現(xiàn)代化模式下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新分析

摘 要：隨著我國科學技術的快速發(fā)展，信息化時代已經(jīng)悄然來臨。事業(yè)單位的檔案管理工作有了新的工作載體與技術，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的無紙化與現(xiàn)代化，是讓事業(yè)單位跟上時代發(fā)展步伐的重要手段。檔案管理工作，對于事業(yè)單位的各項活動開展有著重要的影響。在社會發(fā)展的新時期，事業(yè)單位要實現(xiàn)自身的改革，就要對檔案管理工作進行創(chuàng)新。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新；問題；對策

在時代發(fā)展的現(xiàn)在，事業(yè)單位需要將現(xiàn)代化技術引入到檔案管理工作中去，通過信息技校去解決檔案管理工作效率不足的問題。傳統(tǒng)的檔案管理模式中，工作效率低，且準確率不高，不利于檔案信息的使用。信息化的檔案管理工作，不僅可以降低檔案信息的儲存條件要求，更能夠擴大檔案信息的使用范圍，促進檔案調(diào)動便捷化。重視檔案管理工作創(chuàng)新，是每一位事業(yè)單位管理者應當重視的問題。

1 現(xiàn)代化模式下事業(yè)單位檔案管理工作問題

1.1 檔案管理制度完善度不足

目前，許多事業(yè)單位的檔案管理工作都存在問題。在檔案管理工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)案卷標題與序號不完備的現(xiàn)象，組卷的統(tǒng)一性不強，檔案袋內(nèi)沒有目錄等。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)，都證明了事業(yè)單位檔案管理制度的不健全。許多檔案在信息的收集與保密方面存在問題，影響了檔案信息的使用。部分事業(yè)單位雖然加大了檔案工作制度的建立，但受到許多因素的影響，其執(zhí)行力度不足，制度流于形式的問題嚴重。不完善的檔案管理制度，讓檔案管理工作的價值受到限制。

1.2 檔案信息檢索利用效率較低

檔案的檢索效率，對于檔案信息使用意義的發(fā)揮有著重要的影響。一般來講，檔案的檢索主要是通過手工檢索與計算機檢索完成的。如果事業(yè)單位具有完備的檔案信息檢索設備，那么信息檢索的效率就會很快。在信息技術快速發(fā)展的今天，計算機是檔案信息檢索工具的首選。然而，許多事業(yè)單位仍然利用手工檢索的方式。更有一些事業(yè)單位為了提高檔案信息的檢索速度，花費大量的人力與物力引進多種檢索工具，認為檢索工具越多，信息檢索的效率就越高。檢索工具的優(yōu)勢在于細致，而不是繁多。檢索模式的落后以及檢索工具的繁瑣，反而不利于檔案信息檢索利用率的提高。

1.3 檔案管理者管理意識不足

雖然檔案管理工作對于事業(yè)單位的日常運行有著重要的影響，不僅能夠讓事業(yè)單位反思自己的過去，促進開展未來的工作，更在經(jīng)濟效益與無形榮譽的積累上起到積極作用。但在實際工作中，還是有不少單位的管理者沒有認識到檔案信息利用的重要性。單位領導的不重視，影響了檔案管理者的工作情緒，缺乏應有的檔案管理意識，造成許多歷史資料無從查詢的結(jié)果，單位的發(fā)展史缺乏應有的記載和記錄。

2 現(xiàn)代化模式下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新對策

事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化，需要檔案管理技術的更新，先進管理思想的引導，也需要全體工作者的努力。下面，筆者就事業(yè)單位檔案管理工作提出幾點創(chuàng)新對策：

2.1 推動事業(yè)單位檔案管理的無紙化發(fā)展

在網(wǎng)絡技術快速發(fā)展的今天，信息化已經(jīng)在為時代的代名詞。在計算機與網(wǎng)絡技術快速普及的今天，文字的保存形式日益多樣化。無紙化的文字保存模式為更多的領域所應用。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案信息的存儲是紙質(zhì)的，對于儲存地的濕度與溫度有著較高的要求。要促進檔案管理工作的現(xiàn)代化，需要對文字信息儲存模式進行改革，推動無紙化管理模式的落實。要加大計算機采購力度，給檔案管理部門配置充足的計算機設備，支持檔案管理工作的無紙化改革。

2.2 加強事業(yè)單位檔案管理工作的數(shù)字化

計算機技術日益出新，壓縮與打包技術快速發(fā)展。將壓縮技術應用于檔案管理工作中，不僅提高了檔案管理工作的技術水平，更節(jié)約了大量的虛擬空間。利用數(shù)字化技術，將傳統(tǒng)意義上的檔案信息轉(zhuǎn)換成為可以存儲于計算機上的電子文檔，再將其壓縮成內(nèi)存更小的文件，會讓檔案管理的成本得以縮小，更能提高檔案信息管理的準確度。數(shù)字化的檔案管理工作解決了傳統(tǒng)檔案管理工作中占用空間大的問題，也能夠促進檔案信息的數(shù)字化檢索，提高檔案信息的使用效率。

2.3 加強事業(yè)單位檔案管理工作的市場化

雖然事業(yè)單位是公益性、服務性的單位，但順應市場特點，有利于事業(yè)單位各項工作活動的有效開展。事業(yè)單位的檔案管理工作，是保存社會發(fā)展記錄的重要工作，也是推動社會進步的有效措施。每一份事業(yè)單位的檔案，都是一份不能多得的人類發(fā)展財富。在當代的事業(yè)單位發(fā)展過程中，管理者應當促進檔案管理工作的市場化運行。加強社會大眾對于檔案管理工作的重視力度，發(fā)揮檔案信息的價值，讓檔案信息得到最大化利用。對于一些可以公開的檔案信息，通過與媒體合作的方式進行傳播，讓更多的人了解社會的發(fā)展與進步，促進事業(yè)單位服務職能的實現(xiàn)。

2.4 培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化人才

事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化改革，需要得到人力資源的支持。人才，是事業(yè)單位發(fā)展的重要動力與支撐，只有檔案管理工作人員具有現(xiàn)代化技術操作水平與應用意識，才能讓科學技術與檔案管理工作密切地結(jié)合起來。事業(yè)單位的管理者應當重視人才的培養(yǎng)工作，在招聘檔案管理人才時，要加強工作實踐面試力度，讓他們在工作環(huán)境中實施自己的技能，促進人才符合現(xiàn)代化檔案管理工作的需求。對于在職人員，則要定期進行培訓，讓他們了解檔案管理工作的意義，調(diào)動檔案管理工作積極性。更要傳遞正確的檔案管理方法，讓他們能夠正確地應用計算機與網(wǎng)絡開展數(shù)字化的檔案管理工作。建立明確的獎懲制度，讓檔案管理工作在規(guī)范的指導下有效開展。

3 結(jié)語

綜上所述，在現(xiàn)代化管理思想的影響下，利用先進的管理手段更新檔案管理工作者的工作方法，能夠促進事業(yè)單位檔案管理工作的改革，更能讓檔案管理工作的意義突顯出來。社會的快速發(fā)展，需要事業(yè)單位進行內(nèi)部調(diào)整與改革，讓每一個部門的工作都跟上時代的步伐，滿足時代發(fā)展的需求。只有這樣，才能促進事業(yè)單位在新的形勢中快速成長。

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作者簡介

陳素雅（1985-），廣東惠州人，大學本科，就職于惠州市疾病預防控制中心，研究方向：檔案管理、思想政治工作。