論加強醫(yī)院檔案管理的緊迫性

余嘉桐

摘 要：從醫(yī)院檔案管理的重要性出發(fā)，分析檔案管理工作中存在的問題，并結(jié)合信息技術(shù)改進現(xiàn)有檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，促進醫(yī)院整體工作效率的提升。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；存在問題；對策

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事各種活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式的歷史記錄。醫(yī)院作為一個復(fù)雜的機構(gòu)，檔案的存在形式紛繁復(fù)雜，主要有兩種類型：為醫(yī)院服務(wù)的醫(yī)療文書材料、醫(yī)院建設(shè)發(fā)展歷史材料。加強檔案管理工作可以對醫(yī)院的行政管理工作、學(xué)術(shù)研究、科技交流特別是醫(yī)患糾紛等方面具有決定性作用。

1 檔案工作是指檔案實體管理工作，它是以檔案為管理對象進行科學(xué)管理，縱觀醫(yī)院的檔案管理，往往存在著很多問題

1、對檔案工作的投入力度不夠。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)未能將檔案工作列入重要日程，采取得力的措施來加強檔案工作，認(rèn)為檔案工作為二、三線工作，在經(jīng)費投入、檔案室建設(shè)、專業(yè)人員招聘等方面的內(nèi)容往往沒能擺上議事日程，在日益數(shù)字化和信息化的今天，檔案管理難于融入現(xiàn)代管理的主流。

2、檔案管理人員素養(yǎng)不高。醫(yī)院往往重視醫(yī)、護、技、藥等醫(yī)療技術(shù)人員的素質(zhì)規(guī)范化培訓(xùn)和教育，從事檔案管理人員基本上是由護理崗位調(diào)轉(zhuǎn)過來，這些人員由于專業(yè)、學(xué)歷等等方面的自身限制，加上進修學(xué)習(xí)的機會不多，缺乏系統(tǒng)檔案知識培訓(xùn)，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作水平落后，難于跟上醫(yī)院發(fā)展的需要。

3、各類檔案分散管理，安全性能差。各種檔案材料例如文書檔案由辦公室管理，人事檔案由人力資源科管理，會計檔案由財務(wù)科管理，科研檔案由科教信息科管理，基建檔案由總務(wù)科管理，病歷檔案由圖書館管理等等各科室各自為政，人員素質(zhì)參差不齊，管理方法各異，以及各科室的檔案保管設(shè)備陳舊，設(shè)施不全等問題，制約著醫(yī)院檔案工作發(fā)展。

4、檔案重要性意識薄弱。幾乎每天都會產(chǎn)生需要及時歸檔的檔案，各科室人員在工作中，對各自產(chǎn)生的檔案資料沒有形成及時存檔的意識，檔案材料缺失嚴(yán)重，或只是將資料簡單的收集起來，忽視編研工作，檔案資源的開發(fā)利用不夠，影響工作效率。

5、病案管理不善，在醫(yī)患糾紛面前被無限放大。存在病案管理制度落實不到位，醫(yī)務(wù)人員按時歸檔意識薄弱，病案管理人員護理專業(yè)出身，缺乏檔案方面的管理知識，未采用現(xiàn)代的信息技術(shù)來管理醫(yī)院的病案，病案在需要時往往出現(xiàn)缺失、少頁，在醫(yī)患糾紛面前往往捉襟見肘，難于自圓其說。

2 強化醫(yī)院檔案管理的對策

1、強化全院工作人員的檔案意識。舉辦系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)班，對行政所有人員和其他科室主要負(fù)責(zé)人進行檔案知識普及，領(lǐng)導(dǎo)要帶頭重視檔案工作，將檔案工作納入醫(yī)院總體規(guī)劃，在專業(yè)人員招聘、設(shè)備設(shè)施完善等方面排上議事日程，以實際行動支持醫(yī)院的檔案管理工作。

2、統(tǒng)一檔案管理制度，提高收集效率。針對各科室根據(jù)自己的理解和實踐對各自的檔案進行管理，缺乏科學(xué)性和系統(tǒng)性，醫(yī)院可以通過設(shè)立統(tǒng)一的檔案管理制度，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)與模式，嚴(yán)格要求科室工作人員遵守日常檔案收集歸檔制度，并將檔案管理納入績效考核目標(biāo)，促進檔案管理工作正常開展。

3、設(shè)立大型檔案室，提高檔案保管的安全性。除了人為的損壞與丟失，隨著時間的推延，檔案制成材料會不斷地?fù)p壞，針對這一趨勢，醫(yī)院有必要建立大型檔案室對各種類型檔案進行統(tǒng)一收集管理。聘用專業(yè)的檔案管理人員，對日常進出的檔案材料進行登記管理，防止丟失；對每日檔案室的溫度、濕度進行登記，使檔案室始終維持在正常的溫度、濕度范圍內(nèi)；對檔案室進行定期消殺，確保無蟲害、鼠害；對破損的檔案制成材料進行及時的技術(shù)修復(fù)，確保檔案的完整性。

4、使用信息技術(shù)，不斷提高檔案的管理、利用水平。檔案信息的開發(fā)利用是實現(xiàn)檔案工作根本目的的途徑和主要手段，通過檔案信息的開發(fā)利用，不但能促進和提高檔案管理的整體水平，而且能擴大檔案工作的影響，促進醫(yī)院整體工作效率的提升，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、日常管理及患者提供更好的服務(wù)。檔案信息的開發(fā)利用就要使用現(xiàn)代的信息技術(shù)來實現(xiàn)現(xiàn)代化。一是利用計算機對檔案進行收集、傳遞、開發(fā)利用，購買或自行編制檔案管理軟件，適應(yīng)檔案管理工作，為最終的檔案再利用提供便利。二是配置整套掃描打印系統(tǒng)，改變單純由人工錄入資料的相對落后的做法，改變原來的檔案復(fù)印使用舊方法，通過直接打印有利于檔案使用效率和使用壽命。

5、嚴(yán)格規(guī)范醫(yī)院病案管理工作。病案管理是醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，關(guān)系到醫(yī)院的對患者的“舉證”作用，是醫(yī)患糾紛解決必不可少的要數(shù)，同時病案管理的服務(wù)范圍也擴大到社會的各個領(lǐng)域，所以對醫(yī)院的病案管理要有更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)，病案必須完整規(guī)范、管理有序、保存科學(xué)。首先，將各科室的病案歸集時效性納入科室績效考評，確保病案歸集完整性和及時性。其次，病案管理專業(yè)人員在加強檔案管理水平的同時，也要掌握一定的基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)知識，醫(yī)學(xué)管理學(xué)、計算機及統(tǒng)計學(xué)知識、相關(guān)法律知識，熟練掌握疾病分類、手術(shù)操作分類，通過進修學(xué)習(xí)，提高自身綜合素質(zhì)。第三，病案網(wǎng)絡(luò)微機化管理，使病例質(zhì)量的控制更加科學(xué)化、數(shù)據(jù)化，病案的利用更加方便、高效。

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