企業(yè)文秘與檔案管理工作的有效結(jié)合

秦斐

摘 要：企業(yè)文秘與檔案管理工作一體化已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，如何將二者有效結(jié)合起來(lái)成為企業(yè)管理工作的重心之一。傳統(tǒng)管理方法下，文秘工作主要負(fù)責(zé)企業(yè)、領(lǐng)導(dǎo)日常工作安排，幫助企業(yè)管理人員處理各個(gè)部門(mén)之間的文書(shū)、公文等，而這些文書(shū)和公文就構(gòu)成企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)部分。在新時(shí)期下，隨著企業(yè)管理理念的不斷改革，效率成為企業(yè)管理追求的首要目標(biāo)。將企業(yè)文秘與檔案管理工作有效結(jié)合起來(lái)對(duì)于提高企業(yè)管理效率是很有好處的。

關(guān)鍵詞：文秘；檔案管理；結(jié)合；效率

1 企業(yè)文秘與檔案管理工作概述

1.1 文秘工作

企業(yè)管理中，文書(shū)工作與秘書(shū)工作合稱為文秘工作。文秘工作在企業(yè)整體運(yùn)行的過(guò)程中起到一種承上啟下的作用。文秘工作者的工作能力對(duì)于整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作會(huì)產(chǎn)生極大影響，通過(guò)文秘，將管理部門(mén)與職能部門(mén)緊密聯(lián)系起來(lái)，對(duì)企業(yè)管理者來(lái)說(shuō)起到一種輔助作用，幫助管理者提高工作效率。文秘在日常工作處最主要的職能就是協(xié)助管理者工作，幫助搭建管理者與各個(gè)只能部門(mén)之間的橋梁。管理者下發(fā)的命令指示需要通過(guò)文秘傳達(dá)給各個(gè)部門(mén)，而各部門(mén)對(duì)生產(chǎn)管理狀況等的反饋則需要通過(guò)文秘傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)?！八幕救蝿?wù)是：正確地建立文書(shū)處理工作秩序，及時(shí)、準(zhǔn)確、安全地處理來(lái)往文書(shū)；輔助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者處理日常活動(dòng)中的政務(wù)事項(xiàng)；密切機(jī)關(guān)之間、上下之間的聯(lián)系?！盵1]文秘工作最重要的產(chǎn)物就是各種公文、章程等等，而這些文件構(gòu)成了檔案的最基礎(chǔ)部分。

文秘工作對(duì)于企業(yè)管理運(yùn)作是十分重要的，構(gòu)成了企業(yè)運(yùn)作管理的最基礎(chǔ)、核心部分，他們可以直接接觸到管理者，幫助協(xié)調(diào)管理者與各部門(mén)以及各個(gè)部門(mén)之間的工作關(guān)系，有序的文秘工作可以提高企業(yè)工作效率，促進(jìn)企業(yè)效益的增收。

1.2 檔案管理工作

檔案管理工作對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)同樣很重要，涉及到多方面的內(nèi)容。檔案是企業(yè)在運(yùn)作過(guò)程中產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)、結(jié)果等的總和，包括人事檔案、生產(chǎn)備案、銷售結(jié)果等多方面內(nèi)容，是企業(yè)制定方案、制作預(yù)算、人事變動(dòng)等的主要數(shù)據(jù)來(lái)源。進(jìn)入新時(shí)期后，為更好促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)工作效率和經(jīng)濟(jì)效益，國(guó)家相關(guān)部門(mén)制定并頒布了《企業(yè)檔案管理辦法》，將企業(yè)檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化。

2 企業(yè)文秘與檔案管理工作的聯(lián)系與結(jié)合

2.1 二者聯(lián)系

從企業(yè)整個(gè)行政管理機(jī)制來(lái)看，企業(yè)的文秘與檔案管理工作都是基礎(chǔ)性工作，為企業(yè)其他事項(xiàng)的運(yùn)作起到鋪墊和溝通作用。所以首先從總體上看，二者構(gòu)成一種相輔相成的關(guān)系。文秘工作的最直接成果是公文，而各種公文的總和則構(gòu)成檔案的一部分，或者我們也可以人文公文就是檔案的前身。只有在文秘工作的有序、有效進(jìn)行之下，公文才會(huì)有秩序的成為檔案的一部分。文秘工作者對(duì)于公文的撰寫(xiě)和制定在此環(huán)節(jié)中起到關(guān)鍵作用。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，不同企業(yè)的所有制形式有所不同，所以對(duì)于公文擬制的相關(guān)規(guī)定也有所不同，這就對(duì)公文的質(zhì)量有著很高的要求，從而對(duì)于從業(yè)人員的要求也會(huì)增加。

其次，從文秘工作者的從業(yè)要求以及企業(yè)管理需求來(lái)看，“檔案管理是每個(gè)文秘工作者的職責(zé)范圍，文秘工作避免不了要做一些檔案管理，這既符合文秘的工作性質(zhì)，也符合用人單位的工作分配規(guī)則。用人單位向來(lái)把檔案管理工作分配給文秘來(lái)處理，因此，說(shuō)檔案管理是文秘工作者的一門(mén)必修課是符合理?yè)?jù)的?！盵2]

同時(shí)，從二者的工作范圍來(lái)看，文秘工作與檔案管理的工作有很多共通之處，聯(lián)系是極其緊密的。文秘在日常工作時(shí)會(huì)記錄企業(yè)運(yùn)作的各種活動(dòng)、實(shí)踐過(guò)程，而檔案管理也是需要將這些已經(jīng)形成的文件記錄和保存下來(lái)，所以很大程度上二者的工作目的是基本一致的。由此可以說(shuō)明文秘工作者不僅需要記錄檔案，更需要將這些檔案保存下來(lái)。

2.2 有效結(jié)合

從上文我們知道文秘工作與檔案管理處于一種相輔相成的關(guān)系，并且在工作目的和工作職能上有許多共通之處。所以在新時(shí)期下，隨著科學(xué)管理理念的引入，越來(lái)越多企業(yè)傾向于精簡(jiǎn)部門(mén)，文秘和檔案管理工作在這時(shí)就會(huì)有效結(jié)合起來(lái)?！拔募俏拿毓ぷ髋c檔案工作銜接的主體，檔案資料主要來(lái)源于文件，文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好壞直接影響檔案的質(zhì)量，沒(méi)有高質(zhì)量的文件就沒(méi)有高質(zhì)量的檔案，而高水平的檔案管理是建立在文書(shū)部門(mén)規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的。”[3]

如何才能有效的將二者結(jié)合呢？隨著信息化社會(huì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷更新，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入企業(yè)檔案管理之中成為有效的辦法。除此之外，在將企業(yè)文秘與檔案工作的結(jié)合過(guò)程中，我們還需要注意幾個(gè)問(wèn)題。首先在檔案形成的初期，公文作為檔案的前身，在其由文秘剛剛擬定形成并且在企業(yè)各部門(mén)之間流傳工作的時(shí)候，這一時(shí)期還不能稱作是檔案。所以文秘從擬定之初就要把握好質(zhì)量大關(guān)，遇到問(wèn)題及時(shí)修改，將最終文件定檔。其次，檔案在經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的歸納整理后，文秘工作者要定期對(duì)檔案進(jìn)行審核檢查，將重復(fù)累贅、沒(méi)有意義的公文廢棄，節(jié)省檔案空間，增加工作效率，也為日后翻查檔案減輕了工作量。但在此過(guò)程中文秘工作者在摒棄無(wú)價(jià)值檔案時(shí)必須經(jīng)過(guò)企業(yè)管理者的審核，不能完全憑借自己的主觀意志來(lái)進(jìn)行判斷。并且現(xiàn)代文秘工作者應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)應(yīng)用計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件，將檔案全部電子化錄入電腦并做好相應(yīng)備份，做到企業(yè)檔案電子化。

3 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)文秘與檔案工作是緊緊聯(lián)系在一起的，二者工作內(nèi)容中有許多相似之處，如何將二者有機(jī)的結(jié)合起來(lái)成為新時(shí)期企業(yè)行政管理工作的重心之一?，F(xiàn)代企業(yè)在招聘文秘工作人員時(shí)，往往要求他們除掌握常規(guī)性文秘工作技能外還需要掌握多方面的工作技巧，這實(shí)際上也為企業(yè)在工作中將文秘與檔案管理工作的結(jié)合做好了前期準(zhǔn)備。

對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)管理來(lái)說(shuō)，文秘工作時(shí)一種綜合性、實(shí)踐性較強(qiáng)的工作，需要文秘人員協(xié)調(diào)處理多方面問(wèn)題，也是檔案管理的基礎(chǔ)性工作之一。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息化成為時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。信息化管理概念引入企業(yè)管理后，通過(guò)相關(guān)技術(shù)手段將企業(yè)文秘工作和檔案管理工作有效結(jié)合以來(lái)，優(yōu)化了企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)作機(jī)制，對(duì)企業(yè)管理、生產(chǎn)都產(chǎn)生極大促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)

[1]姚新穎.芻議文秘工作與檔案管理的一體化[J].大眾文藝.2014（20）

[2]馬蘭.淺談企業(yè)文秘工作與檔案管理工作的有機(jī)結(jié)合[J].甘肅科技縱橫.2011年（02）

[3]惠芬 王永軍.信息時(shí)代的文秘工作與檔案管理工作[J].寶雞文理學(xué)院學(xué)報(bào).2006（12）endprint