王磊

（山東商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，濟(jì)南 250100）

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用

王磊

（山東商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，濟(jì)南 250100）

檔案信息是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代重要的資源，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和迅猛發(fā)展，為檔案信息資源的科學(xué)管理和有效開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機(jī)。目前，檔案電子化已經(jīng)成為人們的共識(shí)并顯示出非常顯著的成績，是檔案管理工作必須實(shí)施的重要步驟。計(jì)算機(jī)對檔案信息進(jìn)行管理，在檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長、成本低等方面具有手工管理所無法比擬的優(yōu)勢，這些優(yōu)點(diǎn)是檔案部門的科學(xué)化、正規(guī)化管理與世界接軌的重要條件，極大地提高了檔案管理的效率與利用工作的水平。

檔案信息；計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案電子化

0 引 言

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有一個(gè)很大的缺點(diǎn)，即占用空間較大。由于要擴(kuò)展檔案庫房空間與購買檔案用具，所以花費(fèi)的資金會(huì)愈來愈多。而且有些珍貴的紙質(zhì)歷史檔案，由于使用次數(shù)的不斷增加會(huì)出現(xiàn)破損現(xiàn)象。因此，對檔案的存儲(chǔ)條件和利用方式會(huì)提出更高的要求，如檔案館應(yīng)保持一定的溫度和濕度，珍貴歷史檔案只能以復(fù)印件形式利用等。現(xiàn)代信息計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用，節(jié)約了大部分人力、財(cái)力、物力，以及對館藏歷史檔案的保護(hù)也起到重要作用。

1 不斷加強(qiáng)信息化的建設(shè)

信息化建設(shè)是檔案資源管理的必然要求和重要內(nèi)容，信息時(shí)代項(xiàng)目檔案管理工作的根本出路是真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，這就要求全面建立包括所有檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的檔案信息全文管理系統(tǒng)。在項(xiàng)目負(fù)責(zé)制的大背景下,所有資源圍繞項(xiàng)目而配置,即為原生信息資源。例如，科研項(xiàng)目檔案只有認(rèn)真思考改進(jìn)現(xiàn)有的服務(wù)方式，緊緊圍繞項(xiàng)目的方方面面，特別是信息化工作需要開展的工作，才能真正發(fā)揮其在科學(xué)研究工作中的作用。項(xiàng)目檔案信息化水平過低,將在信息化大潮面前舉步維艱，可能直接導(dǎo)致檔案收集、整理與編目、加工利用、庫房管理、鑒定與銷毀等檔案業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)的失敗。

2 系統(tǒng)梳理檔案資源體系

企業(yè)要在研究管理體系的基礎(chǔ)上平穩(wěn)地實(shí)現(xiàn)管理，全面梳理企業(yè)的所有檔案資源業(yè)務(wù)，就迫切需要系統(tǒng)化梳理檔案資源管理體系，如大多數(shù)石化企業(yè)科研項(xiàng)目的研究周期比較長,時(shí)間跨度大。一般來說,一個(gè)科研項(xiàng)目的研究活動(dòng)的時(shí)間多則數(shù)年甚至更長，少則也要數(shù)月,而隨著科研活動(dòng)的進(jìn)行導(dǎo)致科研項(xiàng)目原始記錄不斷產(chǎn)生，但科研原始記錄產(chǎn)生主體多而且分散。更主要的是，不少項(xiàng)目是由在不同的崗位上從事同一個(gè)項(xiàng)目的若干人組成項(xiàng)目研究組,這就會(huì)零零散散地產(chǎn)生各種原始記錄。這種分散性的特點(diǎn)在科研原始記錄上產(chǎn)生,客觀上導(dǎo)致了重重困難，特別是對其進(jìn)行規(guī)范管理和完整系統(tǒng)歸檔造成阻礙。此外,有的科研人員不了解科研原始記錄作為科研項(xiàng)目檔案的組成部分,最終應(yīng)歸檔保存，檔案意識(shí)不強(qiáng),他們會(huì)片面地認(rèn)為理應(yīng)由自己保存，原因是原始記錄是自己從事科研工作的心血,自存自用最方便也最安全。這種認(rèn)識(shí)上的誤區(qū),也從一定程度上加大了原始記錄歸檔工作的難度。

3 加強(qiáng)收集控制電子文件

當(dāng)前辦公自動(dòng)化及科研手段自動(dòng)化迅猛發(fā)展,不論是辦公文件、科研原始記錄，還是生產(chǎn)經(jīng)營原始記錄,都將更多地以電子文件的形式出現(xiàn)。因?yàn)闆]有針對原文管理的檔案信息系統(tǒng)，所以電子文件的收集工作比較吃力，如果僅僅是仿照手工管理模式開展電子文件的收集，則很難保證其原始性、完整性和準(zhǔn)確性及若干年后的可讀性,當(dāng)然后續(xù)管理工作更是無從談起。隨著電子文件幾何式遞增，對電子檔案的超前控制、及時(shí)收集、有效管理、開發(fā)利用以及數(shù)字化技術(shù)的推廣也就尤為重要，所以要加強(qiáng)收集控制電子文件。

4 提高檔案信息的利用

通過整理和編研,可以使科技檔案信息內(nèi)容進(jìn)一步系統(tǒng)化和優(yōu)化，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用使科技檔案的整理和編研周期迅速縮短，及時(shí)、準(zhǔn)確地為經(jīng)濟(jì)技術(shù)決策提供可靠的依據(jù)，信息密度和傳遞速度大大提高。在提供利用方面,現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用可以方便、快捷地滿足利用者對科技檔案信息的需求。研究院未來的檔案信息管理系統(tǒng)中,可以包括在局域網(wǎng)上建立的用戶友好介面的查詢子系統(tǒng)，可以引導(dǎo)其按權(quán)限瀏覽本站的信息,為用戶方便索取檔案信息提供技術(shù)保證,以期擴(kuò)大社會(huì)影響并提高知名度。根據(jù)用戶權(quán)限,數(shù)字化的形式提供必要、及時(shí)、可靠、大量的基礎(chǔ)性原生科技信息，可通過局域網(wǎng)傳輸給各業(yè)務(wù)部門，滿足各部門日常工作自動(dòng)化過程的信息需求,充分實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。一方面為各部門開發(fā)利用提供基礎(chǔ)條件，另一方面支撐了整個(gè)研究院的信息化工作的發(fā)揮。

5 結(jié) 語

隨著基礎(chǔ)管理模式的深入變革,檔案作為一項(xiàng)資源,無疑有了重大的飛躍。隨著市場競爭和人才競爭的加劇,越來越多的中國企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案資源管理信息化的重要性。傳統(tǒng)的檔案管理把精力放在員工檔案、保存管理等事務(wù)性工作上,顯然無法適應(yīng)新時(shí)代對企業(yè)管理的新要求。但由于受行業(yè)和規(guī)模的影響，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用技術(shù)水平還參差不齊，就目前狀況看普及程度還存在一定的局限性，只是在科研院校、金融保險(xiǎn)業(yè)較為普遍，其他行業(yè)檔案管理工作仍然是處于人工管理或半人工管理狀態(tài)，檔案的信息功能不能得以充分發(fā)揮。要擺脫傳統(tǒng)的檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理，必須為檔案的開發(fā)、整理、改革發(fā)揮重要的作用，因此計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案信息管理中的應(yīng)用也就越來越重要。

[1]左旭楠.計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用[J].黑龍江科技信息, 2014（28）.

[2]楊琍.計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2014（11）.

[3]趙春苗.計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用, 2014（7）.

[4]唐麟娜.談?dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].黑龍江檔案,2012（3）.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.05.117

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2014-12-18