檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策

李艷青

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，深刻地影響著我們的社會(huì)和生活。檔案工作要跟上時(shí)代前進(jìn)的步伐，就必須采用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，加快檔案信息化建設(shè)，在信息化浪潮的洗禮中實(shí)現(xiàn)自身的一次“蛻變”，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)，從而推動(dòng)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，這已成為檔案界同仁的共識(shí)。那么，檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀如何？存在哪些問題？如何推動(dòng)檔案信息化建設(shè)健康發(fā)展呢？以下是筆者的粗淺認(rèn)識(shí)。

一、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1、傳統(tǒng)、落后的思想觀念是制約檔案信息化建設(shè)的首要因素。目前，檔案人員仍然存在著“為保管而保管、重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”、“安于現(xiàn)狀”、“不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益”等陳舊觀念，以及“閉架借閱”、“你查我調(diào)”等做法。這些成為制約檔案信息化建設(shè)的內(nèi)在因素，另一方面，社會(huì)公眾對(duì)檔案工作的認(rèn)知程度跟不上，成為制約檔案信息化建設(shè)的外在因素。

2、檔案信息資源建設(shè)嚴(yán)重滯后是制約檔案信息化建設(shè)的重要因素。檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)，即檔案資源的社會(huì)共享。檔案資源建設(shè)作為實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的基礎(chǔ)。在具體實(shí)踐中因受檔案法規(guī)不完善、相關(guān)制度不健全、宏觀規(guī)劃與協(xié)調(diào)機(jī)制欠缺、館際交流缺乏、檔案鑒定工作流于形式、檔案工作人員認(rèn)識(shí)局限等多方面因素的共同影響，形成了一方面館藏檔案數(shù)量劇增致使檔案庫房緊張，而另一方面大量已失去價(jià)值或本無價(jià)值的檔案充塞庫房的矛盾局面。這個(gè)矛盾解決不好，勢(shì)必會(huì)影響檔案信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

3、經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足是制約檔案信息化建設(shè)的“瓶頸”。即便不是檔案工作人員，也能夠知道要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，必然涉及到購買基礎(chǔ)設(shè)施包括硬件軟件所需的大量經(jīng)費(fèi)。而現(xiàn)實(shí)情況是，各單位在經(jīng)費(fèi)方面普遍存在不足的問題。原因包括政府撥款極為有限、本單位的經(jīng)濟(jì)效益不好、單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠等等諸多方面。

4、檔案工作人員的綜合素質(zhì)不高也是制約檔案信息化建設(shè)的一個(gè)不容忽視的因素。檔案信息化建設(shè)離不開人才，檔案信息化過程中需要計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)、外語知識(shí)和政治理論等各方面知識(shí)。據(jù)筆者了解，不單單是以上這些知識(shí)，就連檔案專業(yè)知識(shí)在現(xiàn)在的檔案系統(tǒng)人員中能說得上精通的也不是太多。這種情況如果得不到改善，檔案信息化將成為一句空談。

二、檔案信息化工作的對(duì)策

1、更新觀念，樹立開放意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)。在外在因素難以在短期徹底改善的現(xiàn)實(shí)面前，我們檔案工作者應(yīng)勤練內(nèi)功，樹立起開放意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，使得檔案工作有利于檔案信息的利用，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，服務(wù)于社會(huì)。要變被動(dòng)服務(wù)為“面向社會(huì)、多方聯(lián)系”的主動(dòng)服務(wù)，拓寬服務(wù)渠道，改善服務(wù)功能，并用前瞻的眼光來研究利用者潛在的需求，積極主動(dòng)地為利用者提供方便、快捷的超時(shí)空限制的信息服務(wù)。要加強(qiáng)館際交流，宣傳和推銷自己的館藏。加強(qiáng)檔案信息的開發(fā)利用。對(duì)外在因素也不能持消極態(tài)度，檔案人員應(yīng)該堅(jiān)持對(duì)社會(huì)公眾宣傳檔案工作，取得社會(huì)的支持。

2、夯實(shí)基礎(chǔ)，優(yōu)化檔案信息資源。檔案資源的質(zhì)量與數(shù)量是檔案資源中兩個(gè)重要的指標(biāo)。其中優(yōu)良的質(zhì)量是促進(jìn)檔案資源社會(huì)共享的內(nèi)在因素，而充足的數(shù)量是確保檔案資源社會(huì)共享的外在條件。我們必須從檔案信息化建設(shè)的要求出發(fā)，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)宏觀規(guī)劃與協(xié)調(diào)，不斷提升檔案工作的認(rèn)識(shí)水平與業(yè)務(wù)水平，進(jìn)一步完善檔案行政執(zhí)法機(jī)制，強(qiáng)化檔案鑒定工作，并加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的理論研究，確立館藏檔案資源體系的建構(gòu)原則與模式，不斷豐富館藏，為檔案信息化建設(shè)打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3、開拓思路，增強(qiáng)檔案事業(yè)自身的“造血”功能。具體到各單位來說，嘗試開展有償服務(wù)不失為一個(gè)好的舉措。長期以來，檔案館（室）對(duì)外的提供利用基本上都是無償借閱，因此它幾乎是“清水衙門”的典范。如果開展有償服務(wù)的話，將會(huì)緩解檔案工作中經(jīng)費(fèi)方面的難題。另外，就大的地區(qū)來說，可以先以一些有條件的單位作為檔案信息化建設(shè)的示范點(diǎn)，以點(diǎn)帶面帶動(dòng)其它單位在這方面的建設(shè)。

4、加強(qiáng)培訓(xùn)，優(yōu)化檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)。加強(qiáng)政治素質(zhì)教育，在檔案工作者心目中樹立檔案利用的社會(huì)觀、價(jià)值觀、法制觀與服務(wù)觀;改進(jìn)教學(xué)內(nèi)容和方式，在教學(xué)內(nèi)容上，不僅要包括圖書、情報(bào)、檔案學(xué)的專業(yè)知識(shí)，還需包括更廣博的知識(shí)，如現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力、信息加工處理能力。在教學(xué)方式上，采取高效率的教學(xué)方式比如理論傳授與學(xué)習(xí)操作相結(jié)合、自學(xué)與輔導(dǎo)相結(jié)合、專題講座與系統(tǒng)講解相結(jié)合等;加強(qiáng)師資力量，因人施教，因材施教。通過對(duì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，為檔案信息化的人才方面需求掃除障礙。

總之，檔案工作具有“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想”的重要作用。目前，各地檔案工作的信息化工作也都在研究、謀劃、運(yùn)行當(dāng)中，檔案工作的信息化對(duì)全社會(huì)的信息化建設(shè)無疑是一個(gè)巨大的貢獻(xiàn)。要順利實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要各級(jí)黨委、政府以及企事業(yè)單位的高度重視和大力支持，需要全社會(huì)的共同關(guān)心和積極參與，最根本的是需要全系統(tǒng)檔案工作者解放思想、更新觀念、與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，推動(dòng)國家檔案事業(yè)的全面發(fā)展，使其更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

（作者單位：國網(wǎng)冀北遷安市供電公司辦公室）