提高人事檔案認(rèn)識(shí)發(fā)揮其應(yīng)有作用

閆秀紅

摘 要：人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，本文通過(guò)討論人事檔案工作的重要性，挖掘分析了我國(guó)目前人事檔案管理存在的一些問(wèn)題，從而提出了一些人事檔案管理工作中的一些對(duì)策，以期使人事檔案管理更好地適應(yīng)信息時(shí)代的需求。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；人力資源管理；存在問(wèn)題；對(duì)策

人事檔案是社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字，表格及其他各種形式的歷史記錄。它具有現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、真實(shí)性、機(jī)密性的特點(diǎn)，是歷史的、全面的考察了解和正確選拔使用人才的重要依據(jù)。

1 人事檔案的作用

人事檔案是歷史的真實(shí)記錄；是人才信息的重要載體，是管好人才進(jìn)而用好人才的基礎(chǔ)。是培養(yǎng)造就高素質(zhì)干部隊(duì)伍的關(guān)鍵。現(xiàn)代單位為了做到知人善任，選賢舉能，全面準(zhǔn)確地了解員工，通常會(huì)將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行，業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機(jī)結(jié)合，考察其德、能、勤、績(jī)等情況，從而全面準(zhǔn)確地了解個(gè)人情況，為提高選人用人公信度，形成充滿活力的選人用人機(jī)制，促進(jìn)優(yōu)秀人才脫穎而出；堅(jiān)持“黨管人才”原則，加強(qiáng)干部人事隊(duì)伍建設(shè)，完善干部人事工作機(jī)制，為人力資源的正確選拔和配置發(fā)揮著重要的參考作用。

人事檔案的參考作用是單位的識(shí)人、選人、用人等工作中不可忽視的作用之一，而檔案的憑證作用則對(duì)員工個(gè)人的切身利益和需歷史憑證才能解決的問(wèn)題中也發(fā)揮著不可小視的作用。

人事檔案對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō)，無(wú)論是就業(yè)、考研、公招、公考、出國(guó)政審，還是職稱評(píng)審、社會(huì)保險(xiǎn)、入黨入團(tuán)，退休手續(xù)辦理以及各項(xiàng)證明的出具等等手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。

由此看出人事檔案作用的發(fā)揮得意于檔案能真實(shí)客觀地反映個(gè)人的本來(lái)面貌。

2 真實(shí)性是人事檔案的生命

人事檔案真實(shí)性是發(fā)揮作用的基礎(chǔ)和賴以存在的前提。人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性直接關(guān)系到新形勢(shì)下，人事檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，加快發(fā)展，如何更好地為發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才、加速人才培養(yǎng)、合理配置人力資源服務(wù)。關(guān)系到組織部門對(duì)人才的評(píng)價(jià)、培養(yǎng)和使用；涉及到貫徹落實(shí)黨的干部路線；關(guān)系到每個(gè)員工作切身利益和政治前途。

人事檔案建立后，不是一成不變的，它是根據(jù)形勢(shì)的發(fā)展和各個(gè)歷史階段對(duì)每個(gè)人才實(shí)際表現(xiàn)的記載不斷補(bǔ)充內(nèi)容的過(guò)程，并隨人員的流動(dòng)而流動(dòng)，因此人事檔案始終處于“動(dòng)態(tài)”之中。檔案材料的歸檔就成為檔案形成部門及個(gè)人維護(hù)檔案真實(shí)、全面、完整的關(guān)鍵所在。

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，人事檔案的價(jià)值在一些人眼中弱化了，對(duì)此重視不夠，出現(xiàn)檔案材料不齊，檔案信息不準(zhǔn)確等現(xiàn)象。

我們將存入市人才服務(wù)中心管理的數(shù)百份檔案轉(zhuǎn)回院統(tǒng)一管理，并對(duì)其進(jìn)行了集中整理、裝訂，編號(hào)入庫(kù)上架等工作。

在整個(gè)的工作過(guò)程中暴露出檔案中存在的問(wèn)題很多，明顯地反映出對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)不到位、重視度不高。如：學(xué)籍材料、入黨入團(tuán)材料缺失；個(gè)人填寫(xiě)的各種表格隨意性大，在一個(gè)人的檔案中出生日期前后出現(xiàn)了四、五個(gè)版本，時(shí)間差出4年，有的人檔案中參加工作時(shí)間填寫(xiě)的各式各樣，學(xué)位授予決定拿在個(gè)人手中不及歸檔，有的履歷表、在校學(xué)習(xí)成績(jī)總表不蓋等，嚴(yán)重影響了檔案的正常利用，也會(huì)對(duì)個(gè)人發(fā)展帶來(lái)影響。檔案中工作經(jīng)歷不清晰，就會(huì)影響到工齡的確定，信息的不一致，組織對(duì)人才的選拔，間接反應(yīng)了一個(gè)人的誠(chéng)信度，隨意性可以看到一個(gè)人的做事態(tài)度。為此提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變對(duì)人事檔案的重視度，是建立完整、真實(shí)、全面的人事檔案信息的保證。

3 維護(hù)檔案的真實(shí)性助推人事制度改

為了規(guī)范干部人事檔案材料收歸檔工作，確保公道正派地選人、用人提供真實(shí)、全面的檔案信息，為維護(hù)干部的合法權(quán)益提供真實(shí)可靠的信息依據(jù)，助推人事制度改革。2006年中組部針對(duì)檔案中出現(xiàn)出生日期不一致問(wèn)題，下發(fā)了《關(guān)于認(rèn)真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字[2006]41號(hào)）明確指出“對(duì)個(gè)別干部的出生期，檔案記載與戶籍不一致的，應(yīng)當(dāng)以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據(jù)”。2009年中組部又下發(fā)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)[2009]12號(hào)）進(jìn)一步規(guī)定了歸檔范圍，明確了人事檔案材料收集工作要求及責(zé)任。

檔案工作并非只是檔案部門的工作，還檔案的完整性、真實(shí)性還需方方面面的支持，需要全體員工的共同努力。真實(shí)性是檔案工作的生命，只有還檔的真實(shí)可信才能真正為各項(xiàng)工作提供可信度高、信息全的人事檔案。才能為人事制度的改革發(fā)揮應(yīng)有的作用。為員工需求服務(wù)好。

4 當(dāng)前人事檔案管理人員在人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1、思想道德素質(zhì)落后。據(jù)了解，人事檔案管理人員除了具備一般工作人員的基本條件外，應(yīng)有的特殊知識(shí)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)等方面的要求并不高。由于這種意識(shí)的存在，使他們的思想道德素質(zhì)嚴(yán)重的跟不上工作發(fā)展的需要。這是因?yàn)?，知識(shí)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)好不好，關(guān)系到人事檔案管理稱職不稱職的問(wèn)題。現(xiàn)在事業(yè)單位的人事檔案管理人員在這些方面都做得不夠好，在一定程度上束縛了其工作能力的進(jìn)一步提高，使人事檔案管理人員不能從正確的角度來(lái)看待問(wèn)題，從而對(duì)工作造成許多不利影響。

2、人事檔案管理不夠規(guī)范。事業(yè)單位的人事檔案管理工作，主要是工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工資待遇等內(nèi)容的文件材料的工作。但是，由于相近的公文重復(fù)與立卷組合比較雜亂，這給人事檔案管理工作帶來(lái)了巨大的麻煩，使工作既沒(méi)有秩序，管理又不夠規(guī)范，而且也不達(dá)標(biāo)。此外，一些事業(yè)單位的人事檔案數(shù)字化程度不高。比如，很多單位只是將個(gè)人基本情況、及本單位制作的材料輸入計(jì)算機(jī)，對(duì)單位以外收集來(lái)的材料，如：個(gè)人材料復(fù)印件等，由于輸入工作量較大，通常不被錄入計(jì)算機(jī)；另一種情況，由于紙質(zhì)檔案容積有限，按《干部人事檔案材料收集歸檔》規(guī)定，評(píng)定專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）時(shí)干部本人寫(xiě)的論文、技術(shù)報(bào)告、技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙、畢業(yè)設(shè)計(jì)、答辯記錄、入學(xué)通知書(shū)、創(chuàng)造發(fā)明說(shuō)明書(shū)、科研成果文件材料、著作、譯著和獲獎(jiǎng)?wù)撐牡葍?nèi)容均不歸入本人檔案?？偠灾?，要提高事業(yè)單位的人事檔案管理質(zhì)量，就必須人事檔案管理工作規(guī)范化。

5 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

1、切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)。在現(xiàn)代化水平不斷提高的當(dāng)今時(shí)代，舊的管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需要。在引進(jìn)高素質(zhì)人才充實(shí)到檔案管理部門的同時(shí)，要注重對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，使他們能適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求；讓他們?cè)鰪?qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變過(guò)去坐等上門的被動(dòng)方式，積極主動(dòng)與各部門溝通協(xié)作，及時(shí)有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務(wù)。

2、加強(qiáng)溝通與信息傳達(dá)，有效發(fā)揮人事檔案的存在價(jià)值。人事檔案管理員要與單位管理者加強(qiáng)溝通，形成默契，人事檔案管理員要及時(shí)把研究過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的異常信息和情況反饋給領(lǐng)導(dǎo)和決策者，為領(lǐng)導(dǎo)和決策者在做出人力資源可持續(xù)發(fā)展決策時(shí)提供參考依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)者和決策者應(yīng)當(dāng)對(duì)研究成果充分信任，對(duì)需要進(jìn)行調(diào)整和決策的信息，應(yīng)立即做出決策，實(shí)現(xiàn)人事管理員和人事檔案的存在價(jià)值。

3、加強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性和現(xiàn)代化管理。人事檔案應(yīng)根據(jù)時(shí)代的變化及現(xiàn)實(shí)情況的需要，不斷把心新產(chǎn)生的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷的材料有選擇地及時(shí)補(bǔ)充道人事檔案中去，增強(qiáng)人事檔案信息的時(shí)效性。人事檔案工作應(yīng)擺脫舊有模式，改變手工操作，大力引入現(xiàn)代科技手段，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)為介質(zhì)，占用空間大，保管環(huán)境要求高，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，應(yīng)充分利用這一平臺(tái)，將個(gè)人檔案資料輸入計(jì)算機(jī)，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，并在單位內(nèi)部局域網(wǎng)上建立平臺(tái)，形成資源共享。

4、提高信息化水平和研究水平，綜合思考全方位掌握。人事檔案管理工作是一項(xiàng)信息科技含量較高的工作，要不斷提高人事管理的信息化水平，要將人事檔案的相關(guān)材料及時(shí)錄入電腦系統(tǒng)，同時(shí)注重挖掘和使用各種系統(tǒng)分析軟件，對(duì)人事檔案中的各個(gè)要素進(jìn)行全面準(zhǔn)確的分析。同時(shí)加快人事檔案科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢(shì)必會(huì)給查找檔案帶來(lái)諸多不便，容易延誤時(shí)間，且出錯(cuò)率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。

總之，人事檔案在人力資源管理過(guò)程中起著非常重要的作用，它是識(shí)別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。科學(xué)的人事檔案管理能促進(jìn)人力資源的開(kāi)發(fā)和使用。人事檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，積極拓展服務(wù)職能，為人力資源開(kāi)發(fā)提供強(qiáng)有力的保障。

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