重要內(nèi)容和形象生動的資料，對醫(yī)院的發(fā)展及思想政治教育起著十分重要的作用。醫(yī)院通過加強檔案信息數(shù)字化建設(shè)管理，豐富醫(yī)院的檔案信息資源，能在滿足醫(yī)院精神文明建設(shè)需求的同時，構(gòu)建新時期企業(yè)文化，使醫(yī)院在現(xiàn)代激烈競爭的社會環(huán)境下穩(wěn)定生存和發(fā)展。

2 檔案信息數(shù)字化建設(shè)管理較傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)越性

2.1 降低管理成本，提高經(jīng)濟效益

如今，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)得到了普及，傳統(tǒng)的檔案管理方式與龐雜的檔案管理工作形成了日益尖銳的矛盾。醫(yī)院檔案信息數(shù)字化的建設(shè)和管理，可以將龐大的檔案信息量以數(shù)字記錄的方式在磁盤、光盤或計算機硬盤上進行存儲，在管理或調(diào)用這些檔案信息的時候，可以通過計算機對檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)進行再現(xiàn)。這樣一來，不僅可以為醫(yī)院節(jié)約存儲空間以及人工管理的費用成本，還能夠方便對檔案的調(diào)用和查閱，避免由于查閱所造成的人員和紙張的浪費，大大地提高了經(jīng)濟效率。

2.2 節(jié)約了查閱檔案的時間，提高工作效率

經(jīng)過信息數(shù)字化處理的檔案能夠及時地進行歸檔，并能夠很快地為檔案管理者提供利用，減少了很多傳統(tǒng)檔案管理方法中從歸檔到被利用所需要耗費的時間。醫(yī)院里需要進行管理和統(tǒng)計的檔案數(shù)量眾多，傳統(tǒng)方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)有的工作節(jié)奏，通過檔案信息數(shù)字化的管理，避免了以往需要去檔案庫房查閱這一煩瑣的步驟，從而大大提高了工作效率。

3 實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息數(shù)字化建設(shè)管理的對策分析

現(xiàn)階段，對檔案信息進行數(shù)字化建設(shè)管理需要一定的技術(shù)作為支撐。因此，加強檔案信息的數(shù)字化建設(shè)管理在技術(shù)方面需要從以下方面進行努力。

3.1 提高檔案信息的系統(tǒng)性建設(shè)

目前，我國部分檔案文件的歸檔全面性和系統(tǒng)性嚴重不足，尤其是檔案信息的真實性、完整性以及有效性有待提高。因此，為了更加方便檔案信息的數(shù)字化建設(shè)管理，相關(guān)部門應(yīng)不斷地改進數(shù)字化信息的管理手段和技術(shù)措施，從源頭上做好檔案文件的搜集和歸檔工作。同時，進行系統(tǒng)設(shè)計時應(yīng)當對系統(tǒng)的安全應(yīng)急措施、數(shù)據(jù)的異地備份等硬備份管理策略做出充分的考慮。除此之外，相關(guān)部門還需要加強對網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)、系統(tǒng)升級、人文策略以及系統(tǒng)權(quán)限等方面的安全管理，從而為檔案數(shù)據(jù)的真實性、穩(wěn)定性提供充分的保障。

3.2 增強檔案管理的保密性

由于數(shù)字信息具有攜帶便捷、儲存介質(zhì)多且體積較小的特點，加上網(wǎng)絡(luò)黑客技術(shù)不斷發(fā)展，使得檔案信息管理的保密性成為檔案管理人員不得不重視的問題之一。要求檔案管理人員要不斷提高防泄密技術(shù)的研發(fā)力度，對存儲檔案介質(zhì)進行嚴格的分類管理，落實保密規(guī)定，從而保障檔案信息的安全性。同時，檔案管理人員還要加強自身的安全責任意識，認真做好檔案的歸檔，以方便日后的快速查詢。此外，檔案管理人員還應(yīng)該提升自身的職業(yè)素質(zhì)，加強對檔案信息的維護和保密意識，在思想上要從集體利益的角度出發(fā)，不輕易泄露檔案信息。

3.3 提升檔案管理人員素質(zhì)

人才一直以來都是推進檔案信息數(shù)字化建設(shè)管理的關(guān)鍵。醫(yī)院亟須建設(shè)一支高素質(zhì)的計算機技術(shù)隊伍來提升檔案信息數(shù)字化建設(shè)管理水平。檔案管理人員要實現(xiàn)對電子文件的高效管理，既要掌握一定的計算機技術(shù)，又要知曉相關(guān)的檔案學管理知識。引入計算機技術(shù)進行檔案管理后，工作人員如果只懂得紙質(zhì)檔案管理的知識和技能是無法滿足新形勢的工作要求的，他們還必須掌握電子信息的收集、分類、歸檔、加工、利用等各方面的技能[2]。這就要求對檔案管理人員進行檔案管理技能培訓，使其掌握足夠的現(xiàn)代化計算機信息技術(shù)。

3.4 加強檔案信息電子化管理的規(guī)范化

由于目前的檔案信息數(shù)字化建設(shè)管理數(shù)量大，系統(tǒng)性不強，所以提高管理工作的標準化和規(guī)范化是醫(yī)院檔案信息數(shù)字化建設(shè)管理中必須要做的一項工作。一方面，要加強對管理軟件的研發(fā)，不斷完善軟件設(shè)計的系統(tǒng)化和專業(yè)化；另一方面，要提高工作人員的軟件應(yīng)用能力和責任意識，提高數(shù)字化檔案的案卷質(zhì)量。因此，在檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)的設(shè)計方面可以根據(jù)實際需要，設(shè)置可供快速查閱的相關(guān)目錄、索引、關(guān)鍵詞等，不僅可以促進檔案信息數(shù)字化建設(shè)管理的規(guī)范化，而且還有利于提高檔案管理人員的工作效率[3]。檔案信息數(shù)字化建設(shè)管理是一項非常復(fù)雜的工程，檔案管理人員不斷地將各個環(huán)節(jié)進行優(yōu)化和完善，才能夠在實質(zhì)上提高檔案信息數(shù)字化建設(shè)管理水平。此外，相關(guān)技術(shù)人員對自身的計算機應(yīng)用設(shè)計能力還應(yīng)當有所提高，強化責任意識，積極地提高系統(tǒng)的時效性。

4 結(jié)語

隨著知識經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案信息管理的開發(fā)與利用作為現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展中的重要環(huán)節(jié)，要根據(jù)時代的發(fā)展變化以及市場經(jīng)濟體制的發(fā)展動向，不斷豐富醫(yī)院檔案信息資源，規(guī)范醫(yī)院檔案信息的操作程序，使醫(yī)院檔案信息管理科學化、精細化以及高效化，提高醫(yī)院檔案信息資源的管理。通過提高醫(yī)院檔案信息的管理，提高綜合服務(wù)能力，使企業(yè)生產(chǎn)運營管理更加高效，進而促進企業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

參 考 文 獻

[1] 滕 璇，信克群.淺談電子文件歸檔應(yīng)用中的問題及對策[C]//山東省檔案學會2008年學術(shù)年會論文集，2008：481490.

[2] 趙林霞.淺談企業(yè)檔案信息管理開發(fā)與利用的重要性[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012，3（17）：280.

[3] 崔 杰.電子文件原始性的認定與維護[J].哈爾濱職業(yè)技術(shù)學院學報，2007（1）：8687.

（編輯：梁明佩）