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      中學(xué)檔案資源的開發(fā)與利用

      2015-06-10 09:22:10王姣妮
      卷宗 2015年5期
      關(guān)鍵詞:編研檔案室校友

      王姣妮

      摘 要:中學(xué)檔案的開發(fā)與利用反映學(xué)校的歷史面貌,以及在學(xué)校在未來發(fā)展過程中對社會的價(jià)值。學(xué)校教育與管理事業(yè)主要依靠檔案管理工作進(jìn)行實(shí)現(xiàn),檔案管理在收集、開發(fā)和利用教學(xué)信息以及檔案時(shí),對教育和學(xué)校的發(fā)展都具有重要的意義和價(jià)值,檔案的開發(fā)與利用也成為改進(jìn)和提高我校教學(xué)質(zhì)量與發(fā)展的重要手段,并能夠?yàn)槠涮峁┱鎸?shí)的憑據(jù)。

      關(guān)鍵詞:中學(xué)檔案管理;地位;途徑;手段

      學(xué)校的檔案是學(xué)校從事各種活動中直接形成的,它真實(shí)地反映學(xué)校管理、教學(xué)、科研、基建等方面,是學(xué)校全體教職員工辛勤勞動和智慧的結(jié)晶,是學(xué)校的重要資源,它能為學(xué)校今后總結(jié)經(jīng)驗(yàn)提供有價(jià)值的參考材料,能為上級檢查工作提供可靠、真實(shí)的佐證材料,能為教育教學(xué)改革積累豐富的材料,具有參考和利用價(jià)值。

      1 廣角度、深層次開發(fā)中學(xué)檔案信息資源

      開拓收集范圍,積極挖掘現(xiàn)有的檔案信息,做好超前服務(wù)。學(xué)校檔案室室藏檔案中不乏有教育課改、管理模式、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等方面有用的信息材料,這些珍貴檔案都含有很高的利用價(jià)值,對提升學(xué)校管理品位、提高教學(xué)質(zhì)量都將發(fā)揮重要的參考作用。檔案管理人員在摸清室藏的基礎(chǔ)上,搞好超前服務(wù),把這些價(jià)值較高的檔案按內(nèi)容分門別類地編制成專題目錄或?qū)n}資料。

      1.1 加強(qiáng)編研工作,提高編研檔次

      編研是一項(xiàng)具有較高層次的信息開發(fā),挖掘得深,是能夠更好地為教職工及領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)的。首先檔案編研要打破以往單一利用文書檔案的狀況,要善于從各種門類、載體的檔案中提取開展編研的信息材料。通過編研使檔案資料更加集中系統(tǒng)、規(guī)范有序,更好地為教學(xué)等工作提供快捷有效的服務(wù)。其次根據(jù)室藏檔案內(nèi)容及利用者需求,多編研一些與教育教學(xué)有關(guān)的價(jià)值較高的材料,如利用教學(xué)檔案,編輯各種形式的教育教學(xué)專題,包括教師優(yōu)秀教案、論文等,匯編成教案等。最后注重提高檔案編研的質(zhì)量,發(fā)揮檔案潛在的信息資源優(yōu)勢。針對不同時(shí)期學(xué)校的中心工作、教職工關(guān)心的熱點(diǎn)問題開發(fā)檔案信息資源,編纂適應(yīng)新時(shí)期、新形勢的文件材料。檔案室將編研的、富有本校特色的信息資源通過校報(bào)等出版物,直接傳播資料信息,或制作成光盤或?qū)n}網(wǎng)頁,通過校園網(wǎng),服務(wù)于廣大教職員工。

      1.2 做好檔案分類整理工作

      檔案利用是檔案工作的核心和關(guān)鍵,而檔案的分類整理又是檔案利用的關(guān)鍵??茖W(xué)而規(guī)范的檔案整理工作,是實(shí)現(xiàn)檔案高效利用的有效途徑。

      我校從創(chuàng)校開始,檔案室就嚴(yán)格遵循區(qū)檔案局下發(fā)的《檔案歸檔范圍和保管期限表》精神,實(shí)行新的立卷方法整理,按永久、長期、短期分開立件。大大提高了檔案的整理效率和利用效率。學(xué)校檔案分類清楚、整理符合規(guī)范化要求。同時(shí)我校檔案室較重視檔案案卷質(zhì)量,對收集來的檔案資料認(rèn)真地進(jìn)行鑒定、分類;能遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),盡量能保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,保持材料的成套性、完整性;書寫案卷標(biāo)題力求完整、準(zhǔn)確;案卷的裝訂、編目力求美觀、清楚。

      2 明確檔案管理工作的目標(biāo)——服務(wù)校園

      搞好學(xué)校檔案開發(fā)利用的目的,是為學(xué)校發(fā)展大局服務(wù),為廣大師生及校友服務(wù),否則,檔案事業(yè)就沒有必要了,這是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。檔案的開發(fā)利用主要包括兩部分:

      2.1 健全檢索手段

      我校檔案室編制了各類檢索工具,如文書檔案全引目錄、教學(xué)檔案全引目錄,并設(shè)專柜保管。這些檢索工具的編制大大促進(jìn)了我校檔案的利用。以檢姓冊為例,我校較早畢業(yè)的校友由于當(dāng)時(shí)條件的限制,僅保存了他們的學(xué)籍資料,而沒有制定相對應(yīng)的索引。因此這部分檔案雖然極其有價(jià)值,但卻苦于檔案員每次為校友檢索都要花費(fèi)巨大的時(shí)間和精力,效率極低。因此,校檔案室利用四角號碼的原理為創(chuàng)校至今的教職員工和畢業(yè)生制定了“檢姓冊”,實(shí)現(xiàn)了這部分檔案的直接利用。而對于近幾年的檔案,檔案室則對大部分檔案制作了計(jì)算機(jī)目錄,實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檢索,實(shí)現(xiàn)了檔案資源的信息化、數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化。

      2.2 提供所需材料

      為學(xué)校參加“財(cái)務(wù)審查”等全國、省、市的各級各類檢查、定級、驗(yàn)收工作提供專題檔案材料;為歷屆校友活動提供校友名單、幫助查找失去聯(lián)系的校友;為校慶活動、舉辦展覽館提供各種資料、照片;為教職工職稱評定提供課時(shí)認(rèn)定、評選各類先進(jìn)、擔(dān)任何種職位的證明材料;為全國各地的內(nèi)查外調(diào)提供證明材料;為上級有關(guān)人員及本校撰寫校史提供材料;為歷屆畢業(yè)生提供畢業(yè)證明、成績證明,發(fā)放畢業(yè)證書等等。為了使服務(wù)工作更深入,檔案室請有關(guān)人員制作了檔案室網(wǎng)頁,設(shè)制了檔案查詢專欄,組織學(xué)生錄入學(xué)生學(xué)籍檔案2萬多人,錄入教職工檔案資料1千多人,至今已完成學(xué)籍檔案錄入幾萬人,校友活動查詢很多都是從網(wǎng)上直接查詢,很受廣大校友歡迎。

      自建立校綜合檔案室以來,為學(xué)校的考評和檢查,為教職員工的考核和評定職稱等工作提供了大量可靠的檔案依據(jù);為廣大校友尤其是年長校友的團(tuán)聚敘舊搭建了平臺;為學(xué)校畢業(yè)生求職考試提供證明服務(wù);為宣傳推廣學(xué)校做好后勤服務(wù)工作。為了做好這項(xiàng)工作,還要求檔案員注意以下幾點(diǎn):

      1.明確服務(wù)方向。必須牢固樹立為教學(xué)科研服務(wù)、為全校教職工服務(wù)、為各級領(lǐng)導(dǎo)和部門服務(wù)的思想。

      2.正確處理利用與保密的關(guān)系。要解決好這個(gè)問題,就要正確理解、認(rèn)識它們的關(guān)系對檔案工作的影響,檔案在什么情況下利用,在什么情況下保密,都要以服從黨和國家利益為前提,把二者辯證統(tǒng)一起來。同時(shí),還要認(rèn)真研究審查檔案內(nèi)容,根據(jù)有關(guān)規(guī)定適當(dāng)調(diào)整保密范圍和等級,擴(kuò)大利用范圍。

      3.熟悉檔案,了解用戶需要,主動積極為用戶服務(wù),完成由封閉型到開放型服務(wù)的轉(zhuǎn)變。

      3 總結(jié)

      作為中學(xué)檔案管理人員,要與時(shí)俱進(jìn),不斷提高檔案信息資源綜合利用能力,不斷增強(qiáng)主動服務(wù)意識,把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到積極主動提供檔案信息資料的利用服務(wù)上來。熟悉自己的服務(wù)對象,深入了解廣大利用者的需求,及時(shí)有效地為利用者提供有價(jià)值的檔案信息。不斷拓展檔案服務(wù)的空間,將檔案服務(wù)向教育教學(xué)第一線延伸,向?qū)W校工作的各個(gè)領(lǐng)域拓展,跟上時(shí)代的步伐,在檔案利用服務(wù)上力求創(chuàng)新,努力把檔案服務(wù)工作提升到新的發(fā)展階段。

      參考文獻(xiàn)

      [1]韓瑛.當(dāng)議學(xué)校檔案管理工作[J].教學(xué)與管理:理論版,2005(3):17.

      [2]竇麗娟.中學(xué)檔案管理工作探析[J].遼寧教育行政學(xué)院學(xué)報(bào),2006(11):176- 177.

      [3]朱鳳.新形勢下中職學(xué)校檔案管理人員的綜合素質(zhì)[J].蘭臺內(nèi)外,2008 (1):43- 44.

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