崔 珍 石艷霞
(山西大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院,山西太原,030006)
公共檔案館作為重要的公益性服務(wù)機(jī)構(gòu),其主要宗旨是為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在全球信息技術(shù)飛速發(fā)展的大背景下,我國(guó)已進(jìn)入一個(gè)全新的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,社會(huì)信息化和經(jīng)濟(jì)全球化成為當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展主流,這些主流特征也正從多個(gè)角度對(duì)公共檔案館所處動(dòng)態(tài)環(huán)境的各個(gè)層面提出挑戰(zhàn)。目前公共檔案館的競(jìng)爭(zhēng)主要來(lái)自3個(gè)層面:①宏觀層面:包括博物館和圖書館等與檔案館具有相似職能的公共服務(wù)機(jī)構(gòu);②中觀層面:即數(shù)字檔案館;③微觀層面:主要指各種專業(yè)類型檔案館。這些競(jìng)爭(zhēng)源使得檔案用戶的分流現(xiàn)象日益明顯:一方面,普通用戶可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲取所需人文、科技及民生等檔案信息;另一方面,具有更高層次需求的用戶則更偏愛(ài)檔案信息服務(wù)中介機(jī)構(gòu)。
就公共檔案館目前所處競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境以及用戶對(duì)檔案資源的利用現(xiàn)狀而言,公共檔案館在為用戶提供高滿意度服務(wù)方面仍存在缺陷。如何更好地適應(yīng)社會(huì)大環(huán)境的變化,使檔案館主動(dòng)融入到信息社會(huì)的變革中,在傳統(tǒng)文字與信息化強(qiáng)烈碰撞的夾縫中發(fā)展,日益受到各檔案人士的密切關(guān)注。如果僅依靠檔案館資源藏量和館舍建筑等基礎(chǔ)設(shè)施,很難為組織帶來(lái)長(zhǎng)久競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì);只有不斷挖掘并培育檔案館自身的核心能力,才能確保其可持續(xù)發(fā)展[1]。此外,公共檔案館在信息服務(wù)領(lǐng)域邊緣化趨勢(shì)的演進(jìn)也迫切要求其塑造核心能力,形成一種能夠適應(yīng)動(dòng)態(tài)環(huán)境變化的持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),真正實(shí)現(xiàn)公共檔案館事業(yè)的良性發(fā)展。這也正迎合了Prahalad 和Hamel(1990)的觀點(diǎn),即核心能力是組織未來(lái)制勝的保障。
早在1925年,Marsharll就意識(shí)到核心能力在企業(yè)中是存在的。隨后Penrose(1959)在《廠商成長(zhǎng)理論》中進(jìn)一步分析了這些能力;Richardson(1972)在《產(chǎn)業(yè)組織》中用能力指代知識(shí)和技能的提法,使其成為企業(yè)核心能力概念的創(chuàng)始人;而1992年“基于能力競(jìng)爭(zhēng)”的國(guó)際研討會(huì)在歐洲的成功召開,則標(biāo)志著企業(yè)核心能力理論的基本確立。
近年來(lái),隨著信息服務(wù)機(jī)構(gòu)所處競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的不斷變化,為迎合時(shí)代及用戶需求,國(guó)內(nèi)不少檔案學(xué)專家開始關(guān)注檔案館的核心能力,試圖將這一產(chǎn)生于西方國(guó)家的先進(jìn)理念運(yùn)用到檔案學(xué)領(lǐng)域的研究中,以期實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的可持續(xù)發(fā)展。雖然對(duì)公共檔案館核心能力概念至此還未有一個(gè)統(tǒng)一的界定,但有一點(diǎn)需要說(shuō)明,即它的提法源于企業(yè)核心能力[2],但又因自身性質(zhì)的不同導(dǎo)致二者核心能力存在本質(zhì)上的區(qū)別[3]。企業(yè)核心能力的實(shí)質(zhì)是在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中,培育出比競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手更高的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),最終獲取最大的市場(chǎng)利潤(rùn)。而公共檔案館是一種公益性機(jī)構(gòu),它以最大限度滿足用戶需求作為其服務(wù)宗旨,因此在給公共檔案館核心能力下定義時(shí),要以其本質(zhì)屬性為依據(jù)進(jìn)行。
古代、現(xiàn)代及當(dāng)代公共檔案館的核心要素依次經(jīng)歷了保管者→技術(shù)→用戶的轉(zhuǎn)變。根據(jù)這一轉(zhuǎn)變規(guī)律,借鑒邏輯學(xué)中“種差+臨近的屬=被定義概念”的原理[4],并結(jié)合當(dāng)代信息社會(huì)服務(wù)的特點(diǎn),筆者認(rèn)為公共檔案館核心能力的內(nèi)涵表現(xiàn)在三個(gè)方面:首先,公共檔案館的“整體能力”即指其核心能力(種差)的“屬”。換言之,核心能力是包含于一般能力之中的,而種差又決定了核心能力與一般能力的差異性,即核心能力不是某一單個(gè)要素,而是對(duì)公共檔案館多個(gè)要素進(jìn)行有機(jī)整合的結(jié)果。其次,這種能力能為公共檔案館帶來(lái)長(zhǎng)期的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和價(jià)值,而非短期或暫時(shí)的效益。最后,這種能力是公共檔案館所特有的,更是其他組織和機(jī)構(gòu)難以模仿和替代的[5]。
圖1 基本能力、亞核心能力、核心能力對(duì)公共檔案館的作用
本 文 以 Prahalad 和 Hamel(1990)提出的核心能力判別標(biāo)準(zhǔn)(即創(chuàng)造價(jià)值、可擴(kuò)展性和難以模仿性)為依據(jù),結(jié)合公共檔案館自身屬性、職能及服務(wù)宗旨,認(rèn)為公共檔案館整體能力是由基本能力、亞核心能力和核心能力三部分組成的。這三種能力對(duì)檔案館的作用各不相同(如圖1所示):
其中,基本能力能夠?yàn)橛脩魟?chuàng)造特定價(jià)值,是確保公共檔案館正常運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ);亞核心能力是在基本能力基礎(chǔ)上,為迎合時(shí)代要求建立的一種動(dòng)態(tài)發(fā)展能力,這種能力更能滿足用戶及社會(huì)對(duì)檔案資源的多樣化需求;核心能力是公共檔案館所有能力的精髓,它不僅具備價(jià)值性和動(dòng)態(tài)發(fā)展性,還必須具有其他機(jī)構(gòu)難以替代的獨(dú)特性質(zhì)。
由公共檔案館核心能力內(nèi)涵可知,要在整體能力中有效區(qū)別一般能力與核心能力,就要依據(jù)特定的判別標(biāo)準(zhǔn),而公共檔案館的性質(zhì)和宗旨又決定其核心能力必須具備以下特點(diǎn):
第一,價(jià)值性。檔案館可以滿足用戶多種需求,如提供特色歷史檔案資源、經(jīng)編纂的二次或三次文獻(xiàn)、針對(duì)用戶需求開發(fā)出的檔案新資源。這就說(shuō)明,檔案館核心能力能為用戶創(chuàng)造更多的產(chǎn)品及價(jià)值。而檔案館除了要為用戶提供價(jià)值外,還應(yīng)通過(guò)對(duì)核心能力的不斷優(yōu)化來(lái)爭(zhēng)取管理者與社會(huì)對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)可,以此獲取更多的資金及政策支持,更好地體現(xiàn)公共檔案館的社會(huì)價(jià)值。
第二,動(dòng)態(tài)發(fā)展性。公共檔案館核心能力并不是一成不變的,而是會(huì)隨行業(yè)環(huán)境、用戶及社會(huì)需求的變化而動(dòng)態(tài)發(fā)展。公共檔案館應(yīng)通過(guò)創(chuàng)新不斷對(duì)組織資源和技能進(jìn)行整合與重構(gòu),積極推出服務(wù)創(chuàng)新成果,動(dòng)態(tài)發(fā)展自己所擁有的核心能力,從而保持持久競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
第三,難替代性。檔案文獻(xiàn)資源的歷史性、稀缺性及檔案館獨(dú)特的職能和服務(wù)理念,使得公共檔案館核心能力的獨(dú)特性和唯一性尤為突出,這種難替代特性也是公共檔案館能夠長(zhǎng)期保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的重要保障。
[2]American Journal of Bioethics依然是2016年SSCI社會(huì)科學(xué)1區(qū)的重要刊物,鑒于該刊物的學(xué)術(shù)影響力,本論文將其保留作為參照。
服務(wù)是公共檔案館的根本宗旨[6],公共檔案館能否有效體現(xiàn)自身價(jià)值,直接取決于為用戶提供服務(wù)的能力。公共檔案館的服務(wù)具有抽象性特點(diǎn),這是其他信息服務(wù)行業(yè)無(wú)法比擬的,究其原因主要是公共檔案館服務(wù)模式是在其長(zhǎng)期發(fā)展歷程中逐步形成的,具有一定的歷史性。而“檔案人權(quán)宣言”的提出,又使得開放這一理念不斷深入檔案館服務(wù)過(guò)程中,尤其是公共檔案館這一面向社會(huì)大眾的服務(wù)機(jī)構(gòu),不僅應(yīng)將檔案資源在法律允許的范圍內(nèi)向公眾開放,而且在利用權(quán)利上也應(yīng)體現(xiàn)人人平等的原則。
目前公共檔案館面臨的用戶危機(jī)問(wèn)題,致使公共檔案館不得不思考一個(gè)問(wèn)題,即如何留住原有用戶并不斷開發(fā)新用戶。由《曼徹斯特宣言》可知,解決此問(wèn)題的關(guān)鍵就在于公平服務(wù),通過(guò)公平服務(wù)來(lái)提高用戶滿意度[7]。正如程結(jié)晶所言,公共檔案館服務(wù)是“以人為本”的,一切服務(wù)都應(yīng)以滿足用戶需求為宗旨[8],這一宗旨也是確保知識(shí)信息自由傳播的重要保障。公平獲取檔案信息是每個(gè)公民應(yīng)有的權(quán)利,也是公共檔案館為用戶提供公平服務(wù)應(yīng)堅(jiān)持的基本原則。因此,公共檔案館要想在競(jìng)爭(zhēng)中長(zhǎng)期處于優(yōu)勢(shì)地位,就必須構(gòu)建基于公平服務(wù)的核心能力。這里的公平不僅指權(quán)利平等,同時(shí)也包括用戶能力的平等,即公共檔案館通過(guò)為用戶提供相關(guān)教育活動(dòng),提高用戶獲取信息的能力,體現(xiàn)公平服務(wù)。如上海市檔案館開展的“社會(huì)課堂”在提高市民素質(zhì)教育方面就起到了積極的推動(dòng)作用。
公共檔案館核心能力是在其實(shí)現(xiàn)開放性、服務(wù)性和公平性的基礎(chǔ)上對(duì)資源要素和能力要素的有效整合。以公共檔案館市場(chǎng)環(huán)境為背景,結(jié)合鄧修權(quán)等提出的31種核心能力構(gòu)成要素[9],本文認(rèn)為,公共檔案館核心能力主要由資源、人才、技術(shù)和管理四個(gè)要素構(gòu)成。這四個(gè)要素以檔案資源為基礎(chǔ),通過(guò)對(duì)人才和技術(shù)的整合,以及管理過(guò)程中學(xué)習(xí)型組織的建立,逐步塑造公共檔案館核心能力,強(qiáng)化公平服務(wù),力圖為檔案用戶提供公平的服務(wù)機(jī)會(huì)、服務(wù)權(quán)利以及服務(wù)資源[10]。
資源是組織實(shí)現(xiàn)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的前提,但并不是所有的資源都可以形成核心能力。根據(jù)Barney 的關(guān)鍵資源評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)(即價(jià)值性、稀缺性和不可替代性)可知,公共檔案館所擁有的資源中,只有那些其他機(jī)構(gòu)難以模仿的稀缺性關(guān)鍵資源才能給其帶來(lái)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),具體包括檔案文獻(xiàn)館藏資源和開發(fā)后的檔案信息資源。
首先,館藏資源是公共檔案館經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期收集和積累形成的特色文獻(xiàn)資源,也是體現(xiàn)檔案館價(jià)值的重要指標(biāo)。它的特色主要表現(xiàn)為系統(tǒng)性和唯一性。系統(tǒng)性是指針對(duì)特定主題的檔案資源,公共檔案館所表現(xiàn)出的豐富且全面的館藏信息;而唯一性則是指檔案資源的無(wú)復(fù)本性。其次,對(duì)開發(fā)后的檔案資源的利用程度是體現(xiàn)公共檔案館核心能力的另一重要指標(biāo)。運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)對(duì)原本雜亂、無(wú)序的檔案資源進(jìn)行整理,并根據(jù)用戶潛在需求對(duì)已有資源進(jìn)行二次開發(fā),力求在實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值的同時(shí)提高檔案館信息服務(wù)水平。
豐富的館藏資源并不足以體現(xiàn)公共檔案館的核心能力,要讓物質(zhì)資源轉(zhuǎn)化為知識(shí)服務(wù),就必須依賴具有高業(yè)務(wù)水平的人才。這些人才不僅是核心能力的關(guān)鍵主體,更是進(jìn)行創(chuàng)新服務(wù)的主要踐行者。關(guān)于人在檔案機(jī)構(gòu)中的重要作用,我們可以借鑒美國(guó)圖書館領(lǐng)域相關(guān)理念來(lái)說(shuō)明,即在服務(wù)貢獻(xiàn)方面,房屋建筑只占5%,信息資源占20%,而館員則占75%[11]。而75%的館員也并非都是人才,只有一小部分具備高專業(yè)素養(yǎng)和高業(yè)務(wù)水平的館員才可稱之為人才,其他人員則被認(rèn)為是一般館員,但這一小部分人才所創(chuàng)造的價(jià)值要大于其他多數(shù)人的價(jià)值。此現(xiàn)象可以用經(jīng)濟(jì)學(xué)中“帕累托法則”(又稱為二八定律)來(lái)解釋,即組織中20%的“人才”可以創(chuàng)造出80%的成果,而80%的普通館員僅創(chuàng)造出20%的成果。所以,就公共檔案館而言,首先應(yīng)著重建立20%的人才隊(duì)伍。這些人才除了具有檔案基礎(chǔ)能力(如計(jì)算機(jī)能力和專業(yè)知識(shí)能力)外,還應(yīng)具有熟練的信息檢索及組織、創(chuàng)新和服務(wù)等綜合能力,只有這樣才能保持公共檔案館競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)并形成核心能力。
技術(shù)是促進(jìn)檔案資源有效利用的重要途徑,同時(shí)也是當(dāng)代檔案館進(jìn)行服務(wù)創(chuàng)新的關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)力。公共檔案館的技術(shù)資源不僅包括自身的核心技術(shù)(諸如分類技術(shù)、著錄技術(shù)和編纂技術(shù)等),還包括新型網(wǎng)絡(luò)技術(shù);檔案館也正是通過(guò)這些技術(shù)才得以對(duì)現(xiàn)有文獻(xiàn)資源進(jìn)行合理的開發(fā)與利用。①分類技術(shù)。分類技術(shù)的運(yùn)用體現(xiàn)了不同類型館藏信息資源的豐富內(nèi)涵,根據(jù)知識(shí)地圖有的放矢地為用戶提供服務(wù)。它不僅適用于紙質(zhì)文獻(xiàn)資料,而且在網(wǎng)絡(luò)信息資源服務(wù)中也發(fā)揮著重要作用,是現(xiàn)代檔案館揭示其海量知識(shí)資源的主要途徑。②著錄技術(shù)。檔案著錄是對(duì)傳統(tǒng)檢索工具的重大改進(jìn),通過(guò)分析檔案內(nèi)容和形式并加以記錄,不僅可以減化檔案資源的檢索程序,同時(shí)也能夠提高信息查全率和查準(zhǔn)率。③編纂技術(shù)。檔案館通過(guò)編纂技術(shù)對(duì)特定文獻(xiàn)資源按一定原則進(jìn)行整理、加工、編排并最終制作成冊(cè)(如檔案年鑒、地方志等),可以讓用戶對(duì)歷史發(fā)展有更深入全面的了解。 ④網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用主要體現(xiàn)在檔案網(wǎng)站的建立與維護(hù)方面。瀏覽國(guó)內(nèi)已有檔案網(wǎng)站(如國(guó)家檔案館、深圳檔案館和廣州檔案館等)界面可看出,信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給檔案館面貌帶來(lái)的巨大改變,通過(guò)簡(jiǎn)潔的網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)和及時(shí)的在線互動(dòng),能夠使檔案信息服務(wù)更加公開化和公平化。
溫恒福等人認(rèn)為,學(xué)習(xí)型組織是一種新的組織形態(tài),是當(dāng)今世界最前沿的管理模式[12]。在不斷變化的社會(huì)環(huán)境中,學(xué)習(xí)型組織是培育核心能力的最佳模式,也是實(shí)現(xiàn)核心能力可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力源[13]。因此,學(xué)習(xí)型組織是公共檔案館實(shí)施知識(shí)管理的重要載體,只有不斷加強(qiáng)組織內(nèi)部交流與學(xué)習(xí),才能實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)的有效轉(zhuǎn)移及對(duì)員工隱性知識(shí)的挖掘與強(qiáng)化,確保檔案館的可持續(xù)發(fā)展。而對(duì)人的管理則主要強(qiáng)調(diào)管理者對(duì)員工的激勵(lì)機(jī)制。我們可以根據(jù)馬斯洛的需求層次論制定不同的激勵(lì)方法,其中,最基本的莫過(guò)于物質(zhì)激勵(lì),如獎(jiǎng)金和福利等;當(dāng)物質(zhì)激勵(lì)達(dá)到一定程度時(shí),對(duì)員工心理上的激勵(lì)才是促使其努力工作的主要?jiǎng)恿Γ彩谴_保檔案館贏得競(jìng)爭(zhēng)活力并將其轉(zhuǎn)化為核心能力的重要環(huán)節(jié)和依據(jù)。
公共檔案館核心能力的四個(gè)構(gòu)成因素并不是獨(dú)立存在的,而是相互依賴、相互促進(jìn)的,
這些因素在核心能力形成過(guò)程中缺一不可。資源是公共檔案館核心能力的載體,同時(shí)也是“人”和技術(shù)推行公平服務(wù)的前提;而“人”則是資源和技術(shù)得以有效運(yùn)用的主體,沒(méi)有“人”,資源和技術(shù)也就成了空殼子。此外,公共檔案館的資源、人才、技術(shù)、管理等能力再豐富,若脫離社會(huì)這個(gè)大環(huán)境,也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。因此,公共檔案館核心能力的演進(jìn)必須以環(huán)境(市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境+行業(yè)環(huán)境)為背景才能順利進(jìn)行。
公共檔案館可通過(guò)核心能力向外延伸,全面豐富館藏、人才和技術(shù)的儲(chǔ)備,優(yōu)化管理程序并構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織。在行業(yè)制度和市場(chǎng)環(huán)境下,各要素通過(guò)相互協(xié)調(diào)與配置形成新的能力。這些要素和能力相互推動(dòng),不斷強(qiáng)化公平服務(wù)效率,最終實(shí)現(xiàn)公共檔案館良性循環(huán)與發(fā)展(如圖2所示)。
公共檔案館核心能力培育是以戰(zhàn)略規(guī)劃為依據(jù)對(duì)核心能力進(jìn)行深入識(shí)別與強(qiáng)化的過(guò)程。就目前情況而言,公共檔案館還未塑造出自身的核心能力。因此,在了解核心能力構(gòu)成因素基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)行合理化培育顯得尤為重要。本文認(rèn)為,對(duì)公共檔案館核心能力的培育可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。
第一,加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)力度,形成公共檔案館特色資源。在保持檔案原有價(jià)值基礎(chǔ)上,根據(jù)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境及用戶需求變化適時(shí)對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)開發(fā),為學(xué)科及行業(yè)發(fā)展提供信息支持,體現(xiàn)公共檔案館核心能力的動(dòng)態(tài)性、可持續(xù)性等特點(diǎn)。
第二,重視館員綜合素質(zhì)培育,提升專業(yè)素養(yǎng)。鼓勵(lì)自主學(xué)習(xí),激勵(lì)館員依自身喜好自發(fā)學(xué)習(xí)某些專業(yè)技能和知識(shí),力求在個(gè)人能力和工作需求之間實(shí)現(xiàn)雙贏。此外,還應(yīng)積極組建學(xué)習(xí)型組織,通過(guò)內(nèi)部交流與互動(dòng)豐富館員閱歷,加快創(chuàng)新步伐,以此提升公共檔案館長(zhǎng)久競(jìng)爭(zhēng)力。
第三,強(qiáng)化技術(shù)操作業(yè)務(wù),提高信息服務(wù)水平。在優(yōu)化核心技術(shù)基礎(chǔ)上,將網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)運(yùn)用到公共檔案館網(wǎng)絡(luò)信息資源的建設(shè)中,通過(guò)對(duì)技術(shù)資源的有效整合與利用,推動(dòng)公共檔案館服務(wù)方式的有效轉(zhuǎn)變。
第四,強(qiáng)調(diào)管理系統(tǒng)化,將知識(shí)管理視為整個(gè)管理鏈條上最為重要的一環(huán)。管理者應(yīng)注重戰(zhàn)略性思維的培養(yǎng),并依信息服務(wù)市場(chǎng)環(huán)境的變化合理調(diào)整公共檔案館發(fā)展戰(zhàn)略。對(duì)知識(shí)的管理應(yīng)從顯性知識(shí)和隱性知識(shí)兩個(gè)角度來(lái)考慮,通過(guò)相關(guān)制度的建立實(shí)現(xiàn)對(duì)二者的科學(xué)化管理,促進(jìn)信息有效流通并提高公共檔案館核心能力。
通過(guò)以上分析可知,公共檔案館核心能力的實(shí)質(zhì)就在于通過(guò)對(duì)資源、人才和技術(shù)等資源的合理化配置與管理,實(shí)現(xiàn)公共檔案館為民服務(wù)的宗旨,并將公平服務(wù)這一原則貫穿整個(gè)服務(wù)過(guò)程。此外,核心能力的培育具有長(zhǎng)期性特點(diǎn),公共檔案館應(yīng)依市場(chǎng)環(huán)境的演變適時(shí)調(diào)整培育方向,在靜態(tài)發(fā)展與動(dòng)態(tài)變化中形成自身競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
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