柴 勇

一、圖譜管理概念

隨著社會(huì)、經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，組織結(jié)構(gòu)日趨復(fù)雜，更多組織結(jié)構(gòu)組織內(nèi)容功能亦有不斷擴(kuò)展更多管理幅度日益加大。一部分組織缺乏明晰的組織戰(zhàn)略和目標(biāo)，很難在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展態(tài)勢(shì)下生存壯大。更多的組織是有明晰的目標(biāo)，但是在日常管理工作中卻出現(xiàn)了諸多問(wèn)題。如個(gè)人和部門與整個(gè)組織的目標(biāo)不一致甚至相背離;中層領(lǐng)導(dǎo)和組織的興奮點(diǎn)不一致造成了工作中的陽(yáng)奉陰違;還有些組織由于管理層級(jí)增加，各層級(jí)按照自己的實(shí)際需要闡述和解釋整個(gè)組織的目標(biāo)體系，使得基層對(duì)組織目標(biāo)理解變得模糊不清，在實(shí)際工作造成了組織有戰(zhàn)略目標(biāo)但工作中各行其是無(wú)法統(tǒng)一思想集中全部精力完成組織戰(zhàn)略目標(biāo)。如何更好的解決戰(zhàn)略目標(biāo)為組織內(nèi)全體成員所掌握，如何讓組織中每個(gè)個(gè)體都能較好明確個(gè)人在組織發(fā)展中的位置和作用。

針對(duì)以上問(wèn)題，筆者研究了當(dāng)前的一些管理工具，相比較最為相近的應(yīng)該是豐田公司提出的看板管理，豐田公司所提出的看板管理理論是在同一種工作環(huán)節(jié)中進(jìn)行信息傳遞的方法?？窗骞芾硎钦{(diào)動(dòng)工作積極性的一種有效方法，它一般在工作環(huán)節(jié)中將工作環(huán)節(jié)分為若干個(gè)細(xì)節(jié)，將最后一道工作內(nèi)容整理成為信息傳導(dǎo)向上一層工作環(huán)節(jié)，將這類信息進(jìn)行快速傳遞，保證信息的正確性與合理性，其他工作人員通過(guò)信息載體了解具體工作情況與信息，這就是最簡(jiǎn)單的看板工作方法。在一個(gè)生產(chǎn)車間內(nèi)，一旦確定好主要生產(chǎn)方向，每個(gè)小型生產(chǎn)線與生產(chǎn)車間都要確定好自己的工作詳細(xì)計(jì)劃，以便配合總體工作計(jì)劃與生產(chǎn)方案，生產(chǎn)結(jié)束后生產(chǎn)車間的信息要與倉(cāng)庫(kù)管理部門、采購(gòu)部門進(jìn)行對(duì)接，以便于確定最佳的倉(cāng)庫(kù)管理方案和采購(gòu)方案，這些指令和行動(dòng)都依靠看板方法完成?？窗骞芾硎菍⑿畔⒌墨@取與傳遞集中在一個(gè)載體上，避免出錯(cuò)率和誤差，這種管理方法充分發(fā)揮了人的價(jià)值。通過(guò)對(duì)看板管理工具的研究，我們發(fā)現(xiàn)看板管理更多的是針對(duì)于具體生產(chǎn)任務(wù)具體的工作事項(xiàng)，沒(méi)有解決人的問(wèn)題。

隨著社會(huì)的教育水平，個(gè)體的知識(shí)水平不斷提高，行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)日益加劇，社會(huì)、經(jīng)濟(jì)環(huán)境變化更加激烈，這就使得整個(gè)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不確定性大增。為了取得并保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，必須在管理中使每個(gè)層級(jí)每個(gè)個(gè)體都清楚組織的發(fā)展目標(biāo)，必須依靠系統(tǒng)內(nèi)每個(gè)人的主動(dòng)性去完成工作，以便對(duì)外界變化的不確定性做出及時(shí)反應(yīng)。因此政府或企業(yè)管理者當(dāng)前所面臨的最大難題，就是如何建立控制一個(gè)彈性、革新和富有創(chuàng)造力的組織來(lái)實(shí)現(xiàn)組織的戰(zhàn)略目標(biāo)。通過(guò)對(duì)多種管理學(xué)理論和工具的研究，筆者沒(méi)有發(fā)現(xiàn)更好的工具，但是從社會(huì)學(xué)和生物學(xué)中得到了一些啟示，那就是在組織的管理中實(shí)行圖譜管理體系。

何為圖譜管理體系呢?圖譜管理系統(tǒng)(Mapping Manage System)即以組織戰(zhàn)略目標(biāo)工作為核心，可視化展示管理體系結(jié)構(gòu)關(guān)系的圖式系統(tǒng)，該體系具有內(nèi)在的規(guī)律性以及外部的易識(shí)別性。

圖譜，具有“圖”和“譜”的雙重性質(zhì)與特征:即是可視化的管理圖形，又是序列化的管理譜系，展現(xiàn)了管理結(jié)構(gòu)或項(xiàng)目任務(wù)之間的網(wǎng)絡(luò)、結(jié)構(gòu)、互動(dòng)、交叉、演化或衍生等諸多復(fù)雜的關(guān)系。

圖譜管理概念源于中國(guó)的圖譜學(xué)理論及西方管理學(xué)體系，圖譜學(xué)在我國(guó)歷史上由廣泛的應(yīng)用，圖譜學(xué)雖然形成在公元十二世紀(jì)，無(wú)論是在理論上，還是在實(shí)踐上，都比形成于公元十八世紀(jì)的圖表學(xué)派統(tǒng)計(jì)學(xué)要豐富得多。“圖譜之學(xué)，學(xué)術(shù)之大者”。其所以重要，是因?yàn)椤盀樘煜抡?，不可以無(wú)書;為書者，不可以無(wú)圖譜”。換言之，無(wú)論是治學(xué)，還是治國(guó)，都需要圖譜?！皥D譜”是圖像以一定空間形式在一定時(shí)間范圍中展現(xiàn)與變化的系統(tǒng)概念，圖譜能較好的揭示知識(shí)之間的聯(lián)系及知識(shí)的進(jìn)化規(guī)律。管理學(xué)的核心是決策、組織、控制。讓高層管理者的戰(zhàn)略決策以一種明晰的圖結(jié)構(gòu)的形式逐層傳遞給組織中的每個(gè)個(gè)體。而組織中的每個(gè)個(gè)體也能更清楚自己所在管理體系中的位置和作用，從而達(dá)到管理使管理的流程更清楚，解決了管理者之間及管理者與員工之間無(wú)法溝通的局面。

二、圖譜管理體系的一般繪制方法

圖譜管理的核心理念是以組織的戰(zhàn)略目標(biāo)為中心，以人為本。并能動(dòng)態(tài)的描繪組織和個(gè)體的關(guān)系。在具體的組織結(jié)構(gòu)中，已圖譜的形式描繪出組織的基本構(gòu)架，每個(gè)人在系統(tǒng)中的具體位置，具體任務(wù)和其他部門和人員的相關(guān)聯(lián)系。

所以在管理圖譜中處于核心位置的首先是任務(wù)，在管理體系中圍繞這管理的中心任務(wù)，以圖形化譜系化的形式表現(xiàn)出各部門甚至每個(gè)員工的承擔(dān)的具體工作。

制作圖譜系統(tǒng)分為兩個(gè)步驟:第一步:提煉組織使命、理念價(jià)值(或戰(zhàn)略目標(biāo))及人員結(jié)構(gòu);第二步:具體繪制圖譜。

1.提煉組織使命、理念價(jià)值(或戰(zhàn)略目標(biāo))、功能、制度及人員結(jié)構(gòu)。(1)組織成立之初就擁有自身的使命，在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，每一個(gè)成立的組織都有其目的性。組織是群體生存與活動(dòng)經(jīng)營(yíng)的一個(gè)載體，向社會(huì)提供服務(wù)或產(chǎn)品為主，組織的領(lǐng)導(dǎo)與成員都會(huì)遵守組織的紀(jì)律，并根據(jù)組織發(fā)展目標(biāo)確定自身的發(fā)展方向。組織也會(huì)根據(jù)環(huán)境的變化，采取積極應(yīng)對(duì)的策略，妥善經(jīng)營(yíng)，處理各類問(wèn)題。如果組織無(wú)法清晰的定位自身的存在價(jià)值與發(fā)展目標(biāo)，該組織的生命力表現(xiàn)就會(huì)很低。(2)組織的使命定位幫助組織確定自身的發(fā)展價(jià)值，引導(dǎo)組織的基本思想和發(fā)展原則，確定組織本身的發(fā)展方向。組織的具體戰(zhàn)略目標(biāo)和定位可以幫助社會(huì)解決社會(huì)矛盾、供給匹配不均衡等一系列問(wèn)題。作為組織中的經(jīng)營(yíng)管理者或一般成員，應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)市場(chǎng)環(huán)境、社會(huì)環(huán)境以及組織的特性。企業(yè)使命是企業(yè)存在的目的和理由。明確企業(yè)的使命，就是要確定企業(yè)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)景目標(biāo)必須承擔(dān)的責(zé)任或義務(wù)。(3)組織理念，組織理念是一個(gè)組織在持續(xù)經(jīng)營(yíng)和長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中，牢記組織使命，繼承組織優(yōu)良傳統(tǒng)，適應(yīng)時(shí)代要求，由首任領(lǐng)導(dǎo)積極倡導(dǎo)，全體員工自覺(jué)實(shí)踐，從而形成的代表組織信念、激發(fā)組織活力、推動(dòng)組織良好發(fā)展的團(tuán)體精神和行為規(guī)范。很多組織在日常管理中沒(méi)有明晰的使命和理念，這使得這個(gè)組織的生命力會(huì)非常弱，經(jīng)不起任何的內(nèi)外部環(huán)境變化。如中國(guó)共產(chǎn)黨的使命:“勇敢地?fù)?dān)負(fù)起帶領(lǐng)中國(guó)人民創(chuàng)造幸福生活、實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的歷史使命?！比鐕?guó)內(nèi)三百年同仁堂:以弘揚(yáng)中華醫(yī)藥文化，領(lǐng)導(dǎo)綠色醫(yī)藥潮流，發(fā)展現(xiàn)代國(guó)藥精品店，提高人類生命與生活質(zhì)量為企業(yè)使命。因此可以看到有遠(yuǎn)大厚重的使命有清晰明確的理念是組織發(fā)展的核心。在提煉明晰了組織的使命和理念之后，接下來(lái)需要梳理組織的系統(tǒng)、架構(gòu)、功能、制度。

搭建組織管理系統(tǒng)，管理系統(tǒng)是指能夠體現(xiàn)組織管理的大部分職能(包括決策、計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)控、分析等等)，能夠提供實(shí)時(shí)、相關(guān)、準(zhǔn)確、完整的數(shù)據(jù)，為管理者提供決策依據(jù)。管理系統(tǒng)是一套系統(tǒng)，但它不單單是一件系統(tǒng)，更是管理理論和管理經(jīng)驗(yàn)的具體化、邏輯化，是管理行為的落地，就是研究這個(gè)行業(yè)中最先進(jìn)的管理模式和流程甚至更多被多數(shù)組織證明了行之有效的管理規(guī)律，這些管理經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)內(nèi)涵在管理的思想、流程、報(bào)表內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)分析項(xiàng)目、管理層級(jí)、信息決策中了。通過(guò)梳理管理系統(tǒng)，配備相應(yīng)的人員結(jié)構(gòu)并制定方方面面的管理制度。

2.具體繪制圖譜:(1)以組織的使命為核心;(2)確定組織的理念價(jià)值觀;(3)按照第一步梳理的組織系統(tǒng)架構(gòu)功能做層級(jí)延伸;(4)明晰各個(gè)層級(jí)中的人員結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn);(5)相應(yīng)的制度保障。

三、圖譜管理的應(yīng)用

圖譜管理的作用還未被廣大管理者所認(rèn)識(shí)，圖譜管理是借用用圖譜幫助管理進(jìn)行計(jì)劃與控制的作法。它是當(dāng)前管理技術(shù)上的一次深刻革命。

對(duì)企業(yè)的工作人來(lái)說(shuō):對(duì)于進(jìn)入組織內(nèi)的工作人員來(lái)說(shuō)，新人能更好的嵌入到企業(yè)的組織架構(gòu)之中，更好的了解企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和企業(yè)理念。新職員融入企業(yè)的成本更低，時(shí)間更短。對(duì)于組織內(nèi)成員都可以根據(jù)組織的圖譜管理工具得到一個(gè)明晰的個(gè)人定位，工作定位。從而使工作效率更高，看問(wèn)題更加全面系統(tǒng)。遇到了問(wèn)題可以回溯到組織使命、理念更好的尋找解決辦法。工作職責(zé)更加清晰。

對(duì)于企業(yè)管理來(lái)說(shuō):對(duì)于組織管理來(lái)說(shuō)，如何量化的對(duì)組織中的每個(gè)人給予客觀公正績(jī)效考核是一件比較難的工作。績(jī)效考核(performance examine)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到公司的發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略目標(biāo)體系及其目標(biāo)責(zé)任體系、指標(biāo)評(píng)價(jià)體系、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)價(jià)內(nèi)容及評(píng)價(jià)方法等，其核心是促進(jìn)企業(yè)管理水準(zhǔn)的提高及綜合實(shí)力的增強(qiáng)，其實(shí)質(zhì)是使員工個(gè)人的能力得以提升，并確保人盡其才，使人力資源的作用發(fā)揮到極致。雖然當(dāng)前有很多考核的方法，但是缺乏了總體的參考標(biāo)準(zhǔn)同時(shí)也不容易在組織的總體發(fā)展戰(zhàn)略下去衡量個(gè)體成績(jī)。圖譜管理體系恰恰很好的解決了這個(gè)問(wèn)題，通過(guò)恰當(dāng)?shù)目?jī)效考核工具輔以圖譜管理系統(tǒng)就可以比較清晰的解決這個(gè)問(wèn)題。

有了這個(gè)管理體系，管理部門就可以從一張事先準(zhǔn)備好的圖譜上，看到組織的核心價(jià)值理念，看到組織系統(tǒng)、架構(gòu)、功能看到計(jì)劃執(zhí)行的進(jìn)展情況，每個(gè)個(gè)體可以清楚了解自己所在管理結(jié)構(gòu)中的位置和任務(wù)，并可以調(diào)動(dòng)的資源及相關(guān)聯(lián)部門任務(wù)，采取一切必要行動(dòng)管理的核心任務(wù)能按時(shí)完成。同時(shí)，最大限度的避免了組織管理者一換成了組織的理念換、制度換。因此采用圖譜管理體系可以使組織各個(gè)層級(jí)換人的成本降到一個(gè)比較低的水平。圖譜管理可廣泛應(yīng)用于政府管理、企業(yè)管理、大學(xué)管理、以及各種具體項(xiàng)目管理。

[1]張樹良，冷伏海.基于文獻(xiàn)的知識(shí)發(fā)現(xiàn)的應(yīng)用進(jìn)展研究[J].情報(bào)學(xué)報(bào)，2006，(6).

[2]加菲爾德(美)著，侯漢清等譯.引文索引法的理論及應(yīng)用[M].北京:北京圖書館出版社，2004.