談如何做好維和培訓(xùn)中心的檔案工作

摘 要：本文闡述了維和培訓(xùn)資料的重要性，分析了收集、歸檔工作中存在的問(wèn)題，提出相應(yīng)的解決方法，以期更好地實(shí)現(xiàn)應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：檔案管理

中國(guó)維和警察培訓(xùn)中心（以下簡(jiǎn)稱維和培訓(xùn)中心）2001年3月經(jīng)公安部批準(zhǔn)成立，承擔(dān)中國(guó)維和警察、維和警察防暴隊(duì)、警務(wù)聯(lián)絡(luò)官和外籍警察的培訓(xùn)任務(wù)。經(jīng)過(guò)十幾年的建設(shè)發(fā)展，維和培訓(xùn)中心如今已經(jīng)成為國(guó)際知名的綜合性、現(xiàn)代化的維和培訓(xùn)基地，已經(jīng)成為中國(guó)維和警察的搖籃，維和教學(xué)研究的基地和國(guó)際合作的窗口。作為中國(guó)唯一一家培訓(xùn)維和警察和維和警察防暴隊(duì)的機(jī)構(gòu)，其工作性質(zhì)特殊，使命光榮，這就形成了維和培訓(xùn)中心檔案資料的唯一性和特殊性，其重要性更是可想而知。

1 維和培訓(xùn)中心檔案資料的重要性

“檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”檔案不僅珍藏歷史、記載社會(huì)，而且積累經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于回顧過(guò)去、指導(dǎo)現(xiàn)在，具有十分重要的借鑒意義。

維和培訓(xùn)過(guò)程中形成的各種檔案記載著中國(guó)維和警察工作發(fā)展的歷史，客觀反映著維和培訓(xùn)工作教學(xué)管理、隊(duì)伍建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施、科研開(kāi)發(fā)等方面的過(guò)程和成果。檔案將歷史工作情況系統(tǒng)全面的存檔與展現(xiàn)，讓管理團(tuán)隊(duì)能夠及時(shí)了解工作狀況，為指導(dǎo)下一步工作和科學(xué)決策提供全面客觀的理論依據(jù)。

維和培訓(xùn)教學(xué)工作，著眼聯(lián)合國(guó)行動(dòng)任務(wù)需求，直接關(guān)系所培養(yǎng)人才的質(zhì)量。經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理的研修教學(xué)、建設(shè)評(píng)估的各類檔案既是開(kāi)展教學(xué)研究的可靠資料，也是改革教學(xué)工作的重要依據(jù)，對(duì)于改進(jìn)教學(xué)工作、提高教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)教學(xué)工作的持續(xù)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。讓教學(xué)管理工作在實(shí)踐中能夠有所借鑒，避免走彎路，為高效工作提供條件。

維和研究領(lǐng)域越來(lái)越受關(guān)注，理論成果不斷發(fā)展創(chuàng)新。作為中國(guó)維和警察的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，維和工作學(xué)術(shù)研討、權(quán)威專家來(lái)訪、科研合作中形成的文字材料、聲像、實(shí)物等檔案信息最為系統(tǒng)、最為全面。維和培訓(xùn)中心在維和資料、檔案資源方面具有天然獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，是維和科研工作的資源庫(kù)。

2 維和培訓(xùn)中心檔案工作現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

2.1 檔案意識(shí)不強(qiáng)

受傳統(tǒng)思想觀念影響，一直以來(lái)人們對(duì)檔案工作缺乏應(yīng)有的重視，覺(jué)得檔案工作無(wú)關(guān)緊要，干好干壞影響不大，檔案意識(shí)不強(qiáng)。維和培訓(xùn)中心有兼職檔案員一人，隸屬教學(xué)辦公室，辦公室工作量大、工作繁雜，兼職檔案員一般都身兼數(shù)職，平時(shí)無(wú)暇顧及歸檔工作；如果承辦人日常不注意保管材料，不及時(shí)整理移交給兼職檔案員，很容易出現(xiàn)歸檔材料不全、歸檔不及時(shí)的現(xiàn)象。

2.2 任務(wù)區(qū)檔案資料收集工作難度相對(duì)較大

維和中心培訓(xùn)任務(wù)多，參與人員范圍廣，有時(shí)會(huì)涉及到與外單位的合作，由于承辦人員多，存在檔案資料收集不全、缺失現(xiàn)象，使檔案在全面完整性方面存在瑕疵。另外，由于維和警察來(lái)自全國(guó)各地，執(zhí)行完維和任務(wù)后，一般都直接回到自己的單位，有時(shí)因反饋渠道不及時(shí)、不通暢，致使一些維和任務(wù)區(qū)的一線珍貴材料收集困難，造成任務(wù)區(qū)一線資料有時(shí)不能歸檔或不能及時(shí)歸檔。

2.3 聲像檔案資料歸檔困難

維和培訓(xùn)活動(dòng)中形成了大量珍貴的照片以及聲像資料，對(duì)于研究維和歷史、教學(xué)和學(xué)術(shù)工作具有重要利用價(jià)值。但是長(zhǎng)期以來(lái)，相比紙質(zhì)檔案，人們一般不重視聲像檔案，不清楚那些是聲像檔案，以為只有上級(jí)來(lái)函、重要發(fā)文才是檔案，而在各項(xiàng)活動(dòng)中拍攝的照片、錄音、錄像等，用作新聞宣傳后，就完成任務(wù)了，不需要整理歸檔；認(rèn)為誰(shuí)拍攝的聲像資料，版權(quán)就歸屬誰(shuí)，怎么處理屬個(gè)人行為。這就造成了聲像檔案資料失控和流失，致使檔案資料不完整。

2.4 實(shí)物檔案存放受限

實(shí)物檔案是具有檔案屬性的實(shí)物通過(guò)收集整理而轉(zhuǎn)化成的檔案。在一些出訪和來(lái)訪中維和培訓(xùn)中心收到一些中外客人贈(zèng)送的紀(jì)念章，紀(jì)念品和活動(dòng)中的簽字題名等實(shí)物資料，附屬著如活動(dòng)時(shí)間、名稱等檔案信息，承載記錄著維和國(guó)內(nèi)外合作交流發(fā)展重要的歷史篇章，是中國(guó)維和警察培訓(xùn)工作重要的歷史見(jiàn)證。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，經(jīng)歷相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間后，部分實(shí)物檔案在未來(lái)特定的歷史中必定會(huì)發(fā)揮重要作用。但目前受場(chǎng)地和空間的限制，實(shí)物檔案的擺放受限。

3 改進(jìn)檔案工作的措施

3.1 加強(qiáng)宣傳教育，強(qiáng)化檔案意識(shí)

加強(qiáng)檔案工作的宣傳教育，使大家了解檔案是什么，包括哪些內(nèi)容，有什么價(jià)值；倡導(dǎo)學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，使大家正確認(rèn)識(shí)檔案的重要地位和作用，強(qiáng)化檔案意識(shí)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員要重視檔案工作，分管領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常督促、檢查歸檔工作進(jìn)展情況，改善工作環(huán)境和工作條件，解決工作中存在的實(shí)際問(wèn)題和困難；保持兼職檔案員崗位穩(wěn)定，創(chuàng)造條件確保兼職檔案員有足夠的時(shí)間和精力完成歸檔工作。

3.2 以檔案法為依據(jù)，推進(jìn)檔案收集工作

《中華人民共和國(guó)檔案法》第十條規(guī)定：“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有”。因此，一定要防止文件散失、損毀的現(xiàn)象發(fā)生。在收集檔案過(guò)程中，應(yīng)將所有具有保存價(jià)值的文件材料全部收集歸檔，對(duì)辦文集中的人員和重大活動(dòng)以及任務(wù)區(qū)一線材料進(jìn)行重點(diǎn)追蹤，確保收集齊全。文書(shū)、檔案人員職責(zé)明確，防止出現(xiàn)責(zé)任心不強(qiáng)，互相推諉的現(xiàn)象，保證檔案資料收集齊全完整。

3.3 加強(qiáng)管理培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案人員的素質(zhì)決定檔案工作的質(zhì)量，提高檔案人員的素質(zhì)是搞好檔案工作的根本。兼職檔案員一般都不是檔案管理專業(yè)出身，專業(yè)知識(shí)不足，業(yè)務(wù)能力、技術(shù)能力較低。因此要培養(yǎng)具有強(qiáng)烈事業(yè)心和責(zé)任感的專兼職檔案工作人員，保證兼職檔案隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定性，使檔案工作始終不間斷，有人干，有人管。通過(guò)舉辦檔案基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，如檔案的收集、整理、分類、立卷、檢索、利用等，提高兼職檔案人員的業(yè)務(wù)能力。同時(shí)要做好檔案交接工作，保證檔案歷史的傳承和延續(xù)。

3.4 做好聲像檔案和實(shí)物檔案的歸檔工作

對(duì)于在維和教學(xué)訓(xùn)練和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)中形成的大量的照片和錄像資料的收集，要改變傳統(tǒng)、被動(dòng)的等靠思想，提前介入、事后追蹤。對(duì)于重大活動(dòng)要事先介入，重點(diǎn)攝錄人員要事后跟蹤征集，確保檔案資料收集齊全完整。并對(duì)其進(jìn)行分類整理，建立目錄，以便于檢索利用。實(shí)物檔案在收集、登記時(shí)，必須確保實(shí)物檔案信息如活動(dòng)時(shí)間、名稱等信息齊全，開(kāi)辟空間專門(mén)保存珍貴實(shí)物，確保實(shí)物檔案在未來(lái)工作中發(fā)揮重要作用。

3.5 加強(qiáng)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化水平

要樹(shù)立現(xiàn)代的檔案管理理念，加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化水平。使檔案資料在注意保密的前提下，服務(wù)教學(xué)科研一線，方便用戶查詢和使用。更新原有的檔案管理系統(tǒng)，加快檔案的數(shù)字化管理，作為系統(tǒng)的應(yīng)用者，我們一定要克服嫌麻煩、怕費(fèi)事的思想，改變手工更可靠的觀念，研究新技術(shù)，接受新理念，做好系統(tǒng)更新和數(shù)據(jù)錄入以及歷史檔案資料的數(shù)據(jù)化等工作，逐步實(shí)現(xiàn)全信息網(wǎng)絡(luò)檢索，滿足全方位、多層次的服務(wù)需求。

作者簡(jiǎn)介

張鐵（1977-），女，河北省廊坊市人，河北省廊坊市武警學(xué)院維和培訓(xùn)部副教授，主要研究方向：圖書(shū)館學(xué)。