我國電子文件長期保存的技術(shù)策略研究

王小玲

摘 要：電子文件是我國信息資源的重要組成部分，其長期保存對(duì)于發(fā)揮信息資源綜合貢獻(xiàn)力具有重要作用。針對(duì)電子文件長期保存過程中出現(xiàn)的問題，筆者提出遷移、仿真、開放描述與標(biāo)準(zhǔn)化等電子文件長期保存技術(shù)策略。

關(guān)鍵詞：電子文件；長期保存；技術(shù)策略

1 前言

電子文件長期保存是電子文件進(jìn)入檔案管理階段后的主要管理目的，保存期限由法定需要和業(yè)務(wù)需要而決定，對(duì)于檔案館這樣保存公共文件的機(jī)構(gòu)，保存電子文件的期限通常為幾百年。所謂長期的概念，是指時(shí)間足夠長以致于需要關(guān)注技術(shù)變化的影響，包括新介質(zhì)及數(shù)據(jù)格式的支持，或者用戶群的改變。

錢毅認(rèn)為電子文件的長期保存，可視為降低數(shù)字對(duì)象對(duì)軟硬件環(huán)境的依賴性的過程。電子文件的長期保存包含比特保存和信息保存。比特保存主要指存儲(chǔ)載體老化或逐步過時(shí)的過程中，或在經(jīng)歷不可控自然災(zāi)害后，恢復(fù)存儲(chǔ)載體上所存信息的能力，重在解決硬件存儲(chǔ)問題。信息保存指在技術(shù)革新和用戶群變化情況下，電子文件數(shù)據(jù)可讀性與可用性的保存，重在解決軟件、應(yīng)用程序問題。

2 我國電子文件長期保存的意義

電子文件是社會(huì)的“記憶”、人類的核心戰(zhàn)略資源必須長久保存，做好我國電子文件的長期保存工作具有重要意義。

（1）增強(qiáng)國家對(duì)信息資源的控制力，發(fā)揮信息資源綜合貢獻(xiàn)力。馮慧玲教授指出“信息資源對(duì)國家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有不可替代的、全方位的、綜合性的價(jià)值與作用”?，F(xiàn)如今，電子文件已經(jīng)成為文件的主要形式，是現(xiàn)代社會(huì)信息資源的重要組成部分。做好我國電子文件長期保存工作有利于改善我國電子文件失控管理現(xiàn)狀，提升國家對(duì)信息資源的控制力，發(fā)揮信息資源的綜合貢獻(xiàn)力，促進(jìn)我國新一輪信息化戰(zhàn)略的開展。

（2）有利于促進(jìn)國家歷史和民族記憶的延續(xù)。十八大指出“文化越來越成為民族凝聚力和創(chuàng)造力的重要源泉，要提高國家文化軟實(shí)力”。電子文件的長期保存，系關(guān)國家文化遺產(chǎn)的留存、文化軟實(shí)力的提升和民族記憶的延續(xù)。提高我國電子文件長期保存能力，保證電子文件的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性，能有力促進(jìn)我國歷史和民族記憶的延續(xù)，充分發(fā)揮電子文件作為當(dāng)代文化傳承的主要載體作用。

（3）有利于保證電子文件可信性，發(fā)揮電子文件憑證作用。電子文件是機(jī)構(gòu)在開展電子商務(wù)、電子政務(wù)或其他電子化業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的憑證性記錄，是證明一個(gè)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)合法性的重要憑證。保障電子文件的可信性，有利于充分發(fā)揮電子文件在實(shí)際工作中的憑證性作用，提高社會(huì)活動(dòng)的效率。

（4）有利于帶動(dòng)電子文件軟硬件市場和服務(wù)市場的發(fā)展。電子文件從形成、處理歸檔、移交和長期保存的整個(gè)過程，需要電子文件的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)三個(gè)系統(tǒng)的協(xié)同完成。電子文件管理的軟硬件和服務(wù)市場是所有信息化市場中最大的一個(gè)。加強(qiáng)電子文件的長期保存能協(xié)同帶動(dòng)電子文件軟硬件市場和服務(wù)市場的快速發(fā)展。

3 我國電子文件長期保存面臨的挑戰(zhàn)

電子文件載體的改變、計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的升級(jí)換代以及主客觀因素的變化都會(huì)影響電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性和長期可存取性。

3.1 存儲(chǔ)介質(zhì)壽命

電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)的壽命包含形體壽命和技術(shù)壽命。形體壽命是指介質(zhì)物理老化的時(shí)間。一般的CD-ROM、磁光盤以及磁盤的形體壽命是5-100年，WORM是10-100年，IBM3480、IBM3490E等磁帶的壽命是30年。技術(shù)壽命與不同類介質(zhì)所依賴的技術(shù)發(fā)展速度相關(guān)，技術(shù)發(fā)展越快，介質(zhì)的技術(shù)壽命越短，信息更新頻率越高，在更新過程中丟失數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)也更大。一般的磁帶的技術(shù)壽命高于光盤、磁盤的技術(shù)壽命為25年左右，而光盤、磁盤的技術(shù)壽命一般為10年?？梢姡鎯?chǔ)介質(zhì)的壽命要遠(yuǎn)低于電子文件長期保存期限，這種“時(shí)間上”的差異決定了存儲(chǔ)在某一介質(zhì)上的電子文件必須經(jīng)過多次遷移、復(fù)制等手段才能長期保存下去，這對(duì)電子文件的可信性帶來挑戰(zhàn)。

3.2 軟硬件的更迭

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，軟硬件的更新迭代頻率變高、周期變短。大多數(shù)軟件在電子文件長期保存期限內(nèi)就被升級(jí)淘汰。如微軟公司在2007年、2014年先后停止支持Windows 97 和Windows XP個(gè)人操作系統(tǒng)。軟件開發(fā)商和制造商快速推動(dòng)著軟件的升級(jí)開發(fā)，軟件升級(jí)更快，軟件的兼容和支持的持久性受到挑戰(zhàn)。軟件的更迭變化引起電子文件存儲(chǔ)格式的變化和電子文件可讀性的差異，這容易致使電子文件數(shù)據(jù)的丟失。

3.3 不可控人為行為

電子文件形成者在電子文件形成過程中疏忽操作或?yàn)楣ぷ鞅憷鵁o意損壞電子文件的原始性。電子文件保管者因失誤操作或保管不力而造成電子文件數(shù)據(jù)損壞或被盜都會(huì)危害電子文件安全。電子文件利用者無意刪除（修改）事后任需要的數(shù)據(jù)。

3.4 不可預(yù)測的自然災(zāi)害

據(jù)統(tǒng)計(jì)，青海玉樹地震中，災(zāi)區(qū)檔案館保管的13萬卷檔案中，有近萬卷檔案因辦公大樓倒塌被廢墟掩埋，其余12萬卷檔案均在地震危房中。電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)易受外界因素影響，不可預(yù)知的自然災(zāi)害對(duì)于電子文件的保存帶來潛在威脅。

4 我國電子文件長期保存的技術(shù)策略

電子文件的長期保存是一個(gè)起始于文件形成并貫穿于整個(gè)文件生命周期的持續(xù)性過程，涉及文件形成者、保管者、利用者等多個(gè)主體，以及采集、描述、歸檔、存儲(chǔ)、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，要充分運(yùn)用技術(shù)手段，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性和長期可存取性。

4.1 遷移

電子文件的遷移是指將電子文件數(shù)據(jù)從某一環(huán)境轉(zhuǎn)向另一環(huán)境的過程。相比于其他技術(shù)，電子文件遷移技術(shù)具有獨(dú)特優(yōu)勢：（1）適用范圍廣。遷移即可實(shí)現(xiàn)技術(shù)平臺(tái)的轉(zhuǎn)變，又支持電子文件格式的轉(zhuǎn)換以及硬件環(huán)境的變更。仿真技術(shù)是對(duì)原數(shù)據(jù)的再保存，本質(zhì)上只是延緩技術(shù)淘汰。更新技術(shù)也只實(shí)現(xiàn)同類載體間的轉(zhuǎn)換，對(duì)于系統(tǒng)操作兼容性要求高。（2）遷移技術(shù)是一種可持續(xù)性方法，較能徹底的解決長期保存問題。仿真和更新技術(shù)都是針對(duì)同一技術(shù)時(shí)代的數(shù)據(jù)進(jìn)行保存處理，隨著技術(shù)更迭和系統(tǒng)操作的不兼容，要實(shí)現(xiàn)后續(xù)保存的難度很大。

雖然遷移法能保證數(shù)字資源能夠被普遍接受的格式為人所用，并能被復(fù)制，但是遷移技術(shù)任具有一定局限性。遷移資源量龐大，轉(zhuǎn)化過程耗費(fèi)大量時(shí)間，工作量大。電子文件的格式轉(zhuǎn)換中會(huì)不可避免的丟失一些數(shù)據(jù)。采用已經(jīng)淘汰的電子文件格式或轉(zhuǎn)換工具進(jìn)行格式轉(zhuǎn)化或數(shù)據(jù)遷移是失效的。

4.2 仿真

仿真是指在新的系統(tǒng)環(huán)境中建立原始數(shù)據(jù)、設(shè)備和管理系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境。即在新的系統(tǒng)環(huán)境下重建一個(gè)兼容原始數(shù)據(jù)、設(shè)備及其管理系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境，使得原來的數(shù)據(jù)、設(shè)備和系統(tǒng)能運(yùn)行在現(xiàn)行的軟硬件系統(tǒng)上。仿真實(shí)際上是通過保護(hù)數(shù)字信息的利用環(huán)境來保障數(shù)字信息內(nèi)容的可利用性。仿真技術(shù)一般包括仿真硬件平臺(tái)、仿真操作系統(tǒng)、仿真應(yīng)用程序三個(gè)級(jí)別。比如W indows操作系統(tǒng)中幾乎都集成了DOS平臺(tái)，2位操作系統(tǒng)平臺(tái)集成16位平臺(tái)，使得原來平臺(tái)的應(yīng)用程序可以在新環(huán)境中繼續(xù)使用。仿真技術(shù)可以同時(shí)重現(xiàn)內(nèi)容和外觀形式，在某些情況下，數(shù)字文件的外觀形式是構(gòu)成其完整性的重要內(nèi)容，而遷移技術(shù)偏重內(nèi)容的保護(hù)，經(jīng)常丟失一些外觀信息。

仿真技術(shù)在理論上雖然比較先進(jìn)，但其發(fā)展仍受到知識(shí)產(chǎn)權(quán)等因素的制約。要規(guī)避知識(shí)產(chǎn)權(quán)限制，仿真技術(shù)要求能及時(shí)獲取開源代碼，而當(dāng)前的操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件、硬件產(chǎn)品核心代碼處于封閉，這嚴(yán)重制約仿真技術(shù)的發(fā)展。筆者認(rèn)為解決這個(gè)問題需要由具有較高信任度的專門機(jī)構(gòu)來維護(hù)仿真器的開發(fā)，并出臺(tái)相關(guān)的法律意見。

4.3 開放描述與標(biāo)準(zhǔn)化

所謂開放描述，是指利用計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的開放語言和規(guī)范方式來描述數(shù)據(jù)格式、管理機(jī)制、組織方式各層次的內(nèi)容。一般而言，數(shù)字檔案文件的保存需要許多“元數(shù)據(jù)”的解譯資料來從旁協(xié)助注解，注解得越多、越詳細(xì)，其受技術(shù)過時(shí)的影響就越小。一個(gè)數(shù)字文件生成系統(tǒng)可以將自己的開放描述文件提交文件登記中心（或類似機(jī)構(gòu)）進(jìn)行注冊(cè)，第三方系統(tǒng)可以根據(jù)開放語言的規(guī)則讀取、識(shí)別、檢索、驗(yàn)證其所產(chǎn)生的數(shù)字文件，只要開放描述文件有效，這類文件都能夠得到有效讀取，而與時(shí)間無關(guān)，從而達(dá)到長期存取的目的。

4.4 其他方法

此外還有不少其他的數(shù)據(jù)保存技術(shù)。（1）硬件博物館。1此法通過大量保存文件、軟件、硬件的方法來重現(xiàn)環(huán)境，但這種方法對(duì)于大數(shù)據(jù)量而言是很難實(shí)現(xiàn)的，難以維護(hù)系統(tǒng)的持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)。（2）延長載體壽命。通過改進(jìn)物理載體的穩(wěn)定性、存儲(chǔ)能力，提高載體質(zhì)量，延長使用壽命，緩解媒體脆弱性的問題。（3）縮微膠片?？s微膠片的壽命可達(dá)300年，通過數(shù)字存檔機(jī)等轉(zhuǎn)換設(shè)備可以將數(shù)字檔案文件直接“拍攝”在縮微膠片上，實(shí)現(xiàn)數(shù)模轉(zhuǎn)換。此法廣泛應(yīng)用于CAD文件、醫(yī)用X片等檔案文件的長久保存。

5 結(jié)語

電子文件的長期保存是一項(xiàng)起始于電子文件形成之時(shí)并貫穿于電子文件整個(gè)生命周期的活動(dòng)。電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)的壽命、軟硬件的更新?lián)Q代、不可控人為因素的破壞以及自然災(zāi)害的威脅都給電子文件的長期保存帶來巨大挑戰(zhàn)。遷移、仿真、開放描述與標(biāo)準(zhǔn)化存儲(chǔ)等技術(shù)策略都只能對(duì)電子文件長期保存起到一定促進(jìn)作用而無法完全解決電子文件的長期保存問題。因而電子文件的長期保存是一個(gè)復(fù)雜工作，需要在實(shí)踐中不斷創(chuàng)新，創(chuàng)新電子文件長期保存方法，以更好實(shí)現(xiàn)電子文件的信息資源綜合貢獻(xiàn)力，推動(dòng)我國電子文件的新一輪發(fā)展。

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