何耀雄
摘 要:隨著全球一體化的不斷發(fā)展,計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)、新手段在社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域中廣泛應(yīng)用,辦公自動(dòng)化和無(wú)紙辦公已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí),辦公自動(dòng)化迫切需要檔案管理工作自動(dòng)化,提高工作效率,檔案工作必須適應(yīng)新形勢(shì),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)不斷發(fā)展、不斷創(chuàng)新、不斷實(shí)現(xiàn)的過(guò)程,是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文主要從檔案管理現(xiàn)代化的重要性、我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中存在的問(wèn)題、以及實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本措施這三個(gè)方面來(lái)分析新形勢(shì)下檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容,以期為后來(lái)的鎮(zhèn)區(qū)檔案管理工作的現(xiàn)代化研究提供一些參考和建議。
關(guān)鍵詞:檔案管理;現(xiàn)代化;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化
檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō),是一項(xiàng)管理性的工作,服務(wù)性的工作,政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富,檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用,它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史資料的一種專業(yè),所以檔案管理工作是一項(xiàng)管理性的工作。但是,檔案管理系統(tǒng)不是孤立的。它通過(guò)提供檔案信息來(lái)為運(yùn)營(yíng)提供實(shí)踐服務(wù),這是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng),但其目的還是為了使機(jī)構(gòu)的發(fā)展更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要,它具有一定的服務(wù)性。
檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)不斷發(fā)展、不斷創(chuàng)新、不斷實(shí)現(xiàn)的過(guò)程,是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,是檔案事業(yè)生存和發(fā)展的內(nèi)在要求,也是擺在全體檔案人面前的一個(gè)緊迫的課題。檔案管理現(xiàn)代化包含多方面的內(nèi)容,就檔案管理現(xiàn)代化的一些問(wèn)題進(jìn)行探討。
1 檔案管理現(xiàn)代化的含義
檔案管理現(xiàn)代化的含義,是指用科學(xué)的思想、組織、方法和手段對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的管理,使之獲得最佳工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的工作方法。概括起來(lái)主要有三方面的工作:一是運(yùn)用成熟的新技術(shù),科學(xué)地保管好檔案,延長(zhǎng)檔案壽命。二是利用計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù),開發(fā)檔案信息資源為社會(huì)各界服務(wù)。三是收集、積累、整理電子文件。
2 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是形勢(shì)所需
2.1 檔案管理現(xiàn)代化是自身發(fā)展的必然趨勢(shì)
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)、新手段在社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域中廣泛應(yīng)用,辦公自動(dòng)化和無(wú)紙辦公已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí),辦公自動(dòng)化迫切需要檔案管理工作自動(dòng)化,提高工作效率,檔案工作必須適應(yīng)新形勢(shì),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。
2.2 加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)和利用,需要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
由于年代久遠(yuǎn),檔案的載體材料質(zhì)量差,保護(hù)手段落后,有些已經(jīng)出現(xiàn)褪色現(xiàn)象,嚴(yán)重的甚至出現(xiàn)了“無(wú)字”現(xiàn)象。傳統(tǒng)檔案管理工作信息利用共享性差,一旦某一利用者查閱,同一時(shí)段內(nèi)就會(huì)被一人獨(dú)占,不能與他人同享檔案信息,這都迫切需要采用現(xiàn)代化管理手段以提高管理質(zhì)量。
3 如何實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
3.1 解放思想,強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)
要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,首先要解放思想,轉(zhuǎn)變觀念,樹立創(chuàng)新意識(shí)。更新思想觀念首先要從提高檔案工作者的社會(huì)意識(shí)開始。要提高整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí),檔案工作者自身素質(zhì)的提高是關(guān)鍵。首先要求檔案工作者樹立起社會(huì)意識(shí)。檔案工作者由于長(zhǎng)期處于封閉、半封閉的工作環(huán)境,不少人觀念陳舊、思想保守,社會(huì)活動(dòng)能力和社會(huì)協(xié)調(diào)能力較弱。近年來(lái),檔案部門人才流失現(xiàn)象比較嚴(yán)重。改變這些現(xiàn)象,一是要改變檔案工作長(zhǎng)期無(wú)聲無(wú)息的封閉局面,為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的社會(huì)環(huán)境,為整個(gè)社會(huì)服務(wù);二是要廢除舊的用人機(jī)制,提高工作人員的積極性,把檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái),千方百計(jì)擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域,只有這樣才能打開檔案工作的新局面,帶動(dòng)檔案事業(yè)的全面發(fā)展;三是加強(qiáng)訓(xùn)練,對(duì)檔案工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育,培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍,培養(yǎng)和選拔優(yōu)秀人才,使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì),而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。這是提高我國(guó)檔案工作水平的一項(xiàng)帶有戰(zhàn)略性的措施。只有這樣才能提高檔案工作者的社會(huì)意識(shí),更好地為檔案工作服務(wù)。
3.2 推行檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化
在檔案工作領(lǐng)域內(nèi),由檔案事業(yè)主管機(jī)關(guān)或會(huì)同標(biāo)準(zhǔn)化的主管機(jī)關(guān)以及有關(guān)部門共同協(xié)商對(duì)檔案工作的管理原則、方法、質(zhì)量、概念、設(shè)施等制定出科學(xué)和統(tǒng)一的規(guī)則、技術(shù)規(guī)范,并予以貫徹執(zhí)行,這就是檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié),是對(duì)檔案管理工作的技術(shù)方法和設(shè)備等實(shí)行統(tǒng)一的規(guī)范。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家關(guān)于各類檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn),是適應(yīng)電子技術(shù)發(fā)展所必需。對(duì)檔案的收藏、整理、編目、檢索、安全保管等基礎(chǔ)工作,只有嚴(yán)格按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范管理,才能加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。
3.3 提高檔案工作者的總體素質(zhì)
建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍是奠定檔案事業(yè)長(zhǎng)足進(jìn)步,持續(xù)發(fā)展的根基。不能否認(rèn)這支隊(duì)伍文化層次參差不齊,專兼職隊(duì)伍不穩(wěn)定的現(xiàn)狀。檔案人才是知識(shí)管理人才,信息的知識(shí)性及檔案工作的專業(yè)性決定了檔案工作者的勞動(dòng)是知識(shí)性勞動(dòng)。當(dāng)前,檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心,就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用,即檔案計(jì)算機(jī)管理。一些專家認(rèn)為:計(jì)算機(jī)的產(chǎn)生和應(yīng)用,就好像紙張的發(fā)明一樣,對(duì)人類科學(xué)文化的發(fā)展產(chǎn)生巨大的推動(dòng)作用。為了保證電子時(shí)代人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長(zhǎng)期保存和利用,檔案管理者必須學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化檔案管理手段———檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件的歸檔與管理的知識(shí)與技能,這就要求每一個(gè)檔案管理者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來(lái)的影響和變革。檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代化信息技術(shù),熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備來(lái)進(jìn)行電子文件的制作、使用和維護(hù)。要保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展,必須做到:a.在現(xiàn)有基礎(chǔ)上積極創(chuàng)造條件,想方設(shè)法引進(jìn)急需人才;b.從提高整支隊(duì)伍素質(zhì)著手,對(duì)檔案工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育,培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍,使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì),而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。
3.4 加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程
信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向,檔案信息是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要保證,在以知識(shí)和信息為主要特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行,檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在新世紀(jì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域中發(fā)揮不可替代的作用,所以我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。
3.5 實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督,是加快和推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化步伐的根本保障
我國(guó)目前已初步建立了一個(gè)以《檔案法》為核心的,由檔案法律、檔案行政法規(guī)、地方檔案法規(guī)和地方檔案行政規(guī)章等組成的相互聯(lián)系、相互協(xié)調(diào)的檔案法規(guī)體系。其中,從各級(jí)人民政府的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任到社會(huì)各方面的職責(zé),從檔案行政主管部門到各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu),從檔案管理的各個(gè)方面到違法行為的法律責(zé)任等方面都作了明確的、具體的規(guī)定,其目的在于加強(qiáng)檔案法制建設(shè),以保障檔案事業(yè)健康、有序地發(fā)展。
3.6 正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系,重視檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化
實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,不可能一蹴而就,需要一個(gè)過(guò)程,在這個(gè)過(guò)程中,手工操作與現(xiàn)代化管理將是并存的。檔案管理的基礎(chǔ)工作,例如建檔管理和檔案文件搜集的鑒定、驗(yàn)收、案卷整理等,主要靠的還是手工操作。我們必須正視這個(gè)現(xiàn)實(shí),不能講檔案管理現(xiàn)代化就放棄傳統(tǒng)的手工操作。因此,我們既要積極引進(jìn)現(xiàn)代化新技術(shù),又要重視傳統(tǒng)技術(shù)地研究和改造,使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)。
另外,為了預(yù)防檔案工作中出現(xiàn)無(wú)章可循、無(wú)法可依、重復(fù)、繁雜的混亂局面,檔案管理現(xiàn)代化必須要實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化,沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化就沒(méi)有現(xiàn)代化管理。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是建立最佳檔案工作秩序的有效保障。
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