關于高校軟件采購工作的思考

張慶娜

[摘 要]隨著國家和地方政府對高校的投資建設的加大，高校在教學、科研儀器方面的投入比例隨之擴大，軟件采購的規(guī)模比例也快速增長。軟件的應用使得高校的教學、科研以及管理水平日益提高，但是由于軟件產品和軟件行業(yè)本身的特殊性，使得軟件的采購工作出現(xiàn)了諸多問題。很多高校在購入軟件投入使用后存在運行不穩(wěn)定，功能模塊不符合實際需求等問題，不僅影響了學校的教學進度和教學質量，也給學校造成了經濟損失，因此軟件采購工作引起高校越來越多的重視，各個高校都在探索建立一套行之有效的軟件采購工作流程。

[關鍵詞]高校；軟件采購；工作流程

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1 高校軟件采購的范圍

高校采購的軟件產品一般分為兩大類：一類是用于教學科研方面的軟件產品，如信用管理實習系統(tǒng)、外貿服務管理系統(tǒng)、多媒體教學軟件等。由于目前很多高校都以建設應用型本科院校為導向，從企業(yè)的實際需求出發(fā)，調整人才的培養(yǎng)方向，注重學生的實際操作能力的提高，而教學軟件是培養(yǎng)學生實踐能力和創(chuàng)新能力的最好載體，因此，為加強學生的實驗教學，盡快提高學生的實際操作能力，各高校近年來不斷購買實驗教學設備及實驗教學軟件。

另一類是用于行政管理方面的軟件產品，比如教務系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、人事系統(tǒng)及學生管理系統(tǒng)等。這類軟件主要是如實反映學校的辦學情況、內涵建設、專業(yè)建設等實際狀態(tài)，以便提升學校的管理水平，保證學校的各項業(yè)務的健康發(fā)展。

2 高校軟件采購工作中存在的問題

通過近幾年的軟件采購工作，筆者認為高校的軟件采購工作存在以下幾方面的問題。

21 軟件采購前期準備中存在的問題

軟件產品與儀器設備、辦公家具等產品相比具有抽象性，不能用定量指標去描述。不同品牌的軟件產品可能功能性一樣，但其設計思路及側重點卻各有不同，各有其優(yōu)劣勢。但是采購業(yè)務人員或者招標評標時的專家評委不可能接觸或適用所有市場中軟件產品品牌，如果需求部門沒有提前做好充分的市場調研和試用，使得采購業(yè)務人員或者專家評委很難在有限的時間內做出正確的判斷和選擇，往往造成采購回來的軟件不適合用戶的實際需求。

22 軟件采購評審期間存在的問題

（1）由于軟件產品的抽象性和非定量性，不同品牌相關性能的軟件產品技術參數(shù)和性能參數(shù)的分值設定比較難。所以很多高校在確定評分標準時常以價格作為主要參加標準，使得有些軟件供應商采取低價進入的方式，導致采購回來的軟件產品不符合用戶的需求。

（2）由于軟件產品的特性，很多高校在招標評標過程中采用現(xiàn)場演示環(huán)節(jié)，借助這個環(huán)節(jié)可以使得評委較為直觀地了解軟件產品的各項功能模塊和各自的特點，但是在實際操作過程中，很多軟件產品的供應商派來參加投標的代表并不是軟件工程技術人員，他們往往只能介紹產品的性能，但不能詳細地解讀他們的軟件對于采購用戶部門的具體滿足點，導致這些演示往往流于形式。

（3）由于高校主要采購的軟件產品是用于教學科研方面的，這些軟件產品專業(yè)性強、技術要求高且采購預算不高，但目前國內用于高校教學科研的軟件開發(fā)商數(shù)量有限，導致選擇余地有限。

此外，軟件行業(yè)主要由三部分企業(yè)構成：軟件開發(fā)商和個人開發(fā)者；軟件出版商和制造商；軟件銷售商。這三類企業(yè)中，雖然有些專業(yè)軟件開發(fā)商也同時具備了制造能力和銷售能力，但行業(yè)內大多數(shù)開發(fā)商仍主要從事開發(fā)、設計工作。因此，在國內同時具備開發(fā)、出版制造和銷售能力的“三位一體”的軟件企業(yè)甚少，大部分的投標供應商多為軟件產品的銷售代理商，這些代理商資質參差不齊，他們只關心銷售業(yè)績，本身具有的專業(yè)技術人員力量不足，當銷售完產品后，后續(xù)培訓、維護以及更新升級服務跟進不到位。

23 軟件采購售后服務存在的問題

許多軟件產品供應商重銷售，輕服務，一旦軟件產品供應安裝后，他們本應該提供的后續(xù)維護、升級等跟進工作拖沓不及時，或者對高校教師的培訓不到位不全面，使得部分模塊功能不能發(fā)揮實際效用，導致用戶認為該軟件產品不符合教學需求，而不斷重復購買軟件。

另外，軟件產品雖然是針對某個需求設計，但是功能差不多的軟件產品實際運用的方式方法卻有不同，但是大多軟件產品公司在銷售完成以后，就不再跟進溝通軟件實際使用過程中的一些問題，未能及時聽取用戶部門的意見，改進軟件以適應實際教學、科研需求。

24 軟件采購工作中的其他問題

241 高校用戶部門與采購部門業(yè)務銜接問題

高校各部門之間管理職能不同，雖然軟件產品的采購工作是由采購中心或者實驗室與設備管理處負責，但是，前期的市場調研、論證以及試用產品功能等工作是由用戶部門上報上級主管部門審批后才轉到采購管理部門負責。這就導致實際采購過程中，可能出現(xiàn)以下幾個方面的問題：①用戶部門重申報、輕驗收，很多高校的用戶部門在軟件采購回來之后，沒有進行完培訓，也沒有試用一段時期，就直接驗收通過，導致在實際的使用過程中出現(xiàn)問題后再與供應商不斷溝通磨合。②近年來，國家和地方政府用于高校教育投資項目增多，但是這些項目資金的投入都有一個下發(fā)使用期限，導致很多院校在沒有經費的時候不事先認真調研選擇，待到經費下發(fā)才急忙選購，倉促驗收付款，往往選購的軟件并不適用，影響了使用效果，造成了采購浪費。

242 高校采購業(yè)務人員的綜合業(yè)務素質不平衡

雖然高校非常注重采購的管理水平，但是，很多高校采購業(yè)務范圍涉及面廣，包括教學、科研、行政管理等多方面，而且現(xiàn)在科技發(fā)展日新月異，軟件產品的更新淘汰速度非?？?，就要求采購業(yè)務人員的綜合素質不斷提高。但實際中，大多高校的采購業(yè)務人員并非專業(yè)人員，尤其對軟件這類抽象產品了解有限。因此，更多的專業(yè)判斷是由用戶部門把控，從而導致選擇傾向性等問題，致使重復采購現(xiàn)象嚴重。

3 完善高校軟件采購工作的幾點建議

31 重視前期調研，加強試用管理

由于軟件產品的特殊性，就要求我們必須重視采購前期調研、論證工作，可以從以下幾個方面加強管理：

（1）建立多元化的市場調研渠道，可以通過網絡、電視、報紙、供應商推廣等多種渠道了解軟件產品各個模塊功能、操作方式、應用范圍等，然后重點選取幾款軟件通過現(xiàn)場試用，實地考察、實際操作等方式深入了解。

（2）要認真聽取老師和學生等使用者的使用感受，找到或者開發(fā)出能真正解決現(xiàn)有問題的新功能模塊，從而真正提升管理或教學水平，而不是一味地升級換代，購置新的軟件產品。

（3）盡量在同類軟件產品中選擇更多的品牌進行試用，并且建議試用期限每款產品至少試用1個月。對于教學科研軟件產品，不僅要用戶部門的專職教師試用，還要請申報該學科的學生操作試用，從而找到一款真正適合用戶需求的產品。

32 細化評審環(huán)節(jié)，完善現(xiàn)場演示

（1）根據產品不同的特性，選擇恰當?shù)牟少彿绞健Ｄ壳?，用于教學、科研等方面的軟件產品的供應商有限、專業(yè)類軟件品種有限，有些專業(yè)類教學軟件在整個銷售市場中僅此一家，但有些專業(yè)類軟件產品卻品種繁多，所以針對不同的種類，應該通過深入市場調研選擇恰當?shù)牟少彿绞健?/p>

（2）在制定評分標準時，要加大對投標人人員結構的評比分數(shù)，要求投標人的人員配備方案中明確技術開發(fā)人員和售后服務技術人員的數(shù)量、學歷、任職年限、從業(yè)經驗。

（3）完善現(xiàn)場演示環(huán)節(jié)。雖然，現(xiàn)在很多高校在評審環(huán)節(jié)設置了現(xiàn)場演示環(huán)節(jié)，但是對于演示環(huán)節(jié)沒有提出具體的要求，導致很多時候演示只是一種形式，因此，要進一步完善現(xiàn)場演示環(huán)節(jié)，我認為要從以下幾點做好：①根據用戶方的實際操作需求設定演示內容，可以防止有些供應商演示內容脫離主題。②根據軟件產品的特殊性，要求演示人員必須是供應商的技術人員?，F(xiàn)在，很多供應商僅派銷售人員過來應標，而當評委問一些軟件產品的專業(yè)知識時，銷售人員又以不懂軟件為托詞，導致評委不能詳細了解軟件的特點。③現(xiàn)場專家評委應對每個供應商應提出相同的問題，可以保證每個投標公司都得到公平、公正的評判。

33 理順采購程序，提升綜合業(yè)務水平

（1）高校軟件產品采購一般集中在財政資金下?lián)艿臅r候，平時，用戶部門往往忽視提前進行采購調研和試用，到了資金下發(fā)的階段，急忙遞交申請，但是采購流程又涉及用戶部門、申請管理部門、財務部門及采購管理部門等，每個環(huán)節(jié)流轉之間動輒花費數(shù)日，往往造成流程走完后剩余采購、驗收以及報賬的時間倉促，所以建議建立一套采購流程時間表，按照每年財政資金的下?lián)芤?guī)律，提前8個月用戶部門開始著手市場調研、論證和試用，然后提交項目部門跟進后續(xù)工作。

（2）高校軟件產品的采購工作涉及范圍較廣，包括教學、科研及管理等方面，而且現(xiàn)在處于科技經濟大發(fā)展時期，軟件產品更新?lián)Q代速度非常快，這就要求高校的采購業(yè)務人員必須與時俱進，要多了解軟件市場的市場行情，多搜集軟件產品信息，多學習軟件產品相關知識，同時要注意學習新的政策制度，這樣才能在軟件采購這項工作中游刃有余。

4 結 論

高校軟件采購工作涉及面廣，責任重大，不僅影響高校的教育發(fā)展，還影響了高校的資源使用效益，作為高校采購工作人員，要不斷在實踐中總結經驗，探索行之有效的工作措施，創(chuàng)新工作思路，進一步提高軟件采購管理水平，確保高校各項工作的順利開展。

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