淺談社保業(yè)務(wù)檔案管理中的幾個(gè)問(wèn)題

劉煥成

一提到檔案，首先映入人們腦海的應(yīng)該是當(dāng)官的履歷，是企業(yè)職工參加工作的證明，跟普通老百姓“沒(méi)有一毛錢(qián)的關(guān)系”，但是社保業(yè)務(wù)檔案與老百姓的生活確是越來(lái)越密不可分。隨著我國(guó)社會(huì)保障水平的不斷提高、社會(huì)保障體系建設(shè)的不斷完備、社會(huì)保障覆蓋范圍的不斷擴(kuò)大，即便是剛出生的嬰兒，只要參加了社會(huì)保險(xiǎn)，也會(huì)形成社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案。

所謂社保業(yè)務(wù)檔案，全名應(yīng)稱(chēng)作社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局第3號(hào)令發(fā)布的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》中是這樣表述的：“是指社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專(zhuān)業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄?！?/p>

我們知道，社會(huì)保險(xiǎn)分為養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)和生育保險(xiǎn)五個(gè)險(xiǎn)種。我們?cè)趯?shí)際工作中根據(jù)社保業(yè)務(wù)檔案的經(jīng)辦環(huán)節(jié)，一般分為九大類(lèi)，即社會(huì)保險(xiǎn)管理類(lèi)、社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)征繳類(lèi)、養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇類(lèi)、醫(yī)療保險(xiǎn)待遇類(lèi)、失業(yè)保險(xiǎn)待遇類(lèi)、工傷保險(xiǎn)待遇類(lèi)、生育保險(xiǎn)待遇類(lèi)、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表類(lèi)、社會(huì)保險(xiǎn)稽核監(jiān)管類(lèi)。社保業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)多，過(guò)程復(fù)雜，今天筆者與大家探討的是關(guān)于社保業(yè)務(wù)檔案管理中存在的一些需要注意問(wèn)題。

一、做好檔案工作，離不開(kāi)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持

我們?cè)趯?xiě)文件的時(shí)候，在分享管理經(jīng)驗(yàn)的時(shí)候，一般都會(huì)有意識(shí)或無(wú)意識(shí)地加上這么一條“單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持”。這樣看似一句空話(huà)，實(shí)則里面蘊(yùn)含了非常深刻的經(jīng)驗(yàn)。我們通過(guò)走訪(fǎng)很多單位發(fā)現(xiàn)，單位領(lǐng)導(dǎo)，尤其是單位一把手重視檔案工作的，檔案工作就搞得好，水平就相對(duì)較高，單位整體運(yùn)行就比較順暢;相反，檔案工作得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，檔案管理就有些混亂。單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，對(duì)檔案工作能投入較多的精力，配備充足的人員、提供滿(mǎn)足工作的經(jīng)費(fèi)，我們的檔案管理工作自然要輕松得多。有時(shí)候我們會(huì)抱怨領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不重視，筆者認(rèn)為那對(duì)領(lǐng)導(dǎo)有些不公平。因?yàn)樽鳛橐粋€(gè)領(lǐng)導(dǎo)，并不可能把整個(gè)單位的所有業(yè)務(wù)都精通，有時(shí)候不重視，是因?yàn)椴涣私?。我們?cè)谧咴L(fǎng)過(guò)程中也遇到這樣的情形，當(dāng)我們對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檔案重要性的宣傳時(shí)，很多領(lǐng)導(dǎo)恍然大悟一般，覺(jué)得原來(lái)檔案是這么重要。所以更多時(shí)候，我們不要去抱怨領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，我們應(yīng)該去更多向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作，用我們檔案發(fā)揮作用的實(shí)例去宣傳。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案有了新的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案的重要性有了新的了解，自然而然就會(huì)重視檔案工作了。

二、做好檔案工作，離不開(kāi)對(duì)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化整理

檔案的收集整理工作是整個(gè)檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，這個(gè)基礎(chǔ)性工作水平的高低，關(guān)乎著所立案卷的質(zhì)量，直接影響日后檔案的提供利用。

1.檔案收集不完整。檔案的收集工作是檔案管理環(huán)節(jié)的第一步，文件材料收集不齊全、不完整，我們整理出的案卷也是不齊全完整的，日后進(jìn)行查考利用的時(shí)候，它的證明力就會(huì)大大折扣，甚至不能證明某些問(wèn)題。比如，我們發(fā)現(xiàn)，有些經(jīng)辦單位，在工作過(guò)程中，經(jīng)辦規(guī)程和業(yè)務(wù)規(guī)范上要求的表單是收集起來(lái)了，參保人員也簽了字了，可是卻沒(méi)有審核單位的簽章，就像一份公文沒(méi)有加蓋公章一樣，這樣一來(lái)，文件材料就失去了法律效力，連這份文件材料的真實(shí)性都不能證明，還能指望用這份文件材料去證明某些實(shí)際問(wèn)題么？一位哲人說(shuō)過(guò)“你用一個(gè)假命題去證明另一個(gè)假命題，得到的結(jié)論仍是假命題”。

2.案卷編號(hào)體系還不明晰。檔案整理工作中有嚴(yán)格的分類(lèi)方案和編號(hào)系統(tǒng)。編號(hào)就是每份文件材料的身份證號(hào)。這個(gè)編號(hào)是唯一的、連續(xù)的，而在實(shí)際工作中存在很多重號(hào)、斷號(hào)的現(xiàn)象。社保業(yè)務(wù)檔案的檔號(hào)格式一般是：

全宗號(hào)—年度—目錄號(hào)—案卷號(hào)

其中目錄號(hào)是由保管期限代碼和檔案類(lèi)別代碼組合而成的。如：1153—2014—Ygl—001。由于社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)量龐大，我們一般先按年度分開(kāi)，在每一個(gè)目錄號(hào)下小流水順次編號(hào)。好多單位在實(shí)際工作中，由于剛開(kāi)始工作，數(shù)量少，檔案員往往忽略這個(gè)編號(hào)的問(wèn)題，不區(qū)分年度，而是直接在目錄號(hào)下，第二年接續(xù)上年的案卷號(hào)順次編排，這樣一來(lái)造成案卷號(hào)數(shù)字太大。而我們檔案業(yè)務(wù)上一般是案卷號(hào)到了999后就需要啟用新的目錄號(hào)。

3.案卷題名擬寫(xiě)還不夠規(guī)范。案卷題名就是一個(gè)案卷的名稱(chēng)、題目，它是以簡(jiǎn)練準(zhǔn)確的語(yǔ)言概括揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容與成分。它是檔案人員對(duì)檔案進(jìn)行登記造冊(cè)、編制各種檢索工具的基礎(chǔ)，所以擬寫(xiě)案卷題名是立卷人員及檔案管理人員必須做好的一項(xiàng)基本工作。案卷題名的擬寫(xiě)一般要求文字簡(jiǎn)練、內(nèi)容概括、結(jié)構(gòu)完整、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用正確。具體到社保業(yè)務(wù)檔案上來(lái)講，我們的業(yè)務(wù)檔案整理方法也做了詳細(xì)說(shuō)明，筆者認(rèn)為在這里有必要再重申一下：

（1）管理類(lèi)、征繳類(lèi)、待遇類(lèi)題名格式

需要區(qū)分街道或鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村的表單材料，按照時(shí)間+某街道或鄉(xiāng)村代碼+材料名稱(chēng);不需要區(qū)分鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村的，按時(shí)間+某縣+材料名稱(chēng)。

如：2014年某鄉(xiāng)（01）某村（03）待遇核定表

2014年某縣服務(wù)協(xié)議材料。

（2）統(tǒng)計(jì)類(lèi)題名格式

時(shí)間+制表單位+統(tǒng)計(jì)報(bào)表名稱(chēng)。

如：2014年某縣農(nóng)保中心新農(nóng)保月統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

（3）稽核類(lèi)題名格式

時(shí)間+本單位名稱(chēng)+屬類(lèi)。

在實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)，好多單位的檔案整理人員并不是嚴(yán)格按照規(guī)范要求進(jìn)行題名的擬寫(xiě)，表現(xiàn)得很隨意，甚至只寫(xiě)XXX統(tǒng)計(jì)報(bào)表。這樣的題名是不完整的，案卷里面需要表達(dá)的要素沒(méi)有完全地標(biāo)示出來(lái)，這樣在日后提供利用的時(shí)候，文件很難被檢索得到，也就進(jìn)一步阻礙了社保業(yè)務(wù)檔案發(fā)揮作用。

4.案卷裝具不符合工作要求。

我們知道，整理好的案卷都裝在檔案盒里。檔案盒一般都采用無(wú)酸牛皮紙制作，有規(guī)定的長(zhǎng)度大小，筆者在這里指的檔案裝具不符合工作要求，并不是指檔案盒、柜等的制成材料不符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，而是指檔案整理人員不分檔案盒脊的內(nèi)容，而是隨意地將社保業(yè)務(wù)檔案裝入與案卷要素不對(duì)應(yīng)的其它檔案盒。社保業(yè)務(wù)檔案檔案盒的脊背應(yīng)標(biāo)識(shí)全宗號(hào)、年度、目錄號(hào)、案卷號(hào)（或起止號(hào)）等必備項(xiàng)目，應(yīng)該使用樣子如圖（1）所示的檔案盒，而往往很多檔案整理人員用圖（2）所示的檔案盒去裝社保業(yè)務(wù)檔案，圖（2）所示檔案盒是我們現(xiàn)行的在整理以件為整理單位的文書(shū)檔案時(shí)所用的檔案盒，如果用它來(lái)裝社保業(yè)務(wù)檔案，我們所需要標(biāo)識(shí)的內(nèi)容跟檔案盒脊上所列示的項(xiàng)目是對(duì)應(yīng)不上的。有些檔案整理人員認(rèn)為這個(gè)不重要，我自己知道是怎么一回事就可以了，但是我們檔案整理講究的規(guī)范化整理，很可能這個(gè)檔案員由于工作需要調(diào)整到其它崗位上去了，再換作另外的檔案員，就不明白這是怎么個(gè)整理套路了，再者說(shuō)，圖（2）所示的“起止件號(hào)”跟社保業(yè)務(wù)檔案所示的“案卷起止號(hào)”不是一個(gè)概念，這些希望檔案員人提起注意。

5.案卷裝訂還不夠美觀(guān)、實(shí)用。文件材料裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。在工作中，我們發(fā)現(xiàn)許多單位的檔案員裝訂案卷時(shí)，把結(jié)論性的材料放在后面，把證明性的材料放在前面，比如，待遇審批表放在后面，把身份證復(fù)印件、戶(hù)口復(fù)印件放在前面，這種做法是不可取的。

文件材料裝訂時(shí)應(yīng)左對(duì)齊、下對(duì)齊，打孔的位置應(yīng)該是在文頭，有些單位的檔案員不知道是由于粗心大意，還是沒(méi)有這種意識(shí)，把文件材料裝反了，這樣裝訂，一是不符合我們的閱讀習(xí)慣，二是裝訂打孔時(shí)很可能會(huì)損害到檔案內(nèi)容，把有內(nèi)容的、簽字或者蓋章的地方打了孔了，損害了檔案內(nèi)容的完整性。這雖然是個(gè)小細(xì)節(jié)，但是帶來(lái)的傷害卻是致命性的。

另外，還有一點(diǎn)，我們社保經(jīng)辦業(yè)務(wù)的表單會(huì)經(jīng)常附一點(diǎn)其它的證明材料，這些證明材料大小不一，大的我們進(jìn)行折疊，小的我們需要把他們粘貼到和檔案材料同樣大小的紙張上（一般是A4紙），有些檔案員是一張頁(yè)材料加一張襯紙，這樣一來(lái)，整本案卷，將近會(huì)有一半的襯紙組成，無(wú)形中增加了我們檔案案卷的數(shù)量，擠占了我們寶貴的庫(kù)房空間，但是保存的卻是毫無(wú)用處的一張白紙。所以筆者建議一張襯紙上多粘貼幾個(gè)材料，將他們排列整齊，按照要求，每張材料上編上頁(yè)碼。

三、做好檔案工作，離不開(kāi)檔案管理制度的約束

我們檔案室里有很多檔案制度，比如檔案收集制度、整理制度、保管制度、借閱利用制度、統(tǒng)計(jì)制度……這樣制度的制定，并不是用來(lái)掛在墻上展覽用的，或者是應(yīng)付上級(jí)主管機(jī)關(guān)檢查用的，而是需要切切實(shí)實(shí)地去執(zhí)行。只有依靠完善的制度來(lái)管理，我們的檔案室管理才會(huì)井然有序，我們的檔案工作才會(huì)一步步提高。在這些制度里，筆者想著重提一下收集制度里檔案的交接問(wèn)題。

社保檔案管理辦法里有一個(gè)檔案移交表，還有一個(gè)移交清冊(cè)，這兩個(gè)表單是配合使用的，應(yīng)該說(shuō)移交清冊(cè)是移交表的一個(gè)附件。因?yàn)橐平槐碓谠O(shè)計(jì)的時(shí)候，只是有移交數(shù)量的說(shuō)明，卻沒(méi)有詳細(xì)列舉移交的文件材料有哪些。這樣勢(shì)必會(huì)造成這樣一種結(jié)果，交接表上顯示交接雙方于某日交接了檔案，但具體是交接了哪些檔案，沒(méi)有人知道，而且，隨著時(shí)間的推移，恐怕連交接雙方自己都記不起那天交接了哪些文件了。有些檔案員嫌麻煩，覺(jué)得一一列舉出交接的檔案材料太繁瑣，其實(shí)不然。移交清冊(cè)上記載的文件材料，應(yīng)該一一核對(duì)清楚，交了就是交了，沒(méi)有交就是沒(méi)有交。還有就是移交表中應(yīng)有第三者參與監(jiān)督。日后若檔案材料發(fā)生問(wèn)題，比如找不到了，交接雙方各執(zhí)一詞，就沒(méi)辦法區(qū)分清責(zé)任了。

四、做好檔案工作，離不開(kāi)建立健全“檔案的檔案”

通過(guò)上面文字的表達(dá)，我想大家應(yīng)該對(duì)檔案有了初步的認(rèn)識(shí)。這里又出來(lái)一個(gè)“檔案的檔案”，是玩文字游戲么？不是?！皺n案的檔案”，我們專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)叫做“全宗卷”，它是我們?cè)谌粘９芾砦覀內(nèi)趦?nèi)檔案的過(guò)程中形成的，由記錄和說(shuō)明立檔單位檔案歷史和現(xiàn)狀的綜合性文字材料組成的，是管理檔案的一個(gè)工具。

建立健全全宗卷，有利于澄清事實(shí)、明確責(zé)任。全宗卷材料是對(duì)該全宗所做工作的歷史記錄和原始憑證明，一旦需要了解全宗和立檔單位的情況，就需要查閱全宗卷，以獲得比較可靠的依據(jù)。

建立健全全宗卷，有利于全宗管理的連續(xù)性。一個(gè)全宗的檔案，無(wú)論是哪個(gè)環(huán)節(jié)，都不是一次性完成和一勞永逸的，而是一直延續(xù)下去的，對(duì)于這種連續(xù)性的管理，必須借助于反映全宗歷史情況的全宗卷。

建立健全全宗卷，有助于在檔案工作人員發(fā)生變動(dòng)的情況下，縮短熟悉檔案的時(shí)間，進(jìn)一步提高工作效率。檔案人員應(yīng)相對(duì)保持穩(wěn)定，但這不（下轉(zhuǎn)第103頁(yè)）（上接100頁(yè)）意味著檔案工作永遠(yuǎn)不換人，全宗卷會(huì)有助于新的檔案員盡快了解全宗歷史情況，熟悉檔案整理方法，進(jìn)一步提高工作效率。

以上是筆者與大家探討的關(guān)于社保業(yè)務(wù)檔案管理中需要注意的幾個(gè)問(wèn)題，或許有些問(wèn)題由于篇幅和水平有限，未能展開(kāi)陳述。總之，筆者希望社保檔案管理員同志們?cè)诠ぷ髦凶⒁馑岬膸讉€(gè)問(wèn)題，按照“參保一生，記錄一生，服務(wù)一生”的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作指導(dǎo)思想，讓社保業(yè)務(wù)檔案服務(wù)好人民群眾，達(dá)到“記錄一生、服務(wù)一生、保障一生”的總要求，推動(dòng)科學(xué)發(fā)展、促進(jìn)社會(huì)和諧。

（作者單位：滄州市檔案局）