淺談醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與解決方略

康慶利

摘 要：在醫(yī)療改革的進一步深化的前提下，醫(yī)院必須結(jié)合自身的實際情況，掌握新形勢下的特點，著重將醫(yī)院檔案管理做到更好。本文從醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀和如何加強醫(yī)院檔案管理工作兩方面加以探討，希望引起各方的廣泛關(guān)注，進而促進醫(yī)院檔案管理水平的提高。醫(yī)院處于一個新的歷史節(jié)點，因此必須面臨許多新的挑戰(zhàn)，比如創(chuàng)造更加溫馨、舒適的環(huán)境，進而提高服務(wù)的品質(zhì)。本文以檔案管理現(xiàn)狀的全面窺視和對其進行分析并提出解決方略這兩個方面著手，旨在提出一套行之有效、切實可行的改革方法以及方向，為醫(yī)院檔案管理工作的進一步發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理現(xiàn)狀；解決方略

檔案管理工作作為醫(yī)療改革的重要領(lǐng)域，必定會受到特別的關(guān)注，醫(yī)院也必將在此方面做出更多的努力以求取得更多的成果。醫(yī)院檔案不僅僅包含醫(yī)院發(fā)展的過程中積累的數(shù)據(jù)和資料，還包含患者就醫(yī)的診斷文字資料以及檢查的結(jié)果資料等等。它是醫(yī)院在其發(fā)展和臨床的過程中逐漸積累的珍貴寶藏，對再次研究、檢查具有重要的參考價值。鑒于此，醫(yī)院檔案管理的意義不言而喻，而做好這方面的工作對于提供更好的服務(wù)以及發(fā)展醫(yī)療教育科研有重要的意義和價值。在深刻理解當前的管理工作過程中存在的種種問題，對其進行深入的研究和分析，提煉出一套與之相適應(yīng)的解決方略，唯有這樣才能適應(yīng)新時期檔案管理的新要求。

1 新時期檔案管理的意義及效用

（一）作為決策的有力參考信息。另外還能為醫(yī)學(xué)進步和醫(yī)院的效益提供寶貴的第一手資料，為醫(yī)院實行適應(yīng)于當今社會的管理方式建立堅實的基礎(chǔ)。

（二）通過對這些檔案中各項資料、數(shù)據(jù)的分析，合理科學(xué)地改變一些技術(shù)指標，從而為實行新的醫(yī)療技術(shù)、新的規(guī)章制度提供合理、精準的決斷依據(jù)。

（三）在充分認識和了解設(shè)施、設(shè)備的運用狀況及運行效果的基礎(chǔ)之上，提煉出一套更為實際性、科學(xué)性的方案，發(fā)揮設(shè)施、設(shè)備最大的效益?？疾煸O(shè)施的竣工全過程，更加科學(xué)地規(guī)劃建筑、設(shè)施的保修、改建。

（四）能夠提供第一手的寶貴資料，是醫(yī)療與臨床科研實現(xiàn)深化發(fā)展的有力保障。

（五）通過長時間的檔案資料記錄、統(tǒng)計、處理、存檔，得到兼有系統(tǒng)性與科學(xué)性的決斷，為醫(yī)院做出相應(yīng)的決策提供參考性極強的依據(jù)，有利于檔案管理服務(wù)性的體現(xiàn)。

2 檔案管理的現(xiàn)狀以及遇到的問題

（一）檔案管理的意義及其效用未深入人心。由于許多檔案管理人員依然帶有過去陳舊、簡單的思維，管理方式和管理思想都有嚴重的欠缺，使得工作的效果以及速率都不盡人意。許多檔案管理人員未能更深的理解其外延和內(nèi)涵，沒有對工作的特點、目的以及涵蓋的內(nèi)容進行更深層次的探討，更不談理解檔案的發(fā)展進程及其幾個重要的特點。因此，當前還有很多醫(yī)院僅將檔案的建立、規(guī)整、鑒別、儲存作為所有的工作。員工碰到新難題、新挑戰(zhàn)往往膽怯，沒有練就敏銳的洞察力，工作懶散、碌碌無為。在這樣陳舊的思維、簡單粗糙的工作方式下，檔案管理事業(yè)始終在原地止步不前。

（二）檔案管理混亂。當前，各個醫(yī)院都是按照自己的情況隨意地設(shè)置一些機構(gòu)，可謂五花八門，缺少系統(tǒng)性的統(tǒng)一管理模式與制度。除病案外，其余檔案都應(yīng)歸到醫(yī)院綜合檔案室集中管理。[1]但是大部分醫(yī)院仍舊沿用老一套的管理模式，管理存在漏洞并且極不規(guī)范。大致情況是各類檔案沒有按照統(tǒng)一的標準存放，綜合檔案室喪失了本質(zhì)的作用和功能，成為簡單的放置文本的檔案室。雖然醫(yī)院的發(fā)展過程中積累的檔案分門別類的存放在不同科室或部門，但在醫(yī)院升級改造、重建、搬遷以及部門、科室的調(diào)整中，部分檔案難以預(yù)料的被損壞或遺失。這樣混亂的檔案管理情況對醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生了阻礙，并且對檔案的分析利用也極為有害。

（三）與檔案相關(guān)的一系列設(shè)備未與之完全匹配。一方面，因為與檔案管理相關(guān)的配套設(shè)施不夠完善，檔案設(shè)備老舊失修，使得檔案管理難以適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院管理的發(fā)展步伐。另一方面，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中得到了廣泛應(yīng)用，電子文檔應(yīng)運而生。同時檔案的工作人員未能接受相關(guān)的基礎(chǔ)技術(shù)教育，難以適應(yīng)和解決現(xiàn)代化、信息化的設(shè)備和遇到的技術(shù)問題，為檔案管理科學(xué)化、信息化進程帶來一定的負面影響。

（四）從事檔案管理的人員綜合素養(yǎng)存在問題。當前檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)、思想認識以及整體素質(zhì)不完全相同，人員的配備沒有經(jīng)過合理規(guī)劃。關(guān)鍵問題在于人員未合理、科學(xué)的進行分配，大部分醫(yī)院仍舊使用業(yè)余化的檔案管理模式。另外，檔案管理人員不夠固定，許多是從其他與之關(guān)聯(lián)不大的職能部門調(diào)配而來，缺乏專業(yè)性，對檔案管理的認識和具體工作知之甚少。而工作人員的素質(zhì)直接影響了醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量，導(dǎo)致難以適應(yīng)新形勢下檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

3 針對檔案管理現(xiàn)狀的解決方略

（一）加強檔案的新理念、新思想的管理。加強動態(tài)化的管理，提倡運用新的管理方式、方法進行有效、科學(xué)的管理。我們必須擯棄舊有的落后觀點，在深入理解檔案潛在價值與效益的基礎(chǔ)之上，做出進一步的努力?；粍訛橹鲃?，將原有的事后追查原因變成事前進行管理并積累文字檔案資料，轉(zhuǎn)變管理思想。大力鼓勵創(chuàng)造性思維，將現(xiàn)代的信息技術(shù)運用到檔案的錄入、整理與分析的過程中去。實時的將網(wǎng)絡(luò)上的文檔資料進行歸類存儲，并建立數(shù)據(jù)安全的有效保障制度，使得電子文檔和資料得到最大化的應(yīng)用和管理。著力建設(shè)數(shù)字化、信息化、綜合化的電子平臺，提供全面、豐富的實時檔案資料，在規(guī)定范圍內(nèi)實現(xiàn)檔案資料的共享。

（二）檔案管理統(tǒng)一化、科學(xué)化。通過行政與法律在檔案管理的雙重運用，使其的管理實現(xiàn)統(tǒng)一化，這是建立標準化工作制度的有效保障。唯有進行統(tǒng)一化的檔案管理，才可以充分體現(xiàn)醫(yī)院綜合化、科學(xué)化的管理，提升工作效率和加強工作能力。把院內(nèi)不同部門、各個介質(zhì)的檔案進行集中、統(tǒng)一地考評和管理，將檔案管理納入到醫(yī)療工作的評估之中，使其健康發(fā)展。

（三）加強檔案基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)。建設(shè)配備齊備設(shè)施、設(shè)備齊全的專用綜合檔案工作室與管理室。每隔一段時間，對檔案陳列室進行徹底的通風以及其他安全隱患的排查，不遺余力的保證資料的完整性、準確性。在信息化已經(jīng)逐漸普及并得到有效發(fā)展的今天，將信息技術(shù)引入檔案管理將是科學(xué)化檔案管理中的重要一環(huán)。熟練應(yīng)用信息技術(shù)建立各類檔案數(shù)據(jù)庫，使醫(yī)院檔案、資料、情報實現(xiàn)一體化管理。[2]

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)與專業(yè)水平。綜合檔案室的作用不應(yīng)僅局限于單純的保管檔案，還有更多更重要的，比如為醫(yī)院編寫研究相應(yīng)的檔案資料，從另一個更為高遠的角度為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。為了使檔案事業(yè)的存在核心與方向得到有效的保障，應(yīng)不斷加強人才的培養(yǎng)力度。積極開展計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案數(shù)據(jù)信息庫以及信息設(shè)備的運用等方面的培訓(xùn)和學(xué)習活動。[3]另外，還可甄選一些優(yōu)秀、努力的人員學(xué)習其他醫(yī)院優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗和方法。通過將其他領(lǐng)域檔案工作的相關(guān)經(jīng)驗和方法加以借鑒和運用，提升檔案管理人員的素質(zhì)與專業(yè)水平

4 結(jié)論

檔案的科學(xué)管理應(yīng)成為醫(yī)院日常工作的一部分，檔案工作要成為加快醫(yī)院管理、加快改革步伐的紐帶。要進一步的提升醫(yī)院的各項服務(wù)水平和綜合實力，在領(lǐng)導(dǎo)層給予充分的幫助與關(guān)注基礎(chǔ)之上，還與檔案人員的勤奮刻苦與勇于奮斗的執(zhí)著追求分不開。深入理解檔案工作在醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中的重要地位，明確其職能，讓檔案為醫(yī)院的發(fā)展更好的提供參考性的依據(jù)和建設(shè)性的建議。

參考文獻

[1]劉銀茂. 淺談新時期醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J]. 蘭臺世界，2013，5：112-113.

[2]曾桃. 醫(yī)院檔案管理工作探析[J]. 黑龍江檔案，2014，03：53-54.

[3]蘇雪萍. 談基層公立醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理[J]. 蘭臺世界，2013，3：132.